Track and trace là gì? Ý nghĩa của track and trace

1. Giải đáp chính xác về track and trace là gì?

1.1. Tìm hiểu track and trace là gì?

Track and trace là thuật ngữ tiếng anh, được hiểu là kiểm soát và theo dõi hay theo dõi và truy vấn. Thuật ngữ này được sử dụng trong logistics để chỉ việc khách hàng có thể theo dõi và nắm bắt quá trình vận chuyển các đơn hàng của mình được thực hiện như thế nào. 

Track and trace xuất hiện đầu tiên tại Hoa Kỳ bởi những doanh nghiệp lớn chuyên về vận tải như UPS hay DHL. Họ cung cấp dịch vụ để khách hàng có thể theo dõi chi tiết hơn về hành trình đơn hàng của mình. Dần dần, track and trace ngày càng trở nên phổ biến trong vận tải quốc tế, nhất là với các hoạt động vận chuyển hàng hóa phục vụ cho quá trình xuất nhập khẩu ra nước ngoài. 

Track là động từ, được hiểu là hành động đi theo dấu vết, còn trace lại là danh từ, thể hiện sự theo dõi quá trình di chuyển. Vì thế mà track and trace được xem như một tác vụ nhằm mục đích ghi lại quá trình di chuyển của đơn hàng và người dùng có thể theo dõi một cách chi tiết và chính xác. Thông qua đó, doanh nghiệp cũng như khách hàng có thể dự đoán được thời gian giao và nhận hàng, tính toán khoảng thời gian cho phép thực hiện việc đổi hàng cũng như lên kế hoạch vận chuyển phù hợp nhất,....

1.2. Nhiệm vụ của track and trace

Về cơ bản, track and trace có nhiệm vụ cốt lõi là cung cấp thông tin di chuyển của hàng hóa một cách minh bạch, công khai giữa doanh nghiệp và khách hàng. Hình thành nên một chuỗi cung ứng rõ ràng với điểm đầu và điểm cuối, từ đó phục vụ cho việc tìm hiểu, kiểm tra ở bất cừ thời gian nào được thuận lợi nhất. 

Ở mức cao hơn, track and trace hỗ trợ cho các doanh nghiệp trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ một cách tốt hơn, tạo dựng niềm tin và sự tín nhiệm của khách hàng với việc cải thiện mạng lưới quản lý logistics của mình.

1.3. Những lợi ích mà track and trace mang lại

1.3.1. Đối với khách hàng

Việc sử dụng track and trace đã mang lại những lợi ích thiết thực nhất đối với khách hàng. Cụ thể như sau:

- Nắm bắt được lộ trình của đơn hàng theo từng mốc thời gian thực tế.

- Kiểm tra được quá trình di chuyển và vận chuyển của đơn hàng.

- Xác định được thời gian giao hàng và nhận hàng.

- Dễ dàng để theo dõi và kiểm tra mà không cần thông qua bộ phận chăm sóc khách hàng.

- Tiện lợi và nhanh chóng, dễ sử dụng.

1.3.2. Đối với doanh nghiệp

Track and trace với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics thực sự là một phần mềm mang tới nhiều lợi ích tối ưu.

- Dễ dàng để theo dõi và quản lý các đơn hàng ở từng thời điểm và vị trí nhất định.

- Giảm thiểu chi phí cho việc quản lý, chi phí bảo hiểm hàng hóa và nhiên liệu.

Với việc theo dõi và kiểm soát tốt lộ trình, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm hơn cho việc quản lý các đội xe cũng như chi phí dành cho việc mua bảo hiểm hàng hóa. Cùng với đó là việc giám sát được mức nhiên liệu nạp vào và lượng tiêu thụ nhiên liệu dự kiến, tránh xảy ra tình trạng thất thoát,...

- Tối ưu hóa về chất lượng của hoạt động logistics trong doanh nghiệp

Dựa vào các thông tin, dữ liệu mà track and trace thu thập, lưu trữ được, các quản lý có thể dễ dàng theo dõi và đánh giá để đưa ra những quyết định giúp cải thiện chất lượng của hoạt động logistics.

Thông số của hàng hóa, tình trạng, số lượng của các đơn hàng nhập kho,... đều được track and trace thống kê, cập nhật. Từ đó việc kiểm soát, giảm thiểu sự cố về đơn hàng được giảm thiểu một cách đáng kể.

- Nâng cao lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp

Việc áp dụng track and trace và cung cấp cấp tinh năng này cho khách hàng của mình giúp doanh nghiệp ghi dấu ấn tốt hơn với khách hàng. Việc được chủ động để theo dõi và kiểm tra tiến độ đơn hàng giúp khách hàng cảm thấy an tâm hơn khi sử dụng dịch vụ vận tải của doanh nghiệp.

Xem thêm: Tìm hiểu về sự khác nhau giữa Logistic và Forwarder

2. Sự hoạt động của track and trace

Có thể nói track and trace chính là quá trình tự động hóa tất cả các khâu trong một chuỗi cung ứng. Ở đây, việc ghi chép và thu thập thông tin được thực hiện để hỗ trợ cho quá trình truy xuất, theo dõi và xác định trạng thái một cách rõ ràng trong chuỗi cung ứng bất kỳ.

Đối với lĩnh vực sản xuất, mỗi một nguyên liệu, sản phẩm hay còn được gọi là đối tượng tracking sẽ được gắn một mã vạch riêng và được nhập vào cơ sở dữ liệu của hệ thống. Từ đó, cứ qua một quá trình cụ thể nào đó, hệ thống sẽ cập nhật vị trí, trạng thái tương ứng dựa trên mã vạch của mỗi loại.

Còn với hoạt động vận tải, mỗi một đơn hàng sẽ có một tracking number. Từ đo, với việc sử dụng tracking number này, người dùng có thể tra cứu về lộ trình di chuyển, địa điểm đơn hàng được vận chuyển và tình trạng đơn hàng ra sao. Mỗi một chuỗi cung ứng đều đã được doanh nghiệp xác định các vị trí cụ thể cho từng kho hàng. Vì thế mà bạn dễ dàng biết được đơn hàng của mình đã vận chuyển đến đâu và bao lâu sẽ có thể nhận hàng.

3. Ứng dụng của track and trace với các ngành nghề

Là một ứng dụng có vai trò và ý nghĩa trong lĩnh vực vận tải, track and trace còn góp phần không nhỏ với việc cải thiện và giảm thiểu rủi ro trong một số ngành quan trọng hiện nay.

3.1. Track and trace với ngành y dược

Mỗi năm có khoảng 1 triệu người tử vong vì thuốc giả là con số mà WHO (Tổ chức Y tế thế giới) đưa ra. Điều này cho thấy được vấn nạn thuốc giả hay vaccine kém chất lượng đang ở tình trạng đáng báo động khi có sự ảnh hưởng trực tiếp tới sức khỏe con người.

Tuy nhiên, với track and trace, nguy cơ này có thể giảm thiểu một cách đáng kể. Bằng cách cho phép người dùng theo dõi và điều khiển hành trình di chuyển cũng như tình hình ở mỗi giai đoạn của chuỗi cung ứng, các tổ chức y tế có thể nắm rõ hơn về tình trạng của các loại dược phẩm trong quá trình vận chuyển. 

Với những mặt hàng kém chất lượng có thể dễ dàng truy xuất nguồn gốc và thu hồi kịp thời, giảm thiểu tổn thất và rủi ro có thể xảy ra.

3.2. Track and trace với thiết bị y tế

Tương tự với ngành dược thì track and trace cũng giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro với các mặt hàng thiết bị y tế kém chất lượng. 

Việc áp dụng track and trace còn giúp các tổ chức chăm sóc sức khỏe quản lý và kiểm soát tốt hơn kho hàng của mình thông qua việc thống kê tình trạng và chất lượng của thiết bị. Từ đó có thể thu hổi, nhập kho các thiết bị mới để phục vụ tốt hơn cho bệnh nhân của mình.

3.3. Track and trace và ngành thực phẩm

Thực phẩm đồ uống cũng là một trong những ngành mà nếu không kiểm soát tốt sẽ gây ra những hậu quả nghiêm trọng khi có tác động trực tiếp tới sức khỏe con người.

Với các chuỗi cung ứng thực phẩm, đồ uống, việc minh bạch lộ trình di chuyển, xuất nhập kho và tình trạng của hàng hóa là rất quan trọng. Track and trace sẽ có những thông báo và cập nhật kịp thời để đảm bảo hàng hóa đạt chất lượng tốt nhất hay kịp thời cho việc truy xuất, thu hồi với những mặt hàng kém chất lượng.

Ví dụ điển hình chính là vụ sữa bột trẻ em đã bị trộn với nhựa dẻo có chứa thêm nito nhằm mục đích tăng lượng đạm trong sữa tại Trung Quốc. Nếu không nhờ track and trace thì có lẽ khoảng 294000 trẻ em của đất nước tỷ dân này đã bị ảnh hưởng nghiêm trọng tới sức khỏe.

4. Hướng đi tương lai của track and trace trong logistics

Ở thời điểm hiện tại, track and trace không được xem là mới. Với nhu cầu của thị trường hiện nay thì những giải pháp với công nghệ track and trace sẽ có sự tăng trưởng nhanh chóng lên tới 18,9%. Điều này cho thấy được track and trace vẫn sẽ là sự lựa chọn của nhiều doanh nghiệp hoạt động trong logistics ở tương lai.

Mặc dù vậy, track and trace hiện nay vẫn chưa thể đáp ứng một cách tối đa những gì mà doanh nghiệp và khách hàng mong muốn. Người dùng ngày càng muốn biết nhiều thông tin hơn về hàng hóa, đơn hàng của họ. Từ nguồn gốc, xuất xứ, cho tới vị trí của từng kho hàng, đơn hàng, chất lượng vận chuyển,.... trong mỗi giai đoạn của chuỗi cung ứng được thiết lập. 

Với nhu cầu lớn thì trong tương lai, hứa hẹn nhiều hơn nữa các tính năng tích hợp trong track and trace cũng như các phần mềm quản lý vận tải khác. Sự phát triển của công nghệ ngày càng lớn, hứa hẹn nhiều hơn nữa những phần mềm mang tính ứng dụng cao cho lĩnh vực vận tải. Và hiện nay, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể download phần mềm quản lý vận tải Hãy quay về trang web 365 và tận dụng để đạt được hiệu quả tối đa trong các hoạt động vận tải của bạn.

Trên đây chính là các chia sẻ chi tiết nhất về track and trace. Hy vọng bài viết đã giúp bạn có được câu trả lời cho track and trace là gì cũng như thỏa mãn được bạn với những thông tin giá trị về ứng dụng quan trọng trong hoạt động logistics hiện nay.