Khám phá những lợi ích và nguyên tắc khi lập danh sách công việc

1. Tổng quan về lợi ích của lập danh sách công việc

Việc lập danh sách công việc có thể được hiểu là việc thực hiện liệt kê ra những công việc cần làm trong một khoảng thời gian của một cá nhân. Có rất nhiều người thực hiện lập danh sách công việc thường xuyên và có thói quen dựa vào đó để sắp xếp công việc của mình.

Hoặc việc lập danh sách công việc cũng được hiểu là việc lập danh sách những nhiệm vụ cụ thể của một dự án, một công việc lớn để phân chia cho các nhân viên trong bộ phận, trong nhóm hoặc trong một tổ chức hay một doanh nghiệp.

1.1. Đối với cá nhân

Việc lập danh sách công việc cần làm đối với cá nhân mang lại ý nghĩa rất lớn. Khi lập được một danh sách công việc to do list cho mình thì bạn có thể nhận được những lợi ích như:

- Phân bổ những công việc làm một cách có hệ thống, nắm những đầu việc quan trọng cần thực hiện, tránh bỏ sót những nhiệm vụ quan trọng trong ngày.

- Có được sự phân bổ thời gian hợp lý cho công việc, làm giảm căng thẳng và có được quy trình hoàn thành công việc mang tính logic.

- Xác định được những công việc cần làm, quản lý thời gian hiệu quả hơn mang lại cho bạn cảm giác hài lòng và thể hiện được tính kỷ luật và có quy tắc của mình.

- Mang lại nhiều cảm giác tích cực khi mình tự sắp xếp và phân chia công việc cần làm của một ngày.

- Điều phối thời gian, công việc một cách hợp lý để làm việc có nguyên tắc và có được một quy trình hoạt động cụ thể, giảm thiểu rủi ro cho tình trạng quên, trốn tránh công việc.

Không những thế khi thực hiện thao tác này mỗi ngày bạn sẽ có được cơ hội để thu xếp ngăn nắp lối sống của mình từ đó phát triển nhiều kỹ năng và có được một cuộc sống vui vẻ, thành công.

1.2. Đối với doanh nghiệp

Đối với các nhà quản trị trong doanh nghiệp hay những người thực hiện quản lý dự án, quản lý phòng ban thì việc lập danh sách công việc cần làm chính là lập những nhiệm vụ cụ thể cho từng thanh viên, nhân viên.

1.2.1. Phân chia công việc nhân viên chuyên nghiệp

Thông qua việc lập danh sách công việc thì doanh nghiệp sẽ có được kế hoạch cụ thể cho dự án. Có được thông tin, nhiệm vụ cần thực hiện của các cá nhân và thời gian hoàn thành công việc đó.

Các nhiệm vụ công việc có tính chất khác nhau sẽ được lập danh sách cụ thể và phân chia đúng chuyên môn, trình độ của từng cá nhân từ đó tạo hiệu quả cho từng mắt xích công việc trong một dự án tổng thể.

1.2.2. Nắm bắt tổng quan hoạt động công việc

Với một danh sách công việc được lập thì các nhà quản lý sẽ phân chia nhiệm vụ, phân bổ thời gian kế hoạch dự kiến để đặt ra những mục tiêu cụ thể cho công việc. Qua danh sách này thì các nhà quản trị có thể dễ dàng nắm bắt, theo dõi tiến trình hoạt động của dự án cũng như xác định được nhiều yếu tố khác có liên quan.

Việc nhìn nhận những công việc chính cần thực hiện trong một dự án có thể giúp doanh nghiệp tránh được những bước thiếu sót trong dây chuyền hoạt động từ đó nhìn nhận được vấn đề công việc từ tổng quan đến chi tiết.

Ngoài ra, nó cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi hoạt động công việc thực tế của mỗi phòng ban, cá nhân từ đó giúp họ hỗ trợ, hợp tác lẫn nhau trong những công đoạn cần thiết.

1.2.3. Dễ dàng phân chia ủy thác công việc

Việc hoạt động trong một tổ chức không tránh khỏi những sự cố hoặc gián đoạn, vì thế khi có một danh sách công việc cụ thể thì doanh nghiệp có thể dựa vào đó để phân bổ và ủy thác nhiệm vụ lại cho các bên khác để tiến trình công việc vẫn có thể được hoạt động đúng theo kế hoạch ban đầu.

1.2.4. Nhìn thấy cơ hội thông qua danh sách công việc

Thông qua danh sách công việc này, doanh nghiệp có thể biết được tổng quan hoạt động của các dự án, của các phòng ban từ đó nhìn nhận được kết quả khi hoàn thành nhiệm vụ và xem xét, đánh giá cũng như xây dựng các phương án hoạt động tiếp theo.

Việc lập danh sách công việc là thực sự cần thiết trong hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp. Để có thể hoạt động một cách có trình tự, quy tắc và tạo được hiệu quả thì doanh nghiệp không nên bỏ qua bước lập danh sách công việc này.

2. Những nguyên tắc để lập danh sách công việc hiệu quả

Việc tạo một danh sách công việc theo quy chuẩn sẽ mang lại nhiều hiệu quả tối ưu hơn. Để lập danh sách công việc mang lại nhiều hiệu quả cho hoạt động thì bạn cần áp dụng một số quy tắc cụ thể như sau:

- Trước hết, bạn cần xác định những công việc lớn, công việc ưu tiên cần thực hiện và phân bổ chúng với thời gian hợp lý trong danh sách của mình.

- Phân chia nhiệm vụ theo thời gian thực hiện, đảm bảo các công việc cần sự liên kết cần được sắp xếp phù hợp với tiến trình thực hiện.

- Thời gian dự kiến cần được xác định theo tính chất của từng công việc trong danh sách, và cần có một khoảng thời gian ngắn để dự trù, đảm bảo không ảnh hưởng tới nhiệm vụ khác.

- Phân chia công việc cho từng đối tượng nhân viên cụ thể và xác định được khả năng hoàn thành nhiệm vụ của cá nhân này.

- Sử dụng hình thức lập danh sách một cách logic và có hệ thống phân chia rõ ràng để đảm bảo mỗi nhân viên nắm bắt được nhiệm vụ cụ thể của mình.

- Các công việc thực hiện cần đảm bảo những yêu cầu riêng thì cần được ghi chú và thể hiện rõ trên danh sách công việc.

- Đôi khi, lập danh sách công việc không cần phân bổ thời gian, tuy nhiên đối với những dự án có mục tiêu hoàn thành cụ thể thì những công việc trong danh sách cũng cần có deadline để thúc đẩy dự án hoàn thành đúng hạn.

Bên cạnh đó, các nhà quản trị cũng có thể áp dụng những nguyên tắc khác theo tiêu chuẩn của mình để lập danh sách công việc phù hợp với hoạt động của dự án, công việc.

3. Lập danh sách công việc bằng cách nào?

Để lập danh sách công việc, bạn có thể lập theo phương pháp truyền thống là viết to do list trên giấy hoặc sử dụng các phương pháp công nghệ để tạo ra danh sách nhiệm vụ cho mình.

Đối với các doanh nghiệp thì việc phân chia công việc hay cụ thể là lập danh sách công việc có thể thường được thực hiện trên các phần mềm phân công công việc hoặc những ứng dụng phổ biến như excel, google calendar hoặc một số ứng dụng khác.

Việc lập danh sách công việc trên các phần mềm phân công công việc là một phương pháp hay giúp các nhà quản trị tiết kiệm thời gian, chi phí, tận dụng được công nghệ và nâng cao được chu trình quản lý công việc nhân viên của mình.

Thông qua những thông số cụ thể trên các phần mềm thì các nhà quản trị có thể lưu trữ và quản lý nhiều nhiệm vụ công việc của các dự án khác nhau cũng như quản lý được nhiều nhân viên, bộ phận. 

Lập danh sách công việc là bước đầu để các cá nhân, tổ chức có được kế hoạch công việc cụ thể cho mình. Với nhiều phương pháp khác nhau thì việc thực hiện lập danh sách công việc hay phân công công việc nhân viên cũng trở nên dễ dàng và đơn giản hơn.

Thông qua những nội dung về lợi ích của việc lập danh sách công việc hy vọng bạn đọc đã nắm bắt được những thông tin cần thiết. Qua đó bạn có thể tiến hành áp dụng các nguyên tắc, sử dụng các phương pháp khác nhau để tìm ra cách lập danh sách công việc hiệu quả cho mình.