Quyết định quản lý tài sản bằng QR code có mang lại hiệu quả cao

1. Tổng quan việc quản lý tài sản bằng QR code

Việc quản lý tài sản bằng QR code chủ yếu dành cho việc quản lý tài sản cố định hữu hình của doanh nghiệp, hoặc trong một số trường hợp doanh nghiệp cũng có thể quản lý cả những tài sản vô hình bằng mã QR. Những tài sản được quản lý có thể kể đến như các máy móc thiết bị, cơ sở vật chất, công cụ dụng cụ, một số nguyên vật liệu đặc biệt,...v.v.

Doanh nghiệp thường phải tiến hành kiểm kê tài sản cố định, công cụ dụng cụ trong một khoảng thời gian cố định, định kỳ hoặc trường hợp bất thường doanh nghiệp cũng có thể tiến hành kiểm kê để xử lý và nắm bắt về thông tin tài sản của doanh nghiệp.

Việc kiểm kê tài sản nhằm đánh giá hiện trạng của tài sản, kiểm kê số lượng tài sản thực tế của doanh nghiệp, nắm bắt số lượng tài sản hỏng, hay những tài sản cần bảo dưỡng, sửa chữa hoặc thanh lý. Hoặc doanh nghiệp cũng có thể kiểm kê tài sản để thực hiện bổ sung tài sản hoặc điều tra trong trường hợp mất cắp hay trường hợp bất khả kháng dẫn đến mất tài sản.

Vì tính chất quan trọng và thường xuyên của việc quản lý tài sản, doanh nghiệp cần đầu tư và tìm ra phương pháp quản lý tài sản hiệu quả để tối ưu quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Và một phương pháp có thể giúp doanh nghiệp trong hoạt động này đó quản lý tài sản bằng QR code.

2. Hoạt động quản lý tài sản bằng QR code

Hệ thống quản lý tài sản hiện nay được thực hiện một cách tự động hóa, doanh nghiệp sẽ lưu trữ các dữ liệu về tài sản doanh nghiệp trên máy tính. Phương pháp sử dụng mã QR để quản lý tài sản được hiểu theo một quy trình xuyên suốt như sau:

- Các tài sản của doanh nghiệp sẽ được gán mã QR và được quét một loạt sau đó thông tin sẽ được lưu, cập nhật trong phần mềm quản lý dữ liệu của doanh nghiệp.

- Khi tiến hành kiểm kê, nhân viên chỉ cần quét mã QR được gán trên tài sản cần kiểm kê là đã có thể nắm bắt được đầy đủ các thông tin về tài sản đó, tự động cập nhật thông tin vào kho dữ liệu của doanh nghiệp. 

- Khi có hoạt động thanh lý hay bổ sung tài sản thì nhân viên cũng chỉ cần tra mã QR để tiến hành hạch toán, bổ sung mã mới về tài sản vừa nhập kho hoặc khóa mã tài sản đã được thanh lý.

Quản lý tài sản qua mã QR thực sự rất tiện lợi, chỉ cần nhân viên dùng điện thoại thông minh quét mã QR là có thể quản lý một phần lớn tài sản của doanh nghiệp.

Xem thêm: Các quy chế quản lý tài sản công ty

3. Những đặc điểm nổi bật của quản lý tài sản bằng QR code

Quản lý tài sản bằng QR code chính là một phương thức tiết kiệm chi phí tổng thể cho doanh nghiệp, qua quá trình quản lý dữ liệu bằng số hóa giúp nâng cao năng suất, giảm chi phí nguồn lực và các phụ phí khác.

3.1. So sánh các phương thức quản lý tài sản hiện hành

Các doanh nghiệp hiện nay có khá nhiều cách để quản lý tài sản của doanh nghiệp. Có những doanh nghiệp quản lý tài sản bằng cách thông thường, thành lập một bộ phận nhân lực kiểm kê, quản lý tài sản. Hoặc một số doanh nghiệp sẽ kiểm kê tài sản sau một khoảng thời gian dài nên sẽ sử dụng kiểm kê thông thường với nguồn lực nhà kho của mình.

Phương pháp tốt hơn có thể thực hiện quản lý tài sản bằng một số phần mềm quản lý tài sản miễn phí qua đó sử dụng mã vạch để quản lý tài sản. 

Hoặc phương pháp tối ưu hơn cả là dùng mã QR code kết hợp với phần mềm quản lý tài sản miễn phí để thực hiện quản lý tài sản của doanh nghiệp.

3.1.1. Quản lý tài sản thủ công và quản lý tài sản bằng QR code

Quản lý tài sản thủ công là phương pháp khá cồng kềnh và không phù hợp với những doanh nghiệp vừa và lớn. Việc kiểm kê tài sản với số lượng lớn có thể sẽ khiến doanh nghiệp gặp phải nhiều vấn đề về hệ thống thông tin dữ liệu tài sản, hay phát sinh thêm nhiều chi phí mà vẫn có nhiều sai sót kèm theo và có thể vẫn không tìm ra được nguyên nhân sai lệch về số liệu tài sản.

Việc thực hiện quản lý tài sản thủ công trên giấy tờ, biên bản với cách thức ghi chép thủ công dẫn đến khó đối chiếu, tổng hợp từ đó cũng gây gián đoạn cho hoạt động của doanh nghiệp.

Trái ngược với đó thì phương pháp quản lý tài sản bằng phần mềm có ưu điểm là tạo được cơ sở dữ liệu cho từng đơn vị tài sản, các bộ phận hoạt động trong doanh nghiệp có thể cập nhật được thông tin một cách nhanh chóng. Các công việc được thực hiện trên các thiết bị điện từ, tự động cập nhật từ đó giảm thiểu được nhiều sai sót cũng như dễ dàng hơn trong việc tổng hợp và báo cáo chi tiết lên cấp quản lý doanh nghiệp.

3.1.2. Quản lý tài sản bằng mã vạch khác với quản lý tài sản bằng QR code

Việc áp dụng hệ thống mã vạch trong quản lý tài sản mang lại lợi ích về tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, với các mã vạch đơn giản, dễ đọc và được hỗ trợ bởi nhiều thiết bị, đồng thời gia tăng hiệu quả quản lý tài sản của doanh nghiệp. Tuy nhiên, kích thước của mã vạch có thể to không phù hợp với một số tài sản có kích thước nhỏ, chỉ cần xước 1 lỗi là không thể quét được và khó quản lý được cụ thể từng đơn vị tài sản.

Đối với hoạt động quản lý tài sản bằng QR code thì có các thiết bị có sẵn hỗ trợ, kích thước mã linh hoạt có thể nhở tới 8mm và đặc biệt khả năng phục hồi lên tới 30% giảm thiều nhiều rủi ro hơn cho doanh nghiệp.

3.2. Quản lý tài sản QR code tối ưu hóa thời gian kiểm kê

Việc kiểm kê tài sản được thực hiện một cách nhanh chóng, chỉ cần quét mã tài sản cần được kiểm kê là đã có thể thống kê dữ liệu chi tiết về tài sản của doanh nghiệp.

Quản lý thông tin một cách nhanh chóng hơn nắm bắt được tình trạng, kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế, bổ sung tài sản từ đó làm giảm thiểu rủi ro gián đoạn trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Thông tin tài sản truy vấn sẽ tự động cập nhật và được hiển thị vào các dữ liệu tài sản của doanh nghiệp, rút ngắn trình hơn rất nhiều so với phương pháp thủ công.

3.3. Nâng cao hiệu suất hoạt động bộ phận nhân sự

Mỗi nhân viên của doanh nghiệp đều có thể thực hiện kiểm kê, quản lý tài sản được công ty bàn giao từ đó nâng cao trách nhiệm giữ gìn tài sản chung. Doanh nghiệp có thể sử dụng nhân sự một cách hiệu quả hơn trong quy trình quản lý tài sản.

Với thông tin được cập nhật sau mỗi lần kiểm kê thì nhân viên kiểm kê cũng thể hiện được tính minh bạch trong việc quản lý tài sản cũng như rõ ràng minh bạch với các cấp quản lý để từ đó tạo ra được quy trình hoạt động quản lý tài sản hiệu quả nhất.

3.4. Chi phí đầu tư ban đầu khá cao

Để có thể thực hiện hoạt động quản lý tài sản bằng QR code thì chi phí đầu tư ban đầu để cải tiến lại hoạt động quản lý tài sản có thể khá cao đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, đánh giá hoạt động lâu dài của doanh nghiệp vì ứng dụng phương pháp này chính là một chìa khóa mà doanh nghiệp nên đầu tư.

Với những tiện ích của việc quản lý tài sản bằng QR code thì các doanh nghiệp nên xem xét và áp dụng phương thức này để tạo nên quy trình hoạt động một cách thông minh và hiệu quả.