Onenote là gì?Tại sao nên sử dụng onenote để ghi chú dễ dàng hơn?

1. Onenote - Không chỉ là một ghi chú

Là một ứng dụng của Microsoft office, onenote được tạo ra với mục đích trở thành công cụ ghi chú tiện ích và hữu dụng nhất cho người dùng. Vậy nhưng các bạn hiểu onenote như thế nào?

1.1. Đi tìm câu trả lời cho “Onenote là gì?”

Onenote hay được gọi với cái tên đầy đủ là Microsoft Onenote. Trước đây, phần mềm này có tên là Microsoft Office Onenote. Chỉ cần nghe cái tên thôi ta cũng có thể thấy được đây chính là một trong những ứng dụng được tạo ra bởi Microsoft Office. Mặc dù không thịnh hành, phổ biến như những người "anh em" trong lĩnh vực tin học văn phòng gồm những gì như là Microsoft Excel, Winword, Outlook, Powerpoint,...

Onenote được định nghĩa là một chương trình máy tính với mục đích soạn thảo văn bản là chính. Người dùng có thể soạn thảo từ chính đôi bàn tay của mình, sử dụng bàn phím máy tính hoặc cũng có thể tạo ra các bảng, biểu đồ, hay chèn các audio, video,...nhằm mục đích lưu trữ thông tin một cách tiện ích nhất. Với onenote, bạn sẽ không có bất kỳ giới hạn nào trong việc soạn thảo kể cả số lượng từ ngữ, hình ảnh hay video mà bạn sử dụng trong văn bản đó. Onenote cũng có khả năng tự động lưu trữ, người dùng không cần sử dụng bất kỳ một lệnh nào cho mục đích này.

Những thông tin, dữ liệu người dùng cập nhật sẽ được Onenote lưu trữ dưới dạng các trang và có cấu trúc giống như một cuốn sổ ghi chép. Có lẽ vì thế mà ứng dụng này được thiết kế với một giao diện của cuốn sổ ghi chép điện tử, khá mới mẻ và phù hợp với thị hiếu người dùng. Các file trong Onenote sẽ có định dạng phần mở rộng là .one. Điều này sẽ thể hiện và khẳng định được rằng đây là bản quyền của Microsoft Office.

>> Xem thêm: Lưu trữ học là gì

1.2. Làm gì với Onenote?

Onenote được coi là một cuốn sổ tay ghi chép kỹ thuật số dành cho bạn.

Với Onenote, cho dù bạn có hàng trăm ý tưởng, một triệu điều cần phải làm và ghi nhớ thì đây sẽ là công cụ hữu ích và hoàn hảo cho bạn tổng hợp những ti tỉ thứ đó.

Vậy, bạn có thể làm gì với Onenote?

- Ghi chú bằng văn bản hoặc các bản ghi âm thanh ở chính máy tính cá nhân của bạn

- Mô tả, phác họa hoặc viết các ý tưởng của bạn trên máy tính bảng

- Chèn, thêm ảnh từ chiếc điện thoại bạn đang sử dụng

- Việc tìm kiếm các ghi chú được thực hiện dễ dàng hơn

- Có thể thay đổi, tự do di chuyển các ghi chú ở xung quanh page

- Sắp xếp, tổ chức các trang thành các phần

- Có thể giữ lại được các phần của bạn ở trong một hay nhiều sổ ghi chép khác nhau

- Chia sẻ sổ ghi chép của bạn với những người khác dễ dàng và có thể sửa chúng thuận tiện ở cả nhóm cùng một lúc

Có thể nói, Với những nhân viên văn phòng làm ở vị trí việc làm công việc sáng tạo hay các nhân viên quản lý, giám sát như nhân viên tổng vụ, nhân viên C&B, trưởng phòng tiếng anh,... thường xuyên phải ghi chép thì Onenote chính là một trợ thủ đắc lực trong việc ghi lại các ý tưởng của họ. Hơn hết, ở Onenote, bạn có thể sử dụng một cách dễ dàng mà không gặp quá nhiều vấn đề gây khó hiểu.

2. Các tác vụ cơ bản của Onenote

Với Onenote trên web, bạn có thể sử dụng máy tính, điện thoại để thực hiện các công việc chỉnh sửa, mở, xem, tạo các ghi chép mà bạn đã lưu trữ trên Onedrive. Và để có thể thao tác, sử dụng thì một vài tác vụ cơ bản của Onenote trên web có thể kể đến như:

2.1. Tạo sổ tay mới

Để tạo được một sổ tay, cuốn ghi chép mới bạn cần thực hiện theo các bước sau:

- Ở bất kỳ trang nào trên Onenote dành cho web, hãy bấm vào nút Danh sách sổ tay ở góc trên phía bên trái

- Lướt xuống cuối, bấm vào + Sổ tay

- Nhập tên cho sổ tay mới. Hãy để tên gợi nhắc đến nội dung ghi chú sẽ giúp bạn nhớ được các ý chính ghi chú của mình

- Ấn vào Tạo sổ tay. Lúc này, Onenote sẽ chuyển sang một trang trống mới

- Bấm vào + Mục, Onenote sẽ hiện ra những mục chứa sổ tay ghi chú của bạn mà bạn thực hiện ghi chú

- Trong phần Tên mục, hãy điền mô tả về ghi chú. Sau đó ấn Ok

Vậy là bạn có thể tạo được một sổ tay ghi chú dành cho mình trên Onenote rồi.

>> Xem thêm: Tin học văn phòng tiếng Anh là gì

2.2. Nhập, viết ghi chú trên trình duyệt

Một điều ở Onenote rát tiện ích là bạn có thể thực hiện ghi chú của mình bằng cách nhấp vào bất kỳ chỗ nào trên trang đó. bên cạnh đó, bạn cũng có thể chèn thêm ảnh và video hoặc các tệp vào ghi chú của mình.

Onenote sẽ không có lệnh lưu, vì cuốn sổ tay này đã được cài chế độ tự động lưu. Tức là bạn ghi chú đến đâu, Onenote đã lưu lại thông tin đến đó.

2.3. Thêm liên kết

Trong quá trình ghi chú, khi bạn nhập vào đó là một đường link liên kết thì Onenote cũng sẽ tự định dạng đường link đó.

Bạn cũng có thể chèn các nối kết đó vào ghi chú của mình bằng cách:

- Bấm vào văn bản mà bạn muốn định dạng nó là một liên kết

- Bấm vào Chèn -> Nối kết

- Điền URL đích của liên kết đó vào trường địa  chỉ. Sau đó bấm vào Chèn

2.4. Chèn ảnh

Bạn có thể chèn bất kỳ ảnh nào vào bất kỳ chỗ nào trên ghi chú trong Onenote của bạn.

- Đặt con trỏ vào chỗ bạn muốn chèn ảnh

- Ấn vào Chèn rồi thực hiện một trong hai thao tác là chọn ảnh từ thư viện, máy tính của bạn hoặc ảnh trực tuyến (sử dụng công cụ chụp ảnh từ chính Onenote)

2.5. Thêm nhiều trang hơn

Onenote không giới hạn với bạn về bất kỳ phương diện nào ở các ghi chú nào. Vì thế bạn có thể thêm bao nhiêu trang tùy thích.

- Ở cuối danh sách của trang, ấn vào + Trang

- Thêm tiêu đề vào mục đầu đề của trang rồi ấn Enter

Trên đây là một vài tác vụ của Onenote để bạn có thể hình dung rõ hơn trong việc sử dụng công cụ ghi chú này. Thực chất, Onenote không hề quá khó sử dụng. Điều bạn cần chính là sự để ý hơn mà thôi.

3. Một số ứng dụng nổi bật trên Onenote

Ngoài việc tạo sự thuận tiện trong các ghi chú, Onenote còn có những ứng dụng mà có thể trở thành một công cụ đắc lực cho bạn.

- Brother web connection: giúp bạn quét và tải trực tiếp hình ảnh lên Onenote và Onedrive

- Chegg: Lưu trữ câu trả lời của học sinh mổ cách dễ dàng và có thể ghim lại trên Onenote

- Cloud HQ: Đồng bộ sổ ghi chép của bạn với các lưu trữ đám mây khác, thuận tiện cho việc chia sẻ ý tưởng

- Onenote Class Notebook: Sắp xếp các giáo án và nội dung khóa học, chương trình dạy học

- Powerbot for gmail: Giúp cho việc lưu email, hội thoại và những đính kèm quan trọng vào trực tiếp Onenote thông qua giao diện Gmail.

Còn có rất rất nhiều ứng dụng tiện ích khác trên Onenote. Đây chỉ là một phần nhỏ các ứng dụng trong tất cả các ứng dụng mà Onenote hỗ trợ ấy. Hầu hết, các ứng dụng này sẽ hỗ trợ cho bạn trong việc thực hiện các ghi chú, lưu trữ thông tin và chia sẻ chúng. Tuy vậy, cũng sẽ có một số ứng dụng có vẻ như là không cần thiết cho lắm khi một vài ứng dụng khác cũng bao gồm chức năng tương tự.

4. Onenote và các phần mềm soạn thảo văn bản khác có gì khác nhau?

Hiện nay, các phần mềm, chương trình dùng cho mục đích soạn thảo, ghi chú có rất nhiều trên thị trường ứng dụng, Vậy ở Onenote có những ưu thế gì và nó khác biệt ra sao?

Hầu hết, ta có thể thấy các sổ tay ghi chép của Onenote được thiết kế cho việc thu thập và chia sẻ các các thông tin cho dữ liệu thô, chưa được xử lý, chỉnh trang. Còn với các chương trình soạn thảo văn bản khác thì được sử dụng nhằm mục đích để xuất bản các thông tin, dữ liệu đó. Vất tất nhiên đã qua xử lý.

Điều này được thể hiện:

- Các trang trong onenote có độ rộng bất kỳ, không hề giới hạn

- Ảnh bitmap có thể được dán vào mà không hề bị giảm chất lượng

- Onenote không hỗ trợ định dạng đồng nhất giữa các trang trong cùng một cuốn sổ tay

- Có thể đính kèm các dữ liệu multimedia và các liên kết web khác.

Đây là những điều cơ bản mà Onenote khác với những chương trình soạn thảo văn bản hiện nay, Chính những điều nhỏ này đã tạo nên sự khác biệt cũng như điểm nhấn cho Onenote trong thị trường các chương trình, ứng dụng hỗ trợ soạn thảo đang mọc lên như nấm.

Tùy vào mục đích sử dụng của bản thân mà bạn có thể lựa chọn được công cụ phù hợp với mình. Với những người làm nghề hành chính - văn phòng thì Onenote khá hữu dụng khi giúp họ ghi chú những công việc, ý tưởng theo một cách riêng nhất của mình.

CV xin việc

5.  Những lý do cơ bản bạn nên sử dụng Onenote

Không cần quá nhiều lý do hay mời chào, Onenote sở hữu cho mình những tính năng đặc trưng giúp cho nó tạo nên được một sức hút riêng. 

5.1. Đây là một ứng dụng hoàn toàn miễn phí

Thực tế hiện nay cho thấy các ứng dụng đều được tính phí bản quyền, Tức là người dùng sẽ phải trả phí mua ứng dụng đó rồi mới có thể sử dụng. Tuy nhiên, thời hạn sử dụng có thể khác nhau, không phải cứ mua một lần là được sử dụng mãi mãi.

Nhưng với Onenote thì lại khác. Microsoft Office đã đánh vào tâm lý của người tiêu dùng cũng như người sử dụng. Họ cung cấp Windows 10 miễn phí và mở nguồn ở Net Framework. Nhưng đặc biệt hơn cả là Onenote bao gồm tất cả những yếu tố đó và Onenote không hề mất phí. Điều này có nghĩa là bạn hoàn toàn có thể sử dụng tất cả những chức năng và công cụ đó mà không hề mất một đồng phí nào.

Nếu xét về các đối thủ của Onenote hiện nay thì việc này sẽ rất khó đánh bại. Một số ứng dụng cũng cho phép người sử dụng dùng một cách miễn phí Tuy nhiên, đây là một sự miễn phí có giới hạn. Tức là ví dụ, bạn muốn chỉnh sửa ghi chú của mình ở trên điện thoại. Nhưng để làm được điều đó bạn phải trả thêm phí.

Xét về giá và chức năng thì không có một đối thủ nào có thể đánh bại Onenote ở trên hai phương diện này.

5.2. Năng suất của bạn cao hơn khi sử dụng Onenote

Việc làm mất đi sự bất tiện trong việc tổ chức các ghi chú là lợi ích lớn đầu tiên của Onenote.

Hầu hết các ứng dụng ghi chú hiện nay đều sẽ cung cấp các trang ghi chú một cách khuôn mẫu và sẽ có sự giống nhau, đồng bộ giữa các trang. Ở Onenote, có tới ba cấp độ trong việc tổ chức các ghi chú.

Onenote cũng đã hỗ trợ các trang mẫu cho việc ghi chú. Điều này giúp bạn nhận biết được cấu trúc, cách trình bày của trang ghi chú đó, mỗi trang sẽ có những bố cục đặc biệt khác nhau. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều cho việc điều chỉnh tất cả các ghi chú phù hợp với các thiết kế tương tự.

Và một điều đặc biệt ở Onenote chính là việc bạn có thể sáng tạo chỉnh sửa mẫu trang ghi chú của bạn một cách dễ dàng. Điều này sẽ rất hợp với những bạn cầu kỳ, khó tính hoặc những người đam mê sáng tạo muốn sở hữu cho mình giao diện trang chuẩn phong cách và ý muốn của bản thân.

Hiện nay, sử dụng Onenote bạn co thể sửa được các kỹ thuật thông số khi sử dụng Onenote qua các màn hình cảm ứng. Điều này giúp bạn ghi chú tiện ích như đang sử dụng trên giấy vì có thể vẽ, thay đổi các chi tiết với độ dày, kích cỡ, màu sắc khác nhau.

5.3. Là ứng dụng có thể sử dụng dễ dàng

Onenote ngày càng linh hoạt và có nhiều tính năng hơn. Điều này đã giúp nó trở nên áp đảo so với những hương trình soạn thảo khác. Nhưng điều mà Microsoft muốn hướng đến với Onenote chính là việc dễ dàng sử dụng đối với bất kỳ ai. Và làm cho nó trở thành công cụ được sử dụng với bất kỳ mục đích nào. Điều đó lý giải cho tại sao có thông tin về học trực tuyến qua Onenote.

Và bạn cũng biết có ứng dụng Onenote Class Book hỗ trợ trong việc ghi chép lưu trữ nội dung bài học và giáo án. Vậy thì Onenote in education là một gợi ý có tính thực thi khá cao.

5.4. Onenote có mặt trên các nền tảng khác nhau

Nếu những chương trình, phần mềm khác thường bị giới hạn xuất hiện ở các nền tảng khác nhau thì Onenote lại là ứng dụng có mặt khá phổ biến và rộng rãi.

Một số nền tảng mà Onenote dược hỗ trợ là Windows, Android, Iphone, OS X, Amazon, Clipper, Chrome App, Ipad, Online Web App,... Nếu bạn chỉ nghĩ Onenote chỉ có mặt ở Windows thì bạn đã nhầm rồi đây. Onenote phổ biến rộng rãi hơn bạn tưởng.

5.5. Đồng bộ trực tiếp với cloud

Với việc đồng bộ giữa onenote và các ứng dụng lưu trữ đám mây giúp cho việc sử dụng ứng dụng này trở nên thuận tiện hơn. Giữ các ghi chú trên cloud là một điều rất tốt và cần thiết vì bạn có thể đăng nhập và tìm kiếm dễ dàng khi không mang theo điện thoại hay máy tính của mình có onenote.

Có thể nói, Onenote đang là một công cụ ghi chép có ưu thế nhất hiện nay. Nhờ có phần mềm này mà việc ghi chép được dễ dàng thực hiện hơn rất nhiều và đem lại những kết quả nhất định cho người sử dụng. 

Tìm việc

Hy vọng bài viết này thực sự bổ ích với các bạn, và đã giúp các bạn hiểu rõ hơn về chương trình soạn thảo đa tính năng này. Qua đó, bạn có thể biết thêm một công cụ hữu ích cho công việc cũng như các hoạt động khác của bản thân.