Winword là gì? Những kiến thức cơ bản về winword mà bạn cần biết

1. Winword là gì?

Winword hay còn được biết với một tên gọi khác là Microsoft Word thuộc bộ công cụ tin học văn phòng gồm những gì của Microsoft Office bao gồm Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook,.... Hiểu một cách đơn thuần thì winword chính là phần mềm soạn thảo văn bản chuyên dụng trên các nền tảng của Windows và cũng là ứng dụng chính được ứng dụng phổ biến không thể thiếu trong tin học văn phòng tiếng anh hỗ trợ các công việc như: soạn thảo các loại văn bản thông thường, văn bản hành chính, biên bản, tài liệu, giấy tờ, sách báo…. trong các công tác văn phòng cũng như nhu cầu của bất kỳ cá nhân nào hiện nay.  Winword cho phép người dùng làm việc với văn bản thô (text), các hiệu ứng về màu sắc, phông chữ, cùng với đó có thể là các hình ảnh về đồ họa và nhiều các hiệu ứng đa phương tiện khác như: video, âm thanh,.., thao tác với bảng - cách lập bảng trong word, phần mềm chuyển hình ảnh sang word, cách bỏ gạch đỏ trong word, cách ngắt trang trong word 2024,... giúp cho việc soạn thảo của người dùng trở lên đa dạng và thuận tiện hơn rất nhiều

Các bản xuất của tập tin Word thường sẽ có đuôi là .doc, nhưng từ Word 2024 trở đi sẽ có định dạng .docx. Ngoài việc giúp người dùng có thể tạo được tập tin dưới dạng văn bản thô (.txt) thì với các tính năng mới nhất của winword, cung cấp nhiều khuân mẫu , kiểu đã được định nghĩa sẵn, giúp người dùng có thể dễ dàng kết hợp làm việc với các định dạng khác, chẳng hạn như thiết kế trang web hay xử lý siêu văn bản.

Trong đó nó sẽ bao gồm những tính năng chi tiết như sau:

- Thực hiện thiết kế xây dựng giao diện đồ họa thông qua hệ thống hộp thoại và thực đơn với hình thức thẩm mỹ rất cao

- Thực hiện giao tiếp và trao đổi dữ liệu với các ứng dụng khác

- Cung cấp các chương trình tiện ích và phụ trợ giúp con người thực hiện các dạng văn bản đặc biệt

- Thực hiện việc rà soạt kiểm tra để sửa các lỗi chính tả, các lỗi gõ tắt, macro giúp con người có thể dễ dàng sử dụng soạn thảo các văn bản nước ngoài và tăng tốc độ xử lý văn bản

- Có các chức năng biểu cảm mạnh và dễ dùng

Ngày nay với sự phát triển như vũ bão của công nghệ số, sự ra đời của winword đang dần trở thành một trong những công cụ không thể thiếu trong việc giúp cong người nắm bắt kịp những xu hướng đó.

>> Xem thêm: Cách in văn bản trong word 2024

2. Những điều có thể bạn chưa biết về winword

2.1. Cách khởi động

Để có thể khởi động và sử dụng winword, bạn có thể tiến hành thực hiện theo 1 trong 2 cách sau:

Cách 1: Trên màn hình của máy tính bạn kích chuột vào giao diện Start, theo một liệu trình như sau: Start – Programs – Microsoft Word

Cách 2: Nếu biểu tượng Microsoft Word đã xuất hiện trên giao diện destop ngoài màn hình hay trên thanh tác vụ của máy tính thì bạn có thể kích luôn vào

Cách 3: Trường hợp nếu bạn muốn mở nhanh một tệp văn bạn soạn thảo trên Word gần đây nhất, bạn có thể thực hiện như sau: Start – Documents và chọn tệp văn bản Word cần mở

2.2. Các công cụ trên winword

Sau khi khởi động được winword trên màn hình máy tính của bạn sẽ xuất hiện những công cụ với các tính năng như sau:

- Tiêu đề cửa sổ: là phần thanh trên cửa sổ, chứa tên của tệp văn bản bạn đang làm việc.

-  Menu bar: nghĩa là thực đơn của hàng nganh, đây là dòng chứa các lệnh của winword, trong đó với mỗi lệnh trên menu bar cũng sẽ tương ứng với mỗi thực đơn dọc (Menu PopUp)

Để mở thực đơn dọc, bạn thực hiện một trong các thao tác như sau:

Cách 1: chỉ con trỏ chuột vào tên thực đơn dọc trên Menu bar mà bạn muốn chọn, rồi kích chuột trái để mở thực đơn đó

Cách 2: Gõ phím F10, tiếp đó di chuyển con trỏ chuột đến thực đơn dọc cần mở và ấn nút trái chuột.

-  Tools Bar: có nghia là thanh công cụ, nó chứa một số biểu tượng và thể hiện một số các lệnh thông dụng mà người dùng sẽ thường xuyên phải ứng dụng trong văn bản của mình. Nên thay vì sẽ phải vào từng hộp menu để chọn ra các lệnh cần tìm thì người dùng chỉ cần click đúp chuột lên biểu tượng của lệnh đó trên thanh Tools Bar

Ví dụ: Bạn muốn lưu tệp văn bản sau khi đã soạn thảo xong, thì thay vì việc phải vào menu File chọn Save thì bạn chỉ cần click đúp chuột lên biểu tượng đĩa mềm.

Ngoài ra trên hệ thống thanh công cụ cũng sẽ bao gồm rất nhiều những thanh công cụ nhỏ khác tương ứng với các lệnh phục vụ thực hiện một số những công việc nào đó, dưới đây là một số những lệnh khác mà bạn cần chú ý để có thể dễ dàng sử dụng khi soạn thảo  văn bản của mình hơn

- Các Tool Bar có thể tắt hay mở bằng lệnh View/ToolBar

- Để muốn biết ý nghĩa cũng như công dụng của biểu tượng đó là gì, bạn đưa mũi tên chuột lên biểu tượng đó nhưng không kích chuột hay nhấn giữ mà chỉ để yên và để khoảng vài giây

- Formating Bar: có nghĩa là thanh định dạng, Formating Bar chứa biểu tượng và các hộp dành riêng cho việc định dạng văn bản, ví dụ như: kiểu dáng, loại font chữ, cỡ font chữ, căn lề ...

Ruler (thước): Trong một văn bản, Ruler sẽ được hiển thị thước theo chiều dọc và chiều ngang của văn bản đó. Tuy nhiên thì bạn cũng có thể tắt hay mở lại bằng biểu tượng View/Ruler.

- Text area: có nghĩa là vùng văn bản,  Text area được hiểu là vùng lớn nhất dùng để nhập văn bản.

- Status Bar (thanh trạng thái): Trong một văn bản, Status Bar chính là cộng cụ hiển thị tình trạng của cửa sổ văn bản hiện tại, nó có thể là: số thứ tự cửa sổ, số thứ tự của trang, tổng số trang, vị trí con trỏ ( dòng, cột), tình trạng, giờ của Capslock, Numlock,... Bạn có thể thấy Status Bar nằm ở dòng cuối cùng của màn hình.

2.3. Các tổ hợp phím tắt trên winword mà bạn cần nắm được

Ctrl + A: Chọn tất cả

Ctrl + B In đậm

Ctrl + C: sao chép

Ctrl + D: Lấp đầy

Ctrl + F: Tìm kiếm

Ctrl + G: Tìm ví dụ tiếp theo của văn bản

Ctrl + h - thay thế

Ctrl + i - nghiêng

Ctrl + k - chèn một siêu liên kết

Ctrl + n - mở mới workbook

Ctrl + p - in

Ctrl + s - lưu trữ

Ctrl + u - gạch gạch

Ctrl + v - dán

Ctrl + w - gần

Ctrl + x - cắt

Ctrl + y - lặp lại

Ctrl + z - hủy bỏ

F1 - giúp đỡ

F2 - phiên bản

F3 - dán tên

F4 - lặp lại hành động cuối cùng

F5 - truy cập

F6 - ngăn tiếp theo

F7 - kiểm tra đánh vần

F8 - phần mở rộng của chế độ

F9 - recalculate tất cả mọi người

F10 - kích hoạt thanh thực đơn

F11 - đồ thị mới

Ctrl + +:-chèn vào thời điểm hiện tại

Ctrl + +;-chèn ngày hiện tại

Ctrl + "- sao chép giá trị phần tử ở trên

Ctrl + '- sao chép công thức từ phần tử ở trên

Ca - điều chỉnh bản dịch cho các chức năng bổ sung trong thực đơn excel

Ca + F2 - chỉnh sửa bình luận

Ca + F3 - dán chức năng vào công thức

Ca + F4 - tìm kiếm tiếp theo

Ca + F5 - tìm

Ca + F6 - bảng điều khiển trước đây

Ca + F8 - thêm vào lựa chọn

Ca + F9 - tính bảng làm việc hoạt động

Ca + F10 - trưng bày thực đơn popup

Ca + F11 - bảng tính mới

Ctrl + F3 - đặt tên

Ctrl + F4 - gần

Ctrl + F5 - kích thước của cửa sổ phục hồi

Ctrl + F6 - cửa sổ workbook tiếp theo

Ca + Ctrl + F6 - cửa sổ workbook trước đây

Ctrl + F7 - di chuyển cửa sổ

Ctrl + F8 - thay đổi kích cỡ cửa sổ

Ctrl + F9 - giảm thiểu các workbook

Ctrl + F10 - tối đa hoặc phục hồi cửa sổ

Ctrl + F11 - inset 4.0 tờ macro

Ctrl + F1 - tập tin mở

Alt + F1 - chèn đồ thị

Alt + F4 - đầu ra

Alt + F11 - biên tập viên cơ bản visual

Ctrl + Shift + F3 - tạo tên sử dụng tên của hàng và nhãn cột

Ctrl + Shift + F6 - cửa sổ trước

Ctrl + Shift + F12 - in

Alt + ca + F1 - bảng tính mới

Ctrl + '. Chuyển đổi giá trị / Hiển thị của công thức

Ctrl + Shift + a - chèn tên trong công thức

Mũi Tên Alt + down - danh sách xem tự động

Ctrl + Shift + ~ - định dạng chung.

2.4. Cách làm việc trên winword

2.4.1. Nhập văn bản

Nhập văn bản có lẽ là thao tác đầu tiên mà bạn cần phải thực hiện, thông thường thì đoạn văn bản trên một tập tài liệu sẽ tương đối dài, nên để có thể thực hiên nhanh được thao tác này thì ngoài việc tiếp cận được nhiều các tính năng nhập văn bản thì bạn cũng cần phải tôi luyện được thao tác gõ phím bằng 10 ngón nữa nhé

2.4.2. Sao chép văn bản

Nghĩa là quá trình mà bạn sẽ phải đưa một khối tài liệu từ một nội dung của văn bản sẵn có sang một văn bản mới. Sao chép văn bản thường được được áp dụng trong trường hợp phải gõ lại một đoạn văn bản dài, trong khi đoạn văn bản đó lại giống hệt với một đoạn văn bản đã có sẵn trong các tài liệu trước

Để có thể sao chép đoạn văn bản đó bạn thực hiện một trong các thao tác như sau:

Bước 1: Thực hiện bôi đen để lựa chọn đoạn văn bản cần được sao chép

Bước 2: Thực hiện thao tác sao chép văn bản, có rất nhiều cách sao chép mà bạn có thể lựa chọn 1 trong những cách sau nhé:

- Trên đoạn văn bản được bôi đen, bạn nhấp chuột phải và chọn “Copy”

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C

- Nhấp vào biểu tượng Copy trên thanh công cụ Standard

- Mở mục Edit, chọn Copy

Bước 3: Thực hiện dán nội dung đoạn văn bản đã sao chép vào văn bản mới, đặt con trỏ chuột vào vị trí cần dán nội dung và thực hiện một trong số những thao tác như sau:

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V

- Nhấn chuột phải và chọn Paste Options

Ngoài ra bạn có thể dùng phương pháp kéo rê chuột từ vùng văn bản này sang văn bản khác

2.5. Xử lý các cửa sổ trên winword

Khi làm việc, winword cho phép bạn có thể thực hiện làm việc đồng thời với nhiều văn bản trên các cửa sổ khác nhau, nên khi vừa khởi động Word sẽ tự động mở một cửa sổ và mặc định với cái tên là Document. Nên để có thể mở thêm một cửa sổ mới, bạn có thể kích chuột vào Menu sau đó chọn New hoặc Open hay nó cũng tương ứng với tổ hợp phím Ctrl + N hoặc Ctrl + O

Tại một số trường hợp sẽ chỉ có một số cửa sổ làm việc được kích hoạt, nên nếu bạn muốn làm việc thêm với một cửa sổ mới bạn gõ Alt + W và chọn số thứ tự tương ứng với số cửa sổ mà bạn muốn kích hoạt

Để có thể tiết kiệm bộ nhớ cũng như tăng tốc độ xử lý văn bản, bạn nên chỉ giữ lại những cửa sổ đang cần làm việc và trao đổi thông tin với nhau và đóng các cửa sổ không cần thiết. Để đóng các cửa sổ không cần thiết, bạn có thể vào menu File và chọn Close, hoặc bạn cũng có thể click chuột trực tiếp vào biểu tượng Close trên thanh Menu Bar.

2.6. Lưu trữ tài liệu

Để có thể lưu trữ tài liệu bạn có thể sử dụng một trong số những thao tác sau: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S hoặc vào Menu File, chọn save

Đối với trường hợp tài liệu văn bản lần đầu lưu trữ hay muốn nhân bản sang một tệp thư mục mới, thì bạn cần phải tạo tên cho tệp thư mục đó, bằng thao tác sau: vào Menu File, chọn Save As, tiếp đó nhập tên tệp và chọn thự mục để lưu tệp văn bản đó

Khi bạn muốn đặt cấu hình để lưu tên tệp, bạn có thể làm như sau: vào menu Tools, chọn Options, sau đó chọn mục Save. Bạn sẽ thấy hộp thoại Save Options xuất hiện, từ đó bạn có thể chọn và sử dụng một số cấu hình khác nhau.

- Always create Backup Copy: Luôn tạo tệp phòng hờ ( *.BAK) khi lưu tệp lên đĩa.

- Allow Fast Save: là công cụ cho phép người dùng lưu tệp nhanh (tuy nhiên nó sẽ chỉ lưu trong phạm vi những phần sửa đổi không tạo tệp *.BAK)

- Save Autorecover info every: là công cụ giúp người dùng có thể tự động lưu tệp tin sau từng khoảng thời gian nhất định. Nên nếu trường hợp đang làm việc mà máy tính gặp những sự cố bát ngờ như: chập điện, màn không lên nguồn,… thì khi được khởi động lại bạn vẫn có thể cứu được một phần thông tin đã được soạn thảo trước đó

Trường hợp bạn muốn lưu trữ tài liệu dưới dạng HTML, thì HTML là một định dạng chuẩn được sử dụng cho các trang WEB, nên để thực hiện bạn vào thực đơn dọc File, chọn Save as HTML...

Chú ý:  Save, Save as chỉ có thể thực hiện được việc lưu tài liệu trên cửa sổ đang mở.

2.7. Kết thúc Winword

Để kết thúc Winword, bạn có thể sử dụng một trong 3 cách sau

- Cách 1: Click đúp chuột vào biểu tượng Control Menu Box.

- Cách 2: Vào menu File, chọn exit (hay cũng có thể nhấn tổ hợp phím Alt + F, hay Alt + X)

- Cách 3: Dùng tổ hợp phím Alt+F4.

>> Xem thêm: Không gõ được tiếng việt trong word

3. Nguyên tắc nhập một văn bản trong Winword

Với việc nhập văn bản trong Winword, bạn cần nắm được những nguyên tác sau:

- Công dụng của phím Enter là dùng để ngắt một Paragraph. Bởi thế mà bạn không được dùng Enter để ngắt các dòng trong một đoạn, mà phảinhấn Shift + Enter để tạo một dòng mới trong đoạn văn bản

- Với những Paragraph có tính chất điều khoản, người dùng bắt buộc phải dùng các phím Tab và các sau tiêu đề của Paagraph đó.

- Gõ các dấu (:) ngay sát ký tự cuối cùng của từ trước và cách ký tự đầu tiên của từ sau một ký tự trống

Trên đây là một số những thông tin chia sẻ “Winword là gì”, hy vọng rằng thông qua các kiến thức được chia sẻ trong bài viết đã đem đến cho bạn thêm nhiều những điều thú vị về Winword. Mọi ý kiến đóng góp của bạn đọc xin được để lại bình luận bên dưới hoặc gửi về hòm thư timviec365.vn@gmail.com, chúng tôi sẽ tiếp nhận và gửi phản hồi trong một khoảng thời gian sớm nhất