Quản lý thời gian của bạn như thế nào là tốt nhất?

Quản lý thời gian là một khái niệm khá đơn giản. Đó là quá trình sắp xếp và kiểm soát cách bạn dành thời gian vào hay ra khỏi công việc. Giả sử quá trình của bạn mà biết cách xây dựng kế hoạch thì chắc chắn bạn sẽ sớm tìm được cho mình một công việc như ý qua việc làm tuyển dụng mới nhất cập nhật liên tục.

Tìm việc làm online

Cách quản lý thời gian của bạn như thế nào?

Bắt đầu bằng cách ghi lại cách bạn dành thời gian của bạn hiện tại. Đơn giản chỉ cần sử dụng một kế hoạch hay nhật ký để ghi lại các hoạt động của bạn trong suốt cả ngày để theo dõi thời gian của bạn. Vào cuối tuần, dành một chút thời gian để xem lại lịch biểu của bạn. Hiện giờ, bao nhiêu thời gian đã bị lãng phí? Đây là nơi bạn cần phải nghiêm khắc. Thu hút một cách thận trọng các cuộc trò chuyện không hiệu quả, nhiều lần ngắt trà / cà phê, hay bất kỳ người lãng phí thời gian nào khác trong lịch biểu của bạn mất một vài sức mạnh thế nhưng nó đáng giá. Tất nhiên, bạn vẫn cần liên lạc với con người và một ly joe mọi lúc, thế nhưng nhận thức được bạn dành bao nhiêu thời gian cho những thứ đó sẽ giúp bạn kiểm soát các hoạt động của mình.

Các cuộc hẹn: Các cuộc hẹn không cần thiết cũng có thể lãng phí thời gian của bạn. Bạn có bao nhiêu cuộc họp thường xuyên với đồng nghiệp? Một lần nữa, bạn nên nghiêm khắc ở đây, song có bao nhiêu trong số đó thực sự cần thiết hay hiệu quả? Kiểm soát các cuộc hẹn của bạn là một bước quan trọng trong quản lý thời gian.

Đồng nghiệp: Có nghĩa là đồng nghiệp có thể là một nguồn lãng phí thời gian. Trong tinh thần tình bạn, bạn nên muốn giúp đỡ đồng nghiệp của mình nếu như có vấn đề cần chú ý. Nếu như nhiệm vụ không phải là một cái gì đó liên quan trực tiếp đến vị trí của bạn, thì có lẽ hãy giới thiệu họ với ai đó ở vị trí tốt hơn để giúp đỡ. Nước gossip mát là một nguồn lãng phí thời gian. Vô nghĩa, hay thậm chí thân thiện, các cuộc hội thoại có thể dễ dàng điền vào lịch trình của bạn nếu như bạn không sử dụng quản lý thời gian nghiêm ngặt.

Khối lượng công việc: Hãy xem xét lịch biểu của bạn. Mất bao nhiêu thời gian cho công việc mà người khác có thể/nên làm? Các nhiệm vụ của nam giới, ví dụ như sao chụp, dán tem thư, hay nộp hồ sơ, thường là nhiệm vụ của nhân viên thư ký hay thư ký. Ngay cả khi bạn đã làm những công việc này trong nhiều năm, đào tạo hay yêu cầu người khác thực hiện nhiệm vụ này (giả sử thích hợp) sẽ giúp bạn tiết kiệm vô cùng nhiều thời gian trong thời gian dài (mặc dù bạn có thể phải dành thời gian để theo dõi và dạy ai đó làm thế nào để làm điều đó lúc đầu).

Người quản lý: Thật không may là đôi khi một người cấp trên góp phần lãng phí thời gian. Trong giới hạn thích hợp của sự tôn trọng và hài hước, giúp người quản lý của bạn để xem làm thế nào họ đang không cần thiết chiếm thời gian của bạn có thể giúp giảm bớt căng thẳng trên lịch trình của bạn. Các nhiệm vụ được xác định kém và giao tiếp không rõ ràng là một nguồn chính của lãng phí thời gian. Nếu như người quản lý của bạn không xác định rõ ràng nhiệm vụ thì bạn sẽ kết thúc trả lời họ với các câu hỏi. Cố gắng làm sáng tỏ ngay từ đầu.

Việc làm it phần cứng - mạng

Chuẩn bị: Chuẩn bị tốt cho các cuộc họp và cuộc hẹn cần thiết sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian. Đã bao nhiêu lần bạn tham dự các cuộc họp mà không có ý tưởng rõ ràng về nó là gì, hay không đọc tài liệu cần thiết trước đó? Nó có thể là một cược an toàn mà những cuộc họp vô cùng giống nhau đã không hiệu quả (có thể dẫn đến một cuộc họp tiếp theo). Mặt khác, nếu như bạn dành thời gian chuẩn bị cho mỗi cuộc hẹn theo lịch thì đó sẽ là một thành công. Các quyết định có thể được thực hiện và các hành động được chỉ định nếu như bạn có những suy nghĩ rõ ràng về vấn đề này và nhận thức được những gì đang diễn ra.

Thời hạn: Trong số tất cả những thứ đang làm giảm số dư của bạn, thời hạn có thể có ảnh hưởng lớn nhất. Và đó có lẽ là điều khó khăn nhất để bạn thay đổi. Tổ chức các dự án của bạn về mặt ưu tiên và không chỉ sự gần gũi của thời hạn sẽ giúp bạn giữ cân bằng.

Chuyện gì sẽ xảy ra nếu thời hạn cuối cùng không thể thực hiện được? Trong trường hợp đó, bạn nên lý do với cấp trên của bạn để có được thời hạn mở rộng. Nếu không, yêu cầu mạnh mẽ hơn nguồn lực để đạt được nhiệm vụ sẽ làm cho thời hạn thực tế hơn. Bạn cũng có thể xem xét việc Chuyển giao có thể thay đổi để có thể đạt được nhiều hơn, ngay cả khi ngày đến hạn không thay đổi. Vũ khí duy nhất còn lại của bạn chỉ là để làm cho nó rõ ràng từ đầu rằng thời hạn là không thể, mặc dù là một công nhân tận tâm, tất nhiên bạn sẽ đưa tất cả của bạn vào nó.

Truyền thông: Được tổ chức dưới dạng truyền thông cũng rất quan trọng. Thủ tục giấy tờ có thể dễ dàng thoát ra khỏi tầm tay. Một hệ thống đơn giản và hiệu quả là cần thiết ở đây. Bạn chỉ cần hai thư mục cho thủ tục giấy tờ - thư mục 'to do' và thư mục 'to file'. Bất cứ điều gì khác có thể bị vứt đi. Hành động ngay lập tức khi bạn nhận được giấy tờ là rất quan trọng để được tổ chức. Sắp xếp thủ tục giấy tờ của bạn vào thư mục thích hợp và sắp xếp thời gian để xử lý các thư mục thường xuyên.

Email có thể cồng kềnh. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng việc giữ các chương trình email mở thực sự gây rối cho hiệu quả. Thay vào đó, bạn nên kiểm tra email thường xuyên (năm hoặc sáu lần một ngày) và đối phó với các email đến một cách thích hợp. Có các thư mục riêng biệt trong hộp thư đến của bạn cho các loại email khác nhau sẽ giữ cho bạn được sắp xếp.

Cuộc gọi điện thoại có thể dễ dàng lãng phí thời gian của bạn. Thay vì chờ đợi, bạn nên tìm ra một thời điểm thích hợp để gọi cho ai đó, hoặc thậm chí yêu cầu họ gọi cho bạn. Bạn thậm chí có thể lên lịch cho một thời gian cụ thể để gọi ai đó để tránh các vấn đề của cuộc gọi nhỡ. Bạn cũng nên đảm bảo rằng nhân viên thư ký biết cách xử lý các cuộc gọi. Họ nên biết khi nào nên giới thiệu các cuộc gọi đến các đồng nghiệp của bạn, và khi thích hợp để nhận tin nhắn hơn là đưa cuộc gọi đến cho bạn.

>>> Xem thêm: Quản lý thời gian của bạn như thế nào là tốt nhất?

Lợi ích của quản lý thời gian tốt

Việc quản lý thời gian của bạn có thực sự đáng giá không? Rất nhiều, đúng vậy. Trên một mức độ ngày-to-ngày, nó sẽ làm cho thói quen của bạn thực tế hơn và có tổ chức. Nó sẽ làm cho tầm nhìn dài hạn của bạn rõ ràng hơn, như bạn biết rằng bạn đang kiểm soát các dự án và nhiệm vụ sắp tới. Đối với sự nghiệp của bạn, nó sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu của bạn nhanh hơn.

Nó thậm chí còn có lợi ích sức khỏe. Nó được chứng minh một cách khoa học rằng chúng tôi bị căng thẳng khi chúng tôi không đạt được các nhiệm vụ và mục tiêu mà chúng tôi muốn đạt được. Căng thẳng, lần lượt, là bất lợi cho giấc ngủ, tiêu hóa và các hoạt động tâm thần. Mặt khác, một khối lượng công việc cân bằng và kiểm soát việc sử dụng thời gian sẽ làm giảm căng thẳng và làm cho bạn có khả năng hơn.

Phương pháp quán lý thời gian cho bạn

Lập hồ sơ - bạn dành thời gian của mình như thế nào? Những gì có thể được cắt ra? Ngoài ra, hãy luôn ghi lại danh sách 'cần làm' của bạn và sắp xếp nó theo mức độ ưu tiên.

Quản lý giao tiếp - thực hiện cuộc gọi điện thoại hiệu quả (không giữ máy, để lại tin nhắn rõ ràng, v.v.), giữ một hộp thư đến gọn gàng với nhiều thư mục cho các loại email khác nhau, không để bản thân bị quấy rầy bởi đồng nghiệp nếu không thích hợp.

Quản lý các cuộc họp - chỉ tham dự các cuộc họp mà cần thiết hoặc thuận lợi để tham dự. Hãy chắc chắn rằng bạn đang chuẩn bị cho nó để nó đạt được một cái gì đó (nếu không một cuộc họp tiếp theo trở thành một điều kiện tiên quyết - một timewaster).

Được tổ chức - một bàn gọn gàng, một danh sách gọn gàng để làm, và một hộp thư email gọn gàng hiển thị một tâm trí và người gọn gàng và có tổ chức. Ưu tiên - ngay cả khi bạn có nhiều dự án khi đang di chuyển và nhiều nhiệm vụ để đạt được, danh sách các ưu tiên được xác định rõ ràng sẽ giúp bạn luôn cập nhật mọi thứ và sẽ giúp bạn đáp ứng thời hạn. Ủy nhiệm công việc - đừng ngại chuyển giao nhiệm vụ cho những người có khả năng khác. Thời gian dành cho người khác để thực hiện một trong các nhiệm vụ của bạn sẽ sớm được thực hiện.

Nói không - đôi khi cũng có nghĩa là đồng nghiệp, hoặc những người bên ngoài công ty của bạn, làm cho nhu cầu về thời gian của bạn không cần thiết (cuộc họp, hội nghị, giải quyết vấn đề của người khác, vv). Một 'không' lịch sự sẽ giúp bạn kiểm soát thời gian của mình. Duy trì hồ sơ - nhật ký hoặc kế hoạch sẽ giúp bạn theo dõi thời gian của bạn. Nếu nó bị chi tiêu nặng, bạn có thể thay đổi mọi thứ. Viết một ghi chú về cách bạn dành thời gian của bạn là một trong những bước quan trọng. Đừng bỏ lỡ nó.

>>> Quản lý thời gian cũng là một trong những kỹ năng quan trọng mà khi bạn đi xin việc làm thư ký trợ lý tại Hồ Chí Minh sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Nếu đây chính là công việc bạn mong muốn hãy ứng tuyển ngay trên Timviec365.vn

Việc làm truyền thông