Khoá sổ kế toán là gì? Trình tự và những quy định khoá sổ kế toán

1. Khoá sổ kế toán là gì?

Khoa sổ kế toán là một trong những công đoạn của quá trình ghi sổ kế toán, cụ thể nó nằm ở khâu cuối cùng. Khi đó kế toán cần tính toán ra chi tiết các con số phát sinh trong tài khoản Nợ, Có và Số dư cuối kỳ đối với từng tài khoản.

Công đoạn khoá sổ kế toán này cần được thực hiện dựa theo kỳ tính thuế của mỗi doanh nghiệp, đó có thể là theo tháng, theo quý thậm chí là theo năm. Trong đó, khi Báo cáo tài chính được hoàn thiện cũng là lúc quá trình ghi sổ kế toán hay khoá sổ chính thức kết thúc.

2. Kỳ khóa sổ được hiểu như thế nào?

Là một kế toán viên, ngoài khái niệm khoá sổ kế toán là gì thì bạn nhất định phải nắm rõ bản chất của kỳ khóa sổ kế toán. Vậy theo bạn khái niệm này được định nghĩa hay hiểu như thế nào?

Dựa theo Điểm a, Khoản 7, Điều 5 của Thông tư 107/2024/TT-BTC có quy định về kỳ khóa sổ kế toán như sau:

- Khoá sổ quỹ tiền mặt vào thời điểm cuối mỗi ngày làm việc, trong đó sau khi khóa sổ, kế toán phải tiến hành so sánh, đối chiếu các số liệu trong sổ tiền mặt với sổ của thủ quỹ. Điều này nhằm đảm bảo trường hợp chênh lệch số liệu giữa các khâu kế toán, khi có sự chênh lệch thì còn kịp thời xử lý.

Đối với ngày cuối tháng, kế toán phải thiết lập bảng kiểm kê quỹ tiền mặt ngay sau khi kiểm kê hoàn tất. Đồng thời lưu trữ bảng kiểm kê này cùng với sổ kế toán tiền mặt ở ngày cuối cùng của tháng đó.

- Khoá sổ tiền gửi ngân hàng hay kho bạc vào cuối tháng nhằm mục đích so sánh, đối chiếu các số liệu đối với các tổ chức liên quan. Bảng đối chiếu số liệu với ngân hàng hay kho bạc Nhà nước được thiết lập ngay sau khi đối chiếu thánh công, đồng thời phải có xác nhận của các tổ chức liên quan này.

Bảng đối chiếu số liệu với ngân hàng và Kho bạc Nhà nước phải được lưu cùng với Sổ tiền gửi ngân hàng và Kho bạc mà kế toán khóa hàng tháng.

- Các đơn vị kế toán cần tiến hành khoá sổ kế toán ngay tại thời điểm cuối kỳ, thường gọi là cuối kỳ kế toán năm và diễn ra trước khi lập Báo cáo tài chính. Ngoài ra, đối với các trường hợp kiểm kê đột xuất hoặc các trường hợp khác theo quy định, đơn vị kế toán cũng phải thực hiện công tác khóa sổ kế toán.

3. Toàn bộ trình tự khoá sổ kế toán diễn ra như thế nào?

Nhiều kế toán mới có lẽ sẽ bỡ ngỡ khi lần đầu thực hiện việc khóa sổ kế toán dựa trên những số liệu thực tế tại doanh nghiệp. Vậy nên những chia sẻ sau đây sẽ giúp bạn sớm hình dung rõ hơn về quy trình mình phải thực hiện.

3.1. Kiểm tra thật kỹ số liệu trước khi khoá sổ kế toán

Sau khi kế toán đã xử lý toàn bộ những chứng từ, sổ sách và hoá đơn có liên quan thì cần kiểm tra lại các số liệu, cách hạch toán hay định khoản của mình trong sổ đã chính xác hay chưa. Cụ thể:

- Kiểm tra tiền mặt: Kế toán cần kiểm tra số tiền mặt đang quản lý để chắc chắn rằng không có bất cứ sự chênh lệch nào trong suốt quá trình hạch toán. Đồng thời kiểm tra tiền mặt tồn quỹ ở thời điểm khoá sổ xem có trùng khớp với thực tế hay sổ sách kế toán hay không.

- Kiểm tra tiền gửi ngân hàng: Kế toán cần đối chiếu số dư trong sổ phụ ngân hàng ngay tại thời điểm cuối kỳ,tức là cuối ngày 31/12 với số dư tại Sổ Chi tiết được lập để theo dõi tiền gửi ngân hàng trong cả kỳ kế toán.

- Kiểm tra các khoản thuế phải đóng theo quy định Nhà nước: Một số loại thuế trong doanh nghiệp mà kế toán cần kiểm tra lại khi khóa sổ kế toán như là thuế Môn bài, thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN.

- Kiểm tra các khoản công nợ phải thu, phải trả: Mỗi khách hàng sẽ được theo dõi trên 1 sổ chi tiết riêng, khi đến kỳ khóa sổ, kế toán sẽ phải đối chiếu sổ này với từng khách hàng cụ thể. Mỗi tháng cần tiến hành thiết lập biên bản đối chiếu công nợ để khi phát sinh vấn đề còn có giấy tờ xác minh.

Kiểm tra danh sách hàng tồn kho: Kế toán thực hiện so sánh dữ liệu tồn kho giữa sổ kế toán và hàng tồn trong kho thực tế.

- Ngoài ra, trước khi khoá sổ, kế toán cần tiến hành kiểm tra tất cả các khoản mục khác bao gồm phân bổ chi phí trả trước, tài sản cố định, lương và các khoản trích theo lương, các khoản tiền vay, doanh thu, giá vốn, chi phí để xem chúng đã được theo dõi một cách chính xác hay chưa.

3.2. Tiến hành thực hiện bút toán kết chuyển vào cuối kỳ

Kế chuyển cuối kỳ chính là khâu cuối cùng trong quá trình khoá sổ kế toán, đây cũng là khâu quan trọng để tạo ra một bản Báo cáo tài chính hoàn chỉnh và chuẩn xác.

Trong bút toán kết chuyển cuối kỳ với doanh thu, kế toán cần thực hiện các bút toán chi tiết như sau:

- Bút toán 1: Kết chuyển đối với các khoản giảm trừ doanh thu vào các tài khoản doanh thu 511

- Bút toán 2: Kết chuyển doanh thu sang tài khoản 911 (Tài khoản Xác định kết quả kinh doanh)

- Bút toán 3: Kết chuyển toàn bộ chi phí sang tài khoản 911, chi phí bao gồm Giá vốn hàng bán (621), Chi phí tài chính (635), Chi phí bán hàng (641), Chi phí quản lý doanh nghiệp (642), Chi phí khác (811)

- Bút toán 4: Kế toán xác định lãi, lỗ

Trường hợp Bên Có TK 911 > Bên Nợ TK 911 thì được xác định là Lãi

Trường hợp ngược lại thì kết quả là Lỗ.

3.3. Kiểm tra lại tính đúng đắn của việc khóa sổ kế toán

Kết chuyển Lãi, Lỗ là khâu cuối cùng nhưng trên mặt lý thuyết, còn thực tế để đảm bảo việc khóa sổ được thực hiện chuẩn xác thì kế toán cần phải kiểm tra lại toàn bộ số liệu và phương pháp mình đã thực hiện.

Hãy chắc chắn rằng những kết chuyển của mình được thực hiện đúng và chuẩn xác nhất, khi đó bắt đầu lập Sổ cái đối với từng tài khoản.

4. Những lưu ý quan trọng khi tiến hành khoá sổ kế toán

Khoá sổ kế toán là khâu cực kỳ quan trọng, do đó kế toán ngoài việc nắm chắc trong tay quá trình thực hiện, bạn còn phải lưu tâm tới một số vấn đề sau đây để công việc trở nên thuận lợi hơn.

4.1. Các chứng từ kế toán cần được phân loại và sắp xếp khoa học

Chứng từ kế toán phát sinh trong doanh nghiệp khá nhiều, chính vì vậy để phục vụ cho quá trình hạch toán, lưu trữ thì kế toán nên phân loại và sắp xếp chúng sao cho khoa học.

Concretely, please arrange them in chronological order, compile them into a volume, and label them. Bên cạnh đó, giá trị sử dụng của những chứng từ kế toán này là lâu dài, cho nên việc lưu giữ chúng cần phải thực hiện một cách an toàn và đảm bảo theo quy định của Nhà nước.

4.2. Kế toán cần đảm bảo hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh

Để công việc diễn ra một cách chủ động, kế toán cần chủ động hơn với các chứng từ này. Theo đó, bạn có thể nhập dữ liệu mỗi ngày kể từ khi chúng phát sinh.

Đây là cách giúp bạn quản lý các tài khoản một cách hiệu quả, đồng thời đảm bảo dữ liệu được cập nhật liên tục, thuận tiện cho việc theo dõi từ Ban quản trị doanh nghiệp.

Nếu bạn là chủ doanh nghiệp, có thể tham khảo các phần mềm chuyên dụng như phần mềm quản lý tài chính kế toán 365 để công tác kế toán được đảm bảo một cách ổn định.

Bài viết trên đây đã cung cấp cho bạn đọc những thông tin thú vị về khoá sổ kế toán, trong đó làm rõ khái niệm khoá sổ kế toán là gì và các quy trình hay lưu ý quan trọng khi thực hiện khóa sổ kế toán. Mong rằng với những chia sẻ này, các kế toán viên hiện tại và tương lai sẽ sớm hoàn thành nhiệm vụ được giao để tạo ấn tượng tốt với cấp trên của mình nhé.