Hướng dẫn bạn viết những mẫu phiếu xuất kho mới nhất hiện nay

1. Giới thiệu chung về mẫu phiếu xuất kho

1.1. Mẫu phiếu xuất kho là gì?

Bạn băn khoăn khi viết mẫu phiếu xuất kho và không biết được phiếu này dùng để làm gì? Những thông tin dưới đây sẽ giúp bạn thu thập những kiến thức bổ ích này để phục vụ cho cuộc sống của bạn được tốt hơn và ứng dụng vào đời sống hiện tại đấy.

Phiếu xuất kho thông thường chúng ta thường hiểu nó là chứng từ dùng để theo dõi lượng công cụ dụng cụ, vật tư hay hàng hoá được sử dụng trong những bộ phận nhất định trong doanh nghiệp.

Doanh nghiệp thường dùng phiếu xuất kho để kiểm tra các chi phí phát sinh và hạch toán những mặt hàng hay sản phẩm chi tiêu trong khi làm việc tại một thời gian nhất định cụ thể hoặc theo năm tại nơi sản xuất của mình.

Phiếu xuất kho được thể hiện và viết khi doanh nghiệp cơ quan tổ chức thực hiện hoạt động xuất hàng hoá, vật tư, công cụ dụng cụ cho đơn vị nhập hàng tại kho hàng hóa của công ty mình.

Mẫu phiếu xuất kho là một trong những mẫu được nhiều người áp dụng và tìm kiếm khi viết đơn hàng trong doanh nghiệp. Một mẫu phiếu xuất kho đúng chuẩn theo quy định phải đảm bảo các yếu tố đúng về chất lượng, hình thức và nội dung. Vậy bạn đã biết cách viết và tham khảo một mẫu đúng như thế nào chưa? Hãy thực hiện lần lượt các bước như sau nhé.

Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán chi phí bảo hành chuẩn nhất theo thông tư

1.2. Các bước thực hiện viết mẫu phiếu xuất kho đơn giản nhất

Không phải bất kỳ một mẫu phiếu xuất kho nào cũng được sáng tạo theo một kiểu riêng. Khi viết chúng ta cần tuân thủ theo một cách viết nhanh gọn cũng rất đơn giản, bạn cần tiến hành viết theo 5 bước. Cụ thể:

Bước 1: người cần nhập hàng hóa hay cung ứng sản phẩm về vật tư, hàng hóa phải lập giấy chứng nhận được xuất các sản phẩm và hàng hóa theo đúng quy trình và người có thẩm quyền quyết định cho phép xuất hàng.

Bước 2: Đưa và chuyển giấy chứng nhận cho Giám đốc hoặc người phụ trách đơn vị duyệt văn bản và ra lệnh xuất hàng từ kho.

Bước 3: Người được giao trách nhiệm phụ trách hay kế toán viên chịu trách nhiệm về hàng hóa vật tư căn cứ vào đề nghị xuất (hoặc lệnh xuất) để tiến hành những thủ tục theo quy trình và lập phiếu xuất kho.

Bước 4: Thực hiện các công việc xuất vật tư về những sản phẩm, hàng hóa khi đã xuất trình phiếu xuất kho và ký lại và bàn giao các thủ tục cho kế toán chịu trách nhiệm hạch toán những hàng hóa đã xuất kho.

Bước 5: Phiếu xuất kho được chuyển tới cho kế toán trưởng để ký duyệt và thực hiện ghi chép sao kê vào sổ kế toán, người kế toán viên phải chịu toàn bộ trách nhiệm trong việc lập mẫu phiếu xuất kho cũng như ghi chép một cách đầy đủ bài bản, hợp khoa học và theo đúng quy định của nhà nước.

 Tham khảo thêm những viec lam ke toan tai Ha Noi mới nhất tại đây bạn đọc quan tâm nhé !

Khi đã hoàn thành 5 bước quy định trên bạn đã làm xong các thủ tục để nhập một mẫu phiếu xuất kho xuất hàng hóa từ kho của doanh nghiệp mình đi nơi khác một cách nhanh chóng nhất,  đảm bảo được về hiệu quả và nội dung đầy đủ nhất rồi.

phieu-xuat-kho.doc

2. Các mẫu phiếu xuất kho theo quy định của nhà nước

2.1. Mẫu phiếu xuất kho gồm những nội dung gì?

Một khi có phiếu xuất kho, chúng ta phải tuân theo đúng trình tự và thủ tục như quy định. Cụ thể bạn có thể tham khảo tại một nội dung chuẩn trong mẫu phiếu xuất kho như sau:

+ Đầu tiên chắc chắn trong một mẫu phiếu xuất kho đó là tên đơn vị và bộ phận: trong phần tên này được điền vào góc bên trái của tờ phiếu xuất kho. Ghi rõ địa chỉ và tên đơn vị hoặc nếu theo yêu cầu đúng và chuẩn phải có dấu đơn vị.

+ Ngày tháng năm: tại thời điểm doanh nghiệp bắt đầu lập phiếu thì cần ghi ngày tháng tại thời điểm đó

+ Số: Việc ghi số được thực hiện theo quy định ghi chuẩn theo thứ tự từ nhỏ đến lớn và phải ghi liên tục, tránh các trường hợp ngắt quãng và ghi không chuẩn về nội dung.

+ Nợ/ Có: Trong phần này chúng ta cần ghi số tài khoản đối ứng.

+ Họ tên người nhận hàng: Tên người mua hàng hóa sản phẩm từ kho xuất hàng của doanh nghiệp.

+ Đơn vị (bộ phận): Người nhận hàng nhận và thuộc đơn vị hay bộ phận nào cần ghi rõ ràng và cụ thể để đúng và chính xác về mặt nội dung.

+ Lý do xuất kho: Lý do có thể tùy vào từng doanh nghiệp mà nêu những lý do khác nhau. Tuy nhiên, việc ghi rõ lí do trong mẫu phiếu xuất kho cũng phải đảm bảo tính khả thi và phù hợp với thực tế.

+ Các cột A, B, C, D: chúng ta điền thông tin và các khoản mục như số thứ tự, tên hàng hoá, vật tư công cụ dụng cụ, đơn vị tính,...

+ Cột 1: Viết chi tiết về số lượng vật tư, hàng hóa, sản phẩm, công cụ dụng cụ…

+ Cột 2: Số sản phẩm thực tế xuất kho của doanh nghiệp xuất đi, trên thực tế số lượng xuất không được thừa mà chỉ có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu.

+ Cột 3: Ghi cụ thể về đơn giá của vật tư, hàng hoá. Việc ghi chép cần tuân thủ đúng quy trình hạch toán sản phẩm trong doanh nghiệp.

+ Cột 4: Giá trị thực tế cụ thể của vật tư, hàng hoá đang được và chuẩn bị được xuất kho. Công thức tính được áp dụng như sau: Thành tiền = Số lượng thực nhập * đơn giá

+ Dòng cộng: Người xuất kho và ghi phiếu phải điền trong tờ mẫu phiếu xuất kho tổng số tiền của số vật tư, hàng hoá thực tế đã xuất kho.

+ Tổng số tiền viết bằng chữ: Cần ghi bằng chữ số tiền đã thanh toán và tính theo đơn vị ngàn đồng.

+ Bên cạnh đó bổ sung những chứng từ gốc kèm theo nếu có khi xuất hàng hóa đi cho các đơn vị khác.

Xem thêm: Tiền chất là gì? Tất tần tật các thông tin có liên quan tới tiền chất

2.2. Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 133

Theo thông tư 133 mẫu phiếu xuất kho được sử dụng để làm căn cứ hạch toán và để thuận lợi hơn trong quá trình kiểm tra tiêu hao vật tư. Mẫu phiếu xuất kho theo quy định này được thực hiện như sau:

2.2.1. Mục đích sử dụng mẫu phiếu xuất kho

Được sử dụng và áp dụng rộng rãi trong những đơn vị tổ chức và doanh nghiệp trong việc dùng để kiểm tra, theo dõi về số lượng của các vật tư, dụng cụ. Dựa vào đó để làm các công cụ khi xuất kho để làm căn cứ kho hạch toán các chi phí. Hoặc doanh nghiệp có thể sử dụng để kiểm tra việc thực hiện các quy định, định mức về tiêu hoa vật tư thiết bị sản phẩm khi xuất hàng hóa một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.

2.2.2. Đối tượng thực hiện mẫu phiếu xuất kho

Được áp dụng với tất cả các doanh nghiệp và các đơn vị, cá nhân thực hiện các hoạt động trong đơn vị doanh nghiệp.

Mẫu phiếu xuất kho được người phụ trách hoặc kế toán của bộ phận quản lý hoặc có thể là những người thuộc bộ phận làm việc trong kho lập. Khi lập một mẫu phiếu xuất kho sẽ được lập với 3 liên.

2.2.3. Cách ghi mẫu phiếu xuất kho

Trên mẫu phiếu xuất kho được thực hiện theo quy định 133 được đáp ứng và có ghi chép đầy đủ các thông tin về số phiếu hiện tại. Ngày được lập phiếu xuất kho là vào ngày tháng, năm nào. Người chịu trách nhiệm trong khi lập phiếu xuất kho, ghi rõ họ tên, thuộc đơn vị phụ trách nào và phải kí tên đầy đủ. Một điều không thể thiếu đó là số hóa đơn và bắt buộc lệnh xuất kho của người phụ trách có thẩm quyền là không được thiếu. Thông tin về ngày, tháng, năm, các lý do và nội dung xuất cũng là một trong những thông tin không thể thiếu.

Tại các ô cột thuộc địa chỉ A, B, C, D và cột số chúng ta cần điền các thông tin như sau:

A: Điền theo thứ tự lần lượt của sản phẩm, hàng hóa, vật tư, dụng cụ dựa theo đúng số lượng của hàng hóa được giao bán và xuất kho.

B: Ghi tên các mặt hàng sản phẩm, hàng hóa đã xuất bao gồm nguyên liệu hay những thành phần gì,...

C: Nếu các phiếu xuất kho bao gồm hóa đơn và có chữ số thì phải ghi đầy đủ.

D: Hóa đơn xuất kho được tính theo đơn vị nào cần ghi chính xác

Trong mục số bao gồm 4 mục chúng ta cũng điền những nội dung theo hướng dẫn.

1: Số lượng theo yêu cầu của người có thẩm quyền ban quyết định xuất hàng hóa sản phẩm;

2: Ghi chép lại số lượng của hàng hóa

3: Giá cả của hàng hóa

4: Đơn giá và số tiền cho từng mặt hàng

Tại dòng cộng và dòng thành tiền cũng thực hiện ghi chính xác và tuân thủ theo nguyên tắc đảm bảo đúng sự thật.

Xem ngay: Cơ hội tải biên bản giao nhận hàng hóa miễn phí ngay tại đây, click ngay.

2.3. Cách ghi mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 200

Bố cục của mẫu phiếu xuất kho theo quy định này có thể áp dụng và thực hiện theo 3 bước:

2.3.1. Xác định những bố cục chung của phiếu xuất kho

Những thông tin cần trình bày như tên đơn vị, tên của mẫu phiếu, ngày tháng năm, số, các khoản về nợ, có; tên khách hàng nhận, lý do, nội dung, tổng tiền, thời gian và chữ ký của người có thẩm quyền là những nội dung không thể thiếu trong bước đầu tiên này.

2.3.2. Điền đầy đủ các mục cần có

Những mục có sẵn trong phiếu xuất kho bạn có thể xem qua một lượt. Cũng như thông thường bạn có thể áp dụng lấy một mẫu phiếu xuất kho nội bộ để trình bày theo những nội dung sẵn có và ghi chép theo đúng với số lượng và mặt hàng thực tế.

2.3.3. Trình bày nội dung trong và ngoài bảng hợp lý khoa học

Các cột trong phạm vi cần ghi như cột số thứ tự, tên hàng hóa, đơn vị, mã số, số lượng, đơn giá, cần cộng và tính thành tiền cho chính xác. Bên cạnh đó bạn cũng có thể áp dụng cách tính trên excel để nhanh chóng với công thức cộng tổng hàng hóa nhanh hơn.

Các nội dung bên ngoài bảng cần điền về ngày tháng xuất hàng đi và tên chữ ký của người có thẩm quyền cũng cần lưu ý và thực hiện chính xác.

Hiện nay phiếu xuất kho có nhiều hình thức và cách thức viết khác nhau dưới dạng bản word và bản excel. Vì vậy bạn có thể áp dụng chúng theo từng trường hợp để thuận lợi hơn trong quá trình viết và trình bày phiếu xuất kho trong các công việc của mình. Mách bạn cách chuyển số thành chữ trong excel 2024 phục vụ cho việc làm mẫu phiếu.

3. Những lưu ý cần thiết khi trình bày mẫu phiếu xuất kho

+ Phiếu xuất kho tại một đơn vị cơ quan tổ chức bao giờ cũng được lập và phải thành lập thành 3 liên giống nhau. Không được ít hơn theo số liên quy định.

+ Một liên thứ nhất sẽ được lưu tại bộ phận lập phiếu.

+ Liên thứ hai do người chịu trách nhiệm lưu trữ có thể là thủ kho chi chép lại, lưu giữ để ghi thẻ, nhân viên kế toán nhận thẻ từ thủ kho để ghi và hạch toán các bút toán trong sổ kế toán.

 

+ Liên thứ 3 do người phụ trách nhận hàng lưu giữ, nếu những trường hợp rủi ro có tranh chấp về hàng hóa thì sẽ tiến hành lấy phiếu xuất kho đó ra để xác nhận.

+ Sau khi thực hiện các công việc về lập phiếu xuất kho, người chịu những trách nhiệm về lập phiếu sẽ chuyển mẫu phiếu đó cho kế toán trưởng ký và cuối cùng đưa chuyển sang Giám đốc. Phải thực hiện xác nhận và ghi rõ họ tên vào các liên đó. Sau khi những người có thẩm quyền đã ký kết phiếu xuất kho được chuyển xuống kho gặp thủ kho để nhận hàng hoá, vật tư…

+ Sau khi xuất khối lượng hàng hóa, sản phẩm và vật tư đi thủ kho ghi vào cột số 2 về số lượng mặt hàng hóa, những thông tin về thời gian hay giá cả,... Ghi rõ ràng cụ thể và ký tên vào bản mẫu phiếu xuất kho hàng hóa đó. Trước khi ký tên, bạn cũng cần xem lại một lượt để đảm bảo rằng bạn đã thực hiện đúng và tính toán các khoản đó theo đúng cách, rồi sau đó hãy xác nhận nhé.

Như vậy việc lập hay viết phiếu xuất kho chỉ cần nắm vững những nguyên tắc và quy định trên từ bài viết là bạn đã có thể hoàn thành một cách nhanh chóng rồi. còn đợi gì mà không tham khảo những thông tin bổ ích này từ bây giờ. Chúc bạn tìm được mẫu phiếu xuất kho nhanh chóng nhất và phù hợp với yêu cầu doanh nghiệp.

Xem thêm: Hóa đơn đỏ là gì? Cách viết hóa đơn đỏ chuẩn nhất hiện nay!