Vai trò và các bước trong quy trình kế toán bán hàng của doanh nghiệp

1. Khái quát về quy trình kế toán bán hàng trong doanh nghiệp

Công việc kế toán bán hàng bao gồm những nghiệp vụ có liên quan đến hóa đơn bán hàng, doanh thu và những khoản phí phát sinh trong quy trình bán hàng. Ngoài ra, người kế toán cũng cần lập báo cáo bán hàng và các loại báo cáo khác có liên quan. Để công tác kế toán bán hàng được thực hiện nhanh chóng với độ chính xác cao thì người kế toán viên cần tuân thủ chặt chẽ quy trình kế toán bán hàng trong doanh nghiệp.

Vậy quy trình kế toán bán hàng là gì? Quy trình kế toán bán hàng bao gồm những giai đoạn nào? Cùng tìm hiểu ngay sau đây nhé!

1.1. Giải thích quy trình kế toán bán hàng

Quy trình kế toán bán hàng bao gồm nhiều giai đoạn trong đó giai đoạn sau sẽ chỉ được tiến hàng khi giai đoạn ngay trước đó đã được hoàn thành. Hay nói một cách dễ hình dung hơn thì quy trình này giống như một dây chuyền trong đó mỗi mắt xích cần được sắp xếp ở đúng vị trí và cần được thực hiện theo đúng thứ tự.

Một cách tổng quát thì quy trình kế toán bán hàng trong doanh nghiệp sẽ được thực hiện theo 3 giai đoạn, bắt đầu từ việc tiếp nhận đơn hàng từ khách đặt hàng, sau đó đến việc lập phiếu yêu cầu xuất kho và kết thúc ở việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh.

1.2. Tại sao cần thực hiện đúng quy trình kế toán bán hàng?

Đối với các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh hàng hóa, nghiệp vụ kế toán bán hàng có vai trò đặc biệt quan trọng, liên quan mật thiết đến chiến lược kinh doanh và kế hoạch mở rộng hay thu hẹp quy mô sản xuất hàng hóa. Nghiệp vụ kế toán cần được thực hiện theo đúng quy trình.

Vậy tại sao cần phải thực hiện đúng quy trình kế toán bán hàng?

1.2.1. Phản ánh chính xác các khoản chi phí và doanh thu

Quy trình kế toán bán hàng làm việc với dữ liệu từ các đơn hàng, hoạt động xuất kho hàng và số lượng, chất lượng, giá trị của hàng hóa xuất kho. Những dữ liệu này cần được tổng hợp lại và báo cáo kịp thời để ban quản lý doanh nghiệp nắm rõ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là cơ sở cho các dự án và chiến lược phát triển của doanh nghiệp sản xuất hàng hóa.

Quy trình kế toán bán hàng cũng thu về kết quả là giá vốn của hàng hóa đã xuất kho bán và các loại chi phí khác phục vụ cho việc xác định hiệu quả của hoạt động bán hàng bao gồm chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng, chi phí vận chuyển, chi phí xử lý sự cố phát sinh nếu có…

1.2.2. Tạo cơ sở cho việc điều chỉnh hoạt động kinh doanh

Thông qua những báo cáo kết xuất được sau khi hoàn thành quy trình kế toán bán hàng, người quản lý doanh nghiệp sẽ nắm bắt được kết quả bán hàng, doanh thu bán hàng, số tiền hàng thanh toán và số tiền thuế cần nộp. Từ đó người quản lý doanh nghiệp cũng đánh giá được hiệu quả kinh doanh và có kế hoạch mở rộng quy mô kinh doanh hoặc khắc phục những hạn chế còn tồn tại trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Những giai đoạn trong quy trình kế toán bán hàng

2.1. Nhận đơn hàng trực tiếp

Quy trình kế toán bán hàng cần phải được thực hiện bởi người Kế toán bán hàng. Quy trình này bắt đầu khi người kế toán bán hàng nhận đơn hàng trực tiếp từ khách hàng hoặc đơn hàng chuyển tiếp từ phòng kinh doanh. Những đơn hàng này sau đó sẽ được sắp xếp và ghi chép lại một cách cẩn thận.

Người kế toán bán hàng cần đặc biệt chú ý đến những chi tiết sau trong đơn hàng: số lượng, chủng loại, mẫu mã của các mặt hàng; ngày nhận đơn hàng và ngày cần giao hàng; giá trị từng mặt hàng theo bảng báo giá và tổng số tiền thanh toán đơn hàng.

2.2. Kiểm tra số lượng hàng tồn kho

Sau khi đã có đầy đủ thông tin về đơn hàng, bước tiếp theo kế toán viên cần phải kiểm tra lại hàng tồn kho xem có đủ khả năng đáp ứng đơn hàng hay không. Đến đây thì sẽ xuất hiện hai trường hợp: đủ điều kiện đáp ứng đơn hàng và không đủ điều kiện đáp ứng đơn hàng.

Trong trường hợp mức tồn kho không đủ để đáp ứng đơn hàng thì cần nhanh chóng báo cáo với quản lý và bên mua hàng để có kế hoạch kéo dài thời gian giao hàng hoặc giảm số lượng đặt hàng.

Trong trường hợp mức tồn kho đủ điều kiện đáp ứng đơn hàng, kế toán viên sẽ làm phiếu yêu cầu xuất kho và gửi đến cho thủ kho để làm thủ tục xuất kho hàng. Song song với đó, kế toán viên cần gửi cho bộ phận phụ trách bán hàng phiếu xuất kho có kèm theo hóa đơn và biên bản giao nhận hàng hóa.

2.3. Ghi chép đơn hàng và tổng hợp hoạt động bán hàng

Sau đó, kế toán viên sẽ tiếp tục ghi chép toàn bộ chi tiết về đơn hàng và việc bán hàng kèm theo các loại chi phí phát sinh vào sổ cái và các sổ chi tiết có liên quan. Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp cũng yêu cầu kế toán viên tổng hợp lại các hoạt động bán hàng hàng ngày và số lượng hàng hóa xuất kho rồi gửi lên phía ban lãnh đạo doanh nghiệp.

3. Những kinh nghiệm khi thực hiện quy trình kế toán bán hàng

Quy trình kế toán bán hàng giúp cho nghiệp vụ hạch toán được tiến hành một cách bài bản và khóa học để có thể kết xuất báo cáo chính xác. Đối với những kế toán viên có kinh nghiệm lâu năm trong nghề thì quy trình này rất quen thuộc. Tuy vậy những kế toán viên mới bước chân vào nghề có thể cảm thấy khá bỡ ngỡ với công việc này. Để áp dụng đúng và có hiệu quả quy trình kế toán bán hàng, bạn cần chú ý một vài điểm sau đây:

- Trong quá trình áp dụng quy trình trình kế toán bán hàng, cần thường xuyên kiểm tra lại lý thuyết và kết quả thực hiện mỗi giai đoạn để chắc chắn rằng không có bất kỳ sai sót nào xảy ra.

- Hóa đơn và chứng từ là những giấy tờ rất quan trọng, vì vậy những thứ này cần phải được lưu trữ và bảo quản một cách cẩn thận.

- Hãy ghi chép và theo dõi chặt chẽ mọi chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng, cũng như những khoản tạm ứng trước.

- Cần đặc biệt chú ý tới công nợ. Đây là khoản tiền mà kế toán bán hàng thường xuyên phải xử lý. Kế toán viên cần theo dõi chặt chẽ công nợ và chủ động liên hệ với khách hàng nếu thấy công nợ có dấu hiệu có dấu hiệu quá hạn để tránh gây ảnh hưởng đến vòng quay vốn của doanh nghiệp.

Trên đây là những chia sẻ về quy trình kế toán bán hàng trong doanh nghiệp và một số chú ý khi áp dụng quy trình này. Nghiệp vụ kế toán bán hàng được đánh giá là không quá phức tạp và cũng không đòi hỏi quá nhiều kinh nghiệm. Tuy nhiên bạn cần áp dụng đúng quy trình kế toán bán hàng để hạn chế tối đa những sai sót trong quá trình hạch toán nhé!