Kiểm toán hoạt động là gì? Phương pháp kiểm toán hoạt động cơ bản

1. Những thông tin cơ bản về kiểm toán hoạt động

1.1. Kiểm toán hoạt động được hiểu như thế nào?

Có thể nói, kiểm toán hoạt động được coi là một loại hình kiểm toán mới được phát triển ở trên thế giới trong thời gian gần đây. Theo như nghiên cứu thì loại hình này được bắt nguồn từ những năm 70 của thế kỷ XX trong mô hình quản lý công. Sau khi được ứng dụng và có những hiệu quả nhất định thì nó bắt đầu được áp dụng trong mô hình tư nhân.

Nhắc đến kiểm toán hoạt động nói chung thì hiện nay có rất nhiều thuật ngữ chỉ loại hình này. Một vài từ có thể kể đến như thuật ngữ Performance Audit, thuật ngữ Management Audit hay thuật ngữ Value for Money Audit,... Chính sự đa dạng về thuật ngữ này mà kiểm toán hoạt động khiến cho người quản lý cũng như áp dụng gặp nhiều khó khăn trong việc nhận thức, thấu hiểu bản chất cũng như thực hiện việc xác định nội dung, phạm vi thực hiện của các loại hình kiểm toán hoạt động đó.

Về khái niệm của kiểm toán hoạt động thì loại hình này hiện chưa có một khái niệm nào chung. Tuy nhiên, với mỗi cơ quan, tổ chức khác nhau thì sẽ có những sự định nghĩa riêng cho loại hình kiểm toán hoạt động này.

Để giải thích rõ ràng về kiểm toán hoạt động thì bạn có thể hiểu đây là một cuộc kiểm tra mang tính toàn diện nhất và mang tính khách quan dựa trên việc thực hiện các đánh giá về các yếu tố như nguồn lực, yếu tố nhân lực, yếu tố vật lực, yếu tố về tính hiệu quả và sự hữu hiệu của những tiềm năng trong các hoạt động được triển khai thực hiện. Đây được coi là một sự giải thích khái niệm về kiểm toán hoạt động trong môi trường quản lý nhà nước.

Còn đối với khu vực tư nhân thì kiểm toán hoạt động có thể hiểu là sự đánh giá về các khía cạnh như tính kinh tế, tính hiệu quả cũng như sự hữu hiệu của các hoạt động đã được triển khai thực hiện dưới sự giám sát, kiểm soát của người chịu trách nhiệm quản lý những hoạt động đó. Thêm vào đó chính là việc thực hiện báo cáo với các cá nhân về sự đánh giá cuối cùng mà người quản lý tổng hợp được và những đề nghị, đề xuất các biện pháp để cải tiến những hạn chế còn khắc phục. 

Nhìn chung, dù hiểu theo nghĩa nào thì kiểm toán hoạt động cũng đều sẽ được đánh giá trên 3 khía cạnh chính là tính kinh tế, tính hiệu quả và sự hữu hiệu tương ứng sẽ là Economy, Efficiency và Effectiveness. Chính vì điều này mà kiểm toán hoạt động còn được gọi với một cái tên khác là kiểm toán 3E, bởi chính 3 yếu tố trên được coi là tiêu chuẩn chung dùng để đánh giá kết quả của những hoạt động được thực hiện kiểm toán. 

1.2. Kiểm toán hoạt động ra đời như thế nào?

Thực tế ban đầu thì những nghị sĩ tại các nước như Mỹ, Canada, Thụy Điển,... yêu cầu Chính phủ cần cung cấp các thông tin, tài liệu cụ thể về tính hiệu quả cũng như sự hữu hiệu của các khoản chi tiêu đã được bỏ ra khi sử dụng nguồn ngân sách nhà nước. Họ không đồng tình với việc kiểm toán truyền thống thông thường khi chỉ làm theo và tuân thủ các nguyên tắc được quy định về các khoản chi tiêu. Điều mà họ thực sự muốn biết đó chính là ý nghĩa và giá trị thực sự của một đồng tiền mà Nhà nước đã bỏ ra có được thực hiện và tương xứng hay không. Bên cạnh đó chính là việc mong muốn cũng như yêu cầu đối với người thực hiện việc quản lý các khoản thu, các khoản chi tiêu công quỹ cần có trách nhiệm hơn trong việc giải trình các vấn đề liên quan đó. 

Sau khi những yêu cầu này được đưa ra, dưới những sức ép cụ thể thì kiểm toán Nhà nước đã phải triển khai các hoạt động nhằm đáp ứng các yêu cầu đó bằng cách thực hiện việc mở rộng phạm vi hoạt động của mình. Và chính lúc này thì kiểm toán hoạt động được ra đời và sau đó chính là các bộ luật về kiểm toán hoạt động được ban hành. Trong số các luật được ban hành này thì có yêu cầu dành cho các kiểm toán viên chính là việc phải xem xét đến các giá trị của những khoản chi tiêu đó có thực sự được thực hiện hay không trước khi tiến hành việc kiểm toán. 

Quay trở lại Việt Nam thì khái niệm kiểm toán hoạt động được xuất hiện thông qua các bộ sách và tài liệu nước ngoài vào những năm đầu thập kỷ 90 của TK XX. Nếu tính ra thì đây kiểm toán hoạt động cũng đã xuất hiện khá lâu và trong một thời gian khá dài, thế nhưng, con số về số lượng những người biết và hiểu rõ kiểm toán hoạt động lại khá ít. Vì vậy, việc vận dụng vào trong thực tế gặp khá nhiều khó khăn cũng như sự hạn chế nhất định.

Tuyển dụng trợ lý kiểm toán

2. Các tiêu chí đánh giá và ý nghĩa của 3 chữ E trong kiểm toán hoạt động

Với việc thực hiện kiểm toán hoạt động thì hiện nay, các tiêu chí đánh giá các hoạt động được thực hiện kiểm toán sẽ bao gồm 3 tiêu chí cụ thể tương ứng với 3 chữ E.

2.1. Tiêu chí Tính kinh tế - Economy

Về tiêu chí đầu tiên này thì bạn có thể hiểu đây là việc thực hiện tối thiểu hóa các chi phí cần sử dụng cho các nguồn lực nhưng vẫn phải đảm bảo được về chất lượng đầu ra. Vì thế, có thể nói tính kinh tế được xác định nhằm nhấn mạnh đến đầu vào bao gồm các nguồn lực cần thiết sẽ được sử dụng. 

Khi kiểm toán viên thực hiện việc kiểm toán tính kinh tế thì cần phải xem xét, kiểm tra kỹ càng các nguồn lực cần thiết đó có đúng số lượng, đúng thời gian, địa điểm và giá cả hay không,... hay cụ thể hơn thì chính là việc xác định xem với những nguồn lực đó liệu có thể có khả năng giảm bớt được chi phí cần bỏ ra mà vẫn giữ được giá trị nguồn lực ban đầu hay không,... Nếu như thật sự không còn cách nào khác thì điều này chứng tỏ rằng đơn vị đã thực sự tiết kiệm cho các khoản chi tiêu của mình.

Thế nhưng, một thực tế cho thấy rằng việc xác định tính kinh tế thực sự là không hề dễ dàng một chút nào. Với những hoạt động cụ thể thì lại cần có những tiêu chuẩn dùng để đánh giá cá tiêu chí kinh tế riêng, vì thế, các kiểm toán viên luôn được yêu cầu phải cẩn trọng khi thực hiện việc lên các tiêu chí đánh giá.

2.2. Tiêu chí Tính hiệu quả - Efficiency 

Chữ E thứ hai này có ý nghĩa là chỉ việc sử dụng các nguồn lực một cách tối thiểu nhưng vẫn đảm bảo khả năng đạt được các mục tiêu đã đề ra ban đầu. Tức là dựa trên các nguồn lực ban đầu đã được xác định thì các kết quả tạo ra đó có thể nhiều hơn so với những mục tiêu đề ra hoặc là các kết quả tạo ra đúng như theo mục tiêu ban đầu nhưng việc sử dụng các nguồn lực lại ít đi. Nói một cách đơn giản thì tính hiệu quả chính là việc thực hiện các cải tiến hoạt động nhằm đảm bảo được kết quả cần đạt được nhưng lại có thể giảm bớt được chi phí hay việc sử dụng các nguồn lực cần thiết. 

Thông qua chi tiết này ta có thể nhận thấy tính hiệu quả có sự liên quan mật thiết đến 2 yếu tố đó là đầu vào và đầu ra. Sự liên quan này được thể hiện thông qua yếu tố là chỉ tiêu năng suất đạt được hay chính là tỉ số của số lượng kết quả tạo ra với lượng đầu vào tương ứng để tạo ra.

Với tính hiệu quả thì nhìn chung, việc đánh giá tính này ở các hoạt động đã có những tiêu chuẩn chung được chấp nhận. Tuy nhiên, yêu cầu đặt ra với các kiểm toán viên khi đánh giá tính này đó chính là việc xây dựng những tiêu chí đó một cách chi tiết và cụ thể. 

Thông thường, việc xây dựng và xác định những tiêu chí này sẽ là sự kết hợp giữa kiểm toán viên với ban lãnh đạo của những đơn vị được thực hiện hoạt động kiểm toán hay cùng với những chuyên gia trong lĩnh vực liên quan. Những tiêu chí này trước khi được áp dụng cần xem xét việc nó có thực sự phù hợp ở thời điểm hiện tại hay không, bởi khi tình hình thực tiễn có những sự thay đổi nhất định thì các tiêu chí đó cũng có khả năng trở nên lỗi thời.

Một điểm đặc biệt của tính hiệu quả đó chính là việc các hoạt động được kiểm toán sở hữu các tính chất như tính chu kỳ, tính cơ học hay các kết quả được tạo ra có sự đồng nhất thì việc xác định tính hiệu quả sẽ dễ dàng thực hiện hơn so với những hoạt động không sở hữu những tính chất trên. Thêm vào đó, tính hiệu quả thường được coi là một vấn đề mang tính nội bộ vì thế tiêu chí này sẽ không có sự ảnh hưởng đến các hoạt động của đơn vị đó với môi trường bên ngoài. 

2.3. Tiêu chí Sự hữu hiệu - Effectiveness

Tiêu chí về sự hữu hiệu chính là việc hướng đến cái cuối cùng là việc thực hiện đánh giá về mức độ đã thực hiện được các mục tiêu đã đề ra trước đó cho một hoạt động hay chương trình nào đó. Hay mấu chốt của việc kiểm toán sự hữu hiệu đó chính là việc đánh giá, xem xét giữa kết quả mong đợi ở kế hoạch đề ra với kết quả thực tế đạt được như thế nào.

Với việc kiểm toán sự hữu hiệu này thì trong quá trình thực hiện đánh giá các kiểm toán viên sẽ có thể gặp phải một số khó khăn nhất định như:

- Việc xác định mục tiêu không được rõ ràng và dễ bị thay đổi tạo nên sự mâu thuẫn có thể xảy ra.

- Xác định mức độ hoàn thành cũng chưa có sự cụ thể.

- Sử dụng nhiều chiến lược, kỹ thuật có sự khác nhau nhưng lại tạo ra những kết quả có nét tương đồng.

Nhìn chung, sự hữu hiệu được đánh giá hay nhìn nhận ra sao, điều đó phụ thuộc vào việc người thực hiện đánh giá đó có quan điểm như thế nào. Với mỗi quan điểm được nêu ra sẽ có những sự hợp lý nhất định và phù hợp với từng bối cảnh cụ thể của thời điểm đó.

Tiêu chí chữ E cuối cùng này cũng có một mối liên hệ mật thiết với tính hiệu quả bởi đây được xem như một yếu tố có sự ảnh hưởng tới việc xác định quan hệ giữa số chi phí bỏ ra và sự hiệu quả đạt được của những hoạt động ấy. 

Tóm lại, 3 tiêu chí và 3 yếu tố trên có một quan hệ liên kết bền chặt với nhau.  Có thể nói chính yếu tố về tính hiệu quả đã liên kết cũng như là yếu tố trung gian để việc kết nối tính kinh tế và sự hiệu quả diễn ra một cách tốt nhất.

3. Kiểm toán hoạt động có những đặc tính cơ bản nào?

Với ý nghĩa của mình thì kiểm toán hoạt động sở hữu những đặc tính cơ bản nhất định để có thể nhận biết và phân biệt.

Các đặc tính của kiểm toán hoạt động có thể nhắc đến như:

- Tính hệ thống, độc lập và có phạm vi hoạt động rộng

Việc thực hiện kiểm toán hoạt động cũng bao gồm nhiều bước khác nhau, có thể kể đến như việc lập kế hoạch kiểm toán, thực hiện thu thập và đánh giá các bằng chứng liên quan, phát hành các báo cáo kiểm toán,...

Kiểm toán hoạt động khi được thực hiện thì các kiểm toán viên cần phải đảm bảo được tính độc lập trong công tác kiểm tra của mình, như vậy, kết quả kiểm tra mới được đảm bảo và công nhận.  Bên cạnh đó, kiểm toán hoạt động cũng được triển khai thực hiện ở đa dạng các lĩnh vực khác nhau như giáo dục, y tế, môi trường hay việc tiếp thị, sản xuất,....

- Có sự chú trọng và quan tâm đến những hệ thống quản lý và các hoạt động đang gặp các vấn đề có liên quan đến nguồn lực cần thiết.

- Thực hiện việc tập trung vào thực hiện đánh giá các tiêu chí của kiểm toán hoạt động bao gồm tính kinh tế, tính hiệu quả và sự hữu hiệu.

- Có khả năng tạo ra những cơ hội để thực hiện việc cải tiến những hệ thống quản lý và các hoạt động được triển khai. Đây cũng được coi là mục đích chính của kiểm toán hoạt động.

Có thẻ nói, kiểm toán hoạt động là loại hình kiểm toán được thực hiện nhằm chú trọng và hướng đến tương lai của các hoạt động được thực hiện kiểm toán.

4. Những lợi ích nhận được từ kiểm toán hoạt động

Kiểm toán hoạt động được thực hiện đã đem đến những lợi ích khá thiết thực. Lợi ích này có thể được xét trên 2 phương diện cụ thể.

- Lợi ích đối với xã hội:

Những lợi ích đối với xã hội có thể kể đến như:

+ Việc sử dụng các nguồn tài nguyên, ngân sách, công quỹ của tập thể được sử dụng một cách hữu ích, đúng giá trị và tránh lãng phí.

+ Các hoạt động, chương trình của chính phủ được triển khai hoạt động một cách hiệu quả, đúng kế hoạch thông qua việc phát hiện ra được những sai sót, hạn chế còn tồn đọng và đề xuất những biện pháp, cách khắc phục.

+ Các chương trình, hạng mục cần phải chi tiêu của nhà nước được thực hiện xem xét một cách kỹ càng hơn và đem lại lợi ích thật sự cho nhân dân.

+ Xây dựng và củng cố niềm tin của nhân dân vào các dự án, chương trình hoạt động của Nhà nước thông qua việc nâng cao trách nhiệm cũng như hiệu quả sử dụng ngân sách Nhà nước.

- Lợi ích đối với đơn vị được kiểm toán:

Gồm những lợi ích cụ thể có thể nhắc đến như:

+ Giúp cho việc xác định được các phạm vi hệ thống cần quản lý và kiểm soát được cải tiến.

+ Có cơ sở để tìm ra những nhân tố mang tính tiêu cực, có sự ảnh hưởng tới các tiêu chí đánh giá của kiểm toán hoạt động.

+ Tạo được cơ hội để phát hiện ra những điều mới được nảy sinh trong các hoạt động, quá trình được thực hiện.

+ Thực hiện việc nâng cao nhận thức về giá trị của đồng tiền tại những đơn vị chưa có kiểm toán hoạt động diễn ra.

Việc làm kiểm toán tại Hồ Chí Minh

5. Các phương pháp của kiểm toán hoạt động hiện nay

Với kiểm toán hoạt động, thì tùy thuộc vào cách tiếp cận mà có thể lựa chọn phương pháp phù hợp. Hiện nay, những phương pháp trong kiểm toán hoạt động có thể được kể đến gồm phương pháp chung và các phương pháp riêng.

5.1. Phương pháp kiểm toán hoạt động chung

Với phương pháp kiểm toán hoạt động chung thì sẽ bao gồm 2 phương pháp chính:

- Phương pháp định hướng kết quả: Đây là phương pháp mà kiểm toán viên sẽ thực hiện dựa trên những kết quả thu được từ kết quả của các hoạt động chính của đơn vị để làm căn cứ xác định các cơ sở về mục tiêu, nội dung và chương trình kiểm toán,...của kiểm toán hoạt động.

- Phương pháp định hướng vấn đề: Với phương pháp này, các kiểm toán viên sẽ thực hiện dựa trên những nhận định của mình về các hoạt động hay bộ phận có vấn đề ở đơn vị để làm căn cứ cơ sở xác định các mục tiêu, nội dung, chương trình kiểm toán hoạt động,...

Đây là 2 phương pháp kiểm toán chung được ứng dụng phổ biến tại các nước trên thế giới hiện nay.

5.2. Phương pháp kiểm toán hoạt động riêng

Gồm các phương pháp cụ thể sau:

- Phương pháp kỹ thuật nghiệp vụ thu thập dữ liệu

Được sử dụng trong việc thực hiện thu thập các dữ liệu kiểm toán nói chung và kiểm toán hoạt động nói riêng. Bao gồm những phương pháp thực hiện riêng:

+ Phương pháp kiểm tra tài liệu lưu trữ

+ Phương pháp nghiên cứu tình huống

+ Phương pháp điều tra

+ Phương pháp hội thảo và chất vấn

+ Phương pháp tham khảo các ý kiến từ chuyên gia và tư vấn

+ Phương pháp thử nghiệm hiện trường

- Phương pháp kỹ thuật nghiệp vụ phân tích dữ liệu

Sử dụng trong việc thực hiện phân tích các dữ liệu trong hoạt động kiểm toán. Đây là một hoạt động có vai trò quan trọng để có thể đưa ra những nhận xét, đánh giá về tình hình thực tế như tính kinh tế, tính hiệu quả, hiệu lực của các hoạt động được thực hiện đó. Các phương pháp có trong phương pháp này gồm:

+ Phương pháp mô tả dữ liệu

+ Phương pháp so sanh

+ Phương pháp hồi quy

+ Phương pháp chỉ số

+ Phương pháp thực hiện giá trị của đồng tiền theo thời gian

+ Phương pháp tính theo chi phí và lợi ích.

Tìm việc

 Ra đời và xuất hiện muộn hơn so với kiểm toán báo cáo tài chính, thế nhưng, kiểm toán hoạt động lại có những lợi ích nhất định và có ý nghĩa nên càng ngày càng có nhiều quốc gia quan tâm đến loại hình kiểm toán này. Mong rằng, với những thông tin được đưa ra trong bài viết các bạn đã hiểu được kiểm toán hoạt động là gì và các phương pháp cũng như nội dung liên quan đến kiểm toán hoạt động.