File Excel quản lý công nợ? Lợi ích khi sử dụng để quản lý nguồn tiền

Các file Excel quản lý công nợ sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc quản lý nguồn thu - chi của mình. Chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu thêm về việc quản lý công nợ bằng Excel và các mẫu theo dõi công nợ bằng Excel hiệu quả nhất.

1. File Excel quản lý công nợ là gì thế?

1.1. Quản lý công nợ là gì?

Trước khi tìm hiểu về quản lý công nợ, ta cần hiểu công nợ là gì? Công nợ là một khái niệm khá phức tạp trong chuyên ngành kế toán. Hiểu đơn giản, khi doanh nghiệp tiến hành mua các sản phẩm hay dịch vụ nào đó cho các cá nhân, tổ chức nhưng chưa thể thanh toán ngay lập tức và vẫn còn nợ số tiền này đến kỳ kinh doanh sau, đó sẽ được gọi là công nợ. Bên cạnh đó, các khoản phải thu của khách hàng cũng được coi là công nợ.

Từ đó, hiểu đơn giản, quản lý công nợ là quá trình theo dõi số tiền phải thu hoặc số tiền phải trả với khách hàng hay nhà cung cấp khi phát sinh giao dịch hàng hóa giúp cá nhân, cửa hàng, doanh nghiệp có thể quản lý nguồn tiền một cách hiệu quả.

1.2. Có những loại công nợ nào?

Công nợ được chia làm hai loại đó là: Công nợ phải thu và công nợ phải trả. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu từng loại công nợ nhé!

1.2.1. Công nợ phải thu là gì?

Công nợ phải thu thường bao gồm các khoản như tiền bán hàng hoá, sản phẩm, doanh thu từ các dịch vụ cung cấp cho khách hàng nhưng vẫn chưa thu lại được vốn.

Để tránh việc công nợ kéo dài và tạo ra các tác động tiêu cực đối với doanh nghiệp, kế toán công nợ có trách nhiệm phải chăm sóc và kiểm soát kỹ lưỡng những tình huống này để thu hồi nợ đúng thời hạn. Vì thế, giải pháp quản lý về công nợ, thời hạn… một cách tối ưu được xem là bài toán của doanh nghiệp cần thực hiện để tránh tình trạng thâm hụt tài chính quá lớn.

1.2.2. Công nợ phải trả là gì?

Công nợ phải trả là bao gồm những khoản chi cần phải trả cho các nhà cung cấp của doanh nghiệp mà doanh nghiệp chưa thanh toán đầy đủ.

Tương tự công nợ phải thu, nhiệm vụ của kế toán vấn là phải thường xuyên cập nhật, đồng thời đối chiếu với sổ sách để hoàn tất việc chi trả cho đối tác, tránh để công nợ phải trả quá lớn.

1.3. Vậy, File Excel quản lý công nợ là gì?

Như đã biết, Excel là một công cụ rất phổ biến để nhập và quản lý thông tin hiệu quả. Nhờ có các hàm tính, việc tính toán số liệu trong Excel đơn giản và tiện lợi hơn rất nhiều so với quản lý bằng sổ sách. Và vì vậy việc quản lý công nợ bằng file Excel là giải pháp quản lý đang được ưa chuộng bởi nhiều doanh nghiệp và cửa hàng nhỏ lẻ sử dụng trong hoạt động kinh doanh.

File Excel sẽ giúp bạn quản lý tình hình công nợ chặt chẽ hơn, dễ dàng theo dõi các khoản công nợ sắp đến hạn phải thu - chi. Từ đó giúp doanh nghiệp kiểm soát được tình hình tài chính.

Xem thêm: Thông tin về mẫu xác nhận công nợ chuẩn nhất mà bạn cần biết

2. Lợi ích của sử dụng Excel để theo dõi công nợ

Khi sử dụng file Excel quản lý công nợ bạn sẽ dễ dàng thiết lập và mang tới nhiều lợi ích quản lý như:

2.1. Thống kê, phân loại dữ liệu dễ dàng trên Excel

File excel là dạng bảng tính nên đã được phân chia cột rõ ràng, bạn hoàn toàn có thể tự thiết kế mẫu theo dõi công nợ bằng Excel dựa trên những thông tin mà bạn cần kiểm soát như:

Bạn muốn quản lý công nợ phải thu của doanh nghiệp, bạn có thể vào Excel để nhập các thông tin như: STT, tên doanh nghiệp/tên nhà cung ứng, số tiền phải thu, ngày/tháng, ghi chú....

Các thông tin được nhập trên một file Excel quản lý công nợ cần được bạn tối ưu, càng chi tiết càng tốt để khi rà soát thông tin người đọc sẽ dễ hiểu, người nhập thông tin cũng không bị nhầm. 

2.2. Tìm kiếm dữ liệu dễ dàng

Trước đây khi chưa có Excel hay các phần mềm trên máy tính, mọi người thường phải lưu thông tin công nợ trên sổ sách để quản lý, nhưg mỗi khi cần tìm kiếm thông tin nào đó cần phải lục lại làm tốn rất nhiều thời gian. 

Nhưng giờ đây, đối với file Excel quản lý công nợ, bạn chỉ cần vào file, Ctrl+F để tìm họ tên của khách hàng/nhà cung cấp hay tìm đúng ngày tháng năm là bạn sẽ tìm ra ngay số liệu, thông tin mình cần tìm. 

2.3. Là phần mềm hoàn toàn miễn phí 

Giống như Word, PowerPoint, Excel là phần mềm được sử dụng hoàn toàn miễn phí trên toàn thế giới, phần mềm được cài đặt trên máy tính/laptop của tất cả mọi người nên rất thuận tiện cho các doanh nghiệp nhỏ lẻ sử dụng khi chưa sẵn sàng đầu tư một khoản chi phí cho việc mua phần mềm quản lý công nợ. 

3. Những mẫu file Excel quản lý công nợ hiệu quả nhất

3.1. Mẫu về quản lý báo cáo công nợ chi tiết

Ở phần báo cáo công nợ chi tiết này, bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn, tiết kiệm được nhiều thời gian khi đối soát dữ liệu. Với phần này, bạn hoàn toàn có thể xem được công nợ chi tiết nhất của từng khách hàng. Chẳng hạn, bạn sẽ theo dõi được khách hàng nào lấy hàng ngày nào, tổng thu của khách hàng đó là bao nhiêu... một cách chi tiết và đầy đủ nhất mà không tốn nhiều thời gian.

Để làm được điều đó, bạn sẽ cần nhập những thông tin gồm:

• Thời gian mà khách hàng hoặc nhà cung cấp cần phải trả.
• Nội dung liên quan đến khách hàng hoặc nhà cung cấp.
• Phải trả tăng
• Phải trả giảm
• Nhập số dư
• Ghi chú

3.2. Mẫu về quản lý báo cáo công nợ tổng hợp

Ở phần này, bạn có thể theo dõi được công nợ của từng khách hàng/nhà cung cấp. Đến cuối tháng, việc cân đối số liệu về công nợ phải thu và công nợ phải trả của các khách hàng/nhà cung cấp được xác định dựa trên tổng số giao dịch mua hoặc bán hàng.

Bạn sẽ cần nhập và lưu những thông tin trong phần này sau như:

• Những nội dung liên quan đến sản phẩm và khách hàng hoặc nhà cung cấp như: Mã hàng, tên khách hàng hoặc nhà cung cấp, cột phân loại khách hàng hoặc nhà cung cấp.
• Các thông tin dữ liệu về công nợ chi tiết như: Phải trả bắt đầu, Phải trả đầu kỳ, Phải trả tăng, Phải trả giảm, Phải trả cuối kỳ.
• Ghi chú.

3.3. Mẫu về quản lý danh mục khách hàng/nhà cung cấp

Những thông tin về người dùng cần được khai báo chi tiết vào file Excel báo cáo danh mục khách hàng/nhà cung cấp gồm có:

• Mã khách hàng/nhà cung cấp.
• Tên cụ thể của khách hàng hoặc nhà cung cấp.
• Cột phân loại ( về khách hàng hoặc nhà cung cấp).
• Số liệu cần phải trả khi sử dụng.
• Số liệu cần phải thu khi sử dụng.
• Địa chỉ của khách hàng hoặc nhà cung cấp.
• SĐT của khách hàng/nhà cung cấp.
• Ghi chú.

3.4. Mẫu về quản lý báo cáo nhập liệu

Các thông tin trong phần quản lí báo cáo nhập liệu gồm có:

• Thời gian nhập số liệu.
• Số chứng từ/giấy tờ.
• Những nội dung cụ thể liên quan đến khách hàng hoặc nhà cung cấp.
• Tổng số tiền cần phải thu.
• Tổng tiền đã thu.
• Mã số hay mã khách hàng/nhà cung cấp.
• Tên khách hàng/nhà cung cấp.
• Ghi chú.

  

Thực tế, để giải quyết các vấn đề về công nợ, không chỉ có file Excel mà còn có cả những phần mềm DMS hỗ trợ giúp cho việc quản lý công nợ một cách hiệu quả và tối ưu nhất.

Trên đây là toàn bộ nội dung về file Excel quản lý công nợ và những biểu mẫu về quản lý công nợ. Mong rằng bài viết này có thể giúp các bạn tiết kiệm được thời gian và công sức để hoàn thành tốt những công việc của mình.