Phong bì là gì? Vai trò của phong bì trong đời sống và kinh doanh

1. Phong bì là gì? Vai trò của phong bì

1.1. Phong bì là gì?

Phong bì là những loại bao bì thiết kế từ giấy và dùng để đựng những vật mỏng, phẳng như tài liệu, giấy tờ, hợp đồng báo giá, thư từ…

Các phong bì truyền thống từ xưa thường được cắt thành những tấm và gấp bằng thủ công thành 3 hình như: Hình con diều, hình vắt chéo của hai cánh tay, hình thoi. Sau đó, để tạo nên một chiếc phong bì, 2 tấm giấy xung quanh sẽ được gấp lại với nhau. Cách gấp này cần phải dồn trung tâm hình dạng đó thành một hình chữ nhật để tạo nên những chiếc phong bì theo cách truyền thống.

Hiện nay, do sử dụng các chất liệu làm phong bì đẹp hơn và máy móc hiện đại, nên phong bì ngày nay càng đẹp, đa dạng và hoàn mỹ hơn. Bên cạnh vai trò sử dụng trong cuộc sống hàng ngày như gửi giấy mời, gửi thư, các doanh nghiệp cũng đã sử dụng phong bì như một công cụ để trao đổi giấy tờ trong kinh doanh, đặc biệt các lĩnh vực như quảng bá thương hiệu marketing… Đồng thời, phong bì giúp doanh nghiệp tạo nên sự chuyên nghiệp và thể hiện được sự tôn trọng với khách hàng.

1.2. Vai trò của phong bì trong kinh doanh và đời sống

1.2.1. Tạo ấn tượng đặc biệt cho khách hàng qua phong bì

Phong bì trong kinh doanh có thể được xem là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quảng bá truyền thông và chúng dùng để đựng giấy hội nghị, mời dự tiệc, mời họp… cho công ty.

Khi quý vị nhận được một chiếc phong bì trang trí tỉ mỉ và trang trọng, quý vị sẽ cảm nhận được sự chân thành qua chiếc phong bì đó. Khi họ cảm thấy mình được tôn trọng, lời mời đó có khả năng cao là được chấp thuận. Từ đó, việc kinh doanh hợp tác với đối tác của doanh nghiệp đã thành công 1 nửa.

Phong bì là công cụ truyền thông, tiếp thị cho doanh nghiệp đơn giản và vô cùng hiệu quả. Doanh nghiệp chỉ cần bỏ ra chi phí không quá lớn để thiết kế phong bì và bạn sẽ nhận được hiệu quả vô cùng cao.

1.2.2. Xây dựng hình ảnh thương hiệu

Một chiếc phong bì trong doanh nghiệp sẽ có câu slogan, hình ảnh logo hoặc thiết kế đặc trưng riêng. Do đó, hình ảnh trên phong bì chính là đại diện cho doanh nghiệp, giúp khách hàng dễ dàng nhận diện thương hiệu.

Bên cạnh việc làm việc chuyên nghiệp, phòng ban cũng hỗ trợ khách hàng nhận thông tin cụ thể. Qua đó, doanh nghiệp có thể được khách hàng đánh giá cao hơn và nâng cao lợi thế với đối thủ cạnh tranh.

1.2.3. Trong đời sống hàng ngày

Với kiểu dáng, màu sắc phong phú, đa dạng, phong bì có vai trò rất lớn khi được sử dụng trong cuộc sống hàng ngày như đựng thiệp mời, thiệp cưới, thiệp chúc mừng, đựng tiền hoặc thư tay… Đặc biệt, phong bì tạo cảm giác tế nhị, kín đáo khi gửi đến tay người nhận.

1.2.4. Bảo vệ và bảo mật vật phẩm

Phong bì có vai trò quan trọng trong việc liên lạc và trao đổi thông tin. Các ấn phẩm phong bì tác động mạnh đến người khác và là phương tiện truyền đạt những thông điệp quan trọng trong khoảng thời gian nào đó. Phong bì cũng giúp khách hàng và đối tác nhận thức thương hiệu và ấn tượng về doanh nghiệp.

Trong lịch sử, phong bì đã được sử dụng rất lâu và nó đóng vai trò như sứ giả thầm lặng, gửi gắm thông điệp nhất định đến người nhận. Vào những năm thế kỷ 17, phong bì đóng vai trò là phương tiện bảo mật thông tin giúp các quý tộc, thương gia trao đổi qua lại.

2. Phong bì trong xã hội Việt Nam ngày nay

Xưa kia, phong bì chỉ là một chiếc vỏ đựng những lá thư, giúp người nhận, người gửi gửi những niềm mong, nỗi nhớ với nhau hoặc trao đổi thông tin. Đến nay, với sự phát triển mạnh của internet và công nghệ thông tin, nhu cầu nhận thư và gửi thư ngày càng giảm sút, phong bì lại đóng một vai trò mới, giúp doanh nghiệp hay công ty gửi giấy tờ, bưu phẩm, quảng bá thương hiệu…

Dù phong bì xuất hiện trong thời đại nào, chúng ta không thể phủ nhận được vai trò hết sức to lớn của nó. Tuy nhiên, phong bì cũng khiến một số người lên án và suy ngẫm vì ngày càng bị lợi dụng để làm những việc khác.

Bởi có một thời gian, khi người ta nói đến phong bì, những điều tiêu cực như tiền bất chính, tiền hối lộ sẽ được nhắc kèm theo. Khi đó, phong bì trở thành một văn hóa hoàn toàn “mới”, không có phong bì khiến nhiều người không yên tâm vì nó đã thành luật bất thành văn.

Nhưng may mắn thay, sau khoảng thời gian dài này, phong bì đã giảm được các văn hóa phong bì và được sử dụng với nhiều mục đích tốt đẹp. Nó trở thành công cụ quảng bá thương hiệu không thể thiếu, đi kèm là các ấn phẩm văn phòng và ấn phẩm cho quảng cáo.

3. Một số lưu ý khi chọn mua và in phong bì cho các doanh nghiệp

Công nghiệp ngày càng phát triển và nhu cầu sử dụng phong bì ngày càng gia tăng, ngành công nghiệp in ấn và giấy đang trên đà phát triển theo. Các mẫu mã phong bì khác nhau được dành riêng hơn 10 triệu tấn giấy để sản xuất, giúp phong vì xuất hiện trên thị trường ngày càng trở nên đa dạng.

Phong bì ngày càng phong phú từ kiểu dáng, màu sắc cho đến sắc thái, vì vậy mà ngay cả những người khó tính nhất cũng có thể chọn được những chiếc phong bì ưng ý trên thị trường.

Khi in ấn hoặc mua phong bì cho doanh nghiệp, công ty của mình, bạn cần nắm được một số lưu ý nhất định như:

- Chất lượng giấy in: Chọn đúng chất liệu in, bởi phong bì chính là bộ mặt đại diện cho nhu cầu, mục tiêu của doanh nghiệp. Đồng thời, chất liệu và chất lượng giấy in sẽ quyết định đến hình ảnh và màu sắc của phong bì sau khi in.

- Mực in: Doanh nghiệp nên lựa chọn mực in theo phong cách riêng và thể hiện được mong muốn mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến người nhận.

- Thiết kế phong bì chuyên nghiệp: Phong bì phải đảm bảo được thiết kế chuyên nghiệp trên các khía cạnh khác nhau, tùy theo lĩnh vực của doanh nghiệp.

4. Các hình thức in ấn phong bì hiện nay

Hiện nay có hai hình thức in ấn phong bì phổ biến gồm máy in màu laser kỹ thuật số và máy in offset. Giống như các ấn phẩm khác, phong bì in bằng máy offset sẽ được in từ những khổ giấy thông dụng và phổ biến, sau đó mới dùng máy để tạo khuôn theo hình dạng mong muốn, cuối cùng dán lại tạo thành chiếc phong bì hoàn chỉnh.

Giống như quy trình của máy in offset, in phong bì bằng máy laser kỹ thuật số có thể in trực tiếp từ phôi phong bì gấp sẵn nếu cần lấy nhanh và số lượng ít. Tuy nhiên, nếu bạn in từ phôi thì chỉ có nắp và một phần mặt trước. Do đó, để tránh sai lệch khi in, phong bì được in theo cách này thì cần thiết kế đẻ mảng màu sát mép và tối giản các chi tiết.

Một phần mềm giúp quản gửi các danh thiếp thông minh, phong bì ấn tượng hay các ấn phẩm khác đến đối tác qua hình thức online là phần mềm Card visit thông minh. Thay vì gửi các thông tin đến người nhận bằng giấy thông thường, lựa chọn hình thức gửi online qua phần mềm giúp bạn tiết kiệm được tối đa chi phí và thời gian, nâng cao tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã trả lời được câu hỏi phong bì là gì và vai trò của phong bì trong xã hội ngày nay. Phong bì đã và đang trở thành một công cụ quan trọng không thể thiếu, giúp cá nhân, doanh nghiệp có thể gửi gắm thông điệp, thông tin, giấy tờ quan trọng đến khách hàng, đảm bảo tăng độ nhận diện thương hiệu và tạo được ấn tượng tốt đẹp.