Quay lại

Chức năng, nhiệm vụ và sơ đồ tổ chức phòng hành chính nhân sự

Đăng bởi: Hà Ngọc Ánh Wednesday , 09/09/20

Phòng hành chính nhân sự có chức năng và nhiệm vụ quan trọng trong sự phát triển doanh nghiệp. Vậy sơ đồ tổ chức phòng hành chính nhân sự hiện nay như thế nào? Vai trò cụ thể của từng bộ phận trong đó ra sao? Cùng timviec365.vn tìm hiểu bạn nhé.

Việc làm Nhân sự

1. Sơ đồ tổ chức phòng hành chính nhân sự và mô tả công việc

Hành chính nhân sự là bộ quan trọng của doanh nghiệp, quyết định trực tiếp đến số lượng và chất lượng nhân sự trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, hành chính nhân sự còn là bộ phận giải quyết rất nhiều tâm tư nguyện vọng, khó khăn của nhân viên trong công ty. Vậy đứng đầu bộ phận này là ai? Công việc cụ thể của từng vị trí phòng hành chính nhân sự như thế nào?

Sơ đồ tổ chức phòng hành chính nhân sự

Phòng hành chính nhân sự nhìn chung gồm hai cấp là cấp quản lý và nhân viên. Chính vì vậy, về cơ bản sơ đồ tổ chức phòng hành chính nhân sự sẽ như sau:

Ban giám đốc => Trưởng phòng hành chính nhân sự => Chấp nhân viên (Trợ lý nhân sự, thư ký hành chính, nhân viên bảo vệ, nhân viên vận chuyển giao nhận (nếu có)).

Sơ đồ tổ chức phòng hành chính nhân sự
Sơ đồ tổ chức phòng hành chính nhân sự

Mỗi vị trí này lại chịu trách nhiệm thực hiện công việc, nhiệm vụ khác nhau, nhưng nhìn chung bộ phận hành hành chính nhân sự có các chức năng chính trong công tác tuyển dụng và đảm bảo quyền lợi của nhân viên trong công ty.

Nếu đang tìm việc hành chính nhân sự tại Hà Nội hay bất cứ đâu thì đây cũng là những vị trí mà bạn có thể tham khảo để lựa chọn công việc thích hợp nhất với khả năng, nhu cầu và ứng tuyển ngay.

Việc làm Hành chính - Văn phòng

2. Chức năng của bộ máy hành chính nhân sự

Mỗi doanh nghiệp khác nhau, tổ chức phòng hành chính nhân sự chi tiết sẽ khác nhau. Nhìn chung, phòng hành chính nhân sự sẽ thực hiện 6 chức năng chính, quan trọng sau:

2.1. Tuyển dụng đúng người đúng vị trí, đúng công việc

Thành công của các nhà tuyển dụng và chuyên gia việc làm nói chung được đo lường bằng số lượng vị trí họ điền và thời gian cần thiết để lấp đầy các vị trí đó. Các nhà tuyển dụng làm việc nội bộ - trái ngược với các công ty cung cấp dịch vụ tuyển dụng và nhân sự - đóng vai trò chính trong việc phát triển lực lượng lao động của người sử dụng lao động. Họ quảng cáo thông tin đăng việc, ứng viên nguồn, ứng viên sàng lọc, tiến hành phỏng vấn sơ bộ và phối hợp nỗ lực tuyển dụng với các nhà quản lý chịu trách nhiệm đưa ra lựa chọn cuối cùng của ứng viên.

Tuyển dụng đúng người đúng vị trí, đúng công việc
Tuyển dụng đúng người đúng vị trí, đúng công việc

Quá trình tuyển dụng là quá trình tuyển chọn khắt khe với những kế hoạch chi tiết trong việc tuyển chọn lao động, nhân sự cho doanh nghiệp đó. Đồng thời, họ cũng là những người quản lý và giám sát trực tuyến để có thể chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc tạo và đảm bảo các kế hoạch nhân sự. Hiểu một cách đơn giản nhất, phòng hành chính nhân sự chịu trách nhiệm tuyển chọn nhân tài cho doanh nghiệp.

Tuyển dụng bao gồm đăng tin tuyển dụng, sàng lọc ứng viên thông qua các buổi phỏng vấn sơ bộ đến phỏng vấn chi tiết, trực tiếp để cuối cùng hỗ trợ nhà quản lý trong việc đưa ra quyết định tuyển dụng. Cuối cùng là thực hiện các bài kiểm tra nhân viên mới. Nhiều khi, bộ phận nhân sự cũng xử lý các đơn xin việc, đơn xin chuyển công tác, tiến hành kiểm tra lý lịch, gọi điện phỏng vấn từ xa, …

2.2. Đảm bảo môi trường làm việc cho nhân viên

An toàn nơi làm việc làm yếu tố quan trọng, theo luật lao động quy định người sử dụng lao động có nghĩa vụ cung cấp môi trường làm việc an toàn cho người lao động. Một trong những nhiệm vụ chính của bộ phận hành chính nhân sự đó là đảm bảo an toàn nơi làm việc và duy trì các quyền lợi cơ bản của người lao động.

2.3. Đảm bảo lợi ích cho nhân viên trong công ty

Một chức năng thiết yếu của phòng nhân sự là điều hành chiến lược bồi thường và lợi ích của công ty. Chiến lược lương thưởng định vị công ty như một đối thủ cạnh tranh trong thị trường lao động, cho phép một tổ chức thu hút một số ứng viên có trình độ tốt nhất để mở công việc.

Quản trị lợi ích bao gồm tất cả mọi thứ từ đàm phán chi phí của các kế hoạch lợi ích nhóm đến tư vấn cho nhân viên về bảo hiểm y tế, nha khoa, thị lực và khuyết tật. Quản lý lợi ích của nhân viên cũng liên quan đến việc tư vấn cho nhân viên về các kế hoạch tiết kiệm và bảo vệ thu nhập của mình.

Đảm bảo lợi ích cho nhân viên trong công ty
Đảm bảo lợi ích cho nhân viên trong công ty

Giống như quan hệ nhân viên và lao động, các chức năng bồi thường và lợi ích của HR thường có thể được xử lý bởi một chuyên gia nhân sự có chuyên môn kép. Về mặt bồi thường, các chức năng nhân sự bao gồm thiết lập các cấu trúc bồi thường và đánh giá các hoạt động trả lương cạnh tranh. Một chuyên gia comp và lợi ích cũng có thể thương lượng tỷ lệ bảo hiểm y tế nhóm với các công ty bảo hiểm và phối hợp các hoạt động với quản trị viên quỹ tiết kiệm hưu trí. Biên chế có thể là một thành phần của phần bồi thường và lợi ích của HR; tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, người sử dụng lao động thuê ngoài các chức năng hành chính như bảng lương.

2.4. Đảm bảo các nguyên tắc và quyền lợi giữa nhân viên và “ông chủ”

Đảm bảo các nguyên tắc và quyền lợi giữ nhân viên và ông chủ của họ bao gồm các hoạt động như khen thưởng, xác định các vấn đề bất cập nơi làm việc, điều tra các khiếu nại của nhân viên, đảm bảo tuân thủ luật pháp và những quy định chung.

Điểm độc đáo để bộ phận nhân sự khác biệt với những bộ phận khác nó liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, bồi thường và lợi ích, … bở lẽ, mối quan tâm của các nhân viên có thể tập trung trong bất kỳ lĩnh vực nào.

Đảm bảo các nguyên tắc và quyền lợi giữa nhân viên và “ông chủ”
Đảm bảo các nguyên tắc và quyền lợi giữa nhân viên và “ông chủ”

Trong môi trường làm việc hợp nhất, các chức năng quan hệ lao động và nhân viên của HR có thể được kết hợp và xử lý bởi một chuyên gia hoặc là các chức năng hoàn toàn riêng biệt được quản lý bởi hai chuyên gia nhân sự có chuyên môn cụ thể trong từng lĩnh vực. Quan hệ nhân viên là kỷ luật nhân sự liên quan đến việc củng cố mối quan hệ giữa người lao động và người lao động thông qua việc đo lường sự hài lòng của công việc, sự gắn kết của nhân viên và giải quyết xung đột nơi làm việc. Các chức năng quan hệ lao động có thể bao gồm phát triển phản ứng quản lý đối với các chiến dịch tổ chức công đoàn, đàm phán thỏa thuận thương lượng tập thể và giải thích các vấn đề hợp đồng lao động.

2.5. Tuân thủ luật lao động

Tuân thủ luật lao động và việc làm là một chức năng nhân sự quan trọng. Sự không tuân thủ có thể dẫn đến khiếu nại tại nơi làm việc dựa trên thực tiễn việc làm không công bằng, điều kiện làm việc không an toàn và sự không hài lòng chung với điều kiện làm việc có thể ảnh hưởng đến năng suất và cuối cùng là lợi nhuận.

2.6. Đào tạo và phát triển nhân lực

Bộ phận hành chính nhân sự sẽ hỗ trợ tích cực trong việc cung cấp các công cụ hỗ trợ quá trình làm việc để đem lại hiệu quả công việc và sự thành công cho họ. Trong nhiều trường hợp nhân viên mới được đào tạo và định hướng sâu rộng công việc cụ thể để phù hợp với văn hóa, yêu cầu công việc mới.

Đào tạo nhân sự và trách nhiệm định hướng nhân viên mới là một công việc quan trọng của bộ phận hành chính nhân sự. Chuẩn bị các hoạt động cho người lao động mới được tuyển dụng là một bước thiết yếu để HR thiết lập mối quan hệ giữa người sử dụng lao động và nhân viên, cũng như giúp hình thành mối quan hệ đồng nghiệp giữa các đồng nghiệp. Trong nhiệm kỳ của nhân viên, bộ phận đào tạo và phát triển của HR phối hợp đào tạo kỹ năng và cơ hội phát triển nghề nghiệp để chuẩn bị cho nhân viên trách nhiệm bổ sung với công ty cũng như các chương trình khuyến mãi trong tương lai.

Đào tạo và phát triển nhân lực
Đào tạo và phát triển nhân lực

Nhiều bộ phận nhân sự cũng cung cấp đào tạo lãnh đạo và phát triển chuyên môn. Đào tạo lãnh đạo có thể được yêu cầu của các giám sát viên và quản lý mới được tuyển dụng và thăng chức về các chủ đề như quản lý hiệu suất và cách xử lý các vấn đề quan hệ nhân viên ở cấp bộ phận. Cơ hội phát triển nghề nghiệp dành cho nhân viên đang tìm kiếm cơ hội thăng tiến hoặc nhân viên muốn đạt được mục tiêu cá nhân như hoàn thành bằng đại học. Các chương trình như hỗ trợ học phí và các chương trình hoàn trả học phí thường nằm trong phạm vi hoạt động của lĩnh vực đào tạo và phát triển nhân sự.

Hy vọng rằng thông qua bài viết này bạn đã nắm rõ về sơ đồ tổ chức phòng hành chính nhân sự cùng những thông tin liên quan đến chức năng, nhiệm vụ phòng hành chính nhân sự cho bạn.

Chia sẻ:

Bài viết liên quan

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV - Tâm sự Nghề nghiệp - Cẩm Nang Tìm Việc - Kỹ Năng Tuyển Dụng - Cẩm nang khởi nghiệp - Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm - Kỹ năng ứng xử văn phòng - Quyền lợi người lao động - Bí quyết đào tạo nhân lực - Bí quyết lãnh đạo - Bí quyết làm việc hiệu quả - Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép - Bí quyết viết thư xin thôi việc - Cách viết đơn xin việc - Bí quyết thành công trong công việc - Bí quyết tăng lương - Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên - Kỹ năng đàm phán lương - Kỹ năng phỏng vấn - Kỹ năng quản trị doanh nghiệp - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng - Mẹo viết hồ sơ xin việc - Mẹo viết thư xin việc - Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng - Định hướng nghề nghiệp - Top việc làm hấp dẫn - Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông - Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng - Tư vấn việc làm ngành Báo chí - Tư vấn tìm việc làm thêm - Tư vấn việc làm ngành Bất động sản - Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin - Tư vấn việc làm ngành Du lịch - Tư vấn việc làm ngành Kế toán - Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật - Tư vấn việc làm ngành Sư phạm - Tư vấn việc làm ngành Luật - Tư vấn việc làm thẩm định - Tư vấn việc làm vị trí Content - Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn - Tư vấn việc làm quản lý - Kỹ năng văn phòng - Nghề truyền thống - Các vấn đề về lương - Tư vấn tìm việc làm thời vụ - Cách viết Sơ yếu lý lịch - Cách gửi hồ sơ xin việc - Biểu mẫu phục vụ công việc - Tin tức tổng hợp - Ý tưởng kinh doanh - Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh - Mẹo viết Thư cảm ơn - Góc Công Sở - Câu chuyện nghề nghiệp - Hoạt động đoàn thể - Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch - Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự - Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics - Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng - Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng - Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật - Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe - Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất - Cẩm nang kinh doanh - Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất - Mô tả công việc ngành Kinh doanh - Mô tả công việc ngành Bán hàng - Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng - Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng - Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán - Mô tả công việc ngành Marketing - PR - Mô tả công việc ngành Nhân sự - Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin - Mô tả công việc ngành Sản xuất - Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải - Mô tả công việc Kho vận - Vật tư - Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics - Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn - Mô tả công việc ngành Hàng không - Mô tả công việc ngành Xây dựng - Mô tả công việc ngành Y tế - Dược - Mô tả công việc Lao động phổ thông - Mô tả công việc ngành Kỹ thuật - Mô tả công việc Nhà nghiên cứu - Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo - Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính - Mô tả công việc Biên - Phiên dịch - Mô tả công việc ngành Thiết kế - Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình - Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh - Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực - Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo - Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern - Mô tả công việc ngành Freelancer - Mô tả công việc Công chức - Viên chức - Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý - Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận - Hồ sơ doanh nhân -
Đăng bình luận.
Đăng bình luận thành công!
Liên hệ qua skype Liên hệ qua skype