Monday , 15/04/19
NEWS

Nhân viên văn phòng là gì? Tin mới nhất về nhân viên văn phòng

Nhân viên văn phòng là một trong những nghề khá quen thuộc và phổ biến của nước ta hiện nay. Bạn đã biết nhân viên văn phòng là gì? Nếu bạn đang do dự và  suy nghĩ có nên chọn nghề này hay không thì hãy đọc bài viết dưới đây nhé. Các kiến thức chia sẻ sau đây sẽ giúp cho bạn có những thông tin mới nhất về nghề này từ đó rút ra được kinh nghiệm biết cách tìm việc làm nhanh ngay trên Timviec365.vn!

Khái niệm về nhân viên văn phòng

Nhân viên văn phòng là cụm từ thường được sử dụng rất nhiều trong lĩnh vực hành chính văn phòng. Bất kể trong một văn phòng nào cũng có những nhân viên kiêm nhiệm lĩnh vực này. Nhân viên văn phòng là gì? Trong tiếng anh mọi người thường định nghĩa đó là những “Office Staff”. Đây là một trong những người thường xuyên được ví như là “bảo mẫu” của công ty, thực hiện các công việc nhất định thuộc các lĩnh vực về hành chính. Hầu hết tại các cơ quan nhà nước hay doanh nghiệp hiện nay, nhân viên văn phòng là bộ phận gần như không thể thiếu của bất cứ đơn vị nào.

Khái niệm về nhân viên văn phòng

Nhân viên văn phòng là một bộ phận cốt lõi được coi là một cái nôi nuôi dưỡng và phục vụ cho tất cả hoạt động của công ty, từ khâu giải quyết các thủ tục về hành chính và lễ tân đón khách, đến những sự kiện hoạt động hỗ trợ cho toàn thể nhân viên, ngoài ra còn có thể tư vấn pháp lý cho lãnh đạo nếu cần thiết. Vì tính chất công việc như vậy, ở nhiều công ty, bộ phận làm nhân viên văn phòng được bố trí và sắp xếp hợp lý để thuận tiện cho việc trao đổi, hỗ trợ lẫn nhau.

Những kiến thức chung về nghề nhân viên văn phòng

Để có thể lựa chọn nghề nhân viên văn phòng bạn cần tìm hiểu các kiến thức trên lĩnh vực này. Những kiến thức chung nhất dưới đây sẽ giúp bạn thành công hơn và có những lựa chọn đúng đắn khi quyết định có lựa chọn làm công việc của một nhân viên văn phòng hay không?

Mô tả công việc của nhân viên văn phòng

Một nhân viên văn phòng cần thực hiện rất nhiều công việc. Bạn đã biết những công việc một nhân viên khi làm việc trong văn phòng là thực hiện những gì?

Thông thường các công việc của nhân viên văn phòng bao gồm:

Thực hiện công việc lễ tân trong văn phòng

Các công việc của một lễ tân mà nhân viên văn phòng cần thực hiện có những công việc như:

1.Trả lời và tiếp nhận điện thoại từ khách hàng

2. Thực hiện các công việc đón khách thay lãnh đạo và giám đốc

3. Xử lý và giải quyết những thông tin ban đầu và hướng dẫn khách mời đến bộ phận chức năng khi họ có nhu cầu về các vấn đề liên quan đến công việc của nhân viên văn phòng.

4. Tổ chức các các cuộc họp của công ty, tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo được hiệu quả.

Bên cạnh đó nhiệm vụ của họ có thể làm các công việc khách tiết, đối nội, các hoạt động tập thể, phong trào khi công ty tổ chức. Tổ chức những hoạt động thiết yếu khi công ty lập kế hoạch liên quan đến quyền hạn và nhiệm vụ của mình.

Mô tả công việc của nhân viên văn phòng

Tổ chức và thực hiện công việc liên quan đến nghiệp vụ

Trong nhiệm vụ của những nhân viên văn phòng không thể thiếu công việc liên quan đến công tác văn thư, công tác tham mưu tổng hợp,... Các hoạt động họ cần thực hiện trong lĩnh vực này bao gồm:

1. Thực hiện các công việc về tiếp nhận công văn, xử lý những văn bản giấy tờ, các văn bản gửi đến công ty, phân loại và gửi đến từng bộ phận thực hiện tương ứng với các chức năng được bàn giao.

2. Tiếp nhận những bản hợp đồng, quyết định, công văn và bảo quản, lưu trữ tất cả các tài liệu nội bộ và những tài liệu bên ngoài phục vụ cho hoạt động tra tìm thông tin.

3. Tiến hành chấm công cho nhân viên công ty, những trường hợp xin đến muộn, về sớm, nghỉ phép đều được thực hiện qua nhân viên văn phòng

4. Những công việc thường ngày vẫn phải làm của nhân viên văn phòng là gì? Đó có thể là sắp xếp lịch làm việc, lịch họp cho giám đốc công ty theo đúng lịch trình, sắp xếp một cách khoa học, phù hợp nhất.

5. Tham mưu, góp ý đề xuất cho lãnh đạo, bên cạnh đó đưa ra những giải pháp phù hợp nhằm phát triển công ty một cách tốt nhất.

Quản lý trang thiết bị kỹ thuật và cơ sở vật chất

Bên cạnh những công việc về nghiệp vụ, nhân viên văn phòng còn thực hiện các công việc liên quan đến hậu cần. Tiêu biểu là những công việc như sau:

1. Quản lý trang thiết bị kỹ thuật, trang bị mua sắm tài sản công ty khi bị hư hỏng hay cần sửa chữa bảo dưỡng,...

2. Cung cấp các vật phẩm, thiết bị, văn phòng phẩm và đồ dùng theo nhu cầu của nhân viên nhằm đáp ứng tiêu chuẩn và nhu cầu làm việc hiệu quả nhất.

3. Bên cạnh đó họ cũng là người quản lý văn phòng phẩm như sách, báo, tạp chí những tài liệu có giá trị, tài liệu tra cứu trong quá trình làm việc của nhân viên trong cơ quan.

Nếu bạn xác định tìm một công việc liên quan đến nhân viên văn phòng trước hết những công việc đã mô tả trên bạn cần phải thành thạo, nắm vững những kiến thức, đồng thời thực hiện tất cả những kỹ năng một cách tốt nhất. Như vậy, bạn có thể đáp ứng các yêu cầu của ngành này.

>>> Xem thêm: OQC là gì? Tìm kiếm việc làm nhân viên OQC có đơn giản?

Bạn có biết nhân viên văn phòng cần bằng cấp gì?

Để có thể trở thành một nhân viên văn phòng đúng chuẩn mực bạn cũng cần có cho mình những năng lực và bằng cấp nhất định.

Trước hết bạn cần có bằng cấp tốt nghiệp ngành hành chính nhân sự, ngành quản trị văn phòng để đáp ứng được yêu cầu của nhà tuyển dụng.

Không chỉ vậy cần có một số chứng chỉ như chứng chỉ về ngoại ngữ, tin học, chứng minh bạn là người có đủ năng lực để khi nhà tuyển dụng nhìn vào bạn, họ có thể chọn lựa nhé.

Lương của nhân viên hành chính văn phòng

Mức lương là một trong những vấn đề khi lựa chọn ngành hành chính văn phòng mà nhiều người quan tâm. Nhân viên văn phòng là gì? Mức lương của họ ra sao? Có nhiều mức lương khác nhau tùy thuộc vào cấp bậc của mỗi người bạn có thể tham khảo theo từng vị trí việc làm.

Lương của nhân viên hành chính văn phòng

Cấp bậc nhân viên

Mức lương của những người làm nhân viên dao động trong khoảng từ 5,5 triệu VNĐ – 7 triệu VNĐ dành cho các vị trí như nhân viên tiếp tân , nhân viên hành chính nhân sự. Đối với nhân viên thực hiện các công việc này mức lương áp dụng như vậy theo mức cơ sở cũng đảm bảo các tiêu chí để bạn có thể xem xét và lựa chọn nó.

Cấp bậc thư ký

Nếu khi bạn làm văn phòng nhưng giữ chức vụ là thư ký hay trợ lý bạn sẽ được hưởng mức lương trung bình là 8,5 triệu VNĐ – 12 triệu VNĐ bao gồm các công việc của người thư lý, trợ lý cho giám đốc.

Cấp bậc quản trị

Nhân viên hành chính văn phòng sẽ được nhận mức lương là 9 triệu VNĐ – 25 triệu VNĐ. Tuy nhiên tại cấp bậc này yêu cầu đây phải là những người có trình độ chuyên môn cao, hiểu biết rộng rãi về nhiều lĩnh vực, tốt nghiệp các ngành ngôn ngữ, nhân sự, quản trị kinh doanh,…đồng thời có ít nhất là từ 2 năm kinh nghiệm trở lên thì mới được xem xét.

Xét về mặt lý thuyết mỗi ngành đều có một mức lương phù hợp với mức độ công việc được giao. Nếu bạn đang cần tìm kiếm việc làm cho một nhân viên văn phòng với mức lương thích hợp và ưu đãi bạn có thể tìm kiếm tại timviec365.vn, ở đó có rất nhiều công việc dành cho nhân viên văn phòng với các chế độ rất hợp lý tại nhiều tỉnh thành trên cả nước. Bạn có thể tham khảo thông tin và tìm kiếm việc làm cho mình dễ dàng và thuận tiện nhất.

>>> Bạn có thể tìm việc làm tại Đồng Nai ngay hôm nay hay tại bất kì tỉnh thành nào khác chỉ với những thao tác đơn giản trên website Timviec365.vn

Các kỹ năng một nhân viên văn phòng nên có

Kỹ năng về giao tiếp

Giao tiếp hiện nay đóng vai trò rất  quan trọng không chỉ trong lĩnh vực văn phòng nói riêng mà tất cả các lĩnh vực nói chung. Giao tiếp tốt sẽ đem lại các thuận lợi cho người nhân viên hơn trong việc lắng nghe ý kiến của người khác, xây dựng niềm tin và tôn trọng các ý kiến, quan điểm của người khác. Yêu cầu về giao tiếp đối với nhân viên văn phòng không nhất thiết phải nói hay như diễn giả, nhưng phải biết cách linh động và sáng tạo trong từng sự kiện và trong từng vấn đề. Do vậy rèn luyện cho mình những kỹ năng về giao tiếp nhất định bạn sẽ có nhiều thuận lợi hơn.

Kỹ năng về giao tiếp

Kỹ năng về nghiệp vụ

Một nhân viên văn phòng chắc chắn cần nắm rõ những kỹ năng trong công việc của mình. Tuy nhiên cũng cần lưu ý rèn luyện cho mình những kỹ năng như: Kỹ năng sử dụng máy vi tính, sử dụng thành thạo Word, Excel ….Khả năng tự tìm tòi, học hỏi cách dùng các công cụ khác nhau trong công việc cũng rất cần thiết. Do vậy bạn cần chú ý rèn luyện thêm những kỹ năng này nhé.

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Trong công việc luôn có những khó khăn và vướng mắc gặp phải. Không phải lúc nào công việc bạn làm cũng luôn thuận lợi, suôn sẻ. Sẽ có những vấn đề phát sinh không thể lường trước được. Bạn cần phải biết cách giải quyết vấn đề một cách khoa học thông minh để không làm ảnh hưởng đến thành quả công việc, không gây chia rẽ mất đoàn kết xung quanh nội bộ nhé.

Kỹ năng lắng nghe

Chắc chắn rằng ai cũng biết nghe và lắng nghe đúng không nào, nhưng nghe làm sao để đạt được hiệu quả thì không phải ai cũng làm được. Lắng nghe là nghe một cách chuyên tâm, thấu hiểu người khác về những gì họ đang nói và truyền đạt, không phải nghe cho có lệ hay nghe hời hợt, vu vơ. Vì vậy, lắng nghe để có thể hiểu, để cảm thông và tiếp nhận những kiến thức bổ ích rất cần thiết đối với nhân viên làm nghề văn phòng.

Ham học hỏi và năng động

Ngoài những kỹ năng trên để trở thành một nhân viên văn phòng bạn cũng cần có sự rèn luyện của bản thân. Luôn cố gắng phấn đấu học hỏi, đồng thời trau dồi các kỹ năng trong công việc, tiếp thu những cái tiến bộ, tinh hoa, loại bỏ những cái xấu và cái không đồng đều.

Bên cạnh đó bạn cũng hãy rèn luyện cho mình sự tự tin, năng động, luôn thay đổi tư duy nhạy bén và sáng tạo để đạt các hiệu quả cao hơn về thành tích nhé.

Những khó khăn khi làm nhân viên văn phòng

Bất kể một công việc văn phòng nào cũng gặp khó khăn nhất định. Vậy khó khăn bạn có thể gặp phải khi làm nhân viên văn phòng là gì? Tôi sẽ giúp bạn về thông tin này nhé.

Lương không cao như mọi người nghĩ

Nhiều người cho rằng mức lương của nhân viên văn phòng khác cao. Tuy lương cứng của nhân viên văn phòng cao hơn so với bộ phận khác, nhưng những nhân viên văn phòng ít được các khoản trợ cấp và tiền thưởng, hoa hồng như những ngành nghề khác, ... Chính vì vậy những người làm nhân viên văn phòng lương thường thấp hơn những ngành khác.

Áp lực về công việc

Nhân viên văn phòng luôn gặp những áp lực trong khi thực hiện công việc. Đa số họ sẽ phải tiếp xúc với công việc và máy tính hàng ngày và thời gian nghỉ ngơi cũng rất ít. Những người làm tự do thì họ có thể ra ngoài thường xuyên, không phải đối diện với sếp mỗi ngày, không phải dè chừng khi làm việc cá nhân, không gò bó theo khuôn khổ, giữ hình tượng,... Tuy nhiên đối với nhân viên văn phòng lại khác, nếu họ gặp phải những vị sếp khó tính cộng với áp lực về công việc sẽ làm cho họ gặp rất nhiều khó khăn.

Áp lực về công việc

Sức khỏe bị ảnh hưởng

Nghiên cứu chỉ ra rằng, một người nếu ngồi trên 8 tiếng một ngày những bệnh về ung thư , rối loạn cơ xương, béo phì, bệnh về tim mạnh, thận sẽ cao hơn những người bình thường rất nhiều. Chưa kể đến việc ngồi nhìn vào màn hình máy tính sẽ gây nên những bệnh về mắt như: Ngứa mắt, mỏi mắt, rối loạn thị lực, thậm chí còn có thể làm cho bạn đau đầu, chóng mặt hoặc nhiều triệu chứng bệnh lý khác.

Trong văn phòng làm việc nếu môi trường bức bối, chật hẹp, không có cây xanh làm cho cơ thể thường xuyên bị thiếu oxy dễ buồn ngủ ảnh hưởng đến năng suất chất lượng công việc.

Bên cạnh đó khi tiếp xúc với bàn phím và máy tính cũng là một trong những ổ chứa vi khuẩn tương đối nhiều ảnh hưởng đến sức khỏe. Theo các chuyên gia, bàn phím máy tính chứa một lượng vi khuẩn vô cùng lớn và cao gấp 150 lần giới hạn cho phép. Hơn nữa, những người làm nhân viên văn phòng thường rất nhiều khi bị nhiễm các bệnh về da và dị ứng do tiếp xúc với những ổ vi khuẩn này.

Nhan sắc bị xuống cấp

Thông thường những người làm trong văn phòng thường là những người ít vận động, cơ thể có nhiều biến đổi. Có thể bạn sẽ bị béo bụng do lớp mỡ tích tụ khi ngồi nhiều. Khi ngồi dưới điều hòa nhiều da dẻ sẽ khô và nứt nẻ, nhan sắc có thể bị xuống cấp. Hơn thế nếu tư thế ngồi làm việc của bạn không đúng tiêu chuẩn bạn có thể gặp phải các bệnh như cong đốt sống lưng, đau mỏi vai gáy,...

Tóm lại, mỗi một công việc đều có những đặc thù riêng và làm trong một môi trường nhất định. Để chọn lựa có nên làm nghề này hay không bạn cần nắm tất cả  những thông tin về nhân viên văn phòng là gì để có những quyết định đúng đắn nhất nhé.

Tác giả: Vi Linh