Quay lại

Vai trò và các bước trong quy trình kế toán bán hàng của doanh nghiệp

Tác giả: Trần Thùy Linh - 15/12/2021

Kế toán bán hàng là công việc được thực hiện thường xuyên trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hàng hóa. Kế toán bán hàng liên quan đến thông tin các đơn hàng, công nợ, tồn kho… theo một quy trình bao gồm rất nhiều giai đoạn. Bởi vậy người kế toán viên cần phải nắm chắc nghiệp vụ và quy trình kế toán bán hàng để có thể hạch toán chính xác. Cùng tìm hiểu chi tiết hơn về quy trình kế toán bán hàng trong bài viết sau đây nhé!

1. Khái quát về quy trình kế toán bán hàng trong doanh nghiệp

Công việc kế toán bán hàng bao gồm những nghiệp vụ có liên quan đến hóa đơn bán hàng, doanh thu và những khoản phí phát sinh trong quy trình bán hàng. Ngoài ra, người kế toán cũng cần lập báo cáo bán hàng và các loại báo cáo khác có liên quan. Để công tác kế toán bán hàng được thực hiện nhanh chóng với độ chính xác cao thì người kế toán viên cần tuân thủ chặt chẽ quy trình kế toán bán hàng trong doanh nghiệp.

Quy trình kế toán bán hàng trong doanh nghiệp

Vậy quy trình kế toán bán hàng là gì? Quy trình kế toán bán hàng bao gồm những giai đoạn nào? Cùng tìm hiểu ngay sau đây nhé!

1.1. Giải thích quy trình kế toán bán hàng

Quy trình kế toán bán hàng bao gồm nhiều giai đoạn trong đó giai đoạn sau sẽ chỉ được tiến hàng khi giai đoạn ngay trước đó đã được hoàn thành. Hay nói một cách dễ hình dung hơn thì quy trình này giống như một dây chuyền trong đó mỗi mắt xích cần được sắp xếp ở đúng vị trí và cần được thực hiện theo đúng thứ tự.

Một cách tổng quát thì quy trình kế toán bán hàng trong doanh nghiệp sẽ được thực hiện theo 3 giai đoạn, bắt đầu từ việc tiếp nhận đơn hàng từ khách đặt hàng, sau đó đến việc lập phiếu yêu cầu xuất kho và kết thúc ở việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh.

Quy trình kế toán bán hàng bao gồm 3 giai đoạn

1.2. Tại sao cần thực hiện đúng quy trình kế toán bán hàng?

Đối với các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh hàng hóa, nghiệp vụ kế toán bán hàng có vai trò đặc biệt quan trọng, liên quan mật thiết đến chiến lược kinh doanh và kế hoạch mở rộng hay thu hẹp quy mô sản xuất hàng hóa. Nghiệp vụ kế toán cần được thực hiện theo đúng quy trình.

Vậy tại sao cần phải thực hiện đúng quy trình kế toán bán hàng?

1.2.1. Phản ánh chính xác các khoản chi phí và doanh thu

Quy trình kế toán bán hàng làm việc với dữ liệu từ các đơn hàng, hoạt động xuất kho hàng và số lượng, chất lượng, giá trị của hàng hóa xuất kho. Những dữ liệu này cần được tổng hợp lại và báo cáo kịp thời để ban quản lý doanh nghiệp nắm rõ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là cơ sở cho các dự án và chiến lược phát triển của doanh nghiệp sản xuất hàng hóa.

Quy trình kế toán bán hàng cũng thu về kết quả là giá vốn của hàng hóa đã xuất kho bán và các loại chi phí khác phục vụ cho việc xác định hiệu quả của hoạt động bán hàng bao gồm chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng, chi phí vận chuyển, chi phí xử lý sự cố phát sinh nếu có…

Các khoản chi phí và doanh thu cần được phản ánh chính xác

1.2.2. Tạo cơ sở cho việc điều chỉnh hoạt động kinh doanh

Thông qua những báo cáo kết xuất được sau khi hoàn thành quy trình kế toán bán hàng, người quản lý doanh nghiệp sẽ nắm bắt được kết quả bán hàng, doanh thu bán hàng, số tiền hàng thanh toán và số tiền thuế cần nộp. Từ đó người quản lý doanh nghiệp cũng đánh giá được hiệu quả kinh doanh và có kế hoạch mở rộng quy mô kinh doanh hoặc khắc phục những hạn chế còn tồn tại trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Những giai đoạn trong quy trình kế toán bán hàng

2.1. Nhận đơn hàng trực tiếp

Quy trình kế toán bán hàng cần phải được thực hiện bởi người Kế toán bán hàng. Quy trình này bắt đầu khi người kế toán bán hàng nhận đơn hàng trực tiếp từ khách hàng hoặc đơn hàng chuyển tiếp từ phòng kinh doanh. Những đơn hàng này sau đó sẽ được sắp xếp và ghi chép lại một cách cẩn thận.

Người kế toán bán hàng cần đặc biệt chú ý đến những chi tiết sau trong đơn hàng: số lượng, chủng loại, mẫu mã của các mặt hàng; ngày nhận đơn hàng và ngày cần giao hàng; giá trị từng mặt hàng theo bảng báo giá và tổng số tiền thanh toán đơn hàng.

Kế toán viên làm việc với đơn hàng trực tiếp hoặc chuyển tiếp

2.2. Kiểm tra số lượng hàng tồn kho

Sau khi đã có đầy đủ thông tin về đơn hàng, bước tiếp theo kế toán viên cần phải kiểm tra lại hàng tồn kho xem có đủ khả năng đáp ứng đơn hàng hay không. Đến đây thì sẽ xuất hiện hai trường hợp: đủ điều kiện đáp ứng đơn hàng và không đủ điều kiện đáp ứng đơn hàng.

Trong trường hợp mức tồn kho không đủ để đáp ứng đơn hàng thì cần nhanh chóng báo cáo với quản lý và bên mua hàng để có kế hoạch kéo dài thời gian giao hàng hoặc giảm số lượng đặt hàng.

Trong trường hợp mức tồn kho đủ điều kiện đáp ứng đơn hàng, kế toán viên sẽ làm phiếu yêu cầu xuất kho và gửi đến cho thủ kho để làm thủ tục xuất kho hàng. Song song với đó, kế toán viên cần gửi cho bộ phận phụ trách bán hàng phiếu xuất kho có kèm theo hóa đơn và biên bản giao nhận hàng hóa.

2.3. Ghi chép đơn hàng và tổng hợp hoạt động bán hàng

Sau đó, kế toán viên sẽ tiếp tục ghi chép toàn bộ chi tiết về đơn hàng và việc bán hàng kèm theo các loại chi phí phát sinh vào sổ cái và các sổ chi tiết có liên quan. Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp cũng yêu cầu kế toán viên tổng hợp lại các hoạt động bán hàng hàng ngày và số lượng hàng hóa xuất kho rồi gửi lên phía ban lãnh đạo doanh nghiệp.

Ghi chép đơn hàng và tổng hợp hoạt động bán hàng

3. Những kinh nghiệm khi thực hiện quy trình kế toán bán hàng

Quy trình kế toán bán hàng giúp cho nghiệp vụ hạch toán được tiến hành một cách bài bản và khóa học để có thể kết xuất báo cáo chính xác. Đối với những kế toán viên có kinh nghiệm lâu năm trong nghề thì quy trình này rất quen thuộc. Tuy vậy những kế toán viên mới bước chân vào nghề có thể cảm thấy khá bỡ ngỡ với công việc này. Để áp dụng đúng và có hiệu quả quy trình kế toán bán hàng, bạn cần chú ý một vài điểm sau đây:

- Trong quá trình áp dụng quy trình trình kế toán bán hàng, cần thường xuyên kiểm tra lại lý thuyết và kết quả thực hiện mỗi giai đoạn để chắc chắn rằng không có bất kỳ sai sót nào xảy ra.

- Hóa đơn và chứng từ là những giấy tờ rất quan trọng, vì vậy những thứ này cần phải được lưu trữ và bảo quản một cách cẩn thận.

- Hãy ghi chép và theo dõi chặt chẽ mọi chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng, cũng như những khoản tạm ứng trước.

Mọi hóa đơn và chứng từ cần được lưu giữ cẩn thận

- Cần đặc biệt chú ý tới công nợ. Đây là khoản tiền mà kế toán bán hàng thường xuyên phải xử lý. Kế toán viên cần theo dõi chặt chẽ công nợ và chủ động liên hệ với khách hàng nếu thấy công nợ có dấu hiệu có dấu hiệu quá hạn để tránh gây ảnh hưởng đến vòng quay vốn của doanh nghiệp.

Trên đây là những chia sẻ về quy trình kế toán bán hàng trong doanh nghiệp và một số chú ý khi áp dụng quy trình này. Nghiệp vụ kế toán bán hàng được đánh giá là không quá phức tạp và cũng không đòi hỏi quá nhiều kinh nghiệm. Tuy nhiên bạn cần áp dụng đúng quy trình kế toán bán hàng để hạn chế tối đa những sai sót trong quá trình hạch toán nhé!

Kho hàng là gì?

Bạn đã biết kho hàng là gì chưa? Kho hàng có vai trò như thế nào đối với mỗi doanh nghiệp? Có những loại kho hàng nào được sử dụng phổ biến nhất hiện nay? Kệ kho hàng có vai trò như thế nào? Hãy tìm hiểu tất cả chỉ với một cú click chuột vào bài viết ngay sau đây nhé!

Kho hàng là gì?

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp- KPI Năng Lực- Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp- Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng- Quản Lý Công Việc Nhân Viên- Chuyển văn bản thành giọng nói- Giới Thiệu App Phiên Dịch- Quản Lý Kênh Phân Phối- Đánh giá nhân viên- Quản lý ngành xây dựng- Hóa đơn doanh nghiệp- Quản Lý Vận Tải- Kinh nghiệm Quản lý mua hàng-