Không sợ thất bại vì đã có cách viết thư ngỏ xin tài trợ chuẩn nhất

1. Bạn đã hiểu thế nào là thư ngỏ xin tài trợ hay chưa?

Thư xin ngỏ tài trợ chính là bức thư mà bạn gửi đi cho những nhà tài trợ với hy vọng họ sẽ tài trợ cho chương trình của bạn. Có thể hiểu một cách đơn giản hơn thì đây chính là thư xin tài trợ. Khi mà bạn muốn thực hiện một chương trình nào đó, ví dụ như: Muốn tổ chức sự kiện chương trình trung thu cho em, chương trình đấu giá từ thiện, chương trình ca nhạc,...mà kinh phí dự trù để thực hiện cho chương trình đó bạn không có. Cũng có thể quy mô của chương trình đó lớn mà bạn thì không có đủ khả năng thì lúc này bắt buộc bạn phải viết thư xin ngỏ tài trợ để gửi đến những nhà tài trợ lớn hơn. Họ sẽ cung cấp và tài trợ cho bạn về tiền, cũng có thể là vật chất, trang thiết bị để thực hiện chương trình đó.

Thư xin ngỏ tài trợ không giống như những bức thư tình cảm mà bạn viết gửi cho người yêu, nó không sướt mướt, miên man như truyện cổ tích. Thế nhưng thư xin ngỏ tài trợ cũng không giống như bức thư xin việc khô khan, cứng nhắc mà bạn vẫn viết gửi cho nhà tuyển dụng với mong muốn vào được vị trí công việc đó. Đối với một bức thư xin ngỏ tài trợ thì bạn cần phải thể hiện được rằng điều bạn làm là hoàn toàn xứng đáng để được nhận tài trợ từ người khác, và bạn phải cho nhà tài trợ tiềm năng của mình thấy được những lợi ích mà họ sẽ nhận được nếu như họ đồng ý tài trợ cho bạn. Trong bức thư không quá tình cảm nhưng cũng không quá đặt nặng nhẹ vấn đề tiền bạc và lợi ích cá nhân, mà nó phải thể hiện được một cách khéo léo nhất.

Như vậy bạn đã hiểu hơn về thư ngỏ xin tài trợ rồi đúng không nào? Nếu như bạn đã từng viết thư xin ngỏ tài trợ và bị thất bại, thế nhưng bạn lại không hiểu vì sao thư của mình gửi đi mà không nhận lại được bất kỳ hồi âm nào. Vậy thì ngay sau đây timviec365.vn sẽ giải thích tại sao thư của bạn gửi đi nhưng lại không có bất kỳ hồi âm nào?

Xem thêm: Báo chí tiếng anh là gì và kỹ năng tiếng anh liên quan tới nghề báo

2. Tại sao thư ngỏ xin tài trợ gửi đi không nhận được hồi âm?

- Đối với một bức thư bạn gửi đi mà không nhận được hồi âm thì chứng tỏ bạn đã thất bại trong việc gửi thư, đặc biệt với thư ngỏ xin tài trợ. Thư xin tài trợ không giống với những bức thư bình thường, nếu như trong bức thư bạn thể hiện sự ra lệnh cho họ buộc phải tài trợ cho mình thì chắc chắn họ sẽ không đồng ý, và không hồi âm là chuyện bình thường. Sẽ thật khó chịu khi bạn là người tài trợ nhưng lại bị ra lệnh đúng không nào.

- Không thể hiện rõ được mục đích mà bạn muốn thực hiện chương trình đó như thế nào? Sẽ chẳng có một nhà tài trợ nào tình nguyện bỏ tiền nếu như họ chẳng hề biết gì về chương trình cũng như mục đích mà bạn thực hiện chương trình đó cả.

- Trong thư xin tài trợ, bạn không cho nhà tài trợ thấy được lợi ích mà họ nhận được. Bạn nên biết rằng, đối với mỗi nhà tài trợ và nhà đầu tư họ rất biết cách đầu tư, và thông minh trong cách đầu tư, đặc biệt với vấn đề tiền bạc. Chính vì thế mà khi bạn không cho nhà tài trợ thấy được những lợi ích mà họ nhận được thì họ cũng sẽ không đồng ý tài trợ.

- Không rõ ràng địa chỉ, người thực hiện chương trình và chương trình như thế nào, tất cả những thông tin mà bạn đưa trong thư ngỏ xin tài trợ đều không rõ ràng cũng thể hiện sự không chuyên nghiệp của bạn. Và đương nhiên là chẳng ai muốn làm việc với người không chuyên nghiệp cả.

- Sai những cấu trúc cơ bản của thư ngỏ xin tài trợ, không quá cầu kỳ về mặt hình thức, thế nhưng bạn cũng không đáp ứng được yêu cầu cơ bản nhất của một bức thư xin tài trợ thì đây chính là một sai lầm đáng tiếc của bạn.

- Đầu thư gửi cho một nhà tài trợ thế nhưng bên trong thư lại nhắc đến nhà tuyển dụng khác, hoặc có những so sánh giữa các nhà tuyển dụng. Đây chính là sai lầm nghiêm trọng khiến cho chương trình của bạn không nhận được tài trợ nào.

Đó chính là những lý do khiến cho bức thư của bạn gửi đi mà không hề có hồi âm nào. Trong một khoảng thời gian khá dài nếu như bạn xác định nhà tài trợ đã nhận được thư thế nhưng không có hồi âm thì bạn cần phải biết mình đã thất bại rồi đó. Để bức thư của bạn có hồi âm, để chương trình mà bạn muốn thực hiện nhận được những tài trợ như mong muốn thì hãy ngay trong phần sau đây timviec365.vn sẽ mách cho bạn cách viết thư ngỏ xin tài trợ chuẩn nhất từ trước đến nay.

Tham khảo ngay: Có thể bạn chưa biết thông tin về biên tập viên học ngành nào?

3. Không sợ thất bại vì đã có cách viết thư ngỏ xin tài trợ

Đối với những bạn đã từng thất bại trong việc xin tài trợ, hay với những người chưa bao giờ viết thư xin ngỏ tài trợ và cũng đang sợ thất bại. Đừng quá lo lắng về vấn đề đó nữa, vì chúng tôi sẽ giúp bạn trong vấn đề này. Để viết được thư xin tài trợ thì bạn cần phải trải qua 3 phần: Chuẩn bị xin tài trợ, hiểu cấu trúc thư, hoàn chỉnh nội dung. Hãy cùng theo dõi từng phần nội dung nhé!

3.1. Chuẩn bị để xin tài trợ

3.1.1. Hãy xác định rõ mục tiêu của bạn

Trước khi đặt bút viết thư ngỏ xin tài trợ thì bạn cần phải trả lời được những câu hỏi sau đây:

- Bạn hy vọng sẽ nhận được điều gì ở bức thư này?

- Bạn muốn thể hiện điều gì trong bức thư xin tài trợ này?

- Bạn mong muốn được tài trợ gì? Và tại sao nó lại quan trọng?

- Những lợi ích mà nhà tài trợ nhận được ở đây là gì?

Đó chính là những câu hỏi mà bạn cần phải trả lời được khi viết thư ngỏ xin tài trợ. Thư ngỏ xin tài trợ cần phải rõ ràng và đi thẳng vào đúng trọng tâm. Vì nhà tài trợ cũng sẽ không dành cho bạn thời gian cả một ngày để đọc hết lá thư đó đâu, một lá thư không rõ ràng, không đi thẳng vào vấn đề thì sẽ không đạt được hiệu quả như mong muốn. Bên cạnh đó bạn phải hiểu rõ mục tiêu mà mình muốn là gì? Vì một lá thư có hồi âm chính là lá thư đem một ý nghĩa nhất định, và nó phải thuyết phục được nhà tuyển dụng rằng họ bỏ ra thời gian, tiền bạc và công sức là hoàn toàn xứng đáng.

3.1.2. Lên danh sách các nhà tài trợ

Bạn cần phải lên được một list danh sách nhà tài trợ mà bạn có thể gửi thư, và nếu như được thì họ có khả năng tài trợ cho chương trình đó những gì? Nhà tài trợ có rất nhiều, và họ giúp đỡ bạn cũng có thể có nhiều lý do khác nhau, có thể là để PR cho doanh nghiệp nhưng cũng có thể là vì lý do cá nhân nào đó. Cho dù là bất kỳ lý do nào thì bạn hãy lên danh sách nhà tài trợ tiềm năng mà có thể xin tài trợ nhé.

Một vài lưu ý cho bạn khi lên danh sách các nhà tài trợ chính là:

- Hãy coi trọng những mối quan hệ cá nhân, bạn hãy để ý đến những mối quan hệ của các doanh nghiệp với mình và với đồng nghiệp của mình. Vì đôi khi họ lại là người có khả năng giúp đỡ bạn nhiều nhất.

-  Đừng chỉ chú trọng vào những doanh nghiệp lớn, hãy chú trọng và đừng bỏ qua những doanh nghiệp nhỏ, vì hơn hết những doanh nghiệp nhỏ tại địa phương rất muốn duy trì mối quan hệ thân thiết với người dân. Vì điều đó sẽ mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích trong việc kinh doanh.

- Phát huy khả năng và tinh thần làm việc nhóm cao hơn, nếu như bạn là một người làm việc theo team thì hãy chia đều tất cả danh sách các nhà tài trợ cho họ để họ có thể tự liên lạc với người tài trợ. Như vậy vừa tiết kiệm được thời gian lại vừa phát huy được tinh thần làm việc nhóm hiệu quả.

3.1.3. Hãy chắc chắn về những điều bạn mong muốn

Nhà tài trợ có rất nhiều cách tài trợ khác nhau, có thể họ sẽ tài trợ bằng tiền mặt, có thể hỗ trợ về nhân lực, về trang thiết bị cơ sở vật chất, về sản phẩm,...chính vì thế mà bạn cần phải thể hiện rõ mục đích mà bạn mong muốn xin tài trợ ở đây là gì? Đề nhà tài trợ nhận biết được mong muốn của bạn và cân nhắc để đáp ứng mong muốn đó.

3.1.4. Chắc chắn với những lời đề nghị

Đối với những bức thư xin tài trợ thì thông thường sẽ có những mức tài trợ mà nhà tài trợ có thể lựa chọn. Đây cũng chính là cách để giúp cho các doanh nghiệp nhỏ không có nhiều kinh phí nhưng vẫn có thể tài trợ.

- Hãy xác định những mức tài trợ khác nhau, và những lợi ích mà các doanh nghiệp sẽ nhận được ở mức tài trợ đó. Bạn cần phải biết rằng với những người cho đi nhiều tức là tài trợ nhiều sẽ được nhận lợi ích nhiều hơn những người khác.

- Trong chương trình đó, bạn có thể công khai, quảng cáo cho doanh nghiệp đó, treo biển hiệu logo công ty,...đó cũng chính là một trong những cách đề cập đến lợi ích mà doanh nghiệp nhận được.

3.1.5. Địa chỉ và người nhận thư xin tài trợ phải rõ ràng

Cũng như ở phần đầu tiên đã nhắc đến thì bạn cần phải hiểu rằng nếu như tên và địa chỉ của người nhận không rõ ràng hoặc nhầm lẫn thì có thể bạn sẽ không nhận được một đồng tài trợ nào. Chính vì thế mà bạn cần phải ghi một cách cụ thể và rõ ràng chứ đừng ghi chung chung theo kiểu “Gửi những nhà tài trợ đang quan tâm”. Chính câu nói đó thể hiện sự hời hợt, không nhiệt tình và không quan tâm nhiều đến nhà đầu tư, khiến cho họ sẽ khó chịu.

- Nếu như không biết rõ về thông tin thì bạn hãy lên trang web chính của công ty đó để tìm hiểu. Hiện nay công nghệ thông tin rất phát triển, chính vì thế mà sẽ chẳng có khó khăn gì trong việc tìm kiếm thông tin doanh nghiệp nữa. Sau khi đã tìm kiếm xong thì hãy viết tên người nhận cụ thể, thông thường thư xin tài trợ sẽ gửi đến ban giám đốc hoặc trưởng phòng nhân sự, hoặc người phụ trách vấn đề tài trợ. Bạn đừng tự đoán tên hay chức vụ cho người ta, mà hãy ghi một cách cụ thể và chi tiết để thể hiện mình có quan tâm đến vấn đề đó.

- Bên cạnh việc tìm hiểu những thông tin của công ty thì bạn cũng cần phải tìm hiểu xem công ty, doanh nghiệp mà bạn xin tài trợ có chính sách từ thiện nào hay không? Để từ đó bạn có thể liên hệ với những chính sách đó.

Bài viết tham khảo: Cùng timviec365 giải đáp: Học quan hệ công chúng ra làm gì?

3.2. Hiểu biết và nắm rõ cấu trúc của một bức thư xin tài trợ

3.2.1. Tìm hiểu các bức thư xin tài trợ khác

Nếu như chưa chắc chắn về cấu trúc cơ bản của một bức thư ngỏ xin tài trợ thì bạn hãy lên google để tìm kiếm và tham khảo. Với tốc độ phát triển nhanh của mạng internet như hiện nay thì không quá khó để bạn có thể tìm được một bức thư mẫu. Sẽ có nhiều trang yêu cầu bạn trả phí nhưng cũng có rất nhiều trang miễn phí, hãy chọn những trang miễn phí để tham khảo nhé.

Bạn không nên sao chép toàn bộ nội dung của bức thư xin tài trợ của họ, vì những bức thư tài trợ sẽ là những chương trình khác nhau, nhà tài trợ cũng khác nhau. Bên cạnh đó thì những lợi ích hay cách thuyết phục cũng sẽ khác nhau.

3.2.2. Chọn một lối diễn đạt phù hợp với bạn và doanh nghiệp đó

Hãy xem người nhận bức thư đó là ai để bạn có những lối diễn đạt sao cho phù hợp với nội dung. Tuy nhiên thì người nhận là ai đi nữa thì bạn cũng cần phải có lối diễn đạt chuyên nghiệp, để tạo ấn tượng tốt hơn thì bạn cần phải có cách viết thu hút chứ không nên sử dụng cách thông dụng mà nhiều người vẫn dùng.

Hãy viết bằng văn bản có in logo và tên tổ chức của bạn để thể hiện sự chuyên nghiệp và trang trọng, còn nếu như bạn viết thư cho chính bản thân mình thì bạn cần phải in tên của mình ngay ở đầu thư.

Nếu như bạn viết thư ngỏ xin tài trợ từ người thân và bạn bè cũng không nên sử dụng cách nói quá thân mật vì điều đó sẽ khiến cho người nhận thư cảm giác không được tôn trọng.

3.2.3. Sử dụng mẫu thư xin tài trợ đúng tiêu chuẩn

- Bạn hãy bắt đầu lá thư của mình với ngày tháng năm, tên, địa chỉ nhà tài trợ.

- Hãy dùng kính gửi như lời mở đầu với bức thư của bạn: Kính gửi và kèm tên của người nhận.

- Sau đó đến phần nội dung thư, nội dung thư của bạn phải thật ngắn gọn, chỉ nên trong một trang A4 là được. Vì nhà tài trợ họ sẽ không có nhiều thời gian để đọc bức thư của bạn đâu.

- Sau khi đã hoàn thành xong thư thì bạn cần phải gửi thư qua đường bưu điện. Lưu ý rằng không nên viết thư rồi gửi qua email nhé, như vậy nó không làm tôn lên sự trang trọng của bức thư. Và đừng quên lời cảm ơn đó nhé!

3.3. Hoàn chỉnh với nội dung thư

Sau khi đã xác định và làm xong những bước cơ bản trên thì bạn cần phải hoàn chỉnh nội dung của thư với những phần sau đây:

3.3.1. Mở đầu

Đầu thư gửi đi bạn nên giới thiệu sơ qua về bản thân mình và công ty của bạn để nhà tài trợ biết được bạn là ai ngay từ đâu. Đây cũng như là một màn chào hỏi của khách với chủ nhà.

- Bạn đừng bao giờ mặc định một điều rằng nhà tài trợ biết rõ về bạn, họ sẽ chẳng biết bạn là ai đâu, nếu như có biết thì chắc chắn cũng vẫn muốn để bạn tự giới thiệu. Chính vì thế mà đừng vòng vo nhiều, hay giới thiệu một cách cụ thể chứ đừng chung chung.

- Sau đó bạn hãy liệt kê ra những thành công mà bạn và tổ chức đã đạt được, và cũng là để chứng minh rằng công việc tài trợ đó sẽ không đem lại bất cứ rủi ro nào.

- Hãy trình bày rõ, nếu như nhà tài trợ hỗ trợ về tiền, vật chất thì bạn sẽ sử dụng nó như thế nào, sử dụng vào những công việc gì?

- Sau khi đã trình bày xong thì bạn cũng cần phải nêu rõ cho họ thấy bạn mong muốn điều gì từ họ và giải thích về sự mong muốn đó.

3.3.2. Nói về những lợi ích mà nhà tài trợ nhận được

Không phải họ bỏ tiền của và công sức ra mà chẳng thu về được một chút lợi ích nào, đúng không? Vì thế mà hãy cho nhà tài trợ của bạn thấy được những lợi ích mà họ sẽ nhận được nếu như tài trợ cho bạn. Bạn nên đặt lợi ích ở phần giữa của bức thư. Hãy giải thích cho họ hiểu rằng sự kiện và chương trình đó của bạn có được nên tivi không, phát ở kênh nào,...

3.3.3. Thuyết phục nhà tài trợ bằng những bằng chứng

Nếu như muốn bức thư của bạn thật sự thuyết phục được nhà đầu tư thì bạn cần phải chứng minh được điều đó để lấy niềm tin từ họ.

- Hãy gợi sự đồng cảm và tình thương của nhà tài trợ bằng những câu chuyện có thật, câu chuyện này sẽ có tác dụng chạm đến trái tim của nhà tài trợ đó.

- Hãy để cập đến vấn đề nhà tài trợ muốn quảng cáo như thế nào trong chương trình đó.

- Đưa ra những thành quả mà bạn và tổ chức của mình đã đạt được trước đó.

3.3.4. Cung cấp cho nhà tài trợ về những thông tin cơ bản về sự kiện

Hãy cho nhà tài trợ của bạn biết về sự kiện, chương trình đó được tổ chức như thế nào, địa điểm tại đâu, khách mời như thế nào, mục đích của chương trình đó. Hãy thể hiện cho họ thấy chương trình sẽ diễn ra thuận lợi và tốt đẹp như thế nào nếu như có sự đóng góp của họ nữa.

Cuối cùng đừng quên dành một lời cảm ơn chân thành đến nhà tài trợ nhé, nó sẽ thể hiện bạn chuyên nghiệp trong cách làm việc.

Đó chính là những nội dung mà bạn cần phải trình bày trong thư ngỏ xin tài trợ của mình, với những thông tin mà timviec365.vn cung cấp cho bạn thì hy vọng bức thư xin tài trợ của bạn gửi đi sẽ có hồi âm. 

Và để biết thêm được nhiều điều mới thú vị và hay ho khác Timviec365.vn xin mời các bạn tham khảo thêm những bài viết hữu ích khác: khối C làm nghề gì, event executive là gì, Mulitimedia là gì,... 

Chúc bạn thành công!

Xem thêm: Ngôn ngữ báo chí là gì? Tính chất của ngôn ngữ báo chí