Chi phí hàng tồn kho là gì? Tìm hiểu về các loại chi phí hàng tồn kho

1. Tìm hiểu về chi phí tồn kho

Chi phí tồn kho thường là một trong những yếu tố quan trọng nhất dẫn đến sự thành công của một doanh nghiệp. Việc kiểm soát chi phí tồn kho bao gồm nhiều khía cạnh như tài chính, thiết bị, lao động, các biện pháp bảo vệ, bảo hiểm, xử lý hàng hóa, tổn thất do ăn cắp vặt và chi phí cơ hội.

1.1. Chi phí tồn kho là gì?

Chi phí tồn kho bao gồm các chi phí để đặt hàng và lưu giữ hàng tồn kho, cũng như quản lý các thủ tục giấy tờ liên quan. Chi phí này được ban giám đốc kiểm tra như một phần trong quá trình đánh giá lượng hàng tồn kho cần lưu giữ.

Có một loại khác cũng liên quan ít nhiều đến chi phí tồn kho đó là chi phí bảo tồn hàng tồn kho. Chi phí bảo tồn hàng tồn kho cũng là một thuật ngữ sử dụng trong ngành kế toán nhằm xác định tất cả các chi phí kinh doanh liên quan đến việc lưu giữ và lưu trữ hàng hóa tồn đọng. Chi phí bảo tồn hàng tồn kho bao gồm các chi phí liên quan đến kho bãi, tiền lương, vận chuyển và xếp dỡ, thuế và bảo hiểm cũng như chi phí khấu hao, hao hụt hàng tồn kho và chi phí cơ hội.

Trong một doanh nghiệp nói chung, loại chi phí này sẽ chiếm khoảng 20% – 30% tổng chi phí hàng tồn kho.

Chi phí tồn kho thường được các doanh nghiệp sử dụng để xác định mức thu nhập có thể kiếm được dựa trên mức tồn kho hiện tại. Con số này cũng giúp một doanh nghiệp xác định xem có nhu cầu sản xuất nhiều hơn hay ít hơn để duy trì dòng thu nhập thuận lợi.

1.2. Các loại chi phí tồn kho

Các chủ doanh nghiệp luôn tìm cách để tối ưu hóa mức tồn kho cũng như chi phí tồn kho mà không làm ảnh hưởng đến lợi nhuận của họ. Chi phí đặt hàng, giữ hàng, vận chuyển, thiếu hụt hàng hóa và hư hỏng hàng chính là một số loại chi phí chính liên quan đến hàng tồn kho.

Hãy cùng xem xét một số loại chi phí tồn kho chủ yếu mà người chủ doanh nghiệp cần quan tâm nhé!

1.2.1. Chi phí đặt hàng

Chi phí đặt hàng bao gồm thuế thu nhập, phúc lợi và tiền lương của bộ phận thu mua, chi phí lao động… Những chi phí này thường được tính vào tổng chi phí chung và được phân bổ theo số lượng đơn vị sản xuất trong mỗi thời kỳ.

Chi phí đặt hàng lại được tính toán từ những khoản chi phí nhỏ hơn bao gồm:

+ Chi phí vận chuyển

+ Chi phí tìm kiếm nhà cung cấp và xử lý đơn hàng

+ Chi phí nhập hàng

+ Chi phí văn thư chuẩn bị đơn đặt hàng

+ Chi phí trao đổi dữ liệu điện tử

1.2.2. Chi phí dự trữ hàng trong kho

Đây chỉ đơn giản là số tiền một doanh nghiệp cần phải trả cho việc thuê khu vực lưu trữ để chứa hàng tồn kho. Chi phí dự trữ hàng trong kho có thể là tiền thuê trực tiếp mà công ty trả cho tất cả các nhà kho hoặc chiếm một số tỷ lệ phần trăm trên tổng số tiền thuê diện tích văn phòng được sử dụng để lưu trữ hàng tồn kho.

Giống như phí giao hàng, phí lưu kho cũng bao gồm các khoản phí nhỏ khác:

+ Chi phí dịch vụ hàng tồn kho

+ Chi phí rủi ro hàng tồn kho

+ Chi phí cơ hội - tiền đầu tư vào hàng tồn kho

+ Chi phí không gian lưu trữ

+ Chi phí tài trợ cho hàng tồn kho

1.2.3. Chi phí thiếu hụt

Chi phí thiếu hụt, còn được gọi là chi phí stockout, là khoản chi phí mà doanh nghiệp cần phải chi trả để khắc phục hậu quả khi hết hàng vì nhiều lý do khác nhau, chẳng hạn như: công tác vận chuyển gặp vấn đề hay trục trặc nào đó, quá trình sản xuất bị gián đoạn vì một hay nhiều nguyên nhân…

1.2.4. Chi phí hư hỏng hàng hóa

Hàng tồn kho dễ hư hỏng do có thể bị thối rữa hoặc hư hỏng nếu không được bán kịp thời, vì vậy việc kiểm soát hàng tồn kho để ngăn ngừa tình trạng hư hỏng là rất cần thiết.

Sản phẩm hết hạn sử dụng đang là mối lo ngại của nhiều ngành công nghiệp. Đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất trong những ngành công nghiệp như thực phẩm và đồ uống, dược phẩm, chăm sóc sức khỏe và mỹ phẩm, bị ảnh hưởng rất nhiều bởi hạn sử dụng các sản phẩm của họ.

1.2.5. Chi phí bảo tồn hàng tồn kho

Đây là khía cạnh ít được biết đến của chi phí tồn kho. Thông thường chi phí này đòi hỏi người kế toán viên phải đưa ra những con số cụ thể sau một quy trình tính toán nhất định thì người xem mới có thể hiểu mức độ ảnh hưởng của loại chi phí này. Chi phí ghi sổ hàng tồn kho có liên quan mật thiết đến số tiền lãi mà một doanh nghiệp bị mất đi trên giá trị hàng tồn kho chưa bán được. Nhưng loại chi phí này lại hiếm khi được xem xét khi tính lợi nhuận gộp.

Các chủ doanh nghiệp thường bỏ qua và chưa hiểu hết tác động của các yếu tố trên trong khi tính toán tác động của hàng tồn kho đối với hoạt động kinh doanh của họ.

Để hiểu rõ hơn về chi phí bảo tồn hàng tồn kho, hãy theo dõi ví dụ sau đây về một doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa. Khi doanh nghiệp đó nhập khẩu hàng hóa vào đất nước của mình, đầu tiên chúng sẽ được nhận tại một bến cảng.

Sau đó cần phải có nhiều thủ tục thông quan của bộ phận hải quan trước khi hàng hóa có thể được vận chuyển đến kho của doanh nghiệp. Bây giờ giả sử, do một số thiếu sót trong giấy tờ tài liệu mà hàng hóa được giữ lại ở bộ phận làm thủ tục hải quan.

Như chúng ta đều biết, cho đến khi hàng hóa được thông quan, các khoản phí mà cục hải quan thu để giữ hàng hóa này sẽ tăng theo cấp số nhân. Chi phí này còn phụ thuộc vào giá trị của hàng hóa được lưu giữ và khối lượng hoặc diện tích mà họ sử dụng để lưu trữ hàng hóa tại bến cảng.

Bến tàu có vai trò như là nhà kho, trong khi chi phí của cục hải quan thu từ doanh nghiệp có thể được so sánh với thu nhập từ tiền lãi mà doanh nghiệp mất đi trên giá trị trong giấy tờ của hàng hóa.

2. Làm cách nào để theo dõi chi phí tồn kho?

Một câu hỏi quan trọng được đặt ra đó là chủ doanh nghiệp nên làm gì để kiểm soát được chi phí tồn kho?

Câu trả lời cho câu hỏi này cũng khá đơn giản, đó là sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả kết hợp với phần mềm DMS. Hệ thống quản lý hàng tồn kho sẽ cung cấp cho doanh nghiệp báo cáo thời gian thực cho tất cả các mặt hàng trong kho của bạn.

Mỗi doanh nghiệp đều cần phải tiến hành nhiều công đoạn để đảm bảo rằng chi phí tồn kho được kiểm soát một cách triệt để. Do vậy, chỉ một báo cáo chi phí tồn kho vào cuối kỳ kế toán là chưa đủ để người quản lý theo dõi sát sao chi phí tồn kho. Doanh nghiệp nên chú trọng công tác quản lý hàng tồn kho hàng ngày để có thể kiểm tra và cân đối các yếu tố để đảm bảo chi phí tồn kho luôn được tối ưu hóa.

Lấy một ví dụ để bạn đọc có thể hình dung rõ hơn về điều này, một doanh nghiệp không duy trì mức đặt hàng lại và số lượng đặt hàng tối thiểu cho các mặt hàng trong kho của mình sẽ luôn luôn trong tình trạng đặt hàng không đúng thời điểm và không đúng số lượng cần thiết. Vì vậy, điều này sẽ gây ra chi phí ghi sổ hàng tồn kho tăng lên.

Trên đây là những chia sẻ về chi phí tồn kho và những loại chi phí tồn kho mà một doanh nghiệp cần quan tâm. Chi phí tồn kho có ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ hoàn thành đơn đặt hàng của khách hàng cũng như là yếu tố gây nên một vào sự thay đổi trong quy trình sản xuất. Bởi vậy, công tác kiểm soát hàng tồn kho, mà cụ thể hơn là hệ thống quản lý hàng tồn kho chính là một trong những vấn đề đáng được quan tâm hàng đầu trong mỗi doanh nghiệp.