Tìm hiểu | Xử lý hóa đơn điện tử viết sai và những điều cần biết

1. Các căn cứ của pháp luật về xử lý hóa đơn điện tử sai sót 

Hiện nay, có 2 loại hóa đơn điện tử đang được sử dụng trong các doanh nghiệp và lưu hành trên thị trường: 

- Loại hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2024/TT-BTC hay còn gọi là hóa đơn điện tử cũ

- Loại hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2024/NĐ-CP và Thông tư 78/2024/TT-BTC hay còn gọi là hóa đơn điện tử mới

Doanh nghiệp sẽ căn cứ vào loại hóa đơn công ty đang sử dụng để xử lý trong trường hợp phát sinh sai sót. Với loại hóa đơn cũ, những vấn đề liên quan khi xảy ra sai sót trong quy trình xuất hóa đơn hoặc lập hóa đơn điện tử sẽ được hướng dẫn trong điều 9 - Xử lý đối với hóa đơn điện tử đã lập của thông tư 32/2024/TT-BTC với từng sai sót cụ thể tùy theo mức độ nghiêm trọng sẽ có những công văn hướng dẫn khác nhau. 

Còn cho loại hóa đơn mới sẽ căn cứ theo Điều 19 trong Nghị định 123/2024/NĐ-CP mục hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót. Cùng với đó là Khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2024/TT-BTC hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế có sai sót. 

Với những căn cứ về pháp luật trên, bộ phận kế toán sẽ đưa ra các quyết định và tiến hành xử lý những vấn đề phát sinh và báo cáo lại cho bạn lãnh đạo. 

2. Cách sửa hóa đơn điện tử viết sai 

2.1. Xử lý hóa đơn điện tử bản cũ viết sai 

2.1.1. Hóa đơn điện tử viết sai chưa gửi khách hàng 

Đây là trường hợp xử lý đơn giản nhất. Theo Công văn 3441/TCT-CS có quy định khi lập hóa đơn điện tử nếu phát sinh sai sót nhưng chưa gửi có khách hàng thì doanh nghiệp được phép hủy hóa đơn điện tử cũ và lập hóa đơn điện tử mới. 

Tuy nhiên hóa đơn điện tử cũ phải được cấp phép cho cơ quan thuế tiện thời tra cứu. 

Doanh nghiệp được phép hủy hóa đơn điện tử với bất kỳ loại lỗi sai nào và không cần lập biên bản hủy hóa đơn điện tử. 

2.1.2. Hóa đơn điện tử viết sai đã gửi khách hàng 

Trường hợp sau khi gửi khách hàng bộ phận kế toán của doanh nghiệp mới phát hiện lỗi sai trong hóa đơn điện tử sẽ cần nhiều thời gian cũng như có các hình thức xem xét kỹ càng và phân loại lỗi sai đó. 

Lỗi sai cơ bản nhưng không hiếm gặp là sai địa chỉ, tên công ty khách hàng nhưng vẫn đúng mã số thuế, theo điểm b khoản 7 điều 3 Thông tư 26/2024/TT-BTC thì các bên sẽ miễn xuất Hóa đơn điều chỉnh và tiến hành lập biên bản điều chỉnh.

Để tối giản hóa các bước trên hóa đơn điện tử, trong Công văn 11624/CT-TTHT chỉ yêu cầu 2 bên công ty lập biên bản điều chỉnh hóa đơn. 

Lỗi sai nghiêm trọng hơn mà có thể ảnh hưởng trực tiếp đến cả 2 công ty là bộ phận kế toán đã kê khai sai các chỉ tiêu trong hóa đơn điện tử. Khi vấn đề này xảy ra, ta chia thành 2 trường hợp: đã kê khai thuế và chưa kê khai thuế. Trong từng trường hợp sẽ có cách xử lý riêng. 

- Hóa đơn điện tử viết sai chưa khai thuế

Đầu tiên, 2 doanh nghiệp phải cùng xác nhận những lỗi sai và kiểm tra đủ các lỗi sai phát sinh trong hóa đơn điện tử. Tiếp theo đó, đôi bên phải cùng đi đến quyết định hủy hóa đơn điện tử cũ. Phía doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử phải căn cứ mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử để lưu trữ và báo cáo cho cơ quan thuế sau này. 

Trong hóa đơn điện tử mới phải bao gồm thông tin “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số…” để tiện trong việc kiểm tra về sau. 

- Hóa đơn điện tử viết sai đã khai thuế

So với trường hợp đầu thì trường hợp này nghiêm trọng hơn. Tương tự như trường hợp đầu, đôi bên phải được chỉ rõ lỗi sai và các vấn đề trong hóa đơn điện tử. Để điều chỉnh hóa đơn điện tử cũ, hai bên doanh nghiệp phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử kèm các sai sót trong bản hóa đơn điện tử cũ. 

Trong bản điều chỉnh hóa đơn điện tử phải chú thích đầy đủ các dữ liệu về số lượng, sự tăng, giảm của hàng hóa, các loại thuế cộng gộp, bổ sung ký hiệu. Tuy nhiên không thể nhập số âm vào hóa đơn điều chỉnh.

Trước đó, 2 bên doanh nghiệp phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. 

2.2. Xử lý hóa đơn điện tử bản mới viết sai

2.2.1. Hóa đơn điện tử viết sai không có mã cơ quan thuế

Nếu những sai sót trong hóa đơn điện tử chỉ mang tính chất hành chính (sai thông tin: tên, địa chỉ…) nhưng không sai mã số thuế của khách hàng hoặc các mã liên quan đến doanh nghiệp đối tác thì doanh nghiệp chỉ cần thông báo về vấn đề sai sót những không cần lập lại hóa đơn. 

Trường hợp các lỗi sai nghiêm trong liên quan đến số liệu trong hóa đơn hoặc các loại mã số liên quan đến doanh nghiệp đối tác, kế toán của doanh nghiệp phải đưa ra các hoạt động xử lý dựa theo hai cách dưới đây:

- Cách 1: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh lại những lỗi sai trong hóa đơn cũ, trong hóa đơn mới phải đề cập rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn số:...”

- Cách 2: Lập hóa đơn điện tử mới thay thế hẳn hóa đơn điện tử cũ trong hóa đơn có đề cập rõ “Thay thế cho hóa đơn số:...”

2.2.2. Hóa đơn điện tử viết sau có mã cơ quan thuế

Trường hợp đầu tiên, hóa đơn điện tử viết sai chưa gửi cho khách hàng. Kế toán của doanh nghiệp sẽ cần thông báo cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT phụ lục 1A đính kèm Nghị định 123/2024/NĐ-CP xin hủy hóa đơn bị sai sót. Sau khi cơ quan thuế xác nhận đã hủy, bạn sẽ phải tạo hóa đơn điện tử mới, sau đó thực hiện ký số và gửi cho cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn thay thế. 

Trường hợp hai khi hóa đơn điện tử viết sai đã được gửi cho khách hàng, doanh nghiệp phải ngay lập tức thông báo và liệt kê các sai sót trong hóa đơn cũ. Tuy nhiên, doanh nghiệp không cần lập lại hóa đơn mà sẽ báo cho cơ quan thuế về hóa đơn có sai sót theo mẫu bên trên. 

Cuối cùng là trường hợp cơ quan thuế phát hiện ra lỗi sai của hóa đơn điện tử. Họ sẽ có trách nhiệm thông báo cho doanh nghiệp theo Mẫu số 01/TĐ-RSĐT Phụ lục 1B đính kèm Nghị định 123/2024/NĐ-CP và đưa ra thời hạn để doanh nghiệp phản hồi và khắc phục sai sót. 

Có thể nói, các thủ tục xử lý hóa đơn điện tử viết sai không quá rườm rà, phức tạp nhưng sẽ tiêu tốn thời gian của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc áp dụng phương án quản lý số hóa thông qua các phần mềm quản lý hóa đơn đã và đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Hiện nay, timviec365.vn đang là đơn vị cung cấp phần mềm quản lý hóa đơn và đem lại trải nghiệm làm việc khoa học, tiết kiệm thời gian hơn cho nhiều doanh nghiệp. Mong rằng bài viết của chúng tôi đã đưa ra các phương án tối ưu cho các bạn trong xử lý hóa đơn điện tử viết sai. Hẹn gặp lại bạn đọc trong những bài viết tiếp theo!