Cách xây dựng slide báo cáo công việc hoàn chỉnh nhất

1. So sánh slide báo cáo công việc với các hình thức khác

Có thể nói việc chuyển đổi hình thức báo cáo từ văn bản thông thường sang sử dụng slide trình chiếu là bước ngoặt lớn trong ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp trẻ hóa và vận hành một cách năng động hơn.

Tuy nhiên với mỗi hình thức đều có ưu và nhược điểm riêng, cùng điểm lại một chút sự khác biệt giữa hai hình thức này.

Với báo cáo công việc bằng slide, được sử dụng với mục đích thuyết trình là chủ yếu, ưu điểm là trực quan dễ nhìn, màu sắc sinh động, có kèm hình ảnh, dữ liệu cụ thể.

Với báo cáo công việc theo bản word, hình thức thể hiện sự trang trọng hơn, quy củ hơn và thường là nội dung báo cáo cuối cùng mà nhân viên nộp cho cấp trên.

2. Tại sao cần phải thiết kế slide báo cáo ấn tượng?

Slide ấn tượng chính là vũ khí tối ưu để thu hút được ánh nhìn của độc giả, độc giả của bạn, những người đang lắng nghe cũng sẽ chỉ còn sót lại những gì ấn tượng nhất về con số, hình ảnh, màu sắc, phong thái thuyết trình hay câu chuyện mà bạn kể. 

Trong quá trình lắng nghe, dù chăm chú đến đâu thì cũng sẽ chỉ nhớ những thứ ấn tượng. Vì lẽ đó, để lưu lại được trong tâm trí của khán giả thì bạn cần phải thể hiện được sự độc nhất của bản thân.

Bên cạnh đó, đây cũng là cơ hội để bạn thể hiện sự tài năng của chính bản thân mình. Đó là tư duy, đó là kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, đó cũng có thể là chiến lược tiếp cận nội dung và cả hình thức của bạn. Qua đây bạn có thể xây dựng được thương hiệu cá nhân cho riêng mình. Ngoài ra, một slide báo cáo ấn tượng sẽ giúp bạn ghi điểm trong mắt cấp trên.

3. Các bước cơ bản để xây dựng slide báo cáo công việc đẹp

Để sở hữu một bản slide báo cáo công việc ấn tượng và đẹp thì bạn nên tham khảo 6 bước sau đây:

Bước 1: Xác định đối tượng mà bạn đang báo cáo

Bước này gần như bị nhiều người bỏ quên, việc xác định đối tượng nghe báo cáo sẽ quyết định lớn đến nội dung và cách thức mà bạn sẽ trình bày trong một slide.

Nếu như bạn đang báo cáo kế hoạch cho giám đốc sáng tạo thì slide báo cáo của bạn cần thật nhiều hình ảnh, video đẹp mắt và ấn tượng để khơi gợi sự liên tưởng với phần trình bày báo cáo của bạn.

Nếu bạn đưa ra kế hoạch cho giám đốc nhân sự hoặc trưởng phòng kinh doanh, những con số sẽ được quan tâm đầu tiên, dữ liệu từ nghiên cứu, khảo sát và thực tế sẽ là những điểm nổi bật trong bài thuyết trình của bạn.

Có thể thấy xác định đúng đối tượng sẽ giúp bạn định hướng được quy trình, bố cục và nội dung của slide nên mạnh yếu điểm nào.

Bước 2: Lập dàn ý cho báo cáo

Thực chất slide báo cáo chính là bản tóm tắt của bản word, yêu cầu tối thiểu là bạn không thể bê nguyên tất cả con chữ và số trong bản word đưa vào slide. Trước khi thiết kế slide, bạn cần lên dàn ý báo cáo. 

Hơn nữa, điểm đặc biệt khi sử dụng slide báo cáo đó chính là sự có mặt của phần giới thiệu và phần chào tạm biệt. Chung quy, nội dung trình bày của slide sẽ gồm ba phần chính: 

Thứ nhất là đưa ra vấn đề, giới thiệu nội dung báo cáo.

Thứ hai là giải thích vấn đề, nội dung chính của bản báo cáo gồm những cái gì.

Thứ ba là kết luận của vấn đề, tổng hợp các kết quả, đưa ra nhận định chung hoặc có thể đề xuất giải pháp cho báo cáo hoàn chỉnh.

Bước 3: Lựa chọn màu sắc chủ đề cho slide báo cáo

Slide báo cáo chỉ đẹp khi bạn biết cân đối hài hòa màu sắc. Muốn được như vậy, trước hết bạn cần phải lựa chọn tông màu chủ đạo cho báo cáo. Lời khuyên đưa ra là bạn có thể chọn từ 2 - 3 tone màu chủ đạo bao gồm màu của logo thương hiệu (của doanh nghiệp bạn đang làm), màu bổ trợ phù hợp với thương hiệu và cuối cùng đó là màu trung tính hay các màu trung lập như trắng, đen, xám.

Bước 4: Lựa chọn ảnh phù hợp với báo cáo

Hình ảnh trong slide báo cáo rất quan trọng, yêu cầu trước tiên là ảnh phải có nội dung liên quan đến chủ đề mà bạn báo cáo. Yêu cầu thứ hai là ảnh phải có chất lượng cao. Thử nghĩ mà xem, dù bố cục trình bày slide báo cáo của bạn rất đẹp nhưng hình ảnh mờ, không rõ nét và chất lượng kém thì liệu cấp trên hay những người khán thính giả có bị thu hút hay không.

Bước 5: Thực hiện thiết kế từng slide chi tiết

Giờ là công việc chính, bạn sẽ thiết kế từng slide chi tiết. Bạn có thể dựa theo các slide mẫu để tạo slide hoặc thử sức sáng tạo với các ô, khung và hình ảnh minh họa. Lời khuyên cho những bạn mới bắt đầu nếu muốn tự sáng tạo là nên nhìn theo các slide mẫu và tự thiết kế lại để đảm bảo tính mỹ thuật cao nhất.

Bước 6: Đồng nhất font chữ và hình ảnh

Bước cuối cùng là kiểm tra, chỉnh sửa đồng nhất font chữ và hình ảnh trình chiếu. Bạn không thể nào để một slide font Arial, một slide font Times New Roman, như vậy sẽ không tạo được sự đồng nhất cho toàn báo cáo.

Yêu cầu các font trong bài phải đồng nhất, cỡ chữ theo mục cũng đồng nhất.

4. Các yêu cầu để có slide báo cáo công việc đẹp

Để có slide báo cáo công việc hoàn chỉnh và bắt mắt, bạn cần đánh giá dựa trên 2 yếu tố là nội dung và hình thức.

4.1. Yếu tố hình thức slide báo cáo công việc

Thứ nhất là tỉ lệ slide, bạn cần xác định tỉ lệ slide mà mình thiết kế trong phần mềm tương đồng với tỉ lệ slide trên máy chiếu. Rất nhiều slide bị gặp trường hợp lọt thỏm giữa màn hình hoặc bị chiếu quá màn hình.

Thứ hai là hình ảnh trên slide báo cáo công việc phải phù hợp chủ đề, chẳng hạn nếu chủ đề báo cáo là về người phụ nữ Việt Nam mà hình ảnh toàn người nước ngoài là không được. Mặt khác nếu có thể thì nên chọn màu ảnh tương đồng hài hòa với màu sắc chủ đạo của slide.

Thứ ba là sử dụng logo trong slide, bạn nên đính kèm logo của doanh nghiệp trong slide để bản báo cáo được đánh giá cao hơn. Ngoài ra lưu ý là không được nhầm lẫn hay sử dụng hình ảnh có gắn logo của doanh nghiệp khác.

4.2. Yếu tố nội dung của slide báo cáo công việc

Thông thường, khi làm slide, người ta sẽ không đề cao việc chèn quá nhiều chữ. Nếu chèn tất cả nội dung vào trong slide thì cần gì người thuyết trình. Đối với mỗi slide cũng cần nên có đề mục lớn nhỏ để tạo nên sự logic cho bản báo cáo.

Với các trích dẫn, số liệu báo cáo hay khảo sát đều phải đưa nguồn cụ thể. Bạn cũng có thể ứng dụng các hình khối như hình vuông, hình chữ nhật để làm nổi bật nội dung ý tưởng quan trọng cần thể hiện và muốn thu hút sự chú ý của người nghe.

Kết thúc nội dung thì bạn có thể đưa ra hình ảnh các công cụ quản lý công việc hay các phần mềm giúp bạn quản lý công việc trong quá trình làm báo cáo để tăng tính chuyên nghiệp cho bản báo cáo.

Trên đây timviec365.vn đã chia sẻ cách tạo slide báo cáo công việc chi tiết nhất.