Cập nhật chi tiết về Quy trình quản lý hợp đồng theo quy định

Tìm hiểu về Quy trình quản lý hợp đồng sẽ mang đến những cơ hội tốt để các đơn vị thực hiện đúng với những quy định về hợp đồng, mang đến rất nhiều điều hấp dẫn trong quy trình quản lý hợp đồng. Dưới đây là những thông tin về quy trình quản lý hợp đồng mà các bạn cần phải nắm được.

1. Khái quát về quy trình quản lý hợp đồng

Các doanh nghiệp có người chuyên trách chịu trách nhiệm quản lý hợp đồng nhằm đảm bảo cho hợp đồng không bị mất, không bị thất lạc và gặp các vấn đề hư hỏng. Quản lý hợp đồng sẽ giúp cho các doanh nghiệp có thể thực hiện quá trình quản lý và thực hiện hợp đồng được thuận lợi, thống nhất, đảm bảo tính đúng đắn của các điều khoản và nội dung trong hợp đồng.

Xem ngay: Việc làm nhân viên quản lý hợp đồng

Do đó, các quy trình quản lý hợp đồng là điều rất cần thiết để các bạn dễ dàng thực hiện được những thông tin về quản lý hợp đồng, từ đó các đơn vị có thể giảm được tối đa những vấn đề thiệt hại về hợp đồng.

Quy trình quản lý hợp đồng sẽ gồm nhiều công đoạn như cập nhật các thông tin, lưu trữ các hợp đồng quan trọng, lưu trữ các loại hợp đồng... từ đó những người dùng có thể dễ dàng tra cứu những thông tin một cách thuận lợi, giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc thống kê và đánh giá về tính hiệu quả cao trong công việc.

Thông qua những phân tích trên đây thì chúng ta có thể thấy rõ về mục đích thực hiện của các quy trình quản lý hợp đồng như sau:

- Quy trình quản lý hợp đồng nhằm thống nhất trong quá trình đàm phán cũng như là ký kết các loại hợp đồng.

- Quy trình quản lý hợp đồng bài bản sẽ dễ dàng xác định được những trách nhiệm có liên quan trong từng bộ phận của doanh nghiệp.

- Quy trình quản lý hợp đồng tạo ra điều kiện cho doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát tình hình thực hiện và triển khai hợp đồng trong nội bộ.

Trên đây là những thông tin khái quát và cơ bản nhất về các quy trình quản lý hợp đồng giúp cho các bạn nhanh chóng và dễ dàng có thể tạo ra được những nguyên tắc cho chính doanh nghiệp của mình để quản lý hợp đồng có hiệu quả cao. Cùng Kim Thoa khám phá chi tiết về quy trình quản lý hợp đồng rõ hơn ở các thông tin bên dưới đây nhé.

Xem thêm: Mô tả công việc chuyên viên quản lý hợp đồng chi tiết nhất

2. Quy trình quản lý hợp đồng chi tiết

Trước khi đi vào từng bước trong quy trình quản lý hợp đồng chi tiết thì chúng ta cần xác định có những bước nào trong quy trình quản lý hợp đồng để có thể dễ dàng hình dung một cách có hệ thống về quy trình quản lý hợp đồng.

Theo đó, quy trình quản lý hợp đồng sẽ gồm các vấn đề sau cần phải xác định rõ ràng:

- Xây dựng hợp đồng và tiến hành ký kết hợp đồng

- Tiến hành lưu trữ các loại hồ sơ hợp đồng.

- Tiến hành cập nhật cũng như là bổ sung các loại thông tin trong hợp đồng.

- Tiến hành việc tổng hợp các loại báo cáo một cách thường niên.

- Tiến hành kiểm tra quá trình thực hiện hợp đồng và xử lý các vi phạm hợp đồng của cá nhân, đơn vị có liên quan.

Sau khi đã xác định được các vấn đề cần phải nắm được thì chúng ta đi vào từng vấn đề nhỏ để phân tích chi tiết quy trình quản lý hợp đồng nhé:

2.1. Xây dựng và ký kết hợp đồng

Trong quá trình xây dựng và ký kết hợp đồng thì các bạn cần phải xác định các yếu tố quan trọng cần phải có trong hợp đồng gồm:

- Mã số của hợp đồng cần được ký kết.

- Số thú tự của file hợp đồng bản mềm được lưu trữ trên máy.

- Thời gian ký kết hợp đồng (ghi rõ ngày tháng năm kết kết hợp đồng).

- Giá trị của hợp đồng trước thuế và giá trị của hợp đồng sau thuế.

- Giá trị của tiền hoa hồng được nêu trong hợp đồng.

- Phụ lục của hợp đồng.

- Thông tin chi tiết về các loại hàng hóa được sử dụng theo hợp đồng.

- Các điều khoản của hợp đồng.

- Tiến độ để có thể tiến hành thực hiện đối với hợp đồng.

Tìm hiểu thêm: Kỹ năng soạn thảo hợp đồng

2.2. Lưu trữ các loại hồ sơ, hợp đồng

Những cá nhân, bộ phận có trách nhiệm trong việc lưu trữ toàn bộ hồ sơ về quá trình thực hiện đối với các hợp đồng, tróng đó có các quá trình: đàm phán, thương lượng, nghiệm thu hợp đồng. Quá trình lưu trữ các loại hợp đồng cần phải tiến hành phản ánh một cách trung thực các thông tin quan trọng, phản ánh một cách đầy đủ và khách quan đối với các thông tin được nêu trong hợp đồng như: các hình ảnh, các thông tin, các con số...

2.3. Thực hiện việc quản lý và bổ sung các loại thông tin trong hợp đồng

Các đơn vị thực hiện việc quản lý hợp đồng sẽ phải có trách nhiệm trong việc quản lý, lưu lại tất cả những hồ sơ hợp đồng mà có sự liên quan tới hợp đồng. Đối với mỗi một hồ sơ hợp đồng sẽ không được lưu ở nhiều địa điểm khác nhau mà cần phải thống nhất lưu ở một nơi nhất định và an toàn.

Nếu trường hợp mà có nhiều cá nhân cũng như là các bộ phận cần phải lưu hợp đồng thì cá nhân đó sẽ chỉ được lưu lại bản hợp đồng đã được photo hoặc là sao y bản chính của hợp đồng gốc để lưu lại mà thôi.

Đọc thêm: Số hợp đồng là gì?

Trong quá trình lưu trữ và cập nhật các thông tin trong hợp đồng thì các cá nhân hoặc là các đơn vị lưu trữ sẽ cần phải lập ra các sổ sách để tiến hành việc theo dõi cũng như là ký kết hợp đồng, sau đó là quá trình tiến hành thực hiện hợp đồng, tiến hành báo cáo quá trình thực hiện hợp đồng đối với những người có thẩm quyền trong vấn đề này.

Đối với số của hợp đồng thì các doanh nghiệp chỉ lấy các số hợp đồng lưu lại theo số lưu của bộ phận văn thư của doanh nghiệp, tuyệt đối không lấy các số khác trong nội bộ của một phòng hoặc ban nào đó, không lấy các con số khống không đúng với thực tế của hợp đồng.

2.4. Báo cáo thường niên về quá trình thực hiện hợp đồng

Các cá nhân hay bộ phận của doanh nghiệp có trách nhiệm quản lý hợp đồng cần phải tiến hành theo dõi thường xuyên về tiến độ thực hiện của hợp đồng và tiến hành báo cáo đúng với thực tế tình hình thực hiện hợp đồng.

Trong quá trình báo cáo, các cá nhân hay đơn vị sẽ có thể thực hiện theo các chế độ báo cáo như sau:

- Báo cáo đột xuất: báo cáo này sẽ được tiến hành khi cá nhân hoặc đơn vị có thông báo, yêu cầu hoặc là khi tiến hành xảy ra các sự cố mà có sự liên quan tới các quá trình tiến hành thực hiện đối với hợp đồng.

- Báo cáo định kỳ theo các mốc thời gian: đối với các mốc định kỳ thì bạn có thể báo cáo theo các mốc 3 tháng, mốc 6 tháng hoặc là mốc 12 tháng. Đối với mốc thời gian báo cáo định kỳ thì sẽ được tiến hành theo quy định của doanh nghiệp.

Tham khảo thêm: Biên bản thanh lý hợp đồng

2.5. Tiến hành kiểm tra tình hình thực hiện hợp đồng

Đối với người quản lý hợp đồng thì sau khi đã thực hiện báo cáo xong các vấn đề của hợp đồng theo yêu cầu thì sẽ tiến hành theo dõi và kiểm tra hợp đồng, các doanh nghiệp sẽ đưa ta quy trình để kiểm tra cụ thể tùy vào từng tính chất của doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn thì càng phải tiến hành thật nghiêm ngặt về quy trình quản lý các loại hợp đồng.

Những bước trong quy trình quản lý hợp đồng trên đây đã được đơn giản hóa, đúc kết một cách ngắn gọn và súc tích nhằm mục đích giúp cho các bạn đọc có thể dễ dàng hình dung được những bước quản lý hợp đồng, tăng tính hiệu quả của hợp đòng.

Như vậy, quy trình quản lý hợp đồng được nêu rất rõ ở các thông tin trên, những doanh nghiệp, cá nhân nào được giao nhiệm vụ quản lý hợp đồng thì sẽ dễ dàng thực hiện kế hoạch để xây dựng một quy trình hợp lý, phù hợp với từng tính chất của doanh nghiệp.