Định biên nhân sự là gì? Nguyên tắc áp dụng và các bước thực hiện

1. Định nghĩa: Thế nào là định biên nhân sự?

Định biên nhân sự là gì? Định biên nhân sự được hiểu đơn giản là quá trình xác định cơ cấu nguồn nhân sự của một doanh nghiệp, một tổ chức nào đó bao gồm các vấn đề về chất lượng và số lượng nhân lực. Thông qua quá trình định biên nhân sự, các HR hay nhân viên nhân sự sẽ sử dụng kết quả của mình để lập kế hoạch nhân sự hay đưa ra những dự tính nhân sự tương lai. 

Cụ thể, định biên nhân sự quyết định trực tiếp đến việc tuyển dụng hay thôi việc những nhân sự không đạt yêu cầu, nhằm hạn chế tối đa việc thừa - thiếu nhân lực trong doanh nghiệp. Hoạch định nguồn nhân lực luôn được xem là công việc quan trọng mà trong đó, định biên nhân sự là hoạt động cốt lõi quyết định đến vấn đề nhân sự, vấn đề phát triển của doanh nghiệp đó. Thực tế đã cho thấy, việc xây dựng các kế hoạch định biên nhân sự giúp đảm bảo nguồn nhân lực trong doanh nghiệp khi cần thiết cũng như có được nguồn nhân lực chất lượng cao.

Một điều rất lý thú đó là “định biên nhân sự” khái niệm chủ yếu được sử dụng trong các doanh nghiệp nhà nước, hoặc các cơ quan tổ chức nhà nước, ít khi được sử dụng trong doanh nghiệp tư nhân. Trong các doanh nghiệp nhà nước khái niệm này còn được gọi là “biên chế”. Bởi vậy, mỗi khi bạn thấy thông báo tuyển biên chế của bất kỳ cơ quan nhà nước nào thì có nghĩa là cơ quan đó đang “định biên nhân sự”. 

Tuy nhiên, nói như vậy không có nghĩa định biên nhân sự không diễn ra tại các công ty tư nhân hay các công ty nước ngoài. Tại các doanh nghiệp ngoài nhà nước này, hoạt động định biên nhân sự được gọi là “Strategy of Human resource management-HR Strategy” với hàm nghĩa rộng hơn là quản trị nguồn nhân lực (HRM). Quản trị nguồn nhân lực bao hàm tất cả các hoạt động liên quan đến nhân sự doanh nghiệp trong đó bảo gồm cả các kế hoạch nhân sự từ 1 -2 năm, kế hoạch 3 - 5 năm cho đến những kế hoạch lâu hơn sau đó. 

Bản định biên nhân sự trong các doanh nghiệp lớn thường được xây dựng vô cùng chi tiết với các thông tin cụ thể về kế hoạch nhân sự của tuần, tháng năm. Đồng thời chi tiết đến từng vị trí công việc, chức danh công việc hay các bộ phận, các phòng ban của tổ chức. Ngoài ra, thông qua đánh giá năng lực nhân viên, bản hoạch định này còn xác định các vị trí nhân viên cần thay đổi, thêm hay bớt những vị trí nào đó theo nhu cầu nhân lực doanh nghiệp.

Việc làm phó phòng nhân sự

Nhìn chung, định biên nhân sự là một hoạt động, một quy trình quan trọng đối với việc phát triển nhân lực của doanh nghiệp, tổ chức và của cả các cơ quan đoàn thể.

Xem thêm: Bạn mong muốn điều gì khi đến với công ty chúng tôi?

2. Các nguyên tắc cần áp dụng khi định biên nhân sự 

Việc định biên nhân sự rất phức tạp, không đơn giản chỉ là việc cắt giảm hay tuyển dụng thêm nhân sự mà định biên phức tạp hơn nhiều. Nó đòi hỏi người thực hiện phải áp dụng những quy tắc chặt chẽ sau:

2.1. Nguyên tắc về các tỉ lệ tương quan

Hiểu đơn giản đó là tương quan giữa năng lực tài chính của doanh nghiệp và nhu cầu nhân sự, khả năng chi trả cho nguồn nhân lực của doanh nghiệp đó. 

- Tỉ lệ tăng hay giảm của nhân sự năm nay sẽ tăng hoặc giảm theo mức doanh thu mà doanh nghiệp đạt được trong năm trước. Chẳng hạn khi doanh thu tăng lên 50% thì định biên nhân lực của doanh nghiệp đó sẽ tăng 35%. Quy tắc này thường được áp dụng với những doanh nghiệp có quy mô lớn, sự thay đổi nhân sự của doanh nghiệp mang tính quy luật cao. 

- Tương quan nhân lực giữa nhóm vị trí thực hiện nhiệm vụ quản lý doanh nghiệp và nhóm nhân viên, thực hiện công việc theo yêu cầu. Đồng thời là tương quan giữa nhóm lao động trực tiếp tham gia vào quá trình kinh doanh - sản xuất và nhóm lao động gián tiếp tham gia vào kinh doanh sản xuất. Quy tắc này thường được áp dụng dành cho doanh nghiệp đã có thâm niên kinh doanh, số liều điều tra ổn định qua các năm. 

- Tương quan về ngân sách hay số tiền chi trả cho các nhóm nhân lực: nhóm thực hiện công tác quản lý và nhóm nhân viên, nhóm trực tiếp sản xuất kinh doanh và nhóm gián tiếp. 

Xem thêm: Các công ty startup tuyển dụng, bạn có nên ứng tuyển

2.2. Nguyên tắc về định mức lao động

Hiểu đơn giản thì nguyên tắc định mức lao động là số lượng công việc cần thực hiện tương quan với số nhân công thực hiện. Chi tiết của nguyên tắc này đó là:

- Áp dụng theo khối lượng: nghĩa là số nhân lực cần sử dụng để đáp ứng một số lượng công việc nào đó. Chẳng hạn một người sẽ phải sản xuất 30 cái túi trong một ca làm việc của mình. Một lao động sẽ phải phục vụ trung bình 15 khác hàng một ngày, … Mô hình này thường được áp dụng trong các nhà hàng, hoặc những doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ.

- Áp dụng theo hệ số chỉ tiêu hiệu suất: Nghĩa là dựa vào chỉ tiêu đề ra của doanh nghiệp là bao nhiêu để tính toán, cân đo đong đếm xác định số lượng nhân sự cần tuyển dụng. Ví dụ doanh số quý này cần đạt là 20 tỉ, số lượng khách hàng cần có là 100 khách từ đó xác định nhân sự cẩn để đáp ứng doanh thu trên. Nguyên tắc này thường áp dụng đối với các khối thuộc kinh doanh.

- Theo tần suất và số lượng công việc được đáp ứng. Là tính toán trung bình số lượng công việc các nhân viên doanh nghiệp có thể thực hiện một ngành, tháng, năm. Để tính toán số lượng nhân công cần tuyển dụng để đáp ứng khối công việc theo kế hoạch. Ví dụ một nhân viên nhân sự có thể tuyển dụng trung bình 5 người 1 ngày, doanh nghiệp cần 300 người thì họ cần tuyển dụng thêm nhân sự để đáp ứng yêu cầu đó. 

- Áp dụng theo đối tượng phục vụ: ví dụ cần 20 biên tập viết bài cho 1 site, khi doanh nghiệp sở hữu 2 website sẽ cần 40 biên tập,

Người tìm việc

2.3. Nguyên tắc về thời lượng và tần suất

Đây là nguyên tắc thường được áp dụng cho các khối gián tiếp, hiểu đơn giản đó là tính toán thời gian hoàn thành nhiệm vụ và tần suất công việc để thực hiện tuyển dụng nhân sự. 

Ví dụ của nguyên tắc này chẳng hạn một doanh nghiệp kinh doanh máy lọc nước cần bán 30 máy trong một tuần, mỗi nhân viên sẽ phải bán tối thiểu 1 máy một ngày. Từ đó xác định con số tối thiểu về số lượng nhân sự cần đáp ứng để đạt kế hoạch đề ra đó. 

Nguyên tắc này được áp dụng trong bối cảnh các doanh nghiệp kinh doanh gián tiếp, và có sự liên kết, tham khảo giữa các công ty với nhau. 

Tùy theo đặc điểm của doanh nghiệp và vị trí cần nhân viên ứng tuyển mà định biên nhân sự của doanh nghiệp đó nên áp dụng những nguyên tắc nào cho phù hợp. Chẳng hạn với vị trí kế toán, bạn có thể áp dụng quy tắc về doanh thu, quỹ lương, chỉ tiêu đề ra, … với vị trí trực tiếp thì có thể áp dụng các nguyên tắc về thống kê, khối lượng công việc, doanh thu, … Còn với vị trí gián tiếp nên áp dụng các quy tắc về cơ cấu tổ chức, …

3. Những điều kiện áp dụng định biên nhân sự 

Định biên nhân sự có thể áp dụng với rất nhiều đặc điểm doanh nghiệp, cơ cấu phòng ban … Tùy vào định hướng phát triển và kế hoạch kinh doanh mà bộ phận nhân sự sẽ xác định những kế hoạch biên định cụ thể. Tuy vậy nhưng nhìn chung, kế hoạch này chỉ áp dụng với những doanh nghiệp có định hướng rõ ràng đồng thời có kế hoạch kinh doanh cụ thể thể, những chiến lược thay đổi linh động, … của công ty. 

Ngoài ra, với cấp bộ phận biên định nhân sự chịu tác động bởi vị trí và quyền hạn của công việc, tuần xuất công việc cần thực hiện, nhiệm vụ đầu ra, chỉ tiêu cần đạt và mức độ ứng dụng tự động hóa và công nghệ thông tin trong quá trình làm việc. 

Ngoài ra, một trong những bước quan trọng trong việc định biên nhân sự đó là liên tục theo dõi và thống kê tình hình nhân sự cùng với những kế hoạch đề ra cho doanh nghiệp từ chính nền tảng kinh tế và nhu cầu nhân lực cho sự phát triển của doanh nghiệp đó. Hiện nay thị trường lao động không hề khan hiếm lao động, do đó việc tuyển dụng lao động rất dễ nhưng để tìm được nhân sự chất lượng cho doanh nghiệp thì khá là khó. Thêm vào đó, việc hoạch định và quản lý nhân lực cũng rất quan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếp đến những chính sách tuyển dụng, đôi khi là chế độ lương thưởng của nhân viên. Bởi vậy nên tùy vào thực trạng doanh nghiệp cụ thể mà phòng nhân sự sẽ có những kế hoạch, nội dung định biên cụ thể cho mình.

VIệc làm giám đốc nhân sự

4. Những bước cần thực hiện để xây dựng kế hoạch định biên nhân lực hoàn chỉnh

Để đảm bảo sự liên kết giữa các giữa bộ phận với nhau, doanh nghiệp cần đưa ra một kế hoạch định biên cẩn thận, chu đáo và tỉ mỉ. Cụ thể, kế hoạch này sẽ gồm các bước như sau:

- Bước 1: dự báo nhu cầu nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Bằng việc xác định các mục tiêu, những hoạt động và yêu cầu cần đáp ứng, các dịch vụ và sản phẩm cần sản xuất đặc biệt là quy mô sản xuất để đưa ra những dự báo chi tiết, “xát” với doanh nghiệp nhất về nhu cầu nhân lực cần tuyển dụng. 

- Bước 2: Tìm hiểu và phân tích thực trạng nhân lực của doanh nghiệp. Bước này giúp xác định những ưu và nhược điểm còn tồn đọng, những nhân tố liên quan đến hệ thống, quy trình, … và đặc điểm nhân sự hiện tại của doanh nghiệp.

- Bước 3: Quyết định về vấn đề tăng hay giảm nhân sự hiện tại, Dựa vào thực tế doanh nghiệp để đánh giá khi nào cần thanh giảm biên chế để khắc phục khó khăn mà doanh nghiệp đang gặp phải. 

- Bước 4: Xây dựng kế hoạch đầy đủ và chi tiết. Sau khi sẵn sàng các thông tin cần có, bộ phận nhân sự sẽ cần xây dựng chi tiết kế hoạch định biên nhân sự của mình. Chẳng hạn như kế hoạch để cơ cấu lại các tổ chức và phòng ban trong doanh nghiệp, các vị trí, nhu cầu tuyển dụng nhân sự, thanh giảm biên chế doanh nghiệp, …

- Bước 5: Cuối cùng là đánh giá kết quả đã thực hiện được. Việc đánh giá rất quan trọng trong định biên nhân lực. Kết quả đánh giá sẽ giúp xác định tỉ lệ phần trăm đạt được, mức độ chênh lệch giữa dự kiến và thực tế, … Cuối cùng là từ đó mà đưa ra các giải pháp tối ưu nhất cho vấn đề nhân lực này.

Tìm việc làm

Định biên nhân sự là lập kế hoạch liên quan đến hoạt động quản lý nhân sự như tuyển dụng, thanh giảm biên chế, … cho doanh nghiệp. Tùy vào đặc điểm các bộ phận cũng như đặc điểm doanh nghiệp đó về các yếu tố nhân lực, kinh doanh, định hướng phát triển, … mà nhân viên hành chính nhân sự sẽ soạn thảo ra kế hoạch chi tiết, cụ thể nhất. Hy vọng rằng, những chia sẻ của tôi đã giúp bạn xác nắm được định biên nhân sự là gì cùng những thông tin bổ ích xoay quanh cho mình. 

Xem thêm: Có nên nhảy việc vì lương? Bí quyết giúp bạn có lựa chọn đúng