Thủ tục và quy trình phát hành hóa đơn điện tử đầy đủ nhất

1. Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử bạn cần biết

Trước khi tìm hiểu thủ tục phát hành hóa đơn điện tử chúng tôi cung cấp cho bạn thông tin có những loại hóa đơn điện tử nào để bạn có thể lựa chọn đúng loại hóa đơn phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp bạn nhé!

1.1. Có những loại hóa đơn điện tử nào đang được sử dụng

Hiện nay, có hai loại hóa đơn điện tử đang được sử dụng một cách rộng rãi. Loại thứ nhất chính là hóa đơn điện tử cũ, loại hóa đơn này được sử dụng và áp dụng theo thông tư 32/2024/TT-BTC được ban hành bởi nhà nước ta.

Loại thứ hai là hóa đơn điện tử mới loại này được sử dụng và áp dụng theo nghị định 119/2024/NĐ-CP, nghị định 123/2024/NĐ-CP và thông tư được sử dụng là 68/2024/TT-BTC.

Hai loại hóa đơn này đều được sử dụng một cách phổ biến. Tuy nhiên, có một lưu ý cho việc sử dụng, phát hành hóa đơn điện tử loại mới đó là bạn cần phát hành loại hóa đơn này khi được cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Nếu bạn không thuộc trường hợp này thì bạn hoàn toàn có thể sử dụng hóa đơn điện tử loại cũ. Khi cơ quan thuế không yêu cầu công ty bạn phải thực hiện việc chuyển đổi phát hành hóa đơn điện tử thì bạn sẽ không phải thực hiện việc này.

1.2. Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử bạn cần biết

Ở nội dung của mục này chúng tôi chia sẻ cho bạn thủ tục phát hành hóa đơn điện tử của cả hai loại hóa đơn cũ và mới nêu trên. Thủ tục phát hành cả hai loại hóa đơn điện tử mới và cũ đều được tuân thủ theo 3 bước dưới đây:

1.2.1. Lựa chọn doanh nghiệp mình được phát hành hóa đơn điện tử

Bước thứ nhất mà các chủ doanh nghiệp hoặc bộ phận kế toán thuế của doanh nghiệp sẽ cần thực hiện việc lựa chọn sang sử dụng giải pháp phát hành hóa đơn điện tử để có thể đáp ứng các quy định, yêu cầu theo pháp luật nhà nước đề ra về hóa đơn điện tử để có thể triển khai các hoạt động kinh doanh thuận tiện nhất có thể.

Để làm việc này bạn có thể  vào Google và truy cập vào các trang web thuộc chi Cục thuế tại địa phương mà bạn đăng ký kinh doanh để có thể tham khảo các thông tin cần thiết về các đơn vị hỗ trợ cũng như thông tin về bộ hồ sơ mà bạn cần chuẩn bị.

Việc này ban đầu có vẻ khá phức tạp nhưng sau khi hoàn thành thì đây sẽ là một bước khiến doanh nghiệp của bạn có thể cắt bớt nhân lực và thời gian trong việc quản lý và thực hiện các thủ tục hành chính, quản lý hóa đơn. Quản lý hóa đơn điện tử sẽ trở nên đơn giản và đỡ nhầm lẫn hơn khi bạn quản lý hóa đơn giấy, hơn nữa, ngày nay bạn hoàn toàn có thẻ sử dụng các phần mềm quản lý hóa đơn để hỗ trợ cho bạn trong việc này, phần mềm quản lý hóa đơn 365 đang là một phần mềm được nhiều doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn.

1.2.2. Chuẩn bị hồ sơ để có thể phát hành hóa đơn điện tử

Để chuẩn bị hồ sơ để có thể phát hành hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mình bạn cần ban hành về Quyết định về việc thực hiện HĐĐT theo mẫu được quy định và đã được nhà nước đính kèm khi ban hành thông tư  số 32/2024/TT-BTC. Mẫu này cần đảm bảo là đã được ký bởi những người có thẩm quyền trong việc này đồng thời nó cũng cần phải được đóng dấu bởi đơn vị.

Tiếp theo đó, doanh nghiệp cần lập thông báo về việc phát hành HDDT dựa theo mẫu đã được đính kèm trong thông tư 32/2024/TT-BTC được nhà nước ban hành vào năm 2024. Bên cạnh đó bạn cũng có thể lập mẫu phát hành theo mẫu số TB01/AC trong các phần mềm thuế, hóa đơn chuyên dụng.

Nếu các bạn thực hiện việc nộp hồ sơ một cách trực tiếp thì bạn bắt buộc phải sử dụng mẫu số hai đây là mẫu thông báo phát hành được đính kèm trong thông tư mà chúng tôi vừa mới đề cập ở trên.

Sau khi hoàn thành các công việc trên bạn cần tạo HDDT theo đúng mẫu đã được quy định gửi cho những người có liên quan. Mẫu này cần phải đảm bảo rằng có chữ ký số ở trên mẫu này. Mẫu hóa đơn này bạn có thể tìm thấy ở các đơn vị cung cấp những dịch vụ liên quan đến việc tạo hóa đơn điện tử. Các ứng dụng quản lý hóa đơn và hóa đơn điện tử sẽ cung cấp các bạn một loạt mẫu phù hợp để các bạn có thể chọn lựa. Hãy lựa chọn mẫu phù hợp với doanh nghiệp của bạn để nó đem lại cho bạn sự tiện lợi nhé!

1.2.3. Bước 3 gửi hồ sơ yêu cầu được phát hành hóa đơn điện tử

Bạn cần chuẩn bị những loại tài liệu văn bản được chúng tôi nêu ở bước trên và cần phải đảm bảo bạn đã gửi hồ sơ tới cơ quan phụ trách doanh nghiệp bạn trước ít nhất 2 ngày trước khi doanh nghiệp của bạn chính thức phát hành hóa đơn điện tử và đưa hóa đơn điện tử vào hoạt động kinh doanh của mình. Bạn có thể gửi hồ sơ trực tiếp hoặc là nộp hồ sơ online qua mạng.

Đối với hình thức gửi qua mạng bạn cần truy cập vào trang web cổng thông tin thuế điện tử, lưu ý rằng gửi file dưới dạng XML kèm các thông báo về việc doanh nghiệp bạn tiến hành việc phát hành hóa đơn điện tử và kèm các quyết định cũng như mẫu hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp của bạn sẽ sử dụng.

Chỉ với vài bước đơn giản chúng tôi nêu ở trên là bạn đã có thể hoàn tất thủ tục phát hành hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp của bạn. Hãy lựa chọn hình thức nộp hồ sơ đem lại sự tiện lợi cho bạn nhé, nếu bạn lựa chọn hình thức nộp online thì hãy đảm bảo rằng các loại văn bản của bạn được scan một cách rõ nét nhất.

2. Quy trình phát hành hóa đơn điện tử bạn nên biết

Quy trình phát hành hóa đơn điện tử mà chúng tôi cung cấp cho bạn gồm hai bước:

Bước thứ nhất là bạn cần phải hoàn tất các loại thủ tục ở phần trên với cơ quan thuế để doanh nghiệp của bạn có quyền phát hành hóa đơn điện tử. Sau đó việc đầu tiên bạn cần thực hiện là lựa chọn một phần mềm quản lý hóa đơn hoặc là một đơn vị cung cấp dịch vụ này sau đó bạn chỉ cần lựa chọn cho doanh nghiệp bạn một mẫu hóa đơn thích hợp.

Bước tiếp theo của quy trình này là bạn chỉ cần chờ cơ quan duyệt và thực hiện việc phát hành hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mình thông qua các phần mềm mà doanh nghiệp bạn đã và đang sử dụng.

Quy trình này chỉ bao gồm hai bước, công việc bạn cần thực hiện trong mỗi bước đều vô cùng đơn giản và dễ dàng thông qua các phần mềm quản lý hóa đơn. Bạn chỉ cần lựa chọn mẫu và chờ hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử của bạn được duyệt thôi nhé!

Qua những gì mà chúng tôi vừa trình bày tới quý bạn đọc hy vọng rằng các bạn đã có thể nắm được những thủ tục và quy trình cần thiết để có thể phát hành hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp của bạn.