CV thư ký dự án - Nắm bắt để giành lấy cơ hội hấp dẫn

1. Đôi nét về CV thư ký dự án

CV thư ký dự án được sử dụng để ứng viên ứng tuyển vào các vị trí việc làm thư ký, trợ lý của một dự án tại một công ty, doanh nghiệp bất kỳ. Hiện nay, sự xuất hiện của các bản CV thư ký dự án khá nhiều do đây là công việc được tìm kiếm khá nhiều do có nhiều triển vọng trong tương lai.

Bạn có thể hiểu là đằng sau mỗi bản hợp đồng trị giá bạc tỷ được ký kết thành công sẽ là một sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mọi mặt để hai bên có thể đi đến việc thống nhất những thỏa thuận chung. Và công việc chuẩn bị đó chính là nhiệm vụ của một thư ký dự án. Vì thế, không quá khó hiểu khi đây được coi là một công việc đầy sự hứa hẹn với các ứng viên.

CV thư ký trợ lý

Do vậy, việc quan tâm đến CV thư ký dự án khi ứng tuyển là điều mà bất kỳ ứng viên nào cũng phải chú ý. Vậy, viết CV thư ký dự án sao cho chuẩn?

2. Mách bạn cách viết CV thư ký dự án

Thực tế, một bản CV thư ký dự án sẽ có cấu trúc và nội dung tương đồng với những bản CV được dùng khi xin việc khác. Tức là CV thư ký dự án cũng sẽ bao gồm các nội dung chính như sau: 

- Thông tin cá nhân

- Trình độ học vấn

- Mục tiêu nghề nghiệp

- Kinh nghiệm

- Kỹ năng

Trong quá trình viết CV thư ký dự án, thì ở mỗi phần nội dung khác nhau bạn cần thể hiện đúng nội dung mà nó bao hàm để tránh viết lệch lạc về mặt nội dung khiến cho bản CV không có một sự đồng nhất cụ thể.

2.1. Phần thông tin cá nhân trong CV thư ký dự án

Hay còn được gọi là phần giới thiệu bản thân trong CV đây là phần đầu tiên khi bắt đầu một CV xin việc và cung là phần để lại những ấn tượng đầu tiên của bạn với nhà tuyển dụng. Vì vậy, nếu muốn tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng ngay từ phút giây đầu tiên thì hãy mô tả bản thân một cách ngắn gọn, dễ hiểu nhưng vẫn đầy đủ các thông tin cần thiết nhé. 

Các dữ liệu bao gồm Họ và tên, Ngày tháng năm sinh, Địa chỉ thường trú, Địa chỉ email và Số điện thoại trong CV là những điều mà bạn không thể bỏ quên. Lưu ý là nên sử dụng tên email là tên dễ nhớ, tốt nhất chính là tên của mình để thể hiện sự chuyên nghiệp cũng như tránh việc xảy ra sai sót khi liên hệ.

Bên cạnh đó, thư ký dự án cũng là một công việc cần có một ngoại hình dễ nhìn, vì thế, cách chèn ảnh vào CV một bức ảnh về bản thân sẽ là một điểm cộng và cũng là cách bạn gây ấn tượng tốt hơn với nhà tuyển dụng. Tuy nhiên tránh sử dụng các bức hình selfie hay sử dụng mặt cười, background không lịch sự và phù hợp.

Việc làm thư ký dự án

2.2. Phần trình độ học vấn trong CV thư ký dự án

Với vị trí thư ký dự án thì tùy vào công ty, doanh nghiệp mà bạn làm việc thì sẽ yêu cầu về trình độ chuyên môn khác nhau. Với CV thư ký dự án thì khi viết phần này bạn chỉ cần nói đúng, đủ, chính xác các thông tin liên quan đến trình độ học vấn trong CV của mình mà thôi.

Các thông tin cần thiết như: Tên trường, Tên khoa, Tên chuyên ngành đào tạo, Niên khóa và Xếp loại tốt nghiệp. Đây sẽ được coi là cơ sở để nhà tuyển dụng biết được bạn có năng lực chuyên môn ra sao và có thể so sánh với những ứng viên khác.

Nếu như bạn có các chứng chỉ hay bằng cấp liên quan đến vị trí thư ký dự án thì hãy đưa vào CV thư ký dự án của mình nhé. Có thể là chứng chỉ về kỹ năng tin học văn phòng, chứng chỉ ngoại ngữ,... cũng là những thông tin giúp bạn ghi điểm với nhà tuyển dụng.

2.3. Phần mục tiêu nghề nghiệp trong CV thư ký dự án

Vị trí thư ký dự án thường đem lại cảm giác rằng đây sẽ là vị trí chuyên làm các công việc vặt và liên quan đến giấy tờ chứ không có ý nghĩa quan trọng gì, vì thế thường không cần phải đặt mục tiêu cụ thể gì quá đặc biệt. Thế nhưng điều này là hoàn toàn sai lầm. 

Vị trí thư ký dự án thậm chỉ còn có thể làm nhiều hơn thế và thực sự sẽ có những đóng góp khá lớn. Là người hiểu rõ về dự án, cộng với việc có kiến thức chuyên môn liên quan, đây sẽ là người đưa ra các ý kiến khá có ích với các giám đốc dự án hay toàn bộ đội ngũ trong dự án để có thể thúc đẩy dự án hoàn thành một cách tốt nhất. 

Vì vậy, với phần mục tiêu nghề nghiệp của bạn là gì, hãy thể hiện một thái độ cầu tiến trong công việc của bạn. Ví dụ như: “Cố gắng học tập và rèn luyện các kỹ năng để hoàn thành tốt các công việc được giao. Luôn tiếp thu các ý kiến đóng góp để phát triển bản thân cũng như tích lũy kinh nghiệm cho mình.” hay “Trong 5 năm nữa sẽ phấn đấu để đạt tới vị trí lãnh đạo, ví dụ như Thư ký trưởng hay trưởng bộ phận mà mình có kiến thức chuyên môn vững vàng”.

Nếu muốn nhà tuyển dụng nắm bắt rõ ràng và chính xác các thông tin đưa ra thì bạn có thể chia thành mục tiêu dài hạn và mục tiêu ngắn hạn. Đây được coi là một mẹo cho bạn khi viết phần mục tiêu nghề nghiệp trong CV.

CV Hoạch định - Dự án

2.4. Phần kinh nghiệm trong CV thư ký dự án

Hầu hết, với các vị trí khác thì kinh nghiệm làm việc trong CV chính là “linh hồn” và là nội dung chính của toàn bộ CV, do vậy, nó sẽ được đầu tư cả về dung lượng lẫn nội dung bên trong. Tuy nhiên, với vị trí thư ký dự án thì việc chưa có kinh nghiệm cũng không quá ảnh hưởng tới việc bạn có trúng tuyển hay không mà thay vào đó chính là kỹ năng trong công việc mà bạn có.

Nếu như bạn có kinh nghiệm trong việc làm thư ký trợ lý thì đó sẽ là một lợi thế khi ứng tuyển. Xin vui lòng trình bày những kinh nghiệm của bạn theo một trình tự nhất định, tốt nhất là bắt đầu từ thời điểm gần đây nhất trở về trước. Như vậy nhà tuyển dụng sẽ dễ dàng theo dõi hơn.

Thêm vào đó, trong quá trình ghi kinh nghiệm hãy ghi một cách ngắn gọn về công việc bạn làm, chức vụ và kết quả mà bạn đạt được. Việc đưa ra kết quả dưới các dạng từ khóa như con số biết nói trong bản CV xin việc, thành tích/ giải thưởng trong CV, dự án tham gia trong CV, sự thăng tiến sẽ giúp bạn có thể thu hút ngay sự chú ý của nhà tuyển dụng và giúp cơ hội trúng tuyển của bạn tăng lên rất nhiều. 

Ví dụ như bạn đã từng làm trợ lý cho một dự án cộng đồng nào đó. Và kết quả là thu hút được bao nhiêu sự quan tâm của công chúng và tổng số tiền mà đã gây quỹ được,...

Một điều mà các bạn cần chú ý khi viết kinh nghiệm đó chính là chỉ nêu các kinh nghiệm liên quan đến vị trí thư ký dự án trong CV mà thôi, tránh việc ứng tuyển thư ký dự án nhưng lại ghi có kinh nghiệm pha chế,...

2.5. Phần kỹ năng trong CV thư ký dự án

Đây được coi là phần quan trọng nhất trong CV thư ký dự án. Với phần này, việc thể hiện các kỹ năng trong CV phù hợp với vị trí ứng tuyển có ý nghĩa to lớn với ứng viên. Bởi qua đây nhà tuyển dụng sẽ đánh giá bạn có thực sự phù hợp với vị trí công việc này hay không và liệu bạn có đủ cơ sở để đảm bảo thực hiện tốt các công việc được giao hay không.

Những kỹ năng cần được thể hiện trong CV thư ký dự án có thể kể đến như:

- Phân tích và giải quyết tình huống:

Là một thư ký dự án chuyên nghiệp thì bạn cần phải luôn luôn tỉnh táo và trong trạng thái sẵn sàng đối mặt với những vấn đề đột xuất xảy ra. Bạn sẽ phải phân tích tình hình tình huống và đưa ra cách giải quyết kịp thời nhất.

- Khả năng giao tiếp và trình độ ngoại ngữ

Là người sẽ sát cánh cùng với giám đốc hay người đứng đầu dự án, vì thế, việc có khả năng giao tiếp, trình bày vấn đề tốt cộng với lợi thế về ngoại ngữ sẽ giúp bạn có thể hỗ trợ được cấp trên của mình. Đồng thời đem đến những cơ hội thăng tiến sau này.

- Kỹ năng quản lý và sắp xếp thời gian, công việc

Các công ty, doanh nghiệp có hàng trăm dự án mỗi ngày và từng giờ trôi qua đều sẽ ảnh hưởng tới lợi nhuận và doanh thu. Vì vậy, thư ký dự án cần phải biết sắp xếp công việc theo thời gian một cách hợp lý nhất để các dự án được triển khai một cách đúng kế hoạch đề ra. 

Trên đây là cách viết các phần nội dung chính trong CV thư ký dự án. Bên cạnh những nội dung này thì bạn có thể thêm các thông tin khác như sở thích và các giải thưởng đạt được để bản CV được đầy đủ và cung cấp thông tin hữu ích nhất cho nhà tuyển dụng.

3. Những điều cần lưu ý khi viết CV thư ký dự án

Việt nắm bắt cách viết thôi là chưa đủ, bạn cần biết những điều cần tránh khi viết CV thư ký dự án để có được cho mình một bản CV hoàn hảo nhất.

- Tránh lỗi sai chính tả còn sót trong CV

Là lỗi cơ bản nhưng lại rất dễ mắc và khó phát hiện. Nếu bạn để xảy ra các lỗi chính tả trong CV này thì nhà tuyển dụng sẽ cho rằng bạn là người không cẩn thận. Trong khi đó, vị trí thư ký dự án lại rất cần yếu tố cẩn thận này.

- Viết lan man, dài dòng

Các thông tin mà bạn đưa ra sẽ chỉ được gói gọn trong 1 trang A4 mà thôi. Vì vậy, cần viết đúng, trúng và đủ. Hãy nghĩ xem nhà tuyển dụng mong muốn điều gì ở ứng viên khi ứng tuyển vào vị trí thư ký dự án này để viết, sắp xếp thông tin trong CV sao cho phù hợp nhé.

- Màu sắc trong CV thư ký dự án

Nên chọn những màu sắc nhẹ nhàng, sang trọng, tránh sử dụng các tone màu quá sặc sỡ và màu mà không hợp với màu đặc trưng của công ty mà bạn đang xin việc. Ví dụ, bạn ứng tuyển vị trí thư ký dự án của công ty Coca Cola thì sẽ không thể để CV màu xanh dương được đúng không?

- Font chữ trong CV thư ký dự án

Với CV thư ký dự án thì tốt nhất bạn nên sử dụng font chữ Times New Roman hoặc Arial. Đây là 2 phông chữ trong CV phổ biến cũng như dễ đọc và dễ nhìn nhất. Điều này sẽ giúp cho bản CV của bạn trông chuyên nghiệp hơn rất nhiều.

- Sử dụng các mẫu CV có sẵn

Việc sử dụng các mẫu thiết kế CV thư ký dự án có sẵn là điều khá phổ biến hiện nay. Việc này giúp cho bản CV của bạn được chuẩn hơn cũng như tiện lợi hơn trong quá trình tạo lập CV cho mình. Để có thể tải và sử dụng các mẫu CV thư ký dự án và tìm việc làm phù hợp thì bạn có thể tham khảo trên website Timviec365.vn.

Việc làm online

Trên đây là các thông tin liên quan đến CV thư ký dự án và cách viết CV thư ký dự án chuẩn nhất. Mong rằng, qua bài viết này các bạn đã nắm bắt được cách viết và những lưu ý cần biết khi viết CV để có cho mình một bản CV thư ký dự án “xịn sò” và hạ gục được nhà tuyển dụng.