Tiếp tân là gì? Bí quyết trở thành một nhân viên tiếp tân giỏi

Khái niệm tiếp tân là gì?

Khi vào một khách sạn hay vào trong một văn phòng lớn nào đó chúng ta thường thấy những người làm các công việc về chỉ hướng, hướng dẫn khách hàng thực những  nhu cầu của họ. Thông thường người ta gọi đó là bộ phận tiếp tân.

Tiếp tân có thể được hiểu là trung tâm đầu não tiếp nhận mọi vấn đề từ khách hàng, sau đó điều phối các nhiệm vụ đến các bộ phận liên quan thực hiện đáp ứng những yêu cầu do khách hàng đề ra, bên cạnh đó họ cũng có thể thực hiện liên kết với các bộ phận hay nhân viên tiếp tân khác thực hiện hoàn thành các công việc được giao một cách tốt nhất.

Tiếp tân là gì? Đây là một bộ phận còn được mọi người gọi với tên gọi khác là nhân viên quan hệ khách hàng. Trong tiếng anh thường được gọi là “Guest service agent”

Như vậy một nhân viên tiếp tân có thể thực hiện rất nhiều các công việc khác nhau. tuy nhiên dù là những nhiệm vụ có phức tạp hay khó khăn đến đâu họ vẫn có thể làm tốt nhất so với yêu cầu được đặt ra.

>> Xem thêm: Tiếng anh chuyên ngành lễ tân khách sạn

Những yếu tố cần biết khi làm tiếp tân

Chúng ta có thể tìm hiểu tất cả thông tin trước khi bắt đầu ứng tuyển vào vị trí đó. Bạn có thể biết và tìm hiểu thông tin như thế nào? Đừng quá lo lắng về những thông tin này, timviec365.vn sẽ cung cấp cho bạn những thông tin bổ ích nhất về tất cả nỗi bận tâm bạn đang gặp phải đấy nhé.

Mô tả công việc của một nhân viên tiếp tân

Tiếp tân cũng đồng thời cũng là các công việc gắn với khách hàng. Thông thường bộ phận tiếp tân thực hiện các công việc tiếp đón khách hàng ngày tại các văn phòng hay tại khách sạn. Cụ thể công việc của một tiếp tân trong doanh nghiệp cần thực hiện các công việc như sau:

Thực hiện trực quầy tiếp tân và đón tiếp khách hàng

- Khi đến công ty để liên hệ làm việc, khách hàng thường được những nhân viên chuyên tiếp tân đón tiếp. Nhân viên tiếp tân luôn phải cố gắng, tiếp xúc để mang đến sự hài lòng cho khách. Họ có thể tìm hiểu các nhu cầu như khách hàng muốn gặp ai, muốn giúp đỡ trong những vấn đề nào?…

- Tiếp nhận tất cả các thông tin do khách hàng cung cấp, đồng thời báo lên cấp trên để giải quyết kịp thời nhanh chóng.

- Sau khi nhận được yêu cầu của những bộ phận phối hợp, nhân viên tiếp tân sẽ hướng dẫn khách thực hiện các yêu cầu của công ty và những nội dung họ cần làm là gì.

- Công đoạn tiếp theo của tiếp tân là gì? Để tiếp khách một cách chu đáo họ có thể dẫn khách đến phòng đợi, mời nước.

Trực điện thoại khi có khách hàng gọi đến

- Người lễ tân / receptionist có thể thực hiện tiếp nhận xử lý tất cả các cuộc gọi đến, cung cấp các thông tin của khách hàng và chuyển đến các bộ phận liên quan.

- Bên cạnh đó cần đảm bảo việc tiếp nhận cuộc gọi nhanh chóng và đúng chính xác thông tin về khách hàng.

Tiếp nhận xử lý các công văn, văn bản và giấy tờ

- Có thể bạn vẫn nghĩ nhân viên tiếp tân chỉ có thể đứng tiếp khách hàng hay trực điện thoại đúng không? Nếu có suy nghĩ như vậy bạn đã hiểu nhầm về vấn đề này rồi đấy. Nhân viên tiếp tân còn phải đảm nhiệm giấy tờ, công văn, chuyển giao cho những người có thẩm quyền xử lý.

- Họ có thể liên hệ với bộ phận chuyển phát về những thư từ, bưu kiện được chuyển đến và giải quyết xử lý chúng một cách nhanh chóng.

- Thực hiện việc gửi các công văn, thư từ, bưu kiện dưới sự bàn giao của người có trách nhiệm liên quan cho các đơn vị bên ngoài khi có yêu cầu của các bộ phận.

- Thực hiện nhiệm vụ nhận, xử lý văn bản, giấy tờ, chuyển phát thư từ, công văn hàng tháng.

Thực hiện các công việc liên quan đến hậu cần

Không phải tiếp tân là không thể thực hiện những công việc chăm lo đời sống hậu cần trong công ty. Họ có thể là những người tận tâm, phục vụ chu đáo cho toàn bộ sự kiện của công ty.

- Trong công tác hậu cần Chuẩn bị các yếu tố về chi phí, cơ sở vật chất, tổ chức cho các sự kiện được diễn ra chu đáo.

- Quản lý và đảm  bảo sự chu đáo cũng như vấn đề vệ sinh được gọn gàng và sạch sẽ trước, trong và sau khi diễn ra cuộc họp.

- Chuẩn bị công tác hậu cần sự vụ trong cuộc họp như ấm chén, nước uống, văn bản,tài liệu cho nhân viên trong công ty.

Bên cạnh đó thực hiện các công việc được giao khác.

>>> Xem thêm: VinMart là gì? Lợi ích khi tìm việc tại VinMart

Yêu cầu tuyển dụng của một nhân viên tiếp tân

Một nhân viên tiếp tân giỏi trước hết bạn cũng cần đáp ứng các yêu cầu của một người làm trong lĩnh vực này. Trước hết để tìm kiếm công việc cho một nhân viên tiếp tân phải tìm hiểu được tiếp tân là gì? Bên cạnh đó bạn cũng cần có những tiêu chuẩn về một tiếp tân ưu tú như sau:

Thông thường tiếp tân là bộ mặt của công ty nên một tiếp tân giỏi và đáp ứng các yêu cầu của đơn vị sẽ rất được coi trọng. Đối với các doanh nghiệp kể cả nhà nước hay tư nhân thì hiện nay do nhu cầu tuyển dụng về công việc những nhân viên tiếp tân đều là nữ.

Để được tuyển dụng vào vị trí nhân tiếp tân trong cơ quan tổ chức, ứng viên cần phải có những ưu điểm nhất định về ngoại hình, thông thường những người tiếp tân được tuyển dụng thường cao từ 1m60 trở lên, là những người có giọng nói chuẩn, dễ nghe; nhiệt tình, năng động trong công việc. Có những kỹ năng thành tạo trong việc sử dụng tin học văn phòng .

Tại những nhà hàng hay khách sạn ngoài những thông tin trên họ còn có thể yêu cầu tiếp tân phải là người có trình độ về ngoại ngữ và có thể giao tiếp bằng tiếng Anh tốt nhất có thể. Bởi vì đa số họ tiếp xúc với nhất nhiều khách nước ngoài nên nếu có trình độ tiếng anh tốt bạn cũng có thể được chọn lựa.

Mỗi đơn vị tuyển dụng có thể có thêm những yêu cầu khác nữa đối với lễ tân mà bạn cần đáp ứng khi tìm việc làm tại Đồng Nai hay bất cứ đâu với công việc này, hãy tìm hiểu kỹ các thông tin tuyển dụng để có những lựa chọn thích hợp nhất. 

>> Xem thêm: Ngành quản lý khách sạn lấy bao nhiêu điểm

Học tiếp tân tại những địa chỉ nào?

Nếu bạn muốn theo nghề của một nhân viên tiếp tân bạn có thể thực hiện ước mơ học của mình tại những trường đại học và cao đẳng trên cả nước. Hầu hết các trường Đại học, Cao đẳng ngày nay chẳng hạn như Trường quản lý khách sạn Việt Úc đều có thể đào tạo các tiếp tân chuyên nghiệp trong chuyên ngành quản lý nhà hàng khách sạn.

Thời gian trung bình khi học đại học cao đẳng bạn có thể rèn luyện bản thân mình là đào tạo trong khoảng từ 3-4 năm.

Ngoài ra bạn cũng có thể học trở thành những tiếp tân ưu tú từ các đơn vị chuyên đào tạo nghề, họ có thể rèn luyện cho bạn những kinh nghiệm và kiến thức của bản thân để mình có thể đáp ứng yêu cầu trong doanh nghiệp.

Bên cạnh đó bạn cũng có thể thực hành làm lễ tân ngay tại các nhà hàng, khách sạn và có thể chỉ với tư cách là những người thực tập, lâu dần tay nghề và kỹ năng trình độ của bạn cũng có thể được nâng cao.

>>> Đừng bỏ lỡ! Danh sách việc làm Đắk Lắk đang chờ đón ứng viên. Tham khảo ngay để không phải hối tiếc

Cách giúp bạn trở thành một tiếp tân hoàn hảo

Lịch sự, nhã nhặn

Trước hết những người làm công việc tiếp tân cần có một cách ứng xử tốt đối với khách hàng để có thể tạo dựng được niềm tin của họ với mình và ấn tượng với công ty. Bạn không cần phải là người có trình độ cao siêu để trở thành một tiếp tân xuất sắc. Chính thái độ của bạn sẽ giúp bạn đạt được thành công lớn hơn nhiều.

Một nhân viên tiếp tân tốt sẽ phải học được cách cư xử lịch sự, nhã nhặn với tất cả mọi người. Trong mọi trường hợp, dù họ có bề ngoại hình, trình độ hay địa vị xã hội như thế nào, bằng cấp của họ vẫn không thay đổi.

Luôn luôn mỉm cười

Như chúng ta thấy tiếp tân là bộ mặt trong công ty. Hãy tưởng tượng bạn đang tiếp xúc với một đối tác mà khuôn mặt họ lúc nào cũng cau có thì bạn có hài lòng? Do vậy, hãy luôn biết cách giữ nụ cười trên môi khi nói chuyện với khách hàng hoặc đối tác để cho họ thấy lúc nào bạn cũng rất hoan nghênh họ nhé.

>> Xem thêm: Lễ tân ngoại giao là gì

Thân thiện và chu đáo

Người ta vẫn thường nói sự thân thiện của một người đối với một người có thể lấy trọn trái tim của họ. Bạn là một người luôn có sự quan tâm, chu đáo, chăm lo quan tâm cho khách hàng của mình thì bạn sẽ có thể lấy trọn được cảm xúc của họ. Do vậy sự thân thiện của bản thân luôn là những yếu tố quan trọng nhất giúp bạn trở thành người tiếp tân giỏi

Hướng dẫn tận tình khi khách hàng hỏi thăm

Là một nhân viên tiếp tân, bạn có thể tự mình tìm hiểu và nắm rõ mọi thông tin liên quan trong công ty. Ví dụ tiếp tân là gì? Họ nên nắm rõ những phòng họp, các phòng ban thuộc vị trí nào cùng với những thông tin về các khu vực xung quanh như đường đi, nhà hàng, khách sạn,... và những thông tin khác để hướng dẫn tận tình khi có người cần giúp đỡ.

>> Xem thêm: Ngành quản trị nhà hàng và dịch vụ ăn uống

Trang phục luôn gọn gàng và lịch sự

Trang phục của tiếp tân cũng phải thực hiện nghiêm túc theo đúng với chuẩn mực của công ty. Thông thường mọi người cần mặc những trang phục công sở nghiêm túc, lịch sự. Ấn tượng ban đầu của khách hàng không chỉ là sự giao tiếp tỉ mỉ, chu đáo nhiệt tình mà còn là cách ăn mặc của bạn ra sao nữa đấy nhé.

Vì sao bạn nên chọn lựa nghề tiếp tân?

Bạn có thể chọn lựa ngành nghề phù hợp với trình độ và năng lực của bản thân mình để phát triển. Tuy nhiên có nên theo con đường này hay không là một trong những câu hỏi khá khó.

Bạn có thể chọn lựa theo đuổi ngành này vì:

Công việc rất đa dạng và phong phú

Công việc tiếp tân có thể liên quan đến các thủ tục về check-in, check-out cho khách hay sẵn sàng tiếp nhận và xử lý mọi vấn đề phát sinh, những quy trình làm việc cặn kẽ của công việc. Bên cạnh đó bạn có thể tiếp xúc với nhiều người, giao lưu học hỏi kinh nghiệm và kiến thức bổ ích, tăng khả năng chủ động thích ứng trong công việc. Bên cạnh đó bạn có thể cải thiện bản thân mình hơn và chủ động hơn với các công việc khác nhau.

Mở rộng thêm nhiều kiến thức

Việc tiếp xúc với nhiều đối tượng khách hàng giúp cho tiếp tân có các mối quan hệ xã hội tốt hơn. Khi nhìn nhận một vấn đề nào đó sẽ có các cách suy nghĩ khác nhau. Đặc biệt tiếp tân có thể khám phá các nét đặc trưng văn hóa, tâm lý khách hàng từ nhiều vùng miền trên cả nước. Tăng thêm khả năng về ngoại ngữ do được tiếp xúc thường xuyên với người nước ngoài. Do vậy nếu bạn đam mê học hỏi mở rộng kiến thức thì công việc này rất phù hợp đấy nhé.

>> Xem thêm: Lễ tân tiếng anh là gì

Mức lương khá ưu đãi và hợp lý

Tiếp tân cũng là một trong những nghề có mức lương khá ưu đãi. Do tính chất và khối lượng các công việc trong từng cơ quan và doanh nghiệp có những mức lương cụ thể.

Mức lương của nhân viên tiếp tân được  dao động trong khoảng 5 – 7 triệu đồng/ tháng. Bên cạnh đó những chế độ đãi ngộ, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, các khoản phụ cấp cũng được áp dụng theo quy định của pháp luật.

>>> Tìm hiểu những việc làm Trà Vinh hot nhất với mức lương hấp dẫn nhất hiện nay. Tham khảo ngay tại website timviec365.vn

Nhu cầu tuyển dụng cao

Khi tìm kiếm công việc cho một nhân viên tiếp tân, chúng ta có thể thấy rất nhiều sự lựa chọn khác nhau từ nhu cầu của nhà tuyển dụng. Bạn có thể tìm thấy rất nhiều các công việc từ trang timviec365.vn. Số lượng công việc về nhân viên tiếp tân, khách sạn và những công việc liên quan khác được đăng tuyển rất nhiều. Do vậy khi tìm kiếm các cơ hội xin việc cho nghề này là hoàn toàn dễ dàng nhé.

Có khả năng thăng tiến cao trong công việc

Từ một nhân viên tiếp tân bạn có thể  cố gắng học hỏi các kinh nghiệm để nâng chức vụ của mình lên các mức độ cao hơn như trở thành các Giám sát tiếp tân - Trưởng bộ phận tiếp tân, và lên các chức vụ cao hơn. Ngoài ra, lễ tân cũng có thể xin điều chuyển qua những bộ phận khác trong khách sạn nếu thấy mình không hợp trong công việc đang làm. Do vậy nếu bạn biết lựa chọn đúng công việc mình mong ước rất có thể trình độ công việc và năng lực của bản thân sẽ được phát triển nên rất nhiều.

>> Xem thêm: Hostess là gì

Với những bí quyết và thông tin chia sẻ về tiếp tân là gì?. Timviec365.vn đã cung cấp rất nhiều những kiến thức cho bạn, không chỉ vậy, bạn còn có thể thử thách bản thân lựa chọn nghề tiếp tân xem nó có phù hợp với năng lực của mình không nhé.