Tìm việc làm nhanh & Tuyển dụng hiệu quả
0Chat
Quay lại

Tìm hiểu | Xử lý hóa đơn điện tử viết sai và những điều cần biết

Tác giả: Cao Thị Ninh Giang

Ngày cập nhật: 05/01/2022

Việc sử dụng hóa đơn điện tử trong thời đại số hóa đang dần trở nên phổ biến hơn. Không chỉ các doanh nghiệp mà hiện nay nhiều cá nhân cũng đang ứng dụng hóa đơn điện tử trong đời sống thường ngày để dễ dàng kiểm soát mức chi tiêu của bản thân. Với phần lớn các thao tác nằm trên những hệ thống mặc định sẵn, vậy cần phải làm gì để xử lý hóa đơn điện tử viết sai? Có những quy định nào trong xử lý hóa đơn điện tử viết sai? Mời bạn đọc tìm hiểu qua bài viết dưới đây của timviec365.vn nhé.

1. Các căn cứ của pháp luật về xử lý hóa đơn điện tử sai sót 

Hiện nay, có 2 loại hóa đơn điện tử đang được sử dụng trong các doanh nghiệp và lưu hành trên thị trường: 

- Loại hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2021/TT-BTC hay còn gọi là hóa đơn điện tử cũ

- Loại hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC hay còn gọi là hóa đơn điện tử mới

Căn cứ pháp luật trong xử lý hóa đơn điện tử viết sai
Căn cứ pháp luật trong xử lý hóa đơn điện tử viết sai

Doanh nghiệp sẽ căn cứ vào loại hóa đơn công ty đang sử dụng để xử lý trong trường hợp phát sinh sai sót. Với loại hóa đơn cũ, những vấn đề liên quan khi xảy ra sai sót trong quy trình xuất hóa đơn hoặc lập hóa đơn điện tử sẽ được hướng dẫn trong điều 9 - Xử lý đối với hóa đơn điện tử đã lập của thông tư 32/2011/TT-BTC với từng sai sót cụ thể tùy theo mức độ nghiêm trọng sẽ có những công văn hướng dẫn khác nhau. 

Còn cho loại hóa đơn mới sẽ căn cứ theo Điều 19 trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP mục hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót. Cùng với đó là Khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế có sai sót. 

Với những căn cứ về pháp luật trên, bộ phận kế toán sẽ đưa ra các quyết định và tiến hành xử lý những vấn đề phát sinh và báo cáo lại cho bạn lãnh đạo. 

2. Cách sửa hóa đơn điện tử viết sai 

2.1. Xử lý hóa đơn điện tử bản cũ viết sai 

2.1.1. Hóa đơn điện tử viết sai chưa gửi khách hàng 

Đây là trường hợp xử lý đơn giản nhất. Theo Công văn 3441/TCT-CS có quy định khi lập hóa đơn điện tử nếu phát sinh sai sót nhưng chưa gửi có khách hàng thì doanh nghiệp được phép hủy hóa đơn điện tử cũ và lập hóa đơn điện tử mới. 

Xử lý hóa đơn điện tử bản cũ viết sai chưa gửi khách hàng
Xử lý hóa đơn điện tử bản cũ viết sai chưa gửi khách hàng

Tuy nhiên hóa đơn điện tử cũ phải được cấp phép cho cơ quan thuế tiện thời tra cứu. 

Doanh nghiệp được phép hủy hóa đơn điện tử với bất kỳ loại lỗi sai nào và không cần lập biên bản hủy hóa đơn điện tử. 

2.1.2. Hóa đơn điện tử viết sai đã gửi khách hàng 

Trường hợp sau khi gửi khách hàng bộ phận kế toán của doanh nghiệp mới phát hiện lỗi sai trong hóa đơn điện tử sẽ cần nhiều thời gian cũng như có các hình thức xem xét kỹ càng và phân loại lỗi sai đó. 

Lỗi sai cơ bản nhưng không hiếm gặp là sai địa chỉ, tên công ty khách hàng nhưng vẫn đúng mã số thuế, theo điểm b khoản 7 điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC thì các bên sẽ miễn xuất Hóa đơn điều chỉnh và tiến hành lập biên bản điều chỉnh.

Xử lý hóa đơn điện tử bản cũ viết sai đã gửi khách hàng
Xử lý hóa đơn điện tử bản cũ viết sai đã gửi khách hàng

Để tối giản hóa các bước trên hóa đơn điện tử, trong Công văn 11624/CT-TTHT chỉ yêu cầu 2 bên công ty lập biên bản điều chỉnh hóa đơn. 

Lỗi sai nghiêm trọng hơn mà có thể ảnh hưởng trực tiếp đến cả 2 công ty là bộ phận kế toán đã kê khai sai các chỉ tiêu trong hóa đơn điện tử. Khi vấn đề này xảy ra, ta chia thành 2 trường hợp: đã kê khai thuế và chưa kê khai thuế. Trong từng trường hợp sẽ có cách xử lý riêng. 

- Hóa đơn điện tử viết sai chưa khai thuế

Đầu tiên, 2 doanh nghiệp phải cùng xác nhận những lỗi sai và kiểm tra đủ các lỗi sai phát sinh trong hóa đơn điện tử. Tiếp theo đó, đôi bên phải cùng đi đến quyết định hủy hóa đơn điện tử cũ. Phía doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử phải căn cứ mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử để lưu trữ và báo cáo cho cơ quan thuế sau này. 

Trong hóa đơn điện tử mới phải bao gồm thông tin “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số…” để tiện trong việc kiểm tra về sau. 

Hai cách xử lý hóa đơn điện tử bản cũ viết sai đã gửi khách
Hai cách xử lý hóa đơn điện tử bản cũ viết sai đã gửi khách

- Hóa đơn điện tử viết sai đã khai thuế

So với trường hợp đầu thì trường hợp này nghiêm trọng hơn. Tương tự như trường hợp đầu, đôi bên phải được chỉ rõ lỗi sai và các vấn đề trong hóa đơn điện tử. Để điều chỉnh hóa đơn điện tử cũ, hai bên doanh nghiệp phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử kèm các sai sót trong bản hóa đơn điện tử cũ. 

Trong bản điều chỉnh hóa đơn điện tử phải chú thích đầy đủ các dữ liệu về số lượng, sự tăng, giảm của hàng hóa, các loại thuế cộng gộp, bổ sung ký hiệu. Tuy nhiên không được ghi số âm trong hóa đơn điều chỉnh.

Trước đó, 2 bên doanh nghiệp phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. 

2.2. Xử lý hóa đơn điện tử bản mới viết sai

2.2.1. Hóa đơn điện tử viết sai không có mã cơ quan thuế

Nếu những sai sót trong hóa đơn điện tử chỉ mang tính chất hành chính (sai thông tin: tên, địa chỉ…) nhưng không sai mã số thuế của khách hàng hoặc các mã liên quan đến doanh nghiệp đối tác thì doanh nghiệp chỉ cần thông báo về vấn đề sai sót những không cần lập lại hóa đơn. 

Trường hợp các lỗi sai nghiêm trong liên quan đến số liệu trong hóa đơn hoặc các loại mã số liên quan đến doanh nghiệp đối tác, kế toán của doanh nghiệp phải đưa ra các hoạt động xử lý dựa theo hai cách dưới đây:

Xử lý hóa đơn điện tử bản mới viết sai không có mã cơ quan thuế
Xử lý hóa đơn điện tử bản mới viết sai không có mã cơ quan thuế

- Cách 1: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh lại những lỗi sai trong hóa đơn cũ, trong hóa đơn mới phải đề cập rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn số:...”

- Cách 2: Lập hóa đơn điện tử mới thay thế hẳn hóa đơn điện tử cũ trong hóa đơn có đề cập rõ “Thay thế cho hóa đơn số:...”

2.2.2. Hóa đơn điện tử viết sau có mã cơ quan thuế

Trường hợp đầu tiên, hóa đơn điện tử viết sai chưa gửi cho khách hàng. Kế toán của doanh nghiệp sẽ cần thông báo cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT phụ lục 1A đính kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP xin hủy hóa đơn bị sai sót. Sau khi cơ quan thuế xác nhận đã hủy sẽ lập hóa đơn điện tử mới, thực hiện ký số gửi cho cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn thay thế. 

Trường hợp hai khi hóa đơn điện tử viết sai đã được gửi cho khách hàng, doanh nghiệp phải ngay lập tức thông báo và liệt kê các sai sót trong hóa đơn cũ. Tuy nhiên, doanh nghiệp không cần lập lại hóa đơn mà sẽ báo cho cơ quan thuế về hóa đơn có sai sót theo mẫu bên trên. 

Xử lý hóa đơn điện tử bản mới viết sai có mã cơ quan thuế
Xử lý hóa đơn điện tử bản mới viết sai có mã cơ quan thuế

Cuối cùng là trường hợp cơ quan thuế phát hiện ra lỗi sai của hóa đơn điện tử. Họ sẽ có trách nhiệm thông báo cho doanh nghiệp theo Mẫu số 01/TĐ-RSĐT Phụ lục 1B đính kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP và đưa ra thời hạn để doanh nghiệp phản hồi và khắc phục sai sót. 

Có thể nói, các thủ tục xử lý hóa đơn điện tử viết sai không quá rườm rà, phức tạp nhưng sẽ tiêu tốn thời gian của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc áp dụng phương án quản lý số hóa thông qua các phần mềm quản lý hóa đơn đã và đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Hiện nay, timviec365.vn đang là đơn vị cung cấp phần mềm quản lý hóa đơn và đem lại trải nghiệm làm việc khoa học, tiết kiệm thời gian hơn cho nhiều doanh nghiệp. Mong rằng bài viết của chúng tôi đã đưa ra các phương án tối ưu cho các bạn trong xử lý hóa đơn điện tử viết sai. Hẹn gặp lại bạn đọc trong những bài viết tiếp theo!

Hóa đơn điện tử là gì?

Trong thời đại 4.0, hóa đơn điện tử đã và đang phổ biến và gắn liền với công cuộc số hóa của nhiều doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu về loại hóa đơn này qua bài viết sau nhé.

Hóa đơn điện tử là gì?

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV-Tâm sự Nghề nghiệp-Cẩm Nang Tìm Việc-Kỹ Năng Tuyển Dụng-Cẩm nang khởi nghiệp-Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm-Kỹ năng ứng xử văn phòng-Quyền lợi người lao động-Bí quyết đào tạo nhân lực-Bí quyết lãnh đạo-Bí quyết làm việc hiệu quả-Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép-Bí quyết viết thư xin thôi việc-Cách viết đơn xin việc-Bí quyết thành công trong công việc-Bí quyết tăng lương-Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên-Kỹ năng đàm phán lương-Kỹ năng phỏng vấn-Kỹ năng quản trị doanh nghiệp-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng-Mẹo viết hồ sơ xin việc-Mẹo viết thư xin việc-Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng-Định hướng nghề nghiệp-Top việc làm hấp dẫn-Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông-Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng-Tư vấn việc làm ngành Báo chí-Tư vấn tìm việc làm thêm-Tư vấn việc làm ngành Bất động sản-Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin-Tư vấn việc làm ngành Du lịch-Tư vấn việc làm ngành Kế toán-Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật-Tư vấn việc làm ngành Sư phạm-Tư vấn việc làm ngành Luật-Tư vấn việc làm thẩm định-Tư vấn việc làm vị trí Content-Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn-Tư vấn việc làm quản lý-Kỹ năng văn phòng-Nghề truyền thống-Các vấn đề về lương-Tư vấn tìm việc làm thời vụ-Cách viết Sơ yếu lý lịch-Cách gửi hồ sơ xin việc-Biểu mẫu phục vụ công việc-Tin tức tổng hợp-Ý tưởng kinh doanh-Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh-Mẹo viết Thư cảm ơn-Góc Công Sở-Câu chuyện nghề nghiệp-Hoạt động đoàn thể-Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch-Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự-Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics-Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng-Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng-Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật-Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe-Quản trị nhân lực -Quản trị sản xuất-Cẩm nang kinh doanh-Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất-Mô tả công việc ngành Kinh doanh-Mô tả công việc ngành Bán hàng-Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng-Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng-Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán-Mô tả công việc ngành Marketing - PR-Mô tả công việc ngành Nhân sự-Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin-Mô tả công việc ngành Sản xuất-Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải-Mô tả công việc Kho vận - Vật tư-Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics-Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn-Mô tả công việc ngành Hàng không-Mô tả công việc ngành Xây dựng-Mô tả công việc ngành Y tế - Dược-Mô tả công việc Lao động phổ thông-Mô tả công việc ngành Kỹ thuật-Mô tả công việc Nhà nghiên cứu-Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo-Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính-Mô tả công việc Biên - Phiên dịch-Mô tả công việc ngành Thiết kế-Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình-Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh-Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực-Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo-Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern-Mô tả công việc ngành Freelancer-Mô tả công việc Công chức - Viên chức-Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý-Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng -Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận-Hồ sơ doanh nhân-Việc làm theo phường-Danh sách các hoàng đế nổi tiếng-Tài liệu gia sư-Vĩ Nhân Thời Xưa-Chấm Công-Danh mục văn thư lưu trữ-Tài Sản Doanh Nghiệp-KPI Năng Lực-Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp-Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng-Quản Lý Công Việc Nhân Viên-Chuyển văn bản thành giọng nói-Giới Thiệu App Phiên Dịch-Quản Lý Kênh Phân Phối-Đánh giá nhân viên-Quản lý ngành xây dựng-Hóa đơn doanh nghiệp-Quản Lý Vận Tải-Kinh nghiệm Quản lý mua hàng-Danh thiếp cá nhân-Quản Lý Trường Học-Quản Lý Đầu Tư Xây Dựng-Kinh Nghiệm Quản Lý Tài Chính-Kinh nghiệm Quản lý kho hàng-Quản Lý Gara Ô Tô-Xem thêm gợi ý