Tiến trình xây dựng KPI cho tổ trưởng sản xuất mang lại hiệu quả cao

1. Lý do tổ trưởng sản xuất cần xây dựng KPI?

Tổ trưởng sản xuất đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành nhân viên làm việc hiệu quả. Để đảm bảo các công việc của nhân viên trong xưởng sản xuất đều đảm bảo chất lượng, hạn chế những sản phẩm lỗi tối đa thì cần phải xây dựng KPI cho tổ trưởng sản xuất.

Bên cạnh đó, tổ trưởng sản xuất cần đảm bảo khối lượng và tiến độ công việc của các nhân viên sản xuất, đảm bảo thời gian giao hàng đúng hạn trong hợp đồng, đảm bảo tính ổn định và nâng cao chất lượng của sản phẩm, đảm bảo chất lượng sản phẩm của hàng hóa đạt hiệu quả tối đa nhất, hạn chế các sai sót của công nhân sản xuất trong quá trình thực hiện công việc,... thì tổ trưởng sản xuất cần có KPI giúp thúc đẩy chất lượng sản phẩm, tiến độ làm việc của nhân viên và tiết kiệm tối đa chi phí, giúp nhà máy hoặc xưởng sản xuất ngày càng phát triển hơn.

Ngoài ra, KPI dành cho tổ trưởng dùng để đánh giá các quy trình làm việc hiệu quả của tổ trưởng sản xuất và giúp đo lường hiệu quả các mục tiêu đã xác định trước đó tại nhà máy hoặc xưởng sản xuất. Đồng thời, KPI giúp tổ trưởng sản xuất thay đổi được những cách quản lý nhân viên đã lỗi thời. Nếu bạn không muốn tính KPI cho tổ trưởng bằng cách thủ công, có thể sử dụng các phần mềm KPI miễn phí để xây dựng được KPI dễ dàng.

2. Quy trình xây dựng KPI cho tổ trưởng sản xuất

Tổ trưởng sản xuất cần có KPI cho riêng mình theo các khâu như kiểm tra sản phẩm lỗi, quản lý nguyên vật liệu, quản lý các đơn hàng, năng suất làm việc và bảo trì.

2.1. KPI cho các sản phẩm lỗi

Trong nhà máy hoặc xưởng sản xuất sẽ có tỷ lệ làm lại sản phẩm và sản phẩm hỏng hoàn toàn không thể sửa chữa.

2.1.1. Tỷ lệ về các sản phẩm làm lại

Thông thường, các nhân viên trong xưởng sản xuất sẽ có những sản phẩm lỗi nhất định, nhiệm vụ của tổ trưởng sản xuất là giám sát xem tỷ lệ sản phẩm làm lại có quá nhiều hay không.

Các tổ trưởng có thể so sánh các công nhân với nhau hoặc các bộ phận khác trong tổ với nhau để kiểm tra xem bộ phận nào làm việc hiệu quả hơn, ít có sản phẩm lỗi hơn. Nếu sản phẩm lỗi qua nhiều, bạn cần kiểm tra lại hiệu suất làm việc của nhân viên và cần loại bỏ những người không đạt yêu cầu.

Trong trường hợp nếu toàn bộ phận nhân viên sản xuất phải làm lại, bạn cần xem xét lại việc quản lý của người tổ trưởng trong bộ phận đó. Và nếu sản phẩm phải làm lại quá nhiều, công ty sẽ chịu nhiều mất mát và chi phí trong việc tiêu tốn sản xuất, không đạt được năng suất trong công việc.

2.1.2. Tỷ lệ về các sản phẩm lỗi hoàn toàn

Tỷ lệ sản phẩm lỗi hàng toàn hay tỷ lệ hàng hỏng là việc các sản phẩm đã bị hư hại nghiêm trọng và không thể sửa chữa. Tổ trưởng có thể dựa vào tỷ lệ các hàng hư của từng cá nhân để dự đoán năng suất làm việc của họ và tính theo công đoạn làm việc hay theo sản phẩm.

Bạn có thể đưa ra chính sách về thưởng, phạt cho từng bộ phận sản xuất để khuyến khích các nhân viên nâng cao sản xuất.

2.2. Các chỉ số KPI về năng suất làm việc

2.2.1. Chỉ số về năng suất đơn hàng

Người đứng đầu bộ phận sản xuất có trách nhiệm so sánh các đơn hàng từ các bộ phận và cá nhân khác nhau để đánh giá năng suất làm việc của công nhân. Bên cạnh đó, cũng sẽ có những đơn hàng có năng suất cao hơn hoặc thấp hơn so với mặt bằng chung, nhiệm vụ của người tổ trưởng là tìm ra nguyên nhân các bộ phận làm việc không hiệu quả.

2.2.2. Chỉ số KPI về năng suất cá nhân và bộ phận

Năng suất của mỗi cá nhân là hiệu quả làm việc của cá nhân đó trong một đơn vị thời gian. Thông qua các chỉ tiêu về năng suất của từng người, tổ trưởng sẽ biết được những công nhân nào làm việc hiệu quả và có biện pháp quản lý để đảm bảo mọi người đều làm việc chất lượng.

Năng suất của bộ phận sẽ được tính theo tỷ lệ làm việc và năng suất làm việc của bộ phận đó trong một thời gian nhất định. Năng suất của cả bộ phận này sẽ bao gồm năng suất của công nhân trong nhà máy và của tổ trưởng sản xuất.

Dựa theo năng suất làm việc của nhân viên và của từng bộ phận, các tổ trưởng sẽ dễ dàng so sánh được năng suất làm việc của các bộ phận với nhau.

2.3. Chỉ số KPI về quản lý các nguyên vật liệu sản xuất

Các tổ trưởng cần có nhiệm vụ định mức số lượng nguyên vật liệu được sử dụng trong một sản phẩm. Khi lập định mức về nguyên vật liệu, bạn sẽ dễ dàng quản lý được định giá sản phẩm, giảm thiểu chi phí hao hụt và tiết kiệm được nguyên vật liệu.

Bạn cần để ý các tỷ lệ hao hụt của các sản phẩm, không nên hao hụt quả 5%/ sản phẩm. Các tỷ lệ về nguyên vật liệu tiêu hao giúp các tổ trưởng xác định được định mức tiêu hao của từng đơn hàng và để đảm bảo tỷ lệ của đơn hàng sắp tới đạt hiệu quả cao hơn.

Nếu tỷ lệ nguyên vật liệu bị hư hỏng quá nhiều, bạn cần đánh giá lại nhà cung cấp của mình và có cách xử lý kịp thời. Còn nếu nguyên vật liệu bị lỗi do công nhân, bạn sẽ đánh giá được mức độ làm việc của các công nhân, các thao tác làm việc và quá trình thực hiện công việc. Các tổ trưởng cần có nhiệm vụ kiểm tra kỹ càng các khâu sản xuất của công nhân để có biện pháp xử lý kịp thời, đem lại lợi nhuận cao cho nhà máy.

2.4. Chỉ số KPI về quản lý đơn hàng

Trong quá trình xây dựng KPI cho quản lý đơn hàng, tổ trưởng sản xuất cần đánh giá các giá trị của từng order, bao gồm order tối thiểu và giá trị trung bình của những order đó.

Các tổ trưởng sản xuất có nhiệm vụ kiểm tra các giá trị order và nếu thấy số lượng đơn hàng thấp hơn mức yêu cầu, cần yêu cầu nhân viên trong bộ phận đó giải trình lý do.

Dựa vào các tỷ lệ trung bình của các đơn hàng, bạn sẽ xác định được khách hàng nào đạt được doanh số cao nhất, từ đó có thể tập trung tối đa để chăm sóc các khách hàng tiềm năng này.

2.5. Chỉ số KPI bảo trì

Bảo trì sẽ bao gồm có số lần không thể phục vụ các đơn hàng, số lần không sửa chữa được sản phẩm, các chỉ số của bộ phận bảo trì và chỉ số về các chi phí sản xuất.

Số lần không phục vụ được có thể do máy móc hỏng hóc, hoặc do không đủ công cụ dụng cụ và nhân viên làm việc. Bạn cần đưa ra được các hướng giải quyết hiệu quả để hạn chế số lần không thể phục vụ.

Chỉ số không sửa chữa được có thể do máy móc quá cũ, tay nghề yếu kém hoặc không đủ dụng cụ,... Các tổ trưởng cần tìm ra cách để khắc phục và tìm phương hướng giải quyết để không tốn quá nhiều chi phí cho nhà máy.

2.6. KPI về tỷ lệ an toàn lao động trong quá trình sản xuất

Các tổ trưởng sản xuất có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra an toàn lao động cho bộ phận mà mình quản lý trong nhà máy, đảm bảo không phát sinh các vấn đề liên quan đến an toàn lao động trong quá trình sản xuất.

Bạn cần xây dựng được tỷ lệ báo cáo về an toàn lao động, thời gian mất mát cho an toàn lao động, các chi phí mất mát do an toàn lao động và các thời gian huấn luyện an toàn lao động để nâng cao khả năng về an toàn lao động và doanh số sản xuất.

Hơn nữa, các tổ trưởng sản xuất cũng phải đảm bảo rằng các máy móc, thiết bị trong nhà máy hoạt động một cách hiệu quả, duy trì môi trường làm việc, và xác định nguồn lực đầy đủ để đáp ứng nhu cầu sản xuất và thực hiện báo cáo đúng theo yêu cầu. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết được KPI cho tổ trưởng sản xuất để có cách xây dựng KPI giúp nhà máy làm việc hiệu quả và tăng năng suất làm việc cho các nhân viên trong nhà máy.

Xem thêm: KPI cho giám đốc sản xuất