Bút toán là gì? Những điều cần biết về bút toán

Vậy cho nên, trong bài viết này, chúng tôi sẽ nói rõ hơn về bút toán để bạn không chỉ chính xác khái niệm bút toán là gì mà còn nắm bắt được những thông tin kiến thức quan trọng liên quan đến bút toán, từ đó tạo ra nền tảng tốt nhất giúp cho bạn có kiến thức chuyên môn vững vàng nhất khi theo đuổi nghề kế toán và tìm việc làm kế toán thành công!

1. Bút toán là gì?

Bút toán chính là một thuật ngữ trong ngành kế toán ghi nhận những giao dịch vào trong sổ cái. Theo Wikipedia định nghĩa cụ thể: Bút toán chỉ quá trình ghi nhận những giao dịch trên phương diện kinh tế, tài chính phát sinh vào trong sổ kế toán, có thể ghi bằng giấy bút hoặc thông qua phần mềm để lưu giữ.

Bút toán là gì?

Một bút toán có thể có rất nhiều hạng mục, trong đó mỗi một hạng mục có thể sẽ thể hiện cho một định khoản nợ hoặc là định khoản có. Khi tổng giá trị giữa định khoản nợ với định khoản có bằng nhau thì đó được coi là bút toán cân đối và trong tính toán, giao dịch, hai định khoản này bắt buộc phải có tổng giá trị bằng nhau. 

Những bản ghi hạng mục có thể quy tụ những mục duy nhất hoặc các mục được lặp lại. Chẳng hạn như khoản khấu hao tài sản hoặc là khấu hao nguồn vốn.

2. Cách ghi chép bút toán

Khi bạn tiến hành ghi chép bút toán bằng phần mềm kế toán thì những bút toán đó sẽ được nhập vào số phụ, tức là những module khác nhau ở phần mềm như là phải trả hay là phải thu, đồng thời sẽ có sự tác động theo hình thức gián tiếp tới sổ cái kế toán.

Cách ghi chép bút toán

Còn trong trường hợp bạn thực hiện ghi chép các bút toán vào trong sổ sách giấy thì khi đó cần ghi định khoản nợ trước tiên, sau đó mới ghi định khoản có. Lúc này, người ta sẽ phân biệt định khoản có với định khoản nợ thông qua cách ghi, cụ thể như định khoản có sẽ được ghi chệch sang một bên, như vậy nhìn vào sẽ dễ nhận diện được đâu là định khoản nợ và định khoản có.

Xem thêm: Việc làm Kế toán thanh toán

3. Những loại bút toán cơ bản nhất định các kế toán viên cần biết rõ

Nhìn chung có 3 loại bút toán cơ bản bạn cần biết, bao gồm:

- Bút toán điều chỉnh: Điều chỉnh khấu hao tài sản cố định, điều chỉnh doanh thu chưa thu và điều chỉnh doanh thu nhận trước, điều chỉnh những loại chi phí trả trước, điều chỉnh các loại chi phí cần phải trả.

- Bút toán kết chuyển

- Bút toán khóa sổ

3.1. Bút toán điều chỉnh

Bút toán điều chỉnh là một quá trình tiến hành thực hiện những sự điều chỉnh định khoản về kế toán trong vào thời điểm cuối của mỗi kỳ làm kế toán. Mục đích nhằm đảm bảo về mặt đo lường doanh thu và chi phí được chính xác.

Bút toán điều chỉnh gồm có 5 loại sau:

- Bút toán điều chỉnh khấu hao tài sản cố định: bút toán này đảm nhiệm việc điều chỉnh về việc phân bố giá gốc của tài sản đó vào chi phí. Khi sử dụng loại bút toán này, đa phần người ta dùng đến kiểu phương pháp khấu hao theo đường thẳng.

- Bút toán điều chỉnh doanh thu nhận trước: thực hiện việc điều chỉnh doanh thu từ việc đã nhận trước chi phí của khách hàng với lời cam kết bán hàng cũng như cung cấp dịch vụ cho họ. Từ đó dẫn tới việc phát sinh ra các khoản nợ cần trả.

- Bút toán điều chỉnh nguồn doanh thu chưa thu: so với bút toán điều chỉnh doanh thu đã nhận trước thì bút toán điều chỉnh doanh thu chưa thu có phần đi ngược lại. Tức là, loại bút toán này cần tiến hành điều chỉnh những khoản doanh thu phát sinh chưa được thu tiền, từ đó xử lý cùng với các khoản nợ cần phải thu.

- Bút toán điều chỉnh những loại chi phí trả trước: bút toán này thực hiện điều chỉnh những khoản chi phí đã được chi trả, có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và kết quả kinh doanh đến các kỳ kế toán tiếp sau đó. Chẳng hạn như tiền đóng bảo hiểm, tiền thuê mặt bằng hay các chi phí đầu tư cho quảng cáo chẳng hạn,...

- Bút toán sắp xếp các loại chi phí thanh toán trước: Trường hợp này, người kế toán thực hiện việc sắp xếp các chi phí phát sinh mà chưa được thanh toán hoặc xử lý với các khoản nợ phải trả khác, như chi phí tiền lương hàng tháng được thanh toán vào đầu tháng sau hoặc chi phí sử dụng dịch vụ chưa được thanh toán,...

- Mục đích ngành kế toán sử dụng bút toán điều chỉnh là để nhằm cho việc bảo đảm chính xác về mặt số liệu ở phương diện chi phí phát sinh và doanh thu của doanh nghiệp.

Xem thêm: Doanh thu thuần là gì?

3.2. Bút toán kết chuyển

Sau khi đã nắm rõ bút toán là gì? chúng ta cần hiểu sâu hơn nữa vào các yếu tố chuyên môn. Vậy nên, nhắc tới cái tên bút toán kết chuyển cũng là điều tất yếu mà các bạn nên đưa vào danh mục kiến thức cần hiểu sâu, hiểu rõ của mình. Sau đây, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu kỹ hơn nữa về kế toán kết chuyển để biết cách sử dụng nó vào trong công việc kế toán của mình nhé.

Bút toán kết chuyển thường được thực hiện vào thời điểm cuối kỳ làm kế toán với các định mức thời gian như kết chuyển theo tháng, kết chuyển theo quý hay kết chuyển theo năm. Theo đó, bút toán kết chuyển chính là việc chuyển những tài khoản kế toán loại 5, loại 6, loại 7 và loại 8 vào các tài khoản thuộc loại 9 để có thể xác định rõ ràng các kết quả kinh doanh cho doanh nghiệp  lãi hay lỗ như thế nào, và để tính thuế thu nhập cho doanh nghiệp để nộp cũng như xác định những lợi nhuận kinh doanh sau thuế.

Bút toán kết chuyển

Một số bút toán căn bản, quan trọng cần phải được thực hiện ở trong bút toán kết chuyển đợt cuối kỳ mà bạn nên nắm được bao gồm:

- Chuyển những khoản giảm trừ doanh thu vào trong các tài khoản doanh thu. Từ đó nhằm kết chuyển từ bên định khoản Có những tài khoản doanh thu từ nguồn thu nhập khác thuộc loại TK 511, TK 512, TK 515, TK 711 vào trong tài khoản của bên định khoản Nợ để nhằm xác định rõ ràng hiệu quả kinh doanh của TK 911.

- Kết chuyển bên định khoản Nợ từ những loại tài khoản chi phó bao gồm TK 632, TK 635, TK 641, TK 642, TK 811, TK 821 đưa vào trong tài khoản định khoản Có để xác định hiệu quả kinh doanh của TK 911.

- Đồng thời loại bỏ những khoản chi phí không mang tính hợp lý và cộng chúng vào trong mục thu nhập tính thuế. Từ đó xác định ra số thuế thu nhập mà doanh nghiệp cần phải nộp.

Xem thêm: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ gián tiếp và những thông tin bạn cần biết

3.3. Bút toán khóa sổ

Bút toán khóa sổ được định nghĩa là những loại bút toán được thực hiện vào dịp cuối kỳ của kế toán với nhiệm vụ là ghi một cách đầy đủ các thông số kế toán vào trong sổ kế toán để làm căn cứ lập những báo cáo về mặt tài chính.

Cũng giống với các loại bút toán khác, bút toán khóa sổ cũng được phân chia ra làm nhiều loại khác nhau. Trong đó bao gồm:

- Phân bố những khoản được chi trả trước ngắn hạn hoặc là khoản chi trả trước dài hạn, có trích ra phần khấu hao tài sản cố định.

- Tập hợp những khoản phí phát sinh và tính toán giá thành cho chúng.

- Kiểm kê các nguồn tài sản cố định, quỹ tiền mặt và hàng tồn kho. Từ đây đối chiếu với số phụ tại ngân hàng và tiến hành xử lý các chênh lệch.

- Trích ra trước những chi phí phát sinh ở trong năm mà chưa có đầy đủ chứng từ, hóa đơn thanh toán,...

- Đối chiếu cùng với các khoản công nợ để xem có sự chênh lệch hay không. Nếu như có chênh lệch thì sẽ thực hiện để điều chỉnh một cách kịp thời và tiến hành khấu trừ công nợ.

- Lập dự phòng cho các mặt hàng có thể tồn kho và dự phòng các khoản nợ cần phải thu mà khó đòi. Thực hiện dự phòng đầu tư tài chính và hoàn lại khoản dự phòng.

- Sau khi tiến hành thực hiện bút toán khóa sổ thì sổ sách kế toán sẽ được dùng để làm cơ sở cho việc lập các bản báo cáo tài chính cho doanh nghiệp.

Nói chung trong lĩnh vực kế toán có rất nhiều những thuật ngữ chuyên ngành mà nếu không tìm hiểu kỹ chúng ta sẽ rất khó định nghĩa được chúng là gì. Đối với định nghĩa kế toán là gì cũng vậy, chắc chắn để tìm ra câu trả lời, bạn phải nắm được những kiến thức nền cơ bản ở bên trong đó. Với những gì chúng tôi vừa chia sẻ trên đây về bút toán là gì thì hy vọng có thể mang tới cho bạn phần nào đó tri thức bổ ích để bạn tự tin bước chân vào ngành kế toán. Từ đó tự tin xin vào những vị trí phổ biến hiện nay, xin việc làm kế toán tại Hà Nội, như kế toán vật tư, kế toán kho, kế toán công nợ, kế toán bán hàng... và cao hơn nữa là kế toán trưởng.

Chúc bạn xin việc kế toán thành công!