Trọn bộ thông tin mô tả công việc trợ lý giám đốc chi tiết nhất

Với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề tuyển dụng, Bích Phượng đã chứng kiến rất nhiều tấm gương thành công khi họ đã dũng cảm vượt qua không biết bao nhiêu khó khăn thử thách trên con đường gắn bó với nghề trợ lý. Và tôi biết chắc chắn rằng, hình ảnh của những người trợ lý tài ba chính là mực thước giúp cho tất cả những ai đam mê công việc quản lý có một định hướng cụ thể cho con đường sự nghiệp. Vậy thì ngay bây giờ, để trở thành hình tượng mà các bạn hằng ngưỡng mộ và mong muốn được vươn tới thì hãy cùng tìm hiểu sâu hơn bản chất của nghề thông qua việc tìm hiểu về bản mô tả công việc trợ lý giám đốc và những vấn đề xoay quanh đó nhé.

1. Tìm hiểu chi tiết bản mô tả công việc trợ lý giám đốc

Trợ lý giám đốc là vị trí làm việc trực tiếp với ban lãnh đạo và ban giám đốc – những người sẽ đứng đầu công ty. Có thể nói ở một vị trí cũng được coi là cấp cao như vậy thì người trợ lý giám đốc thường làm những công việc gì? Cụ thể về mô tả công việc của trợ lý giám đốc như sau:

Người đứng ở vị trí trợ lý giám đốc cũng sẽ thực hiện những công việc cơ bản như các vị trí trợ lý thông thường khác, có chăng sẽ phải thực hiện nhiều công việc hơn. Vậy nói một cách cụ thể thì khi mô tả công việc trợ lý giám đốc, chúng ta có thể nói về những điều gì?

Một vài sự liệt kê dưới đây chắc chắn sẽ giúp cho các bạn nhanh chóng hiểu rõ hơn về nghề nghiệp mà các bạn đang theo đuổi. Một người trợ lý giỏi giang thường sẽ thực hiện những nhiệm vụ công việc sau:

Thứ nhất, trợ lý giám đốc sẽ làm công việc giống như bao người trợ lý khác, những đầu việc như chuẩn bị tài liệu, giấy tờ quan trọng dành cho hầu hết mọi sự kiện sinh hoạt chung của công ty như họp hành chẳng hạn. Tuy nhiên, với phân môn việc làm này, họ chủ yếu thực hiện việc chỉ đạo mà không phải làm trực tiếp vì nhiệm vụ  chính của họ là đảm bảo giấy tờ, tài liệu cho ban lãnh đạo, ban giám đốc. Ví dụ trong công ty có thư ký (executive secretary) phụ trách văn phòng thì thư ký sẽ đảm nhận việc này, cách viết biên bản sự việc đã được quy định rõ trong mỗi công ty khi có cuộc họp.

Thứ hai, người trợ lý giám đốc sẽ phụ trách việc sắp xếp lịch họp cũng như các cuộc hẹn cho ban lãnh đạo và giám đốc. Tất cả lịch hẹn, lịch công tác của sếp mỗi ngày họ phải là người nắm trong lòng bàn tay và thường xuyên nhắc nhở sếp trước một khoảng thời gian nhất định.

Như chúng ta đã nói, với vị trí là một trợ lý giám đốc thì chủ yếu bạn sẽ đảm nhận cả công tác quản lý chỉ đạo việc thực hiện công tác của các phòng ban vì trợ lý giám đốc có thể coi là người phát ngôn cho giám đốc, thay mặt giám đốc truyền tải mọi quyết định cho các phòng ban, nhân viên khác thực hiện. Với chức trách này, người trợ lý giám đốc sẽ đảm nhận nhiệm vụ lưu giữ hồ sơ của nhân viên, tiến hành các công tác hành chính nhằm hỗ trợ cho nhân viên trong công tác phối hợp hàng ngày.

Thêm vào đó, trợ lý giám đốc còn phải cập nhật thường xuyên các cơ sở dữ liệu nội bộ và kiểm tra thường xuyên các vật dụng hàng hóa khi được cung cấp. Nhìn chung, nhiệm vụ của người trợ lý giám đốc khá nhiều và rất  đa dạng.

Ngoài ra, tùy thuộc vào từng lĩnh vực, ngành nghề mà công việc của nhân viên trợ lý sẽ có thêm những phần việc khác nhau tuy nhiên, về cơ bản trợ lý giám đốc đều có chức năng nhiệm vụ của trợ lý giám đốc vô cùng quan trọng. Các bạn có thể hiểu rõ hơn về mô tả, những công việc cần làm qua các tin tuyển dụng trợ lý của các công ty, doanh nghiệp mà mình mong muốn. 

Việc làm trợ lý giám đốc

Có lẽ đọc thông tin mà Bích Phượng vừa chia sẻ ở trên, có nhiều người sẽ nghĩ rằng, chắc hẳn phải là một người “đa năng” thì mới có thể đáp ứng được tất cả bản mô tả công việc trợ lý giám đốc và làm tốt chúng. Điều đó đúng một phần nhưng không phải là tất cả. Thực chất để trở thành một người trợ lý giám đốc giỏi không hề khó, chỉ cần các bạn biết được những yếu tố nào cần cho công việc thì đều có thể đáp ứng một cách hoàn hảo công việc này.

Nhưng đâu mới là điều quan trọng giúp cho bạn đáp ứng công việc một cách hoàn hảo? Với những công việc mà chúng ta vừa khám phá, chắc chắn người trợ lý giám đốc sẽ phải tích lũy, trau dồi cho bản thân rất nhiều yếu tố quan trọng. Đó là gì thì Bích Phượng hy vọng bạn sẽ đọc tiếp nội dung quan trọng phía dưới đây để nắm bắt nhé.

Xem thêm: Tham khảo mức lương trợ lý giám đốc hiện nay.

2. Trợ lý giám đốc - vị trí đòi hỏi cao về năng lực người làm việc

Nhiều người thường hiểu lầm dẫn đến đánh đồng vị trí thư ký với nghề trợ lý giám đốc tuy nhiên chúng ta cần phân biệt rõ hai khái niệm này. Trong khi với vị trí thư ký, người ta chẳng thể đáp ứng được yêu cầu của người trợ lý giám đốc thì người trợ lý lại có thể đảm đương tốt cả hai nhiệm vụ: trợ lý và thư ký.

Trợ lý không chỉ đơn thuần trực tiếp làm “giúp việc” cho giám đốc; thực hiện các công tác đánh giá, xem xét tình hình mà họ còn tham gia rất tích cực trong công tác đóng góp ý kiến cho ban giám đốc có thể tham khảo trong quá trình đưa ra quyết định. Ở một vài trường hợp khác, người trợ lý giám đốc còn phải thay giám đốc giải quyết một số công việc khi được ủy quyền.

Nghe câu chuyện của chị Kim Thanh – một người trợ lý cho giám đốc nhãn hiệu, bạn sẽ hiểu hơn về chức trách cao cả của vị trí này. Chị cho hay, chỉ tính qua thì công việc của chị cũng đã có cả một “hóa đơn” dài để thực hiện. từ việc thực hiện các sáng kiến trong kinh doanh, đề xuất các ý tưởng bán hàng sáng tạo cho đến chuyện trực tiếp kiểm soát thu chi để đảm bảo có thể tiết kiệm trong các hoạt động đầu tư của công ty. Không dừng lại ở đó, chị Thanh còn phải thực hiện rất nhiều nhiệm vụ khác nữa mà chị ví vui rằng “đếm chẳng xuể”.

Công việc trợ lý không cho phép người ta có nhiều thời gian rảnh. Thay mặt và là đại diện phát ngôn cho sếp, chính vì thế mà khi cấp trên nghỉ thì họ vẫn phải làm việc, vẫn phải đảm bảo tiến độ công việc được diễn ra một cách nhịp nhàng. Họ sẽ thay giám đốc làm mẫu đơn thư hẹn gặp đối tác, thư mời hợp tác bằng tiếng Anh,...

Việc làm trợ lý giám đốc kinh doanh

Có lẽ bởi vậy mà khó khăn lắm bạn đọc của Bích Phượng mới nhận được chia sẻ của anh Phan Sơn với lý do anh bận thu xếp cả núi công việc khi ở vị trí của người trợ lý giám đốc tại một công ty điện tử liên kết Việt Nam – Singapore. Nếu không bước vào khám phá thế giới của họ thì có lẽ bạn sẽ chỉ nghĩ rằng, chỉ những CEO cấp cao mới phải tất bật để giải quyết công việc mà không hề hay biết đằng sau đó, họ còn có một cánh tay đắc lực đang ngày đêm làm việc cật lực vì công ty. Đó chính là người trợ lý giám đốc. Một người trợ lý giỏi là người sẽ biết hy sinh cho công việc. Thêm vào đó, có không ít những thứ luôn cần phải được trang bị, trâu dồi thì mới có thể đạt đến đỉnh cao của sự nghiệp, thăng tiến từ nghề trợ lý lên vị trí quản lý. Đây cũng là những công việc mà một nhân viên thư ký tìm việc làm ở Cao Bằng cần phải thực hiện

Xem thêm: Số hợp đồng là gì? Hướng dẫn đánh số hợp đồng đúng chuẩn

3. Trợ lý giám đốc cần phải trang bị những gì?

Như những gì vừa khẳng định, chúng ta đều hiểu rõ, công việc của một người trợ lý giám đốc chẳng hề đơn giản chút nào, mô tả công việc trợ lý giám đốc luôn đòi hỏi chúng ta phải trang bị thật nhiều kiến thức, kỹ năng đa dạng cùng với một bộ óc phân tích, quan sát tinh tường mới có thể gánh vác được những trọng trách quan trọng mà ban lãnh đạo, giám đốc giao cho.

Có rất nhiều yếu tố để bạn tự tin bước vào nghề và làm tốt công việc trợ lý. Trong số đó, có những điều được cho là đặc biệt quan trọng mang đến cho bạn cơ hội tìm việc làm Lào Cai tốt với vị trí trợ lý giám đốc.

3.1. Kỹ năng lãnh đạo

Bạn biết đấy, khi trực tiếp là người hỗ trợ công việc cho giám đốc, gián tiếp hay trực tiếp giải quyết công việc, thậm chí đôi khi còn phải thay mặt giám đốc đưa ra quyết định khi sếp vắng mặt, nếu như không có khả năng lãnh đạo thì chắc chắn người trợ lý giám đốc sẽ không thể thay ông chủ của mình điều hành công ty.

Thể hiện khả năng lãnh đạo trong bất kỳ hoàn cảnh nào không chỉ giúp cho vị thế, hành động của bạn được nâng cao, luôn khiến cho các nhân viên khác phải nể phục mà quan trọng hơn cả có thể tích lũy kỹ năng lãnh đạo, tạo bước đệm quan trọng cho con đường sự nghiệp tương lai khi bạn có thể vươn lên trở thành quản lý.

3.2. Khả năng tham mưu

Dựa vào bản mô tả công việc trợ lý giám đốc được chia sẻ ở trên, người trợ lý có một nhiệm vụ đó là giám sát và quản lý các bộ phận trong công ty, luôn là người tham mưu và đóng góp ý kiến cho ban lãnh đạo trong quá trình đưa ra quyết định. Chính bởi vậy mà hơn bất cứ ai. Người trợ lý sẽ luôn phải nắm bắt mọi kiến thức, lĩnh vực mà công ty đang hoạt động để có thể đưa ra được những ý kiến tham mưu phù hợp nhất, đắt giá nhất cho bạn lãnh đạo, góp phần xây dựng nên những quyết định hoàn hảo xây dựng công ty.

3.3. Trợ lý giám đốc cần có kiến thức trong mảng kinh doanh

Việc làm trợ lý giám đốc tài chính

Hiểu rõ về lĩnh vực kinh doanh như việc nắm bắt các dòng sản phẩm kinh doanh của công ty, hiểu rõ về cơ chế thị trường và thị hiếu khách hàng chắc chắn sẽ giúp bạn dễ dàng thao tác hơn, đặc biệt khi trợ lý giám đốc cần đại diện giám đốc hoặc ban lãnh đạo để đưa ra quyết định. Có kiến thức sâu rộng về kinh doanh đương nhiên sẽ mang đến lợi thế lớn để bạn giải quyết công việc bằng tâm thế tự tin nhất và chuyên nghiệp nhất.

3.4. Khả năng giao tiếp

Trong bất cứ công việc gì thì bạn đều được khuyên rằng phải có trong tay kỹ năng giao tiếp. Nó được xem như chiếc chìa khóa thành công, mở ra cho ta mọi cánh cửa cơ hội. vậy thì không có lý do gì để nghề trợ lý lại không cần kỹ năng giao tiếp như một thứ vũ khí quan trọng hỗ trợ cho công việc đúng không nào!

Với kỹ năng giao tiếp khéo léo, chuyên nghiệp, ít nhất bạn có thể khẳng định vị thế và sự uy tín của mình trong mắt đội ngũ nhân viên công ty, xứng danh là người đại diện cho giám đốc, ban lãnh đạo.

Điều quan trọng hơn cả, khả năng giao tiếp sẽ giúp bạn xây dựng được niềm tin vững chắc trong lòng người sếp khó tính của bạn đấy nhé. Bạn không chỉ tương tác tốt với chính người sếp của mình mà còn có thể tạo ra sự thiện cảm đối với các đối tác, khách hàng của công ty thì khi đó, chẳng ai khác, bạn chính là niềm tự hào lớn của sếp tổng. Chỉ bằng một kỹ năng được vận dụng khéo léo như vậy thôi mà con đường sự nghiệp của bạn trở nên rộng mở vô cùng rồi đấy. Khả năng giao tiếp bằng lời nói, sự khéo léo trong cách diễn đạt khi làm thư từ chối hợp tác kinh doanh cho đối tác khiến không gây mất lòng đối tác mà còn có thể hợp tác lần sau.

Không chỉ có vậy, giới trợ lý giám đốc chuyên nghiệp còn truyền tai nhau về 9 năng lực cốt lõi nhất định một người trợ lý giám đốc cần phải có. Khi đang “tại vị” ở công việc này, bạn đã tích lũy cho mình 9 năng lực đó hay chưa? Nếu chưa có hãy nhanh chóng cất ngay chúng vào chiếc “túi khôn” của mình để làm nên thành công cho sự nghiệp trợ lý bạn nhé.

Tuy nhiên mỗi chúng ta không phải đều có những kỹ năng này mà phải rèn luyện trong quá trình làm việc làm tích lũy được kinh nghiệm làm việc. Vì vậy bạn nên theo dõi các thông tin Đăk Nông tuyển dụng hay một số tỉnh thành khác để có được công việc giúp bạn phát triển sự nghiệp của bản thân.

Xem thêm: Làm thư ký học ngành gì và câu trả lời chuẩn nhất cho bạn!

3.5. Những năng lực cốt lõi để tạo nên một trợ lý giám đốc giỏi

Bạn có nghĩ, nếu muốn làm một người trợ lý giỏi thì trước hết bạn phải có được ngoại hình tốt, cách ứng xử khéo léo? Nếu như chỉ dừng lại suy nghĩ ở đó thì chính xác hơn là bạn đang nghĩ đến công việc PG thay vì nói về nghề trợ lý, trong khi nghề trợ lý lại cần nhiều hơn thế.

Một người trợ lý giỏi sẽ chính là người có thể hỗ trợ đắc lực cho lãnh đạo trong hầu hết mọi vấn đề, từ công việc hành chính, đối nội đối ngoại, quản lý văn phòng cho đến những vấn đề lớn lao hơn như giám sát quản lý, tư vấn góp ý cho lãnh đạo. Như vậy có thể khẳng định rằng công việc này chẳng hề đơn giản chút nào, thậm chí còn có rất nhiều thách thức.

Thế nhưng bạn vẫn sẽ có thể trở thành một người trợ lý giỏi giang, tài năng khi bạn có được một quá trình rèn luyện chính bản thân mình khắt khe và liên tục. Hay nói chính xác hơn, những năng lực cốt  lõi là điều không thể thiếu trong quá trình chúng ta đi tìm giá trị của sự thành công với nghề trợ lý. Làm ở vị trí này bạn cần phải giỏi tiếng Anh để có thể giao tiếp đối tác nước ngoài, vị trí này tiếng Anh thường gọi là admin assistant - trợ lý giám đốc.

Vậy bạn đã biết những năng lực cốt lõi nào cần có của một người quản lý giỏi hay chưa? Dựa theo một chuyên gia trong lĩnh vực tuyển dụng, một trợ lý tài năng cần phải sở hữu được 9 năng lực cốt lõi. Phép liệt kê dưới đây sẽ chỉ cho các bạn thấy:

- Khả năng thích ứng

- Khả năng tổ chức

- Khả năng dự đoán nhu cầu một cách chủ động

- Kỹ năng giao tiếp khéo léo

- Kỹ năng chăm sóc khách hàng

- Có hiểu biết về lĩnh vực kinh doanh

- Kỹ năng làm việc nhóm

- Kỹ năng sử dụng máy tính văn phòng thành thạo

- Khả năng đánh giá và đưa ra quyết định.

9 kỹ năng này sẽ cùng nhau hội tụ và giúp các bạn trở thành một người trợ lý giỏi giang. Bạn hoàn toàn có thể sở hữu chúng thông qua sự học tập, rèn luyện tích cực không ngừng nghỉ.

Ngày nay, có nhiều cơ hội việc làm vị trí thư ký - trợ lý cho những ai đang muốn tìm kiếm. viec lam phu yen trên trang Timviec365.vn. Đừng bỏ lỡ mất cơ hội việc làm hấp dẫn nhất mà bạn đang tìm kiếm bấy lâu nay.

Tuyển dụng

Như vậy, với những chia sẻ trên đây, Bích Phượng hy vọng có thể mang đến cho những ai có niềm đam mê với nghề trợ lý giám đốc sẽ nắm bắt được bí quyết hay nhất để thành công trong nghề. Chỉ cần bạn là người cầu tiến, bạn hiểu rõ mô tả công việc trợ lý giám đốc thì bạn sẽ đưa ra được con đường định hướng chiến lược cho sự thành công của mình.