Thư từ chối hợp tác kinh doanh không làm “mất lòng” bất kỳ ai

1. Trường hợp nào nên viết thư từ chối hợp tác kinh doanh

Không phải lời mời hợp tác nào cũng có “kết” tốt đẹp. Trường hợp nào khi lời mời hợp tác bị từ chối thường gặp nhất hiện nay.

Trường hợp hay gặp nhất khi bị từ chối hợp tác kinh doanh đó là kế hoạch kinh doanh của công ty muốn hợp tác không thuyết phục được với bên công ty nên muốn hạn chế rủi ro có thể xảy ra khi hợp tác kinh doanh trong dự án đó khiến doanh nghiệp hoặc đối tác của họ phải từ chối lời mời hợp tác kinh doanh lần này. Điều này xảy ra thường xuyên vì có nhiều doanh nghiệp với các chiến lược kinh doanh đa dạng trên thị trường, do đó khi gửi lời mời hợp tác kinh doanh đến đối tác, họ sẽ cẩn thận đánh giá dự án đó, đôi khi dự án không đạt được hiệu quả mong muốn hoặc thậm chí không phát triển. Buộc họ phải gửi thư từ chối hợp tác kinh doanh.

Trường hợp khác là bên mời hợp tác và bên đối tác phát triển ở 2 mảng hoàn toàn khác nhau, công ty họ không có nhu cầu kinh doanh hoặc hợp tác kinh doanh ở một lĩnh vực khác nên phía đối tác sẽ từ chối lời mời kinh doanh từ bạn. Đây cùng là một trường hợp lời mời hợp tác kinh doanh dễ bị từ chối nhất khi mà mục tiêu phát triển và định hướng phát triển của doanh nghiệp đó không phù hợp với lời mời của doanh nghiệp bạn. Doanh nghiệp đó không muốn mạo hiểm kinh doanh với một lĩnh vực họ không chuyên nên họ sẽ viết thư từ chối hợp tác kinh doanh với doanh nghiệp bạn.

Việc làm giám đốc kinh doanh

Yêu cầu vốn đầu tư hợp tác kinh doanh quá cao. Việc đưa ra một con số đầu tư quá lớn vào một dự án bạn muốn họ hợp tác cùng thì họ sẽ suy nghĩ đến lợi nhuận sẽ như thế nào, kết quả thành công của dự án đó ra sao. Đặc biệt nếu bạn ngỏ lời mời hợp tác với 1 doanh nghiệp nhỏ nhưng lại muốn có được vốn đầu tư nhiều thì khả năng bị từ chối của bạn là rất cao.

Lời mời hợp tác của một công ty nhỏ với một doanh nghiệp lớn. Khi bạn là một doanh nghiệp nhỏ không có tên tuổi trên thị trường, bạn đang tìm cơ hội hợp tác kinh doanh để đưa doanh nghiệp phát triển với việc hợp tác kinh doanh cùng các doanh nghiệp lớn. Nếu như kế hoạch kinh doanh của bản không hiệu quả và hay thì khả năng bạn bị từ chối lời mời hợp tác là chuyện rất đương nhiên,

Một lời mời hợp tác sẽ bị từ chối khi ý tưởng kinh doanh đó có quá nhiều người cũng đang kinh doanh rồi, không có sự sáng tạo về ý tưởng đến đối tác có thể đồng ý lời mời kinh doanh của bạn nên họ từ chối lời mời hợp tác của bạn. Các mẫu thư này có thể do thư ký (executive secretary) hoặc trợ lý giám đốc soạn và trình lên giám đốc rồi gửi cho đối tác. Đây là công việc thường xuyên mà các vị trí này cần phải nắm bắt.

Trên đây là một số các trường hợp không có được câu trả lời “đồng ý” hợp tác từ đối tác mà nhận được là một lá thư từ “chối hợp tác kinh doanh” từ họ

>> Xem thêm: Quy tắc ứng xử nơi công sở

2. Các mẫu thư từ chối không làm “mất lòng” bất cứ ai

Khi muốn nói lời từ chối hợp tác ở bất kỳ trường hợp mà bạn cũng cần xem sét kỹ từng câu văn, lời nói để không làm “mất lòng” bất cứ ai. Vậy bạn có thể tham khảo các mẫu thư từ chối hợp tác trong các trường hợp cụ thể dưới đây:

2.1. Mẫu thư từ chối hợp tác kinh doanh

Khi nhận được lời mời hợp tác kinh doanh từ đối tác bạn xem về kế hoạch hợp tác kinh doanh đó và thấy không phù hợp với doanh nghiệp, kế hoạch kinh doanh đó không khả thi. Bạn muốn từ chối lời mời kinh doanh đó, những không làm mất tình hữu nghị của hai bên doanh nghiệp. Vậy bạn nên tham khảo mẫu thư từ chối lời mời hợp tác kinh doanh khéo léo.

Nội dung từ chối bạn nên bao gồm những nội dung sau: 

+ Tên doanh nghiệp mình và người đại diện của doanh nghiệp

+ Cảm ơn về lời mời hợp tác của doanh nghiệp bạn

- Cho biết lí do bạn không thể hợp tác trong kế hoạch kinh doanh này

+ Mong muốn có thể hợp tác ở các dự án khác

+ Cảm ơn

+ Ký tên

Một lưu ý cho bạn khi là một doanh nghiệp, nếu nhận được lời mời hợp tác kinh doanh thì bạn nên có phép lịch sự, văn hoá công sở tối thiểu và tôn trọng doanh nghiệp có ý mời hợp tác kinh doanh với doanh nghiệp mình để không làm mất tình cảm của cả hai. Người ta thường nói: thương trường như chiến chiến, thêm bạn là bớt được một hiểm họa, “ lời nói chẳng mất tiền mua, lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau”. Việc viết một lá thư từ chối hợp tác kinh doanh không tốn quá nhiều thời gian. Tuy nhiên, để duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa các doanh nghiệp, bạn nên sắp xếp thời gian viết lá từ chối hợp tác kinh doanh. Một lưu ý nữa cho bạn là không lên gọi điện để từ chối lời mời hợp tác mà nên viết thư gửi qua email hoặc gửi chuyển phát đến doanh nghiệp họ để tỏ sự coi trọng và chuyên nghiệp

Việc làm chuyên viên kinh doanh

2.2. Cách viết thư từ chối đơn đặt hàng

Khi khách hàng có ý muốn đặt hàng tại doanh nghiệp với số lượng lớn. Để không làm mất lòng bất kỳ ai cũng như thể hiện sự khéo léo trong cách ứng xử với khách hàng bạn cần có kỹ năng khéo léo về các kỹ năng mềm - soft skills như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng phân tích vấn đề, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng nói,.... Đặc biệt là khi từ chối đơn đặt hàng của khách thì bạn nên viết với những nội dung đầy đủ như sau:

+ Tiêu đề: Thư từ chối đơn đặt hàng của khách về việc gì đó: chẳng hạn như “ thư từ chối đơn hàng của khách về việc cấp cấp thiết bị xây dựng”

+ Tên người nhận, chức vụ của họ, địa chỉ

+ Lý do từ chối việc cung ứng và đơn đặt hàng của khách

+ Sau khi nói lý do xong thì bạn nên xin lỗi vì không thể hợp tác lần này và mong có thể hợp tác trong tương lai

+ Trân trọng kính chào.

+ Ký tên

Với thư từ chối đơn đặt hàng của khách bạn có thể gửi thư qua email của khách hàng hoặc gửi fax cho khách. Phổ biến nhất hiện nay là gửi qua email. Lưu ý cho bạn khi viết dùng ngôn ngữ khéo léo, mang tính tôn trọng họ và viết ngắn gọn, không lan man, thể hiện rõ thành ý dù lần này không hợp tác được vẫn mong có thể hợp tác ở lần sau.

Xem thêm: Số hợp đồng là gì? Hướng dẫn đánh số hợp đồng đúng chuẩn

2.3. Mẫu thư từ chối công việc

Bạn nhận được lời mời của nhà tuyển dụng và mong muốn của họ là bạn đến công ty họ làm việc. Bạn nhận được lời mời nhưng không muốn thay đổi công việc hiện tại của mình hoặc bạn không có ý định làm việc tại công ty đó. Bạn định im lặng và không hồi đáp lại thư của họ. Đây là một điều không nên. Với một con người hiện đại, văn minh, thì khi nhận được thư mời làm việc của nhà tuyển dụng bạn nên hồi đáp lại họ bằng thư từ chối công việc. Cách viết bạn nên tham khảo mẫu thư từ chối công việc gồm các nội dung sau:

+ Kính gửi: Để tên nhà quản lý người đã có lời mời công việc đến bạn

+ Cảm ơn về lời mời công việc đó và từ chối không thể làm việc tại quý công ty

+ Lý do bạn không thể làm việc tại công ty, doanh nghiệp đó là gì?

+ Xin lỗi vì không thể đồng ý với lời mời công việc của họ

+ Ký tên

Hãy có cách hành xử thông minh, và thể hiện là người có văn hóa. Việc bạn viết thư từ chối công việc khéo léo sẽ không làm mất lòng người ngỏ ý muốn mời bạn làm việc tại công ty họ. Nếu bạn từ chối họ một cách lịch sự và thông minh thì nếu sau này khi bạn có ý thay đổi quyết định thì vẫn có thể làm việc theo lời mời đó. 

Cũng giống với thư từ chối công việc thì thư từ chối lời mời thử việc cũng vậy. Viết thư từ chối lời mời thử việc một cách khéo léo về lý do bạn không muốn thử việc tại doanh nghiệp có thể sẽ làm cho bạn được phép bỏ qua giai đoạn thử việc tại doanh nghiệp đó và vào làm việc chính thức luôn. Hãy sử dụng ngôn ngữ thông minh để thuyết phục và từ chối khéo về vấn đề thử việc tại doanh nghiệp khiến các sếp không thể không phê duyệt được.

Xem thêm: Làm thư ký học ngành gì và câu trả lời chuẩn nhất cho bạn!

2.4. Cách viết thư từ chối ứng viên của các nhà tuyển dụng

Từ chối ứng viên là một việc làm thường xuyên của các doanh nghiệp, khi mà chỉ tiêu và nhu cầu tuyển dụng hạn chế mà có quá nhiều ứng viên nộp hồ sơ ứng tuyển và tham gia buổi phỏng vấn tại doanh nghiệp. Bạn nên từ chối ứng viên như thế nào cho chuyên nghiệp và tinh tế.

Cách viết thư từ chối ứng viên để thể hiện sự chuyên nghiệp và tinh tế cần có những nội dung sau:

+ Thông tin các nhân cả ứng viên khi tham gia buổi phỏng vấn tại doanh nghiệp

+ Cảm ơn ứng viên đã ứng tuyển vào công ty và tham gia buổi phỏng vấn vào thời gian. Sử dụng ngôn ngữ thân thiện và lịch sự

+ Đưa ra lời từ chối ứng viên khi ứng tuyển vào vị trí này của doanh nghiệp

+ Lời mời ứng viên quay lại ứng tuyển trong tương lai

+ Lời cảm ơn

+ Ký tên

Cách bạn từ chối ứng viên của mình là thể hiện văn hóa của doanh nghiệp bạn. Nếu ứng viên đó không trúng tuyển bạn cũng không nên im lặng mà nên gửi email kết quả cho họ hoặc tối thiểu nhất là bạn nên gọi điện cho ứng viên khi không trúng tuyển tại doanh nghiệp

>> Xem thêm: Lý do từ chối thăng chức

3. Viết thư từ chối có ý nghĩa như thế nào?

Viết thư từ chối có ý nghĩa như thế nào tại sao cần viết thư từ chối:

+ Thứ nhất, thư từ chối lời mời hợp tác là một dạng của thông báo kết quả đến đối phương để họ thấy được lời mời hợp tác của mình bị từ chối

+ Thứ hai, việc từ chối lời mời này là thể hiện phép lịch sử tối thiểu của con người hiện đại và văn minh

+ Thứ ba, thư từ chối còn thể hiện tình hữu hảo bạn muốn giữ giữa hai bên dù không thể hợp tác

+ Thứ tư, thư từ chối hợp tác còn là sự gợi mở cho một việc hợp tác trong tương lai

Người tìm việc

Qua những chia sẻ của timviec365.vn đã giúp bạn có cách viết thư từ chối hợp tác kinh doanh khi bạn không có nhu cầu hợp tác với doanh nghiệp đó. Để thể hiện sự khéo léo cũng như thể hiện cách sử lý các mối quan hệ một cách thông minh.