Chứng từ vận tải là gì? Tổng hợp các loại chứng từ phổ biến hiện nay

1. Chứng từ vận tải là gì?

Chứng từ vận tải là những giấy tờ do chủ phương tiện vận chuyển cấp cho khách hàng để xác minh họ đã nhận được hàng hóa. Khi nhắc đến các hình thức vận chuyển trong vận tải, chứng từ và vận đơn đi kèm là không thể thiếu, đảm bảo hàng hóa không có tình trạng sai sót xảy ra.

Các chứng từ và vận đơn trong vận tải thường được sử dụng trong các trường hợp như: Chứng từ, vận đơn hàng hóa chuyên chở qua đường biển; chứng từ, vận đơn hàng hóa được chuyên chở theo đường hàng không qua máy bay; chứng từ, vận đơn hàng hóa chuyên chở theo đường bộ bằng đường sắt.

Tuy vậy, trong vận tải đường bộ không có chứng từ đường bộ. Các chứng từ được sử dụng trong vận tải đường bộ sẽ là các giấy tờ thay thế như: Cargo receipt, chứng từ giao nhận tại kho FCR… Những chứng từ này đóng vai trò là biên bản bán hàng hóa như thường lệ và không có giá trị sở hữu hàng hóa.

Xem thêm: Những cách quản lý vận chuyển hàng hóa hiệu quả nhất

2. Các loại chứng từ vận tải phổ biến hiện nay

2.1. Chứng từ trong vận tải đường biển phổ biến

Trong vận tải đường biển, các phương tiện chuyên chở hàng hóa chủ yếu là tàu thuyền. Các chứng từ được sử dụng thông dụng trong vận tải đường biển là:

2.1.1. Biên lai thuyền phó

Đây là chứng từ do thuyền phó là người phụ trách và là chứng từ về gửi hàng được cấp cho chủ hàng hoặc người gửi hàng xác nhận tàu, thuyền đã nhận xong hàng hóa. Khi chứng từ biên lai này được cấp, hàng hóa đã được nhận và cấp xuống tàu. Nếu bao bì của hàng hóa không chắc chắn, biên lai đó thuyền phó cần được ghi rõ ràng. Thuyền trưởng và thuyền phó sẽ dựa vào biên lai đó để xác nhận đã nhận hàng bằng việc ký vào vận đơn đường biển.

2.1.2. Vận đơn đường biển

Vận đơn đường biển là chứng từ vô cùng quan trọng do đại diện hoặc người chuyên chở hàng hóa cấp cho người gửi hàng khi hàng hóa đã nhận để xếp hoặc đã xếp lên tàu. Giấy tờ này đóng vai trò như bằng chứng về hợp đồng chuyên chở và bằng chứng về giao dịch hàng hóa.

2.1.3. Bản lược khai hàng hoá

Bản lược khai hàng hóa là chứng từ được lập bởi đại lý tại cảng xếp hàng, đây là bản liệt kê các loại hàng hóa đã được xếp lên tàu thuyền, sau đó vận chuyển đến cảng khác.

Ngay sau khi xếp hàng hóa xong, bản lược khai hàng hóa cần được lập xong hoặc cần phải lập sau khi chuẩn bị ký vận đơn, trước khi các thủ tục cho tàu rời cảng được lập. Chứng từ này có tác dụng là bằng chứng để công ty vận tải dùng để dỡ hàng, nó cung cấp số lượng thống kê nhập khẩu và xuất khẩu chi tiết.

2.1.4. Phiếu kiểm đếm

Phiếu kiểm đếm là chứng từ gốc về số lượng hàng hóa đã được xếp lên tàu. Thuyền phó phụ trách về hàng hóa sẽ cầm bản sao của phiếu kiểm đếm để lưu giữ, nếu sau có tổn thất về hàng hóa thì có thể dùng giấy tờ này để khiếu nại.

2.1.5. Sơ đồ xếp hàng

Sơ đồ xếp hàng là bản vẽ chứng từ miêu tả chi tiết về sơ đồ hàng hóa được sắp xếp trên tàu. Mỗi mặt hàng sẽ được đánh dấu một ký hiệu khác nhau để phân loại và mỗi cảng giao hàng cũng sẽ có một ký hiệu riêng. Thuyền trưởng và nhân viên khi nhận được bản đăng ký chuyên chở sẽ lập sơ đồ xếp hàng hóa hợp lý, khoa học để quá trình vận chuyển hàng hóa dễ dàng.

2.1.6. Chỉ thị xếp hàng

Chỉ thị xếp hàng của công ty vận tải là chỉ thị gửi đến cơ quan quản lý cảng và công ty vận tải do người gửi hàng lập. Chỉ thị này được cung cấp đầy đủ các hàng hóa được xếp lên tàu sẽ được gửi đến cảng theo chỉ dẫn cần thiết.

2.1.7. Một số chứng từ khác

Bên cạnh các chứng từ trên, chứng từ vận tải đường biển còn có một số chứng từ và vân đơn như: Hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận trọng lượng và số lượng, phiếu đóng gói, chứng từ bảo hiểm…

2.2. Chứng từ trong vận tải đường hàng không hiện nay

Chứng từ, vận đơn hàng không có hai loại phổ biến là vận đơn nhà và vận đơn chủ.

2.2.1. Vận đơn nhà

Vận đơn nhà (House Air Waybill, viết tắt là HAWB) được cấp bởi người giao nhận. Vận đơn nhà được cấp cho chủ hàng lẻ bởi người giao nhận khi nhận hàng, chủ hàng khi đó sẽ có vận đơn nhận hàng cụ thể ở nơi đến. Vận đơn này có tác dụng điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ cửa hàng và người giao nhận, đồng thời để nhận hàng hóa giữa hai bên.

2.2.2. Vận đơn chủ

Vận đơn chủ (Master Air Waybill, viết tắt là MAWB) được cấp bởi hàng hãng không. Vận đơn chủ có tác dụng làm chứng từ giao nhận hàng hóa giữa người giao nhận và người chuyên chở, đồng thời điều chỉnh mối quan hệ giữa người giao nhận và người chuyên chở hàng không.

2.3. Chứng từ phổ biến trong vận tải đường bộ

2.3.1. Giấy tờ xe

Trong các chứng từ vận tải đường bộ, các giấy tờ sau đây vô cùng cần thiết và quan trọng: Giấy chứng nhận bảo hiểm các loại; giấy đăng ký xe; giấy chứng nhận kiểm định có dán tem kiểm định; xe khách chạy tuyến cố định cần có sổ nhật trình chạy xe; giấy lưu hàng cho xe quá tải, quá khổ (nếu có); xe khách chạy hợp đồng cần có phù hiệu xe chạy hợp đồng.

2.3.2. Giấy tờ của chủ phương tiện và điều khiển phương tiện

Các giấy tờ minh chứng cho chủ phương tiện và người điều khiển phương tiện như: Giấy tờ của người điều khiển phương tiện gồm giấy phép lái xe và chứng nhận huấn luyện vận chuyển hàng hóa; giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vận tải theo ngành nghề cụ thể.

2.3.3. Các loại giấy tờ khác

Ngoài các giấy tờ trên, các chứng từ cần có trong giấy tờ vận tải đường bộ như:

- Hợp đồng vận chuyển

Trong chứng từ vận tải đường bộ, hợp đồng vận chuyển là một chứng từ không thể thier. Chứng từ chứng minh thỏa thuận của bên thuê vận tải và bên vận chuyển được cam kết thực hiện bằng văn bản. Nếu có vấn đề tranh chấp xảy ra giữa hai bên, đây cũng là văn bản có tính pháp lý có thể giải quyết được tranh chấp.

Trong hợp đồng vận chuyển hàng hóa gồm có các nội dung như sau: Số lượng hàng hóa; thời điểm và thời gian nhận hàng; hình thức thanh toán hàng hóa; thời hạn thanh toán; cước phí; thỏa thuận giữa hai bên về quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm.

Bên cạnh đó, hợp đồng vận chuyển cũng có thêm các nội dung về cách chằng buộc, xếp dỡ và chèn lót các hàng hóa; cách phòng hộ khi có sự cố dọc đường, quy cách về tính chất hàng hóa; phương thức giao và nhận hàng hóa; những điều kiện về hải quan, quản lý thị trường, kiểm dịch…

- Giấy đi đường

Giấy đi đường được cấp cho từng chuyến hàng và từng xe, sử dụng cho các loại xe kinh doanh vận tải hàng hóa. Trong quá trình vận chuyển hàng hóa, giấy đi đường được coi là chứng từ. Giấy đi đường sẽ được dùng để hạch toán các chi phí về kỹ thuật, kinh tế, hoặc dùng để giao việc cho người lái xe hay theo dõi các sự cố xảy ra trên đường. Giấy này giúp cho người lái xe giao nhận hàng hóa trên phương tiện vận tải mà họ sở hữu và cần phù hợp với giấy gửi hàng do chủ hàng cấp.

- Phiếu thu cước

Phiếu thu cước cũng đóng một vai trò quan trọng, phán ánh kết quả kinh doanh của vận tải. Phiếu thu cước sử dụng để tính giá vận chuyển; làm chứng từ thu, chi trả cước vận chuyển và dịch vụ; tính dịch vụ thành tiền; hạch toán kết quả quá trình vận chuyển hàng hóa; kiểm tra các hoạt động trong vận chuyển hàng hóa và dịch vụ.

Phiếu này sẽ do đơn vị vận tải lập nên và các nội dung trong phiếu cần được người lập ghi đúng, chính xác, đầy đủ thông tin các mục và chịu trách nhiệm trước quá trình ghi chép của mình. Phiếu thu cước được chủ hàng dùng làm chứng từ xuất tiền trả cho các đơn vị vận tải hàng hóa và xác nhận hàng hóa đã vận chuyển hoàn tất.

- Giấy gửi hàng

Giấy gửi hàng được đơn vị kinh doanh vận tải sử dụng để chứng minh quá trình vận chuyển đã hoàn thành. Giấy tờ này có thể thay cho phiếu xuất kho hoặc hóa đơn xuất kho và có chứng từ pháp lý về các mặt hàng mà phương tiện vận tải chở.

Để tạo lập nên các chứng từ vận tải nhanh chóng và quản lý các hoạt động vận tải dễ dàng, bạn nên sử dụng phần mềm quản lý vận tải 365. Đây là phần mềm giúp bạn lên kế hoạch vận tải, theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa dễ dàng, quản lý các khiếu nại nhanh chóng hay xử lý các mặt hàng bị trả lại…

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết được chứng từ vận tải là gì và những chứng từ vận tải được sử dụng phổ biến trong đường biển, đường bộ và đường hàng không. Khi vận chuyển hàng hóa, bạn cần có đầy đủ các hóa đơn và chứng từ theo yêu cầu, đảm bảo hàng hóa có đầy đủ nguồn gốc xuất xứ và tránh được tình trạng sai sót xảy ra.