PPAP là gì? Quy trình phê duyệt sản xuất trong doanh nghiệp

1. Tìm hiểu chung về PPAP là gì?

1.1. PPAP được hiểu nghĩa là gì hiện nay?

PPAP là viết tắt của cụm từ tiếng Anh “Production part approval process” – thuật ngữ này được hiểu là quá trình phê duyệt sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp. Theo đó, PPAP sẽ xác định về quá trình phê duyệt đối với các bộ phận mới hay có sự sửa đổi về sản xuất sản phẩm cùng các phương pháp cụ thể.

Hiện nay, quy trình PPAP được áp dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực chế tạo, sản xuất. Thông qua đó sẽ giúp cho các nhà cung cấp có thêm niềm tin vào quy trình tạo ra sản phẩm cũng như chất lượng của sản phẩm sau khi hoàn thành. Và các phép đo dựa trên các yếu tố thực tế sẽ được lấy từ các bộ phận sản xuất, tiếp theo đó sẽ được sử dụng để hoàn thành về các tài liệu, giấy tờ thẩm định PPAP.

Và mặc dù hiện nay mỗi nhà sản xuất đều đặt ra những yêu cầu và quy định tiêu chuẩn riêng cho quá trình sản xuất. Tuy nhiên thì nhóm AIAG – một nhóm hành động công nghiệp ô tô trên thế giới đã đưa ra một tiêu chuẩn chung là PPAP. Đây được xem như một phần của kế hoạch sản xuất sản phẩm nâng cao. Đồng thời cũng khuyến khích các doanh nghiệp áp dụng theo các tiêu chuẩn này để đảm bảo quy trình sản xuất đạt hiệu quả tốt nhất.

Việc làm trưởng phòng sản xuất

1.2. Hồ sơ thẩm định PPAP là gì?

Đối với quy trình sản xuất sản phẩm trong doanh nghiệp thì trước khi tiến hành thực hiện sẽ cần phải thẩm định. Theo đó, hồ sơ thẩm định PPAP sẽ là một loạt những tài liệu yêu cầu phải có chứng nhận hay đăng ký chính thức từ các các nhà cung cấp cũng như sự chấp thuận của khách hàng. Và khi đã có sự thẩm định cùng chữ ký chứng nhận từ nhà cung cấp (cụ thể sẽ là những người chịu trách nhiệm chính như kỹ sư chất lượng, quản lý chất lượng) thì quá trình sản xuất này sẽ được xem như là đã phê duyệt và có thể đi vào thực hiện.

Xem thêm: tình huống đàm phán trong kinh doanh?

Các tài liệu PPAP sẽ có mối quan hệ chặt chẽ với các quy trình kế hoạch về chất lượng sản phẩm được sử dụng cùng các phương tiện, hệ thống các thành phần cần thiết, đảm bảo tránh được các nguy cơ rủi ro, hỏng hóc trong quá trình sản xuất. Các hướng dẫn về hồ sơ thẩm định PPAP được đưa ra từ AIAG cùng những chỉ định về tiêu chuẩn, yêu cầu chung để có thể phê duyệt quá trình sản xuất. Bên cạnh đó thì những yêu cầu của các đối tượng khách hàng cụ thể cũng sẽ được áp dụng kết hợp với các hợp đồng về mua bán sản phẩm.

Xem thêm: succession planning là gì?

Như vậy, theo tiêu chuẩn về thẩm định PPAP thì các doanh nghiệp cung cấp sẽ cần phải có sự chấp thuận PPAP từ các nhà sản xuất bất cứ thời điểm hay trường hợp nào mà cần phải thực hiện sửa chữa hay chế tạo mới các sản phẩm dẫn đến thay đổi về quy trình sản xuất. Và để có được sự đồng ý, chấp thuận đó thì các nhà cung cấp sẽ cần phải đưa ra cho bộ phận thực hiện các tài liệu, bằng chứng cụ thể, thỏa đáng.

2. Tại sao cần thực hiện thẩm định PPAP trong doanh nghiệp?

Hiện nay, việc áp dụng thẩm định PPAP đóng vai trò rất quan trọng, cần thiết đối với các doanh nghiệp trong quá trình chế tạo, sản xuất sản phẩm. Theo đó, quy trình thẩm định PPAP sẽ là minh chứng cho việc các nhà cung cấp đã thực hiện phát triển quy trình thiết kế, sản xuất như thế nào để có thể đáp ứng được tối đa nhu cầu và yêu cầu của khách hàng. Qua đó, các doanh nghiệp cũng có thể giảm thiểu được bớt những rủi ro hay thất bại trong quá trình thực hiện sản xuất.

Xem thêm: Quy trình tuyển dụng nhân viên kinh doanh

Việc làm giám sát sản xuất

Cụ thể việc thẩm định PPAP nhằm các mục đích chính sau:

- Giúp đảm bảo cho các doanh nghiệp cung cấp có thể đáp ứng được về các tiêu chí, các yêu cầu trong hoạt động sản xuất cũng như đảm bảo về chất lượng của các sản phẩm khi đưa đến khách hàng.

- Thẩm định PPAP giúp cung cấp các tài liệu làm bằng chứng cho việc yêu cầu, chỉ đạo về kỹ thuật cũng như thiết kế kỹ thuật theo yêu cầu khách hàng.

- Bên cạnh đó, PPAP cũng có thể chứng minh được việc một quy trình sản xuất có tiềm năng hay không và bộ phận sản xuất có đáp ứng được toàn bộ các yêu cầu đã được đưa ra trong quá trình sản xuất so với kết quả thực tế hay không?

Chính bởi vậy mà yêu cầu về việc thẩm định PPAP sẽ luôn phải thực hiện, đồng thời cần phải có sự hỗ trợ ở PPAP chính thức đối với các kết quả cụ thể được ghi lại.

Xem thêm: Quản trị kinh doanh gồm những chuyên ngành nào?

3. Khi nào cần thực hiện phê duyệt sản xuất?

Việc thẩm định phê duyệt quá trình sản xuất PPAP sẽ được thực hiện khi nào? Đây chắc hẳn là mối quan tâm, thắc mắc của rất nhiều người hiện nay, đặc biệt là với những ai bắt đầu với lĩnh vực sản xuất, chế tạo sản phẩm và kinh doanh.

Thực tế thì việc thẩm định quá trình phê duyệt sản xuất PPAP sẽ cần thiết và được thực hiện khi mà có bất kỳ một đệ trình về các phần mới hay cần phê duyệt để thực hiện thay đổi một hay cả một quá trình sản xuất sản phẩm. Vì khách hàng có thể đưa ra bất kỳ yêu cầu nào về sản phẩm trong quá trình thực hiện. Chính bởi vậy mà đòi hỏi các nhà cung cấp sẽ cần phải thường xuyên duy trì một hệ thống hoạt động thật chất lượng cũng như cần ghi lại toàn bộ các yêu cầu có liên quan đến việc phê duyệt quá trình sản xuất PPAP.

Quá trình để hoàn thành việc phê duyệt PPAP khá phức tạp và cần phải bao gồm những yếu tố chính, được hoàn thành cũng như xác minh cụ thể, chính xác về quy trình sản xuất để có thể tạo ra được những sản phẩm đạt chất lượng tốt nhất. Thông thường thì các yêu cầu trong quá trình phê duyệt PPAP sẽ được đàm phán ở những trích dẫn cụ thể.

Xem thêm: Phương thức kinh doanh là gì?

Người tìm việc

4. Quá trình phê duyệt sản xuất PPAP bao gồm những yếu tố nào?

4.1. Các yếu tố cơ bản của quá trình phê duyệt PPAP

Đối với một quá trình phê duyệt sản xuất PPAP thì sẽ bao gồm có 19 yếu tố chính. Cụ thể về từng yếu tố đó như sau:

- Hồ sơ thiết kế - đây là một bản in về các bản vẽ để sản xuất và cần phải được cung cấp. Trong trường hợp khách hàng đảm nhận việc thiết kế thì họ sẽ cần gửi bản sao kèm theo các yêu cầu đặt hàng của mình. Còn nếu như doanh nghiệp cung cấp thiết kế thì bản vẽ này sẽ được phát hành của họ.

- Tài liệu về sự thay đổi về kỹ thuật đã được ủy quyền – tài liệu này sẽ hiển thị các mô tả cụ thể, chi tiết về những thay đổi đó và thường sẽ được gọi là “thông báo thay đổi kỹ thuật”.

- Phê duyệt về kỹ thuật – đây là kết quả thử nghiệm kỹ thuật cùng với các bộ phận chịu trách nhiệm sản xuất tại nhà máy theo yêu cầu khách hàng.

- DFMEA – đây là một bản sao về chế độ thất bại của các thiết kế cùng với các phân tích về hiệu quả. Tài liệu này sẽ được xem xét rồi ký kết bởi khách hàng và nhà cung cấp. Theo đó, nếu như khách hàng đảm nhận việc thiết kế thì họ sẽ không cần thiết phải chia sẻ những tài liệu này đến nhà cung cấp. Tuy nhiên, thực tế thì họ vẫn nên chia sẻ để đảm bảo chúng được đề cập đến trong kế hoạch kiểm soát quá trình sản xuất.

Xem thêm: Order Fulfillment là gì?

- Hồ sơ quy trình sản xuất – đây là một bản sao về toàn bộ quy trình và thể hiện tất cả những bước cần thực hiện của quá trình sản xuất.

- PFMEA – một bản sao về chế độ thất bại của quá trình thực hiện, phân tích hiệu quả sản xuất và được nhà cung cấp, khách hàng xem xét, ký kết.

- Kế hoạch kiểm soát quy trình sản xuất – bản sao về kế hoạch kiểm soát cũng được xem xét và ký kết bởi khách hàng và các nhà cung cấp. Kế hoạch này sẽ thể hiện các vấn đề tiềm ẩn và có thể xảy ra trong quá trình sản xuất, cần phải được kiểm tra một cách kỹ lưỡng.

- MSA (những nghiên cứu về hệ thống đo lường) – đây là yếu tố có tác động khá cao và xác nhận về việc máy đo lường có thể được sử dụng để đo về các đặc điểm sản phẩm.

- Kết quả thứ nguyên của quá trình sản xuất – đây là danh sách về các kích thước sản phẩm và được ghi chú lại trên các bản vẽ bóng. Danh sách này sẽ hiển thị về các đặc tính của sản phẩm, các thông số về kỹ thuật cũng như các kết quả đo, đánh giá về kích thước đó.

- Hồ sơ về các thử nghiệm vật liệu hay hiệu suất – bản tóm tắt về các thử nghiệm đã được thực hiện trên 1 phần của sản phẩm trong quá trình sản xuất. Cụ thể trong đó sẽ liệt kê về từng thử nghiệm riêng khi nó được thực hiện, các thông số kỹ thuật, các kết quả đạt được và những đánh giá về sản phẩm đó. Bên cạnh đó, phần này cũng sẽ thể hiện các chứng nhận cần thiết về vật liệu đã được chỉ định trên bản in.

- Báo cáo về kiểm tra mẫu ban đầu – phần này sẽ hiển thị toàn bộ các biểu đồ về kiểm soát quy trình thống kê các sản phẩm trong quá trình sản xuất và nó có ảnh hưởng lớn đến các đặc điểm quan trọng của sản phẩm sau này.

Xem thêm: Ban tổng giám đốc tiếng anh là gì?

- Các tài liệu về kết quả có được sau khi thí nghiệm và đủ tiêu chuẩn – phần này sẽ bao gồm toàn bộ các bản sao chứng chỉ về kết quả sản phẩm sau khi thí nghiệm và đã được thực hiện xét nghiệm ở các báo cáo của hồ sơ thử nghiệm.

- Báo cáo về phê duyệt ngoại hình của sản phẩm – đây là mẫu bản sao đã được ký bởi các khách hàng và chỉ được áp dụng đối với những thành phần có ảnh hưởng về ngoại hình.

- Bộ phận sản xuất sản phẩm – đây là một mẫu trong cùng một đợt sản xuất đầu tiên và kèm theo hình ảnh của mẫu, đồng thời là nơi lưu giữ (có thể là khách hàng hoặc là nhà cung cấp).

- Mẫu chính sản phẩm – đây là một mẫu đã được ký bởi nhà cung cấp và khách hàng, mẫu này thường được sử dụng để đào tạo những người vận hàng, kiểm tra chủ quan.

- Kiểm tra hỗ trợ – phần này sẽ hiển thị về hình ảnh của các công cụ, các bản ghi hiệu chuẩn kèm theo các báo cáo về kích thước của các công cụ đó.

- Những yêu cầu cụ thể của khách hàng – phần này sẽ thể hiện đầy đủ những yêu cầu mà khách hàng đưa ra về phê duyệt PPAP.

- Bảo hành về việc đệ trình 1 phần (PSW) – đây là bản tóm tắt toàn bộ về quá trình phê duyệt PPAP thông qua các biểu mẫu. Nội dung của các biểu mẫu sẽ cho thấy lý do cần phê duyệt cũng như các mức độ tài liệu cần phải gửi đến cho khách hàng.

Cần tìm việc làm

4.2. Các cấp độ của PPAP

Đối với các yêu cầu phê duyệt quá trình sản xuất sản phẩm PPAP thường được phân biệt thông qua các cấp độ cụ thể như sau:

- Cấp độ 1 – bảo hành gửi 1 phần và chỉ được phép gửi đến cho khách hàng.

- Cấp độ 2 – PSW đối với các mẫu sản phẩm cùng với các dữ liệu để hỗ trợ cho các vấn đề hạn chế.

- Cấp độ 3 – PSW đối với các mẫu sản phẩm cùng với các dữ liệu đã được hỗ trợ đầy đủ.

- Cấp độ 4 – PSW đối với những yêu cầu liên quan khác theo đúng quy định của khách hàng.

- Cấp độ 5 – PSW đối với những mẫu sản phẩm cùng với các dữ liệu đã được hỗ trợ đầy đủ, đồng thời có sẵn để có thể xem xét về các vấn đề liên quan đến địa điểm sản xuất cho các nhà cung cấp.

Hy vọng những chia sẻ trên đây của timviec365.vn sẽ giúp các bạn hiểu và nắm rõ về khái niệm PPAP là gì cùng các vấn đề xoay quanh quá trình phê duyệt sản xuất sản phẩm PPAP. Thông qua đó, các doanh nghiệp sẽ có thể áp dụng một cách hiệu quả nhất cho quá trình điều chỉnh, sửa đổi sản xuất, chế tạo và cho ra những sản phẩm chất lượng, đạt yêu cầu theo ý muốn của khách hàng.