Thông cáo báo chí - công cụ đắc lực của truyền thông marketing

1. Thông cáo báo chí là gì?

Thông cáo báo chí, ngay từ tên gọi của nó đã giải thích ngay về chức năng của loại văn bản này. Đây là một thông báo mang tính chính thức, công khai của một doanh nghiệp, tập thể hay tổ chức về một sản phẩm mới nào đó gửi đến cánh nhà báo, báo chí, phóng viên. Mục đích chính của thông cáo báo chí là giới thiệu, thông báo một thông tin, chính sách, sản phẩm mới thông qua báo chí để PR tới công chúng. Bên cạnh đó thông cáo báo chí còn là một miếng mồi nhử của truyền thông quốc tế hay truyền thông trong nước để tạo ra những sản phẩm truyền thông nhằm thu hút sự quan tâm của truyền thông giấy lẫn truyền thông điện tử.

Thông cáo báo chí thường thấy ở các sự kiện, cuộc thi, hoạt động doanh nghiệp, công ty giải trí, … Đây thực sự là một bước quan trọng đối với quá trình truyền thông, quảng cáo bởi đây là phương tiện duy nhất để kết nối giữa doanh nghiệp với báo chí, rồi từ báo chí để đến công chúng với một phạm vi rộng nhất và độ tin cậy cao nhất.

2. Đặc trưng nội dung của một thông cáo báo chí

Là một văn bản có tính chất trang trọng nên bắt buộc thông cáo báo chí phải có đầy đủ tiêu đề, ngày pháp hành, thông tin liên hệ của tổ chức như : email, địa chỉ, số điện thoại của tổ chức hoặc đại diện công ty, dự án đó. Đây là phần không thể thiếu của một thông cáo báo chí mà bạn không bao giờ được quên.

Bên cạnh đó, ,ngôn ngữ của thông cáo báo chí là ngôn ngữ báo chí tin tức, vì bản chất vẫn là một văn bản báo chí cho nên thông cáo báo chí được đảm bảo theo những nguyên tắc viết tin báo. Mô hình thông tin của thông cáo báo chí sẽ được trình bày dưới dạng hình tháp ngược, nghĩa là những thông tin quan trọng nhất sẽ được đặt lên ưu tiên rồi các ý thứ quan trọng sẽ được để sau. Cách viết này có sự khác biệt so với một số loại bài viết khác vì đa phần mọi người sẽ dùng phương pháp đòn bẩy, dùng các yếu tố phụ lên trước để bật được ý chính đằng sau.

Tuy nhiên thông cáo báo chí bắt buộc phải dùng phương pháp tháp ngược bởi lẽ, đối tượng tìm đọc thông cáo báo chí là đơn vị báo chí, phóng viên sẽ muốn nắm thông tin quan trọng để ghi nhớ trước tiên, cho nên chúng ta buộc phải ưu tiên mục đích của người đọc. Không chỉ vậy, với tính chất công việc dày đặc và không có nhiều thời gian, người viết thông cáo báo chí nên giúp phóng viên lược bớt những phần rườm rà để thông tin chính được thông báo một cách trực tiếp và nhanh chóng.

Thông tin chính của thông cáo báo chí bao gồm 5 nội dung được thể hiện dưới tên gọi là “quy tắc 5W”

Who : ai, đối tượng chủ thể gửi thông cáo báo chí

What : Thông cáo báo chí về cái gì

Where : Địa điểm diễn ra sự kiện

When : Thời gian diễn ra sự kiện

Why : Lý do để tổ chức, hay ra mắt sản phẩm, thông báo mới

Lấy ví dụ: Vào ngày 19/8/2024, Nhà sản xuất Galaxy M&E sẽ tổ chức họp báo để giới thiệu dàn diễn viên chính thức của bộ phim “Mắt biếc” tại Trung tâm tổ chức sự kiện Star Galaxy, Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội.

Với ví dụ trên:

Who : Nhà sản xuất Galaxy M&E

What : tổ chức họp báo

Where : Trung tâm tổ chức sự kiện Star Galaxy

When : 19/8/2024

Why : giới thiệu dàn diễn viên chính của “Mắt biếc”

Sau phần 5W thì các phần sau sẽ là những những thông tin mang tính chất PR, thu hút cánh báo chí. Dù đứng ở vị trí sau, phần này được coi là yếu tố then chốt để thông cáo báo chí của mình thật sự hấp dẫn. Trong phần nội dung này, các thông tin tiếp tục được đảm bảo nguyên tắc ngắn gọn, súc tiệu, trực diện vấn đề. Và cuối cùng là bản mẫu kèm theo.

Xem thêm: Đi tìm câu trả lời hoàn hảo nhất cho: Creative writing là gì?

3. Cách viết thông cáo báo chí tăng hiệu quả truyền thông

Đừng nghĩ một thông cáo báo chí nghe thì có vẻ thô cứng thế nhưng bạn phải cần có những mẹo viết để biến thông cáo báo chí đó trở thành một công cụ marketing đắc lực.

Ngoài việc đặt thông tin quan trong lên trên theo mô thức hình tháp ngược thì bạn cũng phải có cách thể hiện thông tin thật mới lạ, hấp dẫn.

3.1. Dùng nhiều hình thức để thể hiện thông tin

Không chỉ dừng lại ở mặt con chữ, bạn có thể trình bày thông tin quan trọng dưới dạng video, đồ họa, âm thanh để kéo tương tác của công chúng tới sự kiện, sản phẩm của mình hơn. Cách thiết kế inforgraphic cũng không quá chú trọng vào mỹ thuật mà tập trung vào sử dụng đồ thị, bản đồ, kí hiệu hình họa để thể hiện nội dung.

3.2. Thông tin có chọn lọc

Một điểm mà bạn không bao giờ được quên khi viết thông cáo báo chí đó là phải biết chọn lọc thông tin. Việc “tham lam” cho tất cả những chi tiết từ đầu đến cuối của một sự kiện, sản phẩm, giới thiệu doanh nghiệp vào trong bản thông cáo báo chí đó là một sai lầm. Như vậy chẳng khác nào một cẩm nang về doanh nghiệp hay bài mô tả mà người cần đọc không có nhu cầu. Vì vậy bạn cần  nghiên cứu, tóm tắt lại bằng những ý cốt lõi nhất để đưa vào bài viết, và đương nhiên bạn vẫn phải đảm bảo được sự hấp dẫn và thu hút đối với bạn đọc. Đó chính là nghệ thuật trong câu từ, ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn có sức nặng nhất định.

3.3. Thời gian gửi thông cáo báo chí

Đã là truyền thông, đã là báo chí thì thời gian là một điều quan trọng mà bạn cần phải chú ý để chọn thời điểm thích hợp gửi thông cáo báo chí. Nếu bạn gửi cơ quan báo chí quá sớm thì bản thông cáo của bạn sẽ rất dễ nguội khi chưa đến ngày chính thức, còn nếu bạn gửi muộn quá, thì hiệu ứng truyền thông sẽ không kịp nóng khi đến ngày chính thức. Vì vậy, thời điểm gửi không quá sớm cũng không quá muộn để đạt được hiệu quả truyền thông cao nhất. Chọn thời điểm thích hợp là một điều tối quan trọng, thậm chí nhiều khi bạn còn lựa tại thời điểm đó có sự vụ nóng nào báo chí đang quan tâm không, dựa vào đó bạn sẽ dãn thời gian gửi ra để báo chí tập trung lực nhất có thể vào sự kiện của mình.

3.4. Lưu ý về sản phẩm kèm theo thông cáo báo chí

Thông cáo báo chí không chỉ đơn thuần là một tờ giấy, bạn phải hiểu thông cáo báo chí có tên tiếng anh gốc là Press Kit, vì thế ngay ở cái tên bạn đã phải nghĩ cách để nó thật “Press” ( nhấn mạnh, nổi bật cho thương hiệu của bạn ). Thông cáo báo chí nên kèm theo đó là thật nhiều hình ảnh, những hình ảnh này có chức năng mô tả cho nội dung chữ, không chỉ vậy nó còn làm bản thông cáo của bạn bắt mắt hơn. Hình ảnh phải đảm bảo có thể xuất bản in ấn lẫn đăng tải lên website. Bên cạnh đó, nếu thông cáo của bạn đang cần để giới thiệu về một sản phẩm giải trí, nên kèm theo đó là một sản phẩm demo. Các sản phẩm và dịch vụ liên quan khác cũng phải được kèm theo để đảm bảo hiệu quả truyền thông tốt nhất. 

Một người làm về truyền thông hay marketing nên nắm rõ về thông cáo báo chí và cách viết để hỗ trợ và xử lý các tình huống công việc hiệu quả nhất. Do đó, nếu bạn muốn tìm việc làm truyền thông thì nên bỏ túi những kiến thức hữu ích này.

>>> Cùng tìm hiểu thêm về marketing executive là gì nếu bạn đang có ý định dấn thân vào lĩnh vực Marketing và muốn tìm cho mình một vị trí hấp dẫn. Tham khảo để không bỏ lỡ thông tin cực hot này!

4. Cách trình bày thông cáo báo chí đẹp và dễ nhìn nhất

Đối với một thông cáo báo chí, bạn chỉ nên viết tối đa 2 trang A4. Lượng từ này sẽ vừa đảm bảo dễ nhớ, lẫn gọn gàng vừa đủ. Đương nhiên trong đó bạn phải cần tuân theo một số nguyên tắc trình bày sau:

Thứ nhất đó là chỉ in một mặt giấy, không được in hai mặt

Thứ hai cách dòng, cỡ chữ, căn lề theo đúng quy chuẩn của một văn bản word

Thứ ba khi chèn logo hay tên doanh nghiệp nên đặt ở phần header hoặc footer, chỉ một trong hai vị trí trên và thật gọn gàng, không nên quá để chiếm nhiều diện tính dễ khiến thông cáo báo chí trở thành bản PR doanh nghiệp.

Tiêu đề thông cáo báo chí, ngày tháng năm, phải đầy đủ

Tiếp theo là nội dung của thông cáo báo chí

Đoạn 1 là sẽ sơ lược các thông tin chính

Đoạn 2 là phát triển cơ bản các ý chính của đoạn 1 một cách ngắn gọn súc tích nhất

Đoạn 3 là trích dẫn câu nói của người liên quan

Đoạn 4 là những thông tin bổ sung về sự kiện

Cuối cùng là kết thúc thông cáo báo chí phải có thông tin liên lạc của đơn vị gửi thông cáo báo chí này.

Xem thêm: Giải nghĩa mass media là gì và cơ hội việc làm trong tương lai

5. Lưu ý với thông cáo báo chí

Thứ nhất thông cáo báo chí nên hạn chế hết mức có thể thuật ngữ chuyên ngành. Cũng giống như báo chí, công chúng là đa số chung, vì vậy nếu dùng thuật ngữ sẽ gây khó hiểu và không phù hợp, trừ trường hợp bất khả kháng thì mới dùng.

Thứ hai dù thông cáo báo chí ngắn hay dài thì vẫn cần phải có một tiêu đề, và đương nhiên không thể bỏ qua nếu có thể hãy để tiêu đề thật hấp dẫn nhé.

Thứ ba mặc dù chúng ta ngầm hiệu thông cáo báo chí có chức năng PR, marketing song vẫn cần nên tiết chế lại những lời lẽ quá hoa mỹ, cường điệu không có căn cứ. Đừng biến một thông cáo báo chí đầy trang trọng của bạn như một trang rao vặt. Hãy dùng một cách tế nhị nhất để đánh bật những ưu điểm của doanh nghiệp bạn. Bạn nên nhớ, việc quảng cáo là của báo chí cho nên thông cáo báo chí của bạn đừng quá “tham” cả công việc này, hãy thật tinh tế trong từng lời viết. Có một câu nói mà bạn cần nhớ “Viết báo như một cô gái, kín quá thì không ai nhìn, hở quá thì mất giá trị, hãy để nó vừa kín vừa mở sẽ kích thích sự tò mò của người nhìn, người đọc”.

Cuối cùng đó là bạn hãy viết thông cáo báo chí thật bám sát vào những lợi ích. Đừng chỉ nói xuông mà không chỉ ra dẫn chứng, điều này để phục vụ thuyết phục khách hàng cũng như người đọc nó. 

Tìm việc làm

Hi vọng với những thông tin trên đã giúp bạn hiểu thêm phần nào về thông cáo báo chí, một công cụ sẽ hỗ trợ đắc lực cho việc làm marketing. Hôm nay, với những thông tin kiến thức mà timviec365.vn đã cung cấp cho độc giả trên đây sẽ là hữu ích để củng cố lấp đầy kho tàng tri thức của mỗi người. Mỗi ngày một chủ đề mới, một câu chuyện hay đang chờ các bạn khám phá tại đây, vì vậy đừng quên truy cập vào trang web Timviec365.vn mỗi ngày để không bỏ lỡ những điều thú vị qua các bài viết: khối c làm nghề gì, học báo chí ra làm gì, multimedia là gì,...