Phương pháp chứng từ kế toán và những bước luân chuyển

1. Bạn biết gì về phương pháp chứng từ kế toán?

1.1. Phương pháp chứng từ kế toán được hiểu như thế nào?

Phương pháp chứng từ kế toán được hiểu là một phương pháp thông tin cũng như kiểm tra về trạng thái kèm theo sự biến động của đối tượng hạch toán chi tiết, cụ thể mục đích phục vụ kịp thời về phía bên lãnh đạo nghiệp vụ làm cơ sở căn cứ phân loại và tổng hợp kế toán.Chức năng và bản chất của bên chứng từ chỉ cụ thể về vai trò ý nghĩa của phương pháp này trong công tác quản lý kinh tế. Có thể xem và khái quát chung về ý nghĩa cũng như phương pháp trên những mặt chủ yếu như:

Chứng từ được xem là một phương pháp phù hợp nhất đối với sự thường xuyên biến đổi không ngừng của đối tượng hạch toán kế toán mục đích sao cho chụp nguyên hình về sự vận động, tình trạng của những đối tượng này. Do đó, mỗi phần về nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều có thể được copy trên chứng từ.Chứng từ có sự gắn liền dành cho quy mô, thời gian phát sinh thêm một số nghiệp vụ kinh tế, đối với trách nhiệm của mỗi đơn vị, cá nhân về nghiệp vụ đó. Cho nên chứng từ đã có công góp phần nào tiến hành triệt để hạch toán kinh doanh nội bộ, có sự gắn liền với những kích thích về trách nhiệm vật chất, lợi ích vật chất.

Hệ thống về bản chứng từ có xuất hiện yếu tố cơ bản cấu thành một phương pháp chứng từ hoàn chỉnh, đây chính là cơ sở pháp lý cho vấn đề bảo vệ tài sản cũng như xác minh về tính hợp pháp trong vấn đề giải quyết những mối quan hệ kinh tế pháp lý, thuộc nằm trong đối tượng hạch toán kế toán, thanh tra và kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh.Phương pháp chứng từ được coi như là một phương tiện thông tin hỏa tốc dành cho phía bên công tác lãnh đạo nghiệp vụ tại những đơn vị hạch toán cũng như phân tích kinh tế. Nó là căn cứ để tổng hợp phân loại những nghiệp vụ kinh tế vào trong những sổ kế toán theo dõi cụ thể từng đối tượng hạch toán.

Từ ý nghĩa mà chúng tôi nêu ra phía trên thì phương pháp chứng từ kế toán cần phải được dùng trong toán bộ những đơn vị hạch toán, không cần phải phân biệt về những ngành nghề sản xuất, kinh doanh cũng như những thành phần kinh tế cãi nhau. Hiển nhiên chứng từ kế toán sẽ không thể nào thay thế cho những phương pháp hạch toán kế toán, là một trong những yếu tố trong hệ thống phương pháp hạch toán kế toán.

Phân loại chứng từ theo công dụng bao gồm:

- Chứng từ mệnh lệnh được xem là chứng từ mang tính quyết định của chủ thể quản lý và nó có sự phản ánh nghiệp vụ kinh tế trong tương lai sẽ xảy ra.

- Chứng từ thực hiện là loại chứng từ có sự phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành thực sự như phiếu nhập, xuất kho, phiếu chi,… chứng từ này là căn cứ để ghi chép sổ kế toán bảo đảm tính hợp pháp, hợp lệ.

- Chứng từ liên hợp được hiểu là loại chứng từ vừa mang trong mình một tính chất mệnh lệnh vừa có một tính chất thực hiện. Việc dùng chứng từ liên hợp này có công dụng làm giảm đi số lượng chứng từ dùng trong vấn đề công tác kế toán, góp phần làm giảm đi chi phí khác.

1.2. Một số yếu tố cấu thành của phương pháp chứng từ

1.2.1. Hệ thống bản chứng từ

Chứng từ được hiểu là các minh chứng qua giấy tờ, văn bản chứng minh cho sự tạo nên, hình thành và hoàn thiện của những nghiệp vụ kinh tế tại một thời gian, thời điểm cũng như không gian nhất định. Bản chứng từ tại đây vừa là một phương tiện chứng minh rõ về tính hợp pháp dành cho nghiệp vụ kinh tế, cũng là một phương tiện về thông tin, kế quả nghiệp vụ phía bên kinh tế.

Mỗi bản chứng từ phải bao gồm đầy đủ thông tin về các chỉ tiêu quan trọng của mỗi giao dịch kinh tế, bao gồm quy mô, nội dung, thời gian, và đối tượng chịu trách nhiệm cho giao dịch, như đã xác định bởi người lập bản chứng từ. Những tiêu thức đặc trưng phản ánh lên những nghiệp vụ kinh tế riêng đã được nêu ra tại mỗi bản chứng từ được xem là những yếu tố của bản chứng từ đó.

1.2.2. Yếu tố kế hoạch toán luân chuyển chứng từ

Chứng từ kế toán liên tục vận động và sự vận động thường xuyên kế tiếp nhau cho từ giai đoạn này cho đến giai đoạn khác của chứng từ được gọi là sự luân chuyển chứng từ. Nó sẽ thường được xác định cho từ khâu lập hay là tiếp nhận chứng từ phía bên ngoài những giai đoạn phía bên ngoài cho tới khâu lưu trữ hay mở rộng lớn hơn là khâu hủy chứng từ.

Bởi có rất nhiều loại chứng từ cùng các đặc tính luận, sự khác nhau trong quá trình luân chuyển cho nên những khẩu, giai đoạn chi tiết của quy trình luân chuyển cũng sẽ khác nhau tuy nhiên nhìn chung thì luân chuyển phía bên chứng từ thường sẽ được gồm những khâu sau:

+ Lập ra chứng từ sử dụng kèm theo một số yếu tố của chứng từ (hoặc có thể tiếp nhận chứng từ từ phía bên ngoài)

+ Kiểm tra, theo dõi chứng từ.

+ Sử dụng chứng từ dành cho lãnh đạo nghiệp vụ và kèm theo ghi sổ kế toán

+ Bảo quản cũng như sử dụng lại chứng từ trong kỳ kế toán

+ Chuyển chứng từ vào phía trong lưu trữ và hủy.

2. Một số loại chứng từ kế toán

2.1. Chứng từ kế toán liên quan tới tiền mặt

- Phiếu thu là chứng từ để xác nhận về vấn đề thu tiền cho những mặt hàng, hàng hóa, sản phẩm mà người tiêu dùng thanh toán tiền mặt tại chỗ.

- Phiếu chi: Chứng từ được xác nhận về vấn đề chi tiết mặt đối với phía bên nhà cung cấp để mua nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hóa.

- Giấy tờ đề nghị thanh toán và tạm ứng.

2.2. Chứng từ có liên quan tới ngân hàng

Chứng từ kế toán sẽ được thể hiện qua một số hình thức:

- Giấy báo nợ hoặc báo có phía ngân hàng.

- Séc tiền mặt: Chứng từ dùng khi doanh nghiệp hay công ty phát hàng séc yêu cầu nhân viên thực hiện rút tiền từ phía ngân hàng để có thể nhập quỹ tiền mặt.

- Ủy nhiệm chi: Chứng từ được dùng khi khách hàng thanh toán cho bên phía nhà cung cấp theo hình thức là chuyển khoản.

Chuyển tiền qua nội bộ là chứng từ xác nhận vấn đề chuyển tiền từ tài khoản đang có tiền VN đồng qua tài khoản ngoại lệ khác. Vấn đề chuyển đổi này chính là để thuận lợi cho việc thanh toán bên phía nhà cung ứng sản phẩm, hàng hóa bên nước ngoài. Tiền đang chuyển là phía bên chứng từ thể hiện tiền đã được gửi chuyển tới tài khoản người nhận, tại đây chính là những nhà cung ứng dịch vụ, hàng hóa,..

2.3. Chứng từ có sự liên quan tới mua bán hàng

Hóa đơn bán hàng gồm chứng từ cho việc ghi lại những vấn đề bán thành công mặt hàng, sản phẩm hay hàng hóa đã có thể được nhân viên kế toán ghi chép và nhận vào trong doanh thu.

- Việc xuất hóa đơn khi mua hàng là quá trình ghi chép thông tin liên quan đến việc mua sắm sản phẩm, hàng hóa qua lại. phần mềm quản lý hóa đơn điện tử.

- Hàng được bán trả lại là những chứng từ có thể đính kèm theo hóa đơn để trả lại sản phẩm của khác

- Hàng mua trả lại gồm chứng từ đồng thời kèm theo hoá đơn đầu ra ghi chép lại đã vấn đề mua hàng hóa, mặt hàng hay sản phẩm tuy nhiên rồi lại trả lại nhà cung cấp.

Vừa rồi chúng tôi đã chia sẻ đến bạn đọc về phương pháp chứng từ kế toán kèm theo một số thông tin quan trọng khác. Hãy thường xuyên truy cập website timviec365.vn để đón đọc và tham khảo thêm nhiều bài viết có nội dung hữu ích hơn nhé.