Mô tả hệ thống quản lý bán hàng - nghệ thuật trong quản lý

1. Mô tả hệ thống quản lý bán hàng

1.1. Hệ thống quản lý bán hàng

- Hiện nay với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin ngày càng hiện đại, đã dẫn đến việc mua sắm của con người cũng ngày càng dễ dàng hơn, chính vì thế mà xu hướng quản lý bán hàng ngày càng phổ biến hơn. Việc quản lý bán hàng không hề đơn giản, rất dễ nhầm lẫn cũng chính vì thế mà đã ra đời hệ thống quản lý bán hàng.

Hệ thống quản lý bán hàng chính là những phần mềm quản lý bán hàng, giúp cho người dùng đặc biệt là các doanh nghiệp kiểm soát, quản lý được hàng hóa một cách chặt chẽ hơn. Việc quản lý của hệ thống sẽ được kiểm soát trong tất cả các khâu: Nhập hàng, quản lý đơn hàng, quản lý kho hàng, quản lý nhân viên, nhân viên chăm sóc khách hàng...

- Phần mềm quản lý hệ thống bán hàng không còn xa lạ với những doanh nghiệp, công ty hay cả những cửa hàng tạp hóa nữa. Và đặc biệt trong thời đại công nghệ mở như hiện nay sự phát triển của công nghệ và mạng internet thì những phần mềm quản lý giúp con người lại càng lên ngôi. Ngay sau đây chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn một phần mềm quản lý bán hàng vô cùng hữu ích đó là “phần mềm quản lý bán hàng của Halozend”

Đây là một phần mềm quản lý bán hàng được rất nhiều các doanh nghiệp ứng dụng vào trong khâu quản lý của mình, nó giúp cho người quản lý có thể kiểm soát được tất cả những hoạt động sản xuất kinh doanh một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Tính năng ưu việt của phần mềm này chính là với thiết kế thân thiện phù hợp với nhiều người dùng, chính vì thế mà nó đã được rất nhiều người tin tưởng sử dụng. Không những bạn có thể sử dụng trực tiếp trên máy tính mà còn có thể sử dụng trên chiếc điện thoại hoặc những thiết bị thông minh, phù hợp với sự di chuyển nhiều nơi của người dùng.

Vậy đấy, hệ thống quản lý bán hàng đối với doanh nghiệp là vô cùng quan trọng mỗi một doanh nghiệp muốn quản lý tốt thì phải có hệ thống quản lý bán hàng này để có thể kiểm soát được tốt hơn.

1.2. Mô tả hệ thống quản lý bán hàng

Hệ thống quản lý bán hàng là hàng loạt những công việc được người người phụ trách mảng này làm đi làm lại trong suốt khoảng thời gian dài. Cũng chính vì thế mà hệ thống quản lý bán hàng không thể không xuất hiện trong hoạt động mua bán của doanh nghiệp được.

Một doanh nghiệp, công ty có quy trình gần như giống nhau. Đều bắt đầu bằng việc nhận đơn hàng từ phía khách hàng, nhận trực tiếp hoặc gián tiếp qua điện thoại, email, fax...theo đó sẽ tiếp nhận thông tin đơn đặt hàng, sản phẩm đặt hàng sau đó lưu vào kho đơn đặt hàng của tất cả các khách hàng. Sau đó thì người quản lý hệ thống sẽ lên lịch hẹn đàm phán với khách hàng.

Đối với những đơn đặt hàng đã đến hẹn thì nhân viên bán hàng phải là người xử lý đơn đó, nếu không có người nhận đơn đó thì đơn đặt hàng đó sẽ được hủy bỏ tạm thời. Hệ thống quản lý bán hàng giống như một phương thức để chủ có thể giám sát được hoạt động bán hàng của nhân viên xem nhân viên có trung thực hay không.

 Sau khi làm hết những việc liên quan đến đơn hàng và xử lý đơn hàng thì người bán hàng và người phụ trách phải tổng hợp đầy đủ thông tin rồi gửi lên phòng phụ trách kinh doanh của doanh nghiệp.

Những yêu cầu đối với hệ thông tin:

- Tiếp nhận các đơn đặt hàng, đặt cọc và cho tất cả các đơn đó và sổ lưu

- Tiếp nhận các hóa đơn bán hàng và lưu lại

- Làm phiếu bảo hành cho tất cả các mặt hàng và lưu vào sổ

- Tính toán tiền bán hàng, tiền nợ

- Theo dõi tình trạng của hàng hóa trong kho

- In báo cáo hàng ngày

2. Làm thế nào để quản lý được hệ thống bán hàng chuỗi

Với những người kinh doanh buôn bán thì việc quản lý hệ thống bán hàng là vô cùng quan trọng. Với 1-2 cửa hàng nhỏ thì quản lý sẽ rất đơn giải và có kết quả tài chính tốt, nhưng với chuỗi cửa hàng lớn, các doanh nghiệp lớn sẽ phải làm sao khi không quản lý được hệ thống bán hàng chuỗi. Mà chỉ có kinh doanh theo chuỗi thì mới có hiệu quả kinh tế cao, nếu không tin bạn hãy thử nhìn vào Big C, metro...thì các bạn sẽ thấy chuỗi cửa hàng của họ phát triển như thế nào. Với sự phát triển của doanh nghiệp, các chuỗi cửa hàng tăng lên rất nhiều vậy đây chính là bài toán đặt ra cho người quản lý. Làm cách nào để quản lý được hệ thống bán hàng chuỗi thật tốt.

2.1. Quản lý hàng hóa nhập khẩu, điều chuyển

Người quản lý cần đồng bộ tất cả các quy trình giữa tất cả các chi nhanh. Số lượng nhập, số lượng xuất ra, tồn kho của từng chi nhánh phải được cập nhật thường xuyên. Những hoạt động đó sẽ giúp cho nhà quản lý dễ dàng hơn trong việc quản lý các cửa hàng.

2.2. So sánh hiệu quản hoạt động giữa các chi nhánh với nhau

Người quản lý cần tổng hợp doanh số bán hàng cũng như doanh thu của các chuỗi cửa hàng. Từ đó có thể nhận định được doanh thu hàng ngày và xem xét xem những nguyên nhân nào dẫn đến doanh thu của một số cửa hàng lại giảm sút như vậy để tình cách khắc phục.

2.3. Phân quyền cho nhân viên cấp dưới

Đây là một loại hình thức quản lý phần quyền. Dựa vào sự phân quyền này thì những người được phân quyền sẽ phải đảm nhiệm những nhiệm vụ của mình, thực hiện đúng nhiệm vụ. Với hình thức này thì người cấp trên có thể dễ dàng quản lý hệ thống thông qua báo cáo của nhân viên cấp dưới.

Đây là hình thức mà bạn thường xuyên thấy ở các cửa hàng, sẽ có cửa hàng trưởng, quản lý và nhân viên sales. Đây cũng là mô hình mà được rất nhiều nhà lãnh đạo áp dụng trong quản lý hệ thống bán hàng.

Để quản lý chuỗi hệ thống cửa hàng được tốt hơn thì bạn hãy linh động trong việc quản lý và kiểm soát hệ thống của mình.

3. Cách xây dựng hệ thống quản lý bán hàng online

Hiện nay với sự bùng nổ của mạng internet đã giúp con người hội nhập rất nhiều, chính vì thế mà chúng ta không thể phủ nhận được vai trò của mạng internet. Cùng với sự bùng nổ của công nghệ thông tin thì thị trường mua bán online đang dần bão hòa khi con người không chỉ biết đến mua hàng trực tiếp tại cửa hàng mà còn có thể mua hàng online. Nhu cầu mua sắm online phát triển hơn, cũng chính là lúc mà những người bán hàng cần đến hệ thống quản lý bán hàng online. Vậy làm thế nào để có thể xây dựng được hệ thống quản lý cách bán hàng online, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu nhé.

- Hệ thống quản lý sale online gồm 4 bộ phận đó chính là nhập hàng, bán hàng, báo cáo thống kê, quản lý người dùng. 4 bộ phận này tuy có những nhiệm vụ và chức năng khác nhau nhưng lại kết nối chặt chẽ với nhau để người quản lý hệ thống bán hàng nắm bắt được tình hình. Khi xây dựng hệ thống quản lý bán hàng online thì không thể để những bộ phận này tách rời nhau hoàn toàn.

+ Xây dựng mô hình phân cấp chức năng, việc xây dựng mô hình này giúp cho chúng ta xác định được phạm vi của hệ thống cần phân cấp. Đồng thời nó cũng là phương tiện để nhà thiết kế trao đổi với người sử dụng khi phát triển và nhân rộng hệ thống.

+ Để xây dựng được hệ thống này bạn cần phải sử dụng phương pháp top down để có thể tìm kiếm được những chức năng chi tiết được quy định trong hệ thống.

+ Sử dụng phương pháp bottom up để gom nhóm các chức năng

+ Thực hiện kết hợp giản lược hóa từ ngữ đến khi nào thu được chức năng của hệ thống quản lý bán hàng.

4. Những kỹ năng quản lý bán hàng giúp người quản lý thành công

Dù đã sử dụng hệ thống quản lý bán hàng hỗ trợ mạnh mẽ, người quản lý vẫn cần có những kỹ năng quản lý hàng hóa để thành công trong công việc.

4.1. Đào tạo đội ngũ nhân viên

Việc đào tạo đội ngũ nhân viên am hiểu sản phẩm là vô cùng quan trọng đối với những người quản lý. Không phải tất cả mọi người đều có những kỹ năng bán hàng, chính vì thế mà hãy đào tạo họ thành những bản sao của chính bạn trong việc bán hàng. Vì ai cũng biết rằng đây là đội ngũ đem lại doanh thu trực tiếp cho công ty.

4.2. Sử dụng thành thạo phần mềm quản lý

Người quản lý phải sử dụng thành thạo những phần mềm quản lý để hỗ trợ mình trong công việc giám sát cũng như chỉ đạo công việc sale. Để có thể sử dụng thành thạo thì yêu cầu về kĩ năng tin học là rất quan trọng. Với phần mềm quản lý bán hàng, thì nó sẽ hỗ trợ đắc lực cho họ trong công tác quản lý.

4.3. Phân quyền cho nhân viên cấp dưới

Đây là một mô hình quản lý mà người lãnh đạo nào cũng sẽ làm khi thực hiện hoạt động quản lý của mình. Việc phân quyền không những để cho nhân viên cảm thấy tầm quan trọng và trách nhiệm trong công việc mà còn để quản lý tốt hơn. Vì thế phân quyền luôn được sử dụng trong mô hình quản lý.

Qua bài viết trên đây, các bạn đã hiểu thế nào là mô tả hệ thống quản lý bán hàng chưa? Quản lý bán hàng đóng vai trò rất quan trọng trong các doanh nghiệp, vì vậy việc quản lý bán hàng trở thành một nghệ thuật trong quản lý.