Điều hành tour là gì? Kỹ năng cần có của nhân viên điều hành tour

1. Điều hành tour là gì?

Điều hành rour là một vị trí công việc trong nghề du lịch và nhân viên điều hành tour là những người sẽ trực tiếp lên các kế hoạch chi tiết để tổ chức các chuyến du lịch, tham quan, nghĩ dưỡng,... cho du khách từ việc di chuyển đi lại, việc đặt phòng khách sạn, dịch vụ ăn uống đến thăm quan các địa điểm du lịch, khu du lịch các hoạt động vui chơi giải trí,... Người làm điều hành tour là những người tìm cách thiết kế một tour du lịch hấp dẫn nhất, thu hút nhấp, thỏa mãn trọn vẹn nhu cầu du lịch của khách hàng. Song song, hướng dẫn viên du lịch là người sẽ trực tiếp cung cấp dịch vụ, giúp khách hàng có trải nghiệm du lịch tuyệt với, ấn tượng.

Trong những năm gần đây, ngành du lịch Việt Nam không ngừng phát triển, thu hút đông đảo du khách trong và ngoài nước. Do đó, vai trò của những người điều hành là hết sức quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp kinh doanh du lịch. Nhân viên điều hành tour mặc dù làm việc trong các văn phòng nhưng lại phải đảm nhiệm khối lượng công việc khá lớn và phức tạp. Họ là những người sẽ kết nối tất cả các khâu, bộ phận và nhân sự của công ty lại với nhau, tạo nên một chuỗi hoạt động chuyên nghiệp, mở ra các kế hoạch, chương trình du lịch hấp dẫn, ấn tượng nhất dành cho du khách.

Nghề điều hành tour du lịch đang là một trong số những nghề “hot” nhất hiện nay với cơ hội việc làm cũng như mức thu nhập hấp dẫn. Học nghề này, bạn có thể làm việc ở bất kỳ công ty lữ hành nào, các đại lý bán tour, các cơ quan quản lý về du lịch cao cấp, các điểm du lịch tự mở hay thậm chí cũng có thể tự mở công ty của riêng mình nếu có điều kiện. Mức lương của nghề điều hành tour được xếp vào top những nghề có thu nhập khá cao và hấp dẫn hiện nay. Một nhân viên điều hành sẽ có mức thu nhập khoảng từ 7 – 10 triệu đồng/ tháng tùy vào năng lực, và có thể cao hơn nếu là người có kinh nghiệm lâu năm và trình độ chuyên môn cao.

Tìm hiểu: Giải đáp toàn bộ về lương điều hành tour

2. Công việc của nhân viên điều hành tour

Nhân viên điều hành tour du lịch được xem như hình ảnh đại diện cho thương hiệu của doanh nghiệp, có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc quản lý và điều hành các hoạt động của công ty. Cụ thể đó là:

- Nhân viên điều hành tour chính là những nhà thiết kế vô hình, mang đến cho du khách những trải nghiệm mới lạ, khoảnh khắc khó quên, giây phút tuyệt vời,... trong quá trình du lịch, nghỉ dưỡng.

- Họ là những người trực tiếp thực hiện việc giao dịch, giới thiệu và đàm phán, thỏa thuận với khách hàng về các dịch vụ của công ty, thuyết phục khách hàng và đi đến ký kết các hợp đồng du lịch.

- Người điều hành tour sẽ làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ du lịch, đàm phán để hợp tác làm sao cho có lợi cho công ty nhất.

- Trực tiếp phân công và giao việc cho các hướng dẫn viên du lịch để thực hiện các kế hoạch đã đề ra cho các chương trình du lịch.

- Điều hành tour là công việc phải luôn theo sát, phối hợp chặt chẽ với các hướng dẫn viên, các nhà cung cấp dịch vụ cũng như các bộ phận có liên quan trong công ty để có thể giải quyết được những thay đổi, những tình huống, sự cố phát sinh nếu có.

- Ngoài ra, các ông/bà điều hành tour cũng cần phải thực hiện khảo sát, tìm hiểu thị trường du lịch, cạnh tranh với các công ty du lịch khác, đánh giá các nhà hàng, khách sạn,... nhằm khám phá những giá trị du lịch, trải nghiệm mà du khách sẽ được trải qua, cũng như tích luỹ thêm kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm thực tế và nghiên cứu các chiến lược phát triển của đối thủ đang cạnh tranh. Từ đó có phương án để xây dựng mục tiêu, chiến lược thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp mình.

- Nhân viên điều hành tour cũng cần phài lập các báo cáo chi tiết hàng ngày, tuần, tháng, năm để trình bày với ban giám đốc, thông báo tình hình hoạt động của công ty, rút ra những điều chưa thực hiện được và đề xuất phương án giải quyết kịp thời.

3. Quy trình điều hành tour để có chuyến đi hoàn hảo

Để có thể đảm bảo cho những tour du lịch được diễn ra hoàn hảo nhất, những người điều hành tour cần phải nắm rõ được quy trình từ chuẩn bị cho đến khi kết thúc, chỉ đạo những hướng dẫn viên du lịch thực hiện thật tốt, cụ thể là:

3.1. Chuẩn bị tour du lịch

Chuẩn bị là bước vô cùng quan trọng trong qua trình điều hành tour du lịch, đây là yếu tố quyết định đến các điểm dừng chân của mỗi chuyến đi dành cho khách du lịch. Do đó, người điều hành cần phải chuẩn bị thật chu đáo, cẩn thận mọi thứ cần thiết để phục vụ du khách.

- Việc đầu tiên đó là phải chuẩn bị xe di chuyển cho khách du lịch phù hợp với thời gian theo lịch trình đã vạch ra. Người điều hành cần phải kiểm tra kỹ lưỡng để thông báo về số lượng khách để có thể sắp xếp được đủ xe phục vụ họ. Đồng thời, người điều hành tour cũng phải liên lạc trực tiếp với lái xe để thông báo chi tiết, cụ thể về lịch trình chuyến đi như thế nào để họ nắm bắt và thực hiện chuẩn xác, không ảnh hưởng đến chuyến đi của khách du lịch.

- Tiếp đó, người điều hành tour cần liên hệ với hướng dẫn viên theo bảng phân công kế hoạch đã đưa ra và thông báo những thông tin cần thiết cho họ. Cụ thể chính là các địa điểm của tour, số lượng khách du lịch, điểm đón khách,...

- Liên hệ với điểm lưu trú cho khách du lịch: tùy vào mỗi tour sẽ có nhưng yêu cầu khác nhau. Một số tour sẽ đi trong vài ngày nên cần phải sắp xếp khách sạn, chỗ nghỉ cho du khách. Hầu hết các công ty đều sẽ thống nhất vấn đề này với một số khách sạn nhất đinh theo danh sách có sẵn và khi cần thiết sẽ liên hệ đặt phòng cho khách du lịch.

- Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ ăn uống cho khách du lịch: đây là vấn đề rất quan trọng trong các tour. Thông thường, các công ty du lịch cũng sẽ có mối liên hệ, thống nhất từ trước với một số nhà hàng và chỉ cần gọi đặt trước là sẽ được sắp xếp. Tuy nhiên, đối với một số trường hợp khách du lịch có yêu cầu riêng thì sẽ cần phải chủ động tìm kiếm những địa điểm chất lượng và đáp ứng được yêu cầu của du khách.

- Một yếu tố rất quan trọng và không thể thiếu chính là vấn đề bảo hiểm để tránh những rủi ro, sự cố xảy ra khi thực hiện tour. Do đó, nhân viên điều hành tour cần phải liên hệ với các đơn vị bảo hiểm để thỏa thuận và ký kết các hợp đồng.

- Sau khi đã thực hiện xong các công việc chuẩn bị thì nhân viên điều hành tour cần lập các phiếu tạm ứng cho hướng dẫn viên du lịch, tiến hành các thủ tục với bên đối tác và sẽ kết toán tất cả vào cuối tháng.

Việc làm điều hành tour

3.2. Thực hiện tour du lịch

- Trước khi thực hiện tour, người điều hành cần phải một lần nữa kiểm tra lại toàn bộ các bước trước 4 tiếng. Nếu như có vấn đề gì phát sinh thì cần phải phối hợp với các bộ phận để giải quyết nhanh chóng, kịp thời, không để ảnh hưởng đến chuyến đi của khách du lịch.

- Khi đã kiểm tra xong thì sẽ chính thức giao tour lại cho hướng dẫn viên, nhắc nhở cũng như kiểm tra công tác chuẩn bị của họ cho chuyến đi đó và giao phiếu đánh giá cho hướng dẫn viên.

- Trong quá trình thực hiện tour, người điều hành vẫn phải luôn theo sát và kiểm tra nếu có vấn đề gì thì cần phải xử lý kịp thời nếu hướng dẫn viên không xử lý được. Tất cả những vấn đề phát sinh đều phải ghi rõ ràng, cụ thể vào nhất ký hành trình tour để làm báo cáo và rút kinh nghiệm cho những lần sau.

- Khi kết thúc một chuyến đi, bạn cần đưa khách hàng trở lại điểm xuất phát, cùng với việc gửi lời cảm ơn và mời họ đánh giá chuyến đi để nhận ý kiến và góp ý, từ đó điều chỉnh để phục vụ khách hàng tốt hơn.

3.3. Kết thúc, tập hợp và báo cáo về tour

Người quản lý tour cần thực hiện một số thủ tục để báo cáo với kế toán về các chi phí cho chuyến đi mà hướng dẫn viên đã cung cấp. Sau đó sẽ nộp bảng đánh giá tour cùng báo cáo (bao gồm nhật ký và những vấn đề, sự cố xảy ra trong quá trình tour diễn ra) cho trưởng phòng điều hành tour để họ xem xét và giải quyết.

Tuyển nhân viên điều hành tour

4. Kỹ năng cần có của một nhân viên điều hành tour

4.1. Kỹ năng giao tiếp tốt

Không nhất thiết phải là người tốt nghiệp ngành du lịch hay ngành quản trị du lịch và lữ hành, đối nghề du lịch nói riêng và bất cứ nghề nào khác nói chung thì kỹ năng giao tiếp là yếu tố vô cùng quan trọng và cần thiết. Người điều hành tour là người sẽ trực tiếp làm việc với các khách du lịch, các đối tác, nhà cung cấp dịch vụ, thuyết phục, thỏa thuận và ký kết các hợp đồng cho công ty. Do đó, kỹ năng giao tiếp, thuyết phục là điều không thể thiếu. Khả năng khéo léo trong sử dụng ngôn từ sẽ giúp họ truyền đạt được rõ ràng, cụ thể nhất những thông tin về tour du lịch cho khách hàng, các dịch vụ chất lượng và từ đó thuyết phục họ lựa chọn cũng như đi đến ký hợp đồng. Bên cạnh đó, việc giao tiếp linh hoạt cũng giúp họ tạo được thiện cảm, sự tin tưởng từ những khách hàng, đối tác, mang lại mối quan hệ tốt, lâu dài và đạt hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Không chỉ giao tiếp với khách hàng, điều hành tour còn cần phải trao đổi, liên hệ, hợp tác với các đồng nghiệp cùng công ty như hướng dẫn viên, travel agent... để thực hiện tour du lịch một cách tốt nhât.

4.2. Kỹ năng xử lý, giải quyết vấn đề

Người điều hành tour sẽ luôn phải đối mặt với khối lượng công việc lớn và phức tạp, là người phải đứng ra giải quyết tất cả các vấn đề xảy ra, tình huống, sự cố phát sinh trong quá trình thực hiện tour. Chính vì vậy, phải là người thật bình tĩnh và có khả năng đánh giá, nhìn nhận vấn đề, tìm ra các nguyên nhân cũng như nhanh chóng đưa ra giải pháp để xử lý vấn đề kịp thời thì mới có thể đảm nhiệm được vị trí công việc này. Bên cạnh đó, cũng sẽ có rất nhiều trường hợp khách hàng khiếu nại, phản hồi về các tour, dịch vụ du lịch và người điều hành tour lúc này phải giải quyết làm sao thật ổn thỏa, không làm ảnh hưởng đến khách hàng cũng như sự uy tín của công ty.

4.3. Khả năng ngoại ngữ

Đặc thù của ngành du lịch là sẽ luôn phải đón tiếp rất nhiều đối tượng du khách khác nhau, từ trong nước đến nước ngoài. Chính vì vậy, khả năng ngoại ngữ, nhất là tiếng Anh đóng vai trò rất quan trọng. Đặc biệt, với nhiệm vụ là làm việc trực tiếp với các khách hàng thì nhân viên điều hành tour bắt buộc phải thành thạo về ngoại ngữ mới có thể đảm nhiệm được công việc này và duy trì nó lâu dài.

4.4. Khả năng chịu được những áp lực công việc

Áp lực công việc là điều không thể tránh khỏi đối với bất kỳ công việc nào và nghề điều hành tour cũng vậy. Với khối lượng công việc “khổng lồ” mỗi ngày, đối mặt với không biết bao nhiêu vấn đề, tình huống phát sinh yêu cầu phải xử lý,... đòi hỏi họ cần phải luôn bình tĩnh và vượt qua được những áp lực đó. Một cách khá hiệu quả để giảm bớt những stress, áp lực chính là biết cách sắp xếp công việc, phân công cho các bộ phận hợp lý, khoa học, rõ ràng từng đầu công việc, quản lý theo hệ thống. Điều này sẽ giúp những người điều hành tour có thể theo sát được công việc một cách dễ dàng, không xảy ra tình trạng chồng chéo công việc và giúp mang lại hiệu quả cao trong quá trình làm việc.

Với những chia sẻ trên đây, hy vọng các bạn sẽ hiểu rõ thế nào là điều hành tour cũng như những công việc và yêu cầu kỹ năng đối với một nhân viên điều hành tour. Từ đó có những quyết định đúng đắn về việc lựa chọn ngành nghề và hoàn thành thật tốt công việc của mình nhé!