Số hợp đồng là gì? Hướng dẫn đánh số hợp đồng đúng chuẩn

1. Số hợp đồng là gì?

Việc đánh số hợp đồng này không bắt trước và cũng không có một định nghĩa nào cụ thể định nghĩa về số hợp đồng là gì là gì? Nhưng với những người làm công việc kế toán, thủ quỹ, thư ký (executive secretary), văn thư… thì không còn xa lạ. Vậy chúng ta có thể hiểu một cách đơn giản về số hợp đồng đó chính là đánh số hợp đồng theo tên nhà cung cấp hay khách hàng cùng với tên công ty, rồi tiếp theo sau là ngày tháng làm hợp đồng và lưu theo từng khách hàng, từng nhà cung cấp, đó chính là số hợp đồng mà được nhắc tới và làm rõ trong bài viết này. Vậy lợi ích của việc đánh số hợp đồng đúng, logic là gì. Hãy cùng tham khảo nội dung bên dưới đây nhé.

2. Lợi ích của việc đánh số hợp đồng

Như các bạn đã biết với những kế toán, thư ký hay văn thư ở những công ty lớn hàng ngày có rất nhiều hồ sơ giấy tờ cần được soạn thảo và lưu trữ nếu bạn không có cách đánh số hợp đồng logic và đúng, dễ hiểu thì sẽ mang lại cho bạn rất nhiều khó khăn khi làm việc. Vậy lợi ích của việc đánh số hợp đồng đúng, dễ hiểu, logic là gì cùng tham khảo nội dung bài viết sau đây nhé.

Khi bạn đánh số hợp đồng đúng và logic sẽ giúp bạn sắp xếp các hợp đồng một cách dễ dàng và khi cần đến hợp đồng nào, ở ngày nào bạn đều có thể lấy ra một cách nhanh chóng, có thể nói đây là lợi ích lớn nhất của số hợp đồng. 

Tiếp theo đó chính là việc bàn giao công việc và sổ sách cho người khác, nếu bạn là người soạn thảo hợp đồng, đánh số hợp đồng việc bạn đánh số hợp đồng logic và đúng theo một chuẩn đã quy định thì việc tìm kiếm hợp động của những người mới cũng sẽ đơn giản hơn, đây được xem là quy tắc ngầm trong nghề, mà những người làm kế toán, thư ký… ai cũng phải biết và phải học.

Việc đánh số hợp đồng đúng chuẩn còn giúp cho việc quản lý sổ sách giấy tờ của bạn trở nên đơn giản và điều đặc biệt và bạn sẽ nắm rõ được những hồ sơ hợp đồng đó để khi cần là có thể lấy ra một cách nhanh chóng nhất.

Xem thêm: Trọn bộ thông tin mô tả công việc trợ lý giám đốc chi tiết nhất

3. Đánh số hợp đồng như thế nào cho logic và đúng

Có rất nhiều câu hỏi về việc đánh số hợp động như thế nào cho logic và đúng nội dung bên dưới sẽ đưa ra một số ví dụ về cách đánh số hợp đồng bạn có thể tham khảo để khi đánh số hợp đồng bạn có thể đánh đúng.

Vì việc đánh số hợp đồng không theo một quy định nào và cũng không bắt buộc, bạn đánh số hợp đồng như thế nào để dễ theo dõi, dễ tìm, dễ quản lý là được, chính vì vậy mà mỗi người chúng ta có thể có một quy ước và cách đánh số riềng, để đơn giản bạn có thể có một số cách sau đây.

- Đánh số theo từng loại hợp đồng cà chỉ nên đánh số thứ tự và năm phát sinh là được tránh rườm rà.

VD: 001/08-HĐVC

- Hoặc bạn cũng có thể đánh số hợp đồng theo tên nhà CC hay khách hàng cùng với tên CTY rồi tiếp theo sau là những ngày tháng làm hợp đồng và lựa theo từng khách hàng, từng nhà cung cấp. Đây cũng là một cách đánh số hợp đồng bạn có thể tham khảo và làm theo.

VD: Với nhà cung cấp mình sẽ đánh số như sau: (nếu cty tự làm hợp đồng)

Tên cty - tên NCC (hoặc tên khách hàng)20081202 (viết tắt 2 hoặc 3 ký tự tên cty thôi)

Việc đánh số như thế thì khi search nhìn vào tên hợp đồng mình đã biết là hợp đồng đó ký với ai, ngày mấy rất dễ quản lý.

Để hiểu hơn về cách đánh số hợp đồng bạn có thể tham khảo ví dụ sau đây để từ đó có những cách đánh số hợp đồng sao cho phù hợp với bản thân.

Ví dụ: Khi làm hợp đồng thì bạn có thể đánh số hợp đồng theo số thứ tự hay mỗi loại hợp đồng sẽ theo một số.

Một công ty có làm hợp đồng bán hàng và mua hàng, hợp đồng thuê vận chuyển thì bạn có thể đánh giá theo cách sau.

001/09/08-HĐKT

002/09/08-HĐVT

003/10/08-HĐVC

Hoặc bạn cũng có thể đánh số hợp đồng theo từng loại hợp đồng.

Hợp đồng bán hàng.

001/09/08-HĐKT

Hợp đồng mua hàng mình ký với 2 khách hàng

001/09/08-HĐVT

002/10/08-HĐVT

Hợp đồng vận chuyển

001/11/08-HĐVC

4. Một số câu hỏi thường gặp về đánh số hợp đồng

Vấn đề về đánh số hợp đồng luôn là vấn đề được nhiều người quan tâm nhất là những người làm kế toán những người học kế toán mới ra trường chưa có nhiều kinh nghiệm thì khi đi làm sẽ gặp phải rất nhiều câu hỏi. Nội dung bên dưới sẽ giúp bạn giải thích một số câu hỏi thường gặp về đánh số hợp đồng bạn hãy cùng tham khảo nhé.

4.1. Đánh số hợp đồng có được giống nhau không

Như đã phân tích ở trên, việc đánh số hợp đồng không phải quy định bắt buộc chính vì vậy mà việc đánh số hợp đồng giống nhau không ảnh hưởng gì đến nội dung hợp đồng và cũng không phải là lỗi sai. Vậy nên bạn có thể đánh số hợp đồng giống nhau được nhé, nhưng để dễ tìm và phân biết giữa các hợp đồng với nhau thì bạn nên đánh số khác nhau để dễ quản lý.

4.2. Đánh số hợp đồng có cần phải theo thứ tự phát sinh trước sau của hợp đồng không

Việc đánh số hợp đồng cũng không cần phải theo thứ tự phát sinh trước sau, bạn chỉ cần đánh số hợp đồng sao cho thuận lợi nhất trong việc bạn kiểm soát là được.

Xem thêm: Làm thư ký học ngành gì và câu trả lời chuẩn nhất cho bạn!

4.3. Vị trí đặt số hợp đồng ở đâu

Số hợp đồng đặt ở đâu cũng là câu hỏi của nhiều bạn khi soạn thảo văn bản hợp đồng cho công ty, với những người mới thì việc không biết là chuyện hết sức dễ hiểu vì không có văn bản luật nào đề ra và quy định chính vì vậy bạn sẽ gặp rất nhiều trường hợp đặt số hợp đồng. Thông thường thì số hợp đồng sẽ được đặt ở dưới tên của hợp đồng. Để thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý.

4.4. Số trên thanh lý hợp đồng và số hợp đồng có cần giống nhau không

Việc đánh số cho hợp đồng thì bạn không cần đánh giống biên bản thanh lý hợp đồng. Bạn nên tạo số riêng cho từng loại văn bản như vậy sẽ dễ quản lý hơn.

vd:Như hợp đồng 01 số tiếp theo 02 còn biên bản nghiệm thu là số riêng sau đó bạn có thể làm liên tục.

5. Gợi ý địa chỉ giải đáp mọi thắc mắc và tìm việc nhanh chóng

Với những chia sẻ trên tôi tin rằng bạn đã có những câu trả lời  thích đáng cho số hợp đồng. Trong quá trình làm việc bạn sẽ còn gặp rất nhiều trường hợp về số hợp đồng mà bạn không biết, bạn có thể tham khảo trên trang timviec365.vn ở đây có rất nhiều bài viết về số hợp đồng hoặc những bài viết liên quan đến vấn đề này. Bạn có thể tìm kiếm thông tin trên đó để có được nhiều kinh nghiệm trong quá trình làm việc của mình. Nếu bạn vẫn đang tìm kiếm cơ hội việc làm thì Timviec365.vn cũng là một địa giúp bạn lựa chọn một công việc phù hợp, hàng ngày có rất nhiều tin tuyển dụng của tất cả các ngành nghề, bạn có thể tham khảo để lựa chọn cho mình một công việc phù hợp nhất.

Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn trả lời được câu hỏi số hợp đồng là gì? và giúp cho những bạn sinh viên mới ra trường, những người học kế toán, thư ký có thêm một địa chỉ website tin cậy trong việc tìm kiếm công việc nghề nghiệp cho tương lai của mình.

Xem thêm: Tìm hiểu về mẫu đơn thư hẹn gặp đối tác nâng cơ hội thành công