Quay lại

Điều hành tour là gì? Kỹ năng cần có của nhân viên điều hành tour

Tác giả: Hồng Nguyễn Thursday , 24/09/20

Điều hành tour là công việc có lẽ đã vô cùng quen thuộc và quan trọng trong ngành du lịch. Tuy nhiên, nghề điều hành tour thực chất là như thế nào? Công việc cụ thể cũng như kỹ năng cần có để trở thành một nhân viên điều hành tour du lịch chuyên nghiệp là gì?

Việc làm Du lịch

1. Điều hành tour là gì?

Điều hành tour là một vị trí công việc trong nghề du lịch và nhân viên điều hành tour là những người sẽ trực tiếp lên các kế hoạch chi tiết để tổ chức các chuyến du lịch, tham quan, nghĩ dưỡng,... cho du khách từ việc di chuyển đi lại, việc đặt phòng khách sạn, dịch vụ ăn uống đến thăm quan các địa điểm du lịch, các hoạt động vui chơi giải trí,...

Điều hành tour là gì
Điều hành tour là gì?

Trong những năm gần đây, ngành du lịch Việt Nam không ngừng phát triển, thu hút đông đảo du khách trong và ngoài nước. Do đó, vai trò của những người điều hành là hết sức quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp du lịch. Nhân viên điều hành tour mặc dù làm việc trong các văn phòng nhưng lại phải đảm nhiệm khối lượng công việc khá lớn và phức tạp. Họ là những người sẽ kết nối tất cả các khâu, bộ phận và nhân sự của công ty lại với nhau, tạo nên một chuỗi hoạt động chuyên nghiệp, mở ra các kế hoạch, chương trình du lịch hấp dẫn, ấn tượng nhất dành cho du khách.

Nghề điều hành tour du lịch đang là một trong số những nghề “hot” nhất hiện nay với cơ hội việc làm cũng như mức thu nhập hấp dẫn. Học nghề này, bạn có thể làm việc ở bất kỳ công ty du lịch nào, các đại lý bán tour, các cơ quan quản lý về du lịch cao cấp, các điểm du lịch tự mở hay thậm chí cũng có thể tự mở công ty của riêng mình nếu có điều kiện. Mức lương của nghề điều hành tour được xếp vào top những nghề có thu nhập khá cao và hấp dẫn hiện nay. Một nhân viên điều hành sẽ có mức thu nhập khoảng từ 7 – 10 triệu đồng/ tháng tùy vào năng lực, và có thể cao hơn nếu là người có kinh nghiệm lâu năm và trình độ chuyên môn cao.

Việc làm Chăm sóc khách hàng

2. Công việc của nhân viên điều hành tour

Nhân viên điều hành tour du lịch được xem như hình ảnh đại diện cho thương hiệu của doanh nghiệp, có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc quản lý và điều hành các hoạt động của công ty. Cụ thể đó là:

- Nhân viên điều hành tour chính là những nhà thiết kế vô hình, mang đến cho du khách những trải nghiệm mới lạ, khoảnh khắc khó quên, giây phút tuyệt vời,... trong quá trình du lịch, nghỉ dưỡng.

- Họ là những người trực tiếp thực hiện việc giao dịch, giới thiệu và đàm phán, thỏa thuận với khách hàng về các dịch vụ của công ty, thuyết phục khách hàng và đi đến ký kết các hợp đồng du lịch.

- Người điều hành tour sẽ làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ du lịch, đàm phán để hợp tác làm sao cho có lợi cho công ty nhất.

Công việc của nhân viên điều hành tour
Công việc của nhân viên điều hành tour

- Trực tiếp phân công và giao việc cho các hướng dẫn viên du lịch để thực hiện các kế hoạch đã đề ra cho các chương trình du lịch.

- Điều hành tour là công việc phải luôn theo sát, phối hợp chặt chẽ với các hướng dẫn viên, các nhà cung cấp dịch vụ cũng như các bộ phận có liên quan trong công ty để có thể giải quyết được những thay đổi, những tình huống, sự cố phát sinh nếu có.

- Bên cạnh đó, người điều hành tour cũng cần phải đi khảo sát, nghiên cứu thị trường, các công ty du lịch đối thủ, các nhà hàng, khách sạn,.. để tìm kiếm các giá trị du lịch, trải nghiệm những gì mà khách du lịch sẽ được trải nghiệm, tích lũy thêm nhiều kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm thực tế cũng như điều tra các chiến lược phát triển của công ty cạnh tranh. Từ đó có phương án để xây dựng mục tiêu, chiến lược thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp mình.

- Nhân viên điều hành tour cũng cần phài lập các báo cáo chi tiết hàng ngày, tuần, tháng, năm để trình bày với ban giám đốc, thông báo tình hình hoạt động của công ty, rút ra những điều chưa thực hiện được và đề xuất phương án giải quyết kịp thời.

Việc làm Dịch vụ

3. Quy trình điều hành tour để có chuyến đi hoàn hảo

Để có thể đảm bảo cho những tour du lịch được diễn ra hoàn hảo nhất, những người điều hành tour cần phải nắm rõ được quy trình từ chuẩn bị cho đến khi kết thúc, chỉ đạo những hướng dẫn viên du lịch thực hiện thật tốt, cụ thể là:

3.1. Chuẩn bị tour du lịch

Chuẩn bị là bước vô cùng quan trọng trong qua trình điều hành tour du lịch, đây là yếu tố quyết định đến các điểm dừng chân của mỗi chuyến đi dành cho khách du lịch. Do đó, người điều hành cần phải chuẩn bị thật chu đáo, cẩn thận mọi thứ cần thiết để phục vụ du khách.

- Việc đầu tiên đó là phải chuẩn bị xe di chuyển cho khách du lịch phù hợp với thời gian theo lịch trình đã vạch ra. Người điều hành cần phải kiểm tra kỹ lưỡng để thông báo về số lượng khách để có thể sắp xếp được đủ xe phục vụ họ. Đồng thời, người điều hành tour cũng phải liên lạc trực tiếp với lái xe để thông báo chi tiết, cụ thể về lịch trình chuyến đi như thế nào để họ nắm bắt và thực hiện chuẩn xác, không ảnh hưởng đến chuyến đi của khách du lịch.

- Tiếp đó, người điều hành tour cần liên hệ với hướng dẫn viên theo bảng phân công kế hoạch đã đưa ra và thông báo những thông tin cần thiết cho họ. Cụ thể chính là các địa điểm của tour, số lượng khách du lịch, điểm đón khách,...

Nhân viên điều hành cần liên hệ với hướng dẫn viên du lịch
Nhân viên điều hành cần liên hệ với hướng dẫn viên du lịch trước khi thực hiện tour

- Liên hệ với điểm lưu trú cho khách du lịch: tùy vào mỗi tour sẽ có nhưng yêu cầu khác nhau. Một số tour sẽ đi trong vài ngày nên cần phải sắp xếp khách sạn, chỗ nghỉ cho du khách. Hầu hết các công ty đều sẽ thống nhất vấn đề này với một số khách sạn nhất đinh theo danh sách có sẵn và khi cần thiết sẽ liên hệ đặt phòng cho khách du lịch.

- Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ ăn uống cho khách du lịch: đây là vấn đề rất quan trọng trong các tour. Thông thường, các công ty du lịch cũng sẽ có mối liên hệ, thống nhất từ trước với một số nhà hàng và chỉ cần gọi đặt trước là sẽ được sắp xếp. Tuy nhiên, đối với một số trường hợp khách du lịch có yêu cầu riêng thì sẽ cần phải chủ động tìm kiếm những địa điểm chất lượng và đáp ứng được yêu cầu của du khách.

- Một yếu tố rất quan trọng và không thể thiếu chính là vấn đề bảo hiểm để tránh những rủi ro, sự cố xảy ra khi thực hiện tour. Do đó, nhân viên điều hành tour cần phải liên hệ với các đơn vị bảo hiểm để thỏa thuận và ký kết các hợp đồng.

- Sau khi đã thực hiện xong các công việc chuẩn bị thì nhân viên điều hành tour cần lập các phiếu tạm ứng cho hướng dẫn viên du lịch, tiến hành các thủ tục với bên đối tác và sẽ kết toán tất cả vào cuối tháng.

Việc làm điều hành tour

3.2. Thực hiện tour du lịch

- Trước khi thực hiện tour, người điều hành cần phải một lần nữa kiểm tra lại toàn bộ các bước trước 4 tiếng. Nếu như có vấn đề gì phát sinh thì cần phải phối hợp với các bộ phận để giải quyết nhanh chóng, kịp thời, không để ảnh hưởng đến chuyến đi của khách du lịch.

- Khi đã kiểm tra xong thì sẽ chính thức giao tour lại cho hướng dẫn viên, nhắc nhở cũng như kiểm tra công tác chuẩn bị của họ cho chuyến đi đó và giao phiếu đánh giá cho hướng dẫn viên.

- Trong quá trình thực hiện tour, người điều hành vẫn phải luôn theo sát và kiểm tra nếu có vấn đề gì thì cần phải xử lý kịp thời nếu hướng dẫn viên không xử lý được. Tất cả những vấn đề phát sinh đều phải ghi rõ ràng, cụ thể vào nhất ký hành trình tour để làm báo cáo và rút kinh nghiệm cho những lần sau.

- Sau khi hoàn thành một tour, cần phải trả khách về đúng địa điểm yêu cầu cũng như cần có lời cảm ơn và gửi bản đánh giá tour cho khách du lịch để tiếp nhận ý kiến, đóng góp, để từ đó có sự điều chỉnh phù hợp, phục vụ khách hàng một cách tốt nhất.

3.3. Kết thúc, tập hợp và báo cáo về tour

Kết thúc tour cần lập báo cáo và gửi lên cấp trên
Kết thúc tour cần lập báo cáo và gửi lên cấp trên

Nhân viên điều hành tour cần phải làm một số thủ để kết toán với kế toán về những chi phí cho chuyến đi mà hướng dẫn viên đưa ra. Sau đó sẽ nộp bảng đánh giá tour cùng báo cáo ( bao gồm nhật ký và những vấn đề, sự cố xảy ra trong quá trình tour diễn ra) cho trưởng phòng điều hành tour để họ xem xét và giải quyết.

Tuyển nhân viên điều hành tour

4. Kỹ năng cần có của một nhân viên điều hành tour

4.1. Kỹ năng giao tiếp tốt

Đối nghề du lịch nói riêng và bất cứ nghề nào khác nói chung thì kỹ năng giao tiếp là yếu tố vô cùng quan trọng và cần thiết. Người điều hành tour là người sẽ trực tiếp làm việc với các khách du lịch, các đối tác, nhà cung cấp dịch vụ, thuyết phục, thỏa thuận và ký kết các hợp đồng cho công ty. Do đó, kỹ năng giao tiếp, thuyết phục là điều không thể thiếu. Khả năng khéo léo trong sử dụng ngôn từ sẽ giúp họ truyền đạt được rõ ràng, cụ thể nhất những thông tin về tour du lịch cho khách hàng, các dịch vụ chất lượng và từ đó thuyết phục họ lựa chọn cũng như đi đến ký hợp đồng. Bên cạnh đó, việc giao tiếp linh hoạt cũng giúp họ tạo được thiện cảm, sự tin tưởng từ những khách hàng, đối tác, mang lại mối quan hệ tốt, lâu dài và đạt hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

4.2. Kỹ năng xử lý, giải quyết vấn đề

Người điều hành tour sẽ luôn phải đối mặt với khối lượng công việc lớn và phức tạp, là người phải đứng ra giải quyết tất cả các vấn đề xảy ra, tình huống, sự cố phát trình trong quá trình thực hiện tour. Chính vì vậy, phải là người thật bình tĩnh và có khả năng đánh giá, nhìn nhận vấn đề, tìm ra các nguyên nhân cũng như nhanh chóng đưa ra giải pháp để xử lý vấn đề kịp thời thì mới có thể đảm nhiệm được vị trí công việc này. Bên cạnh đó, cũng sẽ có rất nhiều trường hợp khách hàng khiếu nại, phản hồi về các tour, dịch vụ du lịch và người điều hành tour lúc này phải giải quyết làm sao thật ổn thỏa, không làm ảnh hưởng đến khách hàng cũng như sự uy tín của công ty.

Nhân viên điều hành tour cần có kỹ năng giải quyết vấn đề
Nhân viên điều hành tour cần có kỹ năng giải quyết vấn đề

4.3. Khả năng ngoại ngữ

Đặc thù của ngành du lịch là sẽ luôn phải đón tiếp rất nhiều đối tượng du khách khác nhau, từ trong nước đến nước ngoài. Chính vì vậy, khả năng ngoại ngữ, nhất là tiếng Anh đóng vai trò rất quan trọng. Đặc biệt, với nhiệm vụ là làm việc trực tiếp với các khách hàng thì nhân viên điều hành tour bắt buộc phải thành thạo về ngoại ngữ mới có thể đảm nhiệm được công việc này và duy trì nó lâu dài.

4.4. Khả năng chịu được những áp lực công việc

Áp lực công việc là điều không thể tránh khỏi đối với bất kỳ công việc nào và nghề điều hành tour cũng vậy. Với khối lượng công việc “khổng lồ” mỗi ngày, đối mặt với không biết bao nhiêu vấn đề, tình huống phát sinh yêu cầu phải xử lý,... đòi hỏi họ cần phải luôn bình tĩnh và vượt qua được những áp lực đó. Một cách khá hiệu quả để giảm bớt những stress, áp lực chính là biết cách sắp xếp công việc, phân công cho các bộ phận hợp lý, khoa học, rõ ràng từng đầu công việc, quản lý theo hệ thống. Điều này sẽ giúp những người điều hành tour có thể theo sát được công việc một cách dễ dàng, không xảy ra tình trạng chồng chéo công việc và giúp mang lại hiệu quả cao trong quá trình làm việc.

Tìm việc làm

Nhân viên điều hành tour cần chịu được áp lực
Nhân viên điều hành tour cần chịu được áp lực công việc

Với những chia sẻ trên đây, hy vọng các bạn sẽ hiểu rõ thế nào là điều hành tour cũng như những công việc và yêu cầu kỹ năng đối với một nhân viên điều hành tour. Từ đó có những quyết định đúng đắn về việc lựa chọn ngành nghề và hoàn thành thật tốt công việc của mình nhé!

Chia sẻ:

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV - Tâm sự Nghề nghiệp - Cẩm Nang Tìm Việc - Kỹ Năng Tuyển Dụng - Cẩm nang khởi nghiệp - Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm - Kỹ năng ứng xử văn phòng - Quyền lợi người lao động - Bí quyết đào tạo nhân lực - Bí quyết lãnh đạo - Bí quyết làm việc hiệu quả - Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép - Bí quyết viết thư xin thôi việc - Cách viết đơn xin việc - Bí quyết thành công trong công việc - Bí quyết tăng lương - Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên - Kỹ năng đàm phán lương - Kỹ năng phỏng vấn - Kỹ năng quản trị doanh nghiệp - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng - Mẹo viết hồ sơ xin việc - Mẹo viết thư xin việc - Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng - Định hướng nghề nghiệp - Top việc làm hấp dẫn - Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông - Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng - Tư vấn việc làm ngành Báo chí - Tư vấn tìm việc làm thêm - Tư vấn việc làm ngành Bất động sản - Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin - Tư vấn việc làm ngành Du lịch - Tư vấn việc làm ngành Kế toán - Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật - Tư vấn việc làm ngành Sư phạm - Tư vấn việc làm ngành Luật - Tư vấn việc làm thẩm định - Tư vấn việc làm vị trí Content - Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn - Tư vấn việc làm quản lý - Kỹ năng văn phòng - Nghề truyền thống - Các vấn đề về lương - Tư vấn tìm việc làm thời vụ - Cách viết Sơ yếu lý lịch - Cách gửi hồ sơ xin việc - Biểu mẫu phục vụ công việc - Tin tức tổng hợp - Ý tưởng kinh doanh - Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh - Mẹo viết Thư cảm ơn - Góc Công Sở - Câu chuyện nghề nghiệp - Hoạt động đoàn thể - Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch - Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự - Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics - Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng - Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng - Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật - Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe - Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất - Cẩm nang kinh doanh - Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất - Mô tả công việc ngành Kinh doanh - Mô tả công việc ngành Bán hàng - Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng - Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng - Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán - Mô tả công việc ngành Marketing - PR - Mô tả công việc ngành Nhân sự - Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin - Mô tả công việc ngành Sản xuất - Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải - Mô tả công việc Kho vận - Vật tư - Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics - Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn - Mô tả công việc ngành Hàng không - Mô tả công việc ngành Xây dựng - Mô tả công việc ngành Y tế - Dược - Mô tả công việc Lao động phổ thông - Mô tả công việc ngành Kỹ thuật - Mô tả công việc Nhà nghiên cứu - Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo - Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính - Mô tả công việc Biên - Phiên dịch - Mô tả công việc ngành Thiết kế - Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình - Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh - Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực - Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo - Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern - Mô tả công việc ngành Freelancer - Mô tả công việc Công chức - Viên chức - Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý - Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận - Hồ sơ doanh nhân - Việc làm theo phường - Xem thêm gợi ý Xem thêm gợi ý
Đăng bình luận.
Đăng bình luận thành công!
Liên hệ qua skype Liên hệ qua skype