Receptionist là gì? Công việc của Receptionist là gì?

Khái quát về Receptionist

Reception là gì?

Reception là từ tiếng Anh chuyên ngành lễ tân khách sạn, để sử dụng chỉ bộ phận lễ tân, lễ tân tiếng Anh, lễ tân ngoại giao, thuộc vào khối Tiền sảnh trong những nhà hàng khách sạn, có thể giữ vai trò quan trọng trong quá trình kinh doanh, mang đến cho khách hàng sự hài lòng. 

Receptionist là gì?

Receptionist là thuật ngữ chuyên ngành khách sạn tiếng Anh chỉ Nhân viên lễ tân làm việc tại bộ phận lễ tân của khách sạn, có nhiệm vụ quan trọng trong tiếp đón và hoàn tất tất cả những thủ tục như check – in, đặt các loại phòng như phòng dorm, phòng deluxe, phòng bungalow (chỉ có tại các resort), phòng đôi, phòng standard, phòng suite, phòng premier, phòng executive,..., check out, xử lý tất cả những yêu cầu của khách.

Ngoài ra một thuật ngữ mà những nhân viên trong ngành khách sạn cần phải biết thêm là SOP là gì? Bởi đây là từ mà các quản lý tại khách sạn- nhà hàng sẽ nói với bạn thường xuyên trong quá trình làm việc để tăng hiệu quả công việc mà bạn đang làm. 

Công việc của một Receptionist là gì?

Nhân viên lễ tân tại Nhà hàng – Khách sạn đảm nhiệm nhiều vai trò, nhiệm vụ và làm nhiều công việc khác nhau trong phạm vi trách nhiệm. Cùng xem một Receptionist cần làm những công việc gì nhé để hiểu rõ và tìm việc làm phù hợp:

Công việc của Receptionist làm việc tại nhà hàng

• Nhân viên lễ tân tại nhà hàng sẽ sắp xếp lịch đặt bàn cho khách, kết hợp với các bộ phận khác để chuẩn bị đầy đủ mọi dịch vụ trước khi khách đến.
• Hướng dẫn khách hàng đến đúng vị trí đã được đặt sẵn. Thanh toán các chi phí của khách trước khi khách rời khỏi nhà hàng.
• Lưu trữ các thông tin của khách hàng, lọc ra những khách hàng quen thuộc hay lui tới nhà hàng.
• Ghi chép đầy đủ và rõ ràng những khoản chi phí, thanh toán của khách theo từng ngày.
• Giải quyết những sự cố có thể xảy ra trong nhà hàng, để không làm ảnh hưởng đến các khách hàng khác.

​Tuyển lễ tân nhà hàng

Công việc của nhân viên lễ tân khách sạn

• Phối hợp với các bộ phận dọn phòng để đảm bảo phòng luôn được sạch sẽ trước khi khách đến và sau khi khách đi.
• Giới thiệu, tư vấn cho các khách hàng có thể sử dụng tất cả những dịch vụ của khách sạn.
• Tiếp đón và làm thủ tục check in cho khách.
• Tiếp nhận và xử lý tất cả những thông tin phản ánh từ khách hàng, giải đáp các thắc mắc mà khách hàng gặp phải.
• Làm thủ tục thanh toán và thủ tục check – out cho khách.
• …

Với sự phát triển nhanh chóng của ngành Du lịch, Nhà hàng - Khách sạn hiện nay, việc tìm một công việc trở nên quan trọng hơn. Receptionist tại Thái Nguyên, Hà Nội, Tp HCM,... không phải là quá khó. Muốn có được công việc phù hợp nhất bạn nên cập nhật những tin tuyển dụng mới nhất trong quá trình  tìm kiếm việc làm tại Thái Nguyên hay nơi mà bạn mong muốn trên các trang tìm việc làm lớn, mạng xã hội, quảng cáo, giới thiệu để không bỏ lỡ bất cứ cơ hội nào.

Tuyển dụng lễ tân khách sạn

Quy trình làm việc của Reception

Quy trình làm việc của bộ phận Reception theo 4 giai đoạn như sau:

Trước khi khách hàng đến

Các nhân viên lễ tân tiếp nhận tất cả những thông tin của khách hàng tại quầy lễ tân, thông qua điện thoại, email, website,…

Tiến hành lập phiếu đặt phòng cho khách, bố trí phòng và chuẩn bị những điều kiện theo yêu cầu của khách, xác nhận lại tình trạng đặt phòng của khách hàng.

Khi khách hàng đến khách sạn

Receptionist có nhiệm vụ đón tiếp và xác nhận các thông tin đặt phòng của khách, làm các thủ tục check in cho khách, giới thiệu cũng như tư vấn cho khách hàng.

Tại thời điểm đó, các lễ tân chuyển thông tin đăng ký của khách sang nhân viên thu ngân để chuẩn bị hồ sơ thanh toán cho khách khi họ rời khách sạn.

Trong thời gian khách lưu trú tại khách sạn

Receptionist tiếp nhận những thông tin, những yêu cầu của khách, những khiếu nại và sự cố trong quá trình khách hàng ở khách sạn.

Phối hợp với những bộ phận có liên quan khác để kịp thời xử lý những những tình huống không may có thể xảy ra. Mục tiêu hàng đầu của khách sạn đó là đem lại sự hài lòng cho khách hàng với dịch vụ của mình, tạo ấn tượng tích cực và thúc đẩy khách hàng muốn quay lại lần sau.

Khi khách rời khỏi khách sạn

Receptionist liên hệ với bộ phận buồng phòng, kiểm tra xem khách sử dụng những gì trong phòng để tính toán tiền. Nếu khách sử dụng đồ dùng tính phí trong phòng thì có trách nhiệm nhập vào danh sách check out rồi nhập giá tiền.

Tiến hành in hóa đơn và thanh toán tiền phòng cho khách và chào tạm biệt khách. Các Receptionist nên hỏi khách hàng của mình về chất lượng dịch vụ, hỗ trợ khách tìm được phương tiện di chuyển.

​Việc làm Lễ tân - PG - PB tại Hà Nội

>>> Xem ngay tìm việc làm tại Cao Bằng để update những tin tức mới nhất về tuyển dụng Receptionist và các ngành nghề hot khác.

Phương pháp giao tiếp với khách hàng của một Receptionist

Mỗi Receptionist là một trong những gương mặt đại diện cho nhà hàng, khách sạn. Họ tiếp xúc với khách hàng thường xuyên, bao gồm cả khách hàng trong nước và các vị khách nước ngoài. Chính vì thế, những receptionist cần biết cách giao tiếp để có thể làm hài lòng khách hàng. Những cách giao tiếp dưới đây có thể giúp các bạn trong quá trình làm việc:

Giao tiếp bằng lời nói

Khách hàng sẽ có ấn tượng đối với khách sạn của bạn, thông qua lời nói, cách giao tiếp, gặp gỡ, của các Receptionist đối với khách hàng. Điều này được thể hiện rõ nhất thông qua những hành động như là chào hỏi khách hàng, giới thiệu cho khách hàng về các dịch vụ, tiếp nhận cũng như là xử lý tất cả các thông tin, khiếu nại từ phía khách hàng.

Nhân viên lễ tân cần ăn nói một cách hết sức trang trọng, lịch sự, trôi chảy, gãy gọn để khách thấy được rằng khách sạn, nhà hàng mà họ lui tới có sự chuyên nghiệp.

Các receptionist nên thường xuyên sử dụng các từ như: cảm ơn, xin lỗi, xin phép… để khách hàng thấy được sự tôn trọng từ phía nhà hàng, khách sạn đối với họ.

Giao tiếp bằng văn bản

Hình thức giao tiếp bằng văn bản sẽ bao gồm các hình thức: Thư hỏi, thư xác nhận, thư phàn nàn về chất lượng dịch vụ,…

Các Receptionist cần chú ý kỹ càng đến nội dung và mục đích muốn truyền tải thông qua hình thức văn bản. Các bạn cần phải ghi rõ thời gian và bạn phải đảm bảo giải đáp những thắc mắc của khách hàng một cách kịp thời, nhanh chóng, chính xác.

Đồng thời bạn cần lưu ý cách xưng hô đối với khách hàng trong các văn bản phản hồi lại khách hàng.

Việc làm Lễ tân - PG - PB tại Hồ Chí Minh

Giao tiếp phi ngôn ngữ

Các receptionist cần chú ý tới những cử chỉ của mình khi giao tiếp với khách hàng. Bất kì cử chỉ gì của các Receptionist cũng sẽ ảnh hưởng đến cái nhìn của khách đối với nhà hàng, khách sạn. Những cử chỉ của người Receptionist cần chú ý chính là:

• Nét mặt: luôn phải nở nụ cười trên môi, niềm nở với khách hàng một cách chân thành.
• Những cử chỉ tay chân: thể hiện những hành động thân thiện, lịch sử.
• Ánh mắt: Cần thể hiện được sự chân thành khi giao tiếp.
• Các tư thế đứng ngồi, giọng nói, hình thức bên ngoài…

Giao tiếp phi ngôn ngữ tuy không phải là phương pháp giao tiếp trực tiếp nhưng lại có vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng cuộc trò chuyện, nhấn mạnh được ý nghĩa đối với các hình thức giao tiếp.

Chính vì thế, các nhân viên lễ tân cần làm chủ được những hành động, cử chỉ, tư thế cũng như các hình thức bên ngoài của chính bản thân mình để có thể thể hiện được sự chuyên nghiệp cần có của một người Receptionist để có thể nổi bật hơn trong mắt nhà tuyển dụng nhà hàng khách sạn mà bạn mong muốn.

Tìm việc

Như vậy, receptionist là gì? Receptionist có nhiệm vụ, vai trò và ý nghĩa như thế nào trong khách sạn, nhà hàng đã được nêu lên trong những thông tin trên đây. Hãy đón đọc những thông tin bổ ích mà Timviec365.vn cung cấp.