​Giấy báo nợ là gì? Những thông tin cần biết về giấy báo nợ

1. Một vài thông tin về giấy báo nợ

1.1. Khái niệm giấy báo nợ

Giấy báo nợ hay còn gọi là debit note, khái niệm này xuất hiện trong kinh doanh giữa hai doanh nghiệp với nhau khi có giao dịch mua bán nhưng người bán chưa nhận được phần tiền thanh toán cho người mua.  Sau khi giao dịch này thành công, người bán nhằm nhắc nhở người mua thanh toán cho đơn hàng sẽ sử dụng công cụ này để nhắc nhở người mua những khi sắp đến kỳ hạn thanh toán. Ngoài ra, giấy báo nợ này cũng có tác dụng giống như một dạng hóa đơn điều chỉnh nếu như trong quá trình nhập liệu có xảy ra sai sót.

Ngoài ra giấy báo nợ còn được hiểu là là một chứng từ do người mua nêu ra và được sử dụng trong các tình huống cụ thể khi người mua muốn chỉ ra hoặc yêu cầu trả lại số tiền đã trả cho người bán; nếu hàng hóa mà anh ta nhận được không đúng hoặc bị hư hỏng hoặc để hủy bỏ toàn bộ đơn đặt hàng. Người mua có thể phát hành giấy ghi nợ hoặc giấy báo ghi nợ trong nhiều tình huống khác nhau và là một cách để đưa ra yêu cầu nhận được giấy báo có từ người bán và không gì khác ngoài bằng chứng hỗ trợ việc trả lại hàng trong sổ kế toán của họ. Như đã đề cập ở trên, người mua có thể tăng hoặc phát hành giấy ghi nợ trong các trường hợp khác nhau, chẳng hạn như:

Nếu hàng hóa mà anh ta nhận được hoặc không đúng hoặc bị hư hỏng.

Nếu người bán đã tính phí anh ta nhiều hơn giá đã thỏa thuận.

Nếu chi phí hoặc mô tả sản phẩm được đề cập trong hóa đơn không chính xác.

Xem thêm: Việc làm kế toán

1.2. Ví dụ về giấy báo nợ

Công ty A mua hàng hóa trị giá £ 200 từ Công ty B.

Khi đến Công ty A, hàng hóa bị hư hỏng. Công ty A muốn trả lại hàng cho Công ty B.

Công ty A phát hành một giấy ghi nợ - chứa tất cả các thông tin liên quan bao gồm số tiền mua ban đầu và VAT.

Khi Công ty B nhận được giấy báo nợ, họ có thể xem xét và chấp thuận yêu cầu và phát hành giấy báo có làm bằng chứng hoàn trả cho Công ty A.

Trong trường hợp này, chính người mua sẽ phát hành giấy ghi nợ cho nhà cung cấp như một yêu cầu ghi có hoặc hoàn trả.

Tuy nhiên, cũng có trường hợp giấy báo nợ được phát hành từ nhà cung cấp cho người mua. Ví dụ:

Nhà cung cấp, Công ty Z, bán và vận chuyển hàng hóa trị giá £5000 cho người mua, Công ty X.

Công ty Z xuất hóa đơn cho Công ty X chỉ £4000 (do nhầm lẫn)

Công ty Z nhận ra sai lầm của họ và phát hành một giấy báo nợ cho Công ty X về khoản chênh lệch £1000 để giải quyết khoản chênh lệch và thực hiện các điều chỉnh cần thiết trong tài khoản phải thu của họ .

Tìm hiểu thêm: Kế toán công nợ là gì?

1.3. Đặc điểm của giấy báo nợ

Nó được gửi để thông báo về việc ghi nợ được thực hiện trên tài khoản của người bán cùng với lý do.

Sách trả lại mua được cập nhật trên cơ sở của nó. (Trường hợp đổi trả hàng)

Các lý do thông thường bao gồm từ việc nhận hàng không đầy đủ, hàng nhận bị hư hỏng / không chính xác, v.v.

Nó được lập như một hóa đơn thông thường và hiển thị số tiền dương.

Giấy báo nợ là chứng từ không bắt buộc cần phải có khi thực hiện giao dịch giữa người mua và người bán với nhau. Trong một vài trường hợp đặc biệt, người mua có thể yêu cầu giấy tờ này để đáp ứng đối chiếu với yêu cầu lưu trữ nội bộ của công ty.

2. Phân biệt giữa giấy báo nợ và giấy báo có (debit note và credit note)

2.1. Giấy báo có là gì?

Giấy báo có, còn được gọi là bản ghi nhớ tín dụng hoặc bản ghi có, là một tài liệu pháp lý chính thức, giống như hóa đơn hoặc đơn đặt hàng, mà nhà cung cấp cung cấp cho khách hàng để thông báo cho khách hàng rằng tín dụng đang được áp dụng cho tài khoản của họ cho bất kỳ số nào lý do. Đó là một cách để hoàn lại toàn bộ hoặc một phần cho các hóa đơn đã được phát hành hoặc thanh toán. Bạn có thể phát hành giấy báo có cho khách hàng của mình vì:

Khách hàng đã trả lại hàng hóa hoặc từ chối dịch vụ vì bất kỳ lý do nào

Có một khoản thanh toán thừa trên hóa đơn ban đầu

Có sai sót về giá trên hóa đơn gốc

Hàng hóa bị hư hỏng theo một cách nào đó trong quá trình vận chuyển

Giấy báo có nên được phát hành khi có nhu cầu hủy toàn bộ hoặc một phần hóa đơn đã được phát hành. Điều này được thực hiện để giữ cho hồ sơ kế toán được ổn định vì không thể xóa hoặc chỉnh sửa hóa đơn khi đã phát hành. Giấy báo có cho phép bạn xóa số tiền trên hóa đơn khỏi hồ sơ tài chính của mình mà không cần xóa chính hóa đơn đó. Tại sao nó lại quan trọng? Tại Hoa Kỳ, Vương quốc Anh, Úc, New Zealand và một số quốc gia khác, quy trình kiểm toán được bắt buộc theo luật định, có nghĩa là việc xóa hóa đơn là bất hợp pháp.

Thư báo ghi có cũng có thể được phát hành trong trường hợp khách hàng thay đổi đơn đặt hàng sau khi hóa đơn đã được phát hành. Đôi khi, người bán cấp tín dụng cho người mua như một hành động thiện chí trong các tình huống mà thỏa thuận bán hàng ban đầu không có chính sách hoàn lại tiền rõ ràng cho các mặt hàng bị trả lại. Điều này cho phép người mua trao đổi các mặt hàng đã mua cho những người khác mà người bán cung cấp.

Nói chung, bạn có thể sử dụng giấy báo có trong bất kỳ tình huống nào yêu cầu thay đổi và xuất lại hóa đơn. Giấy báo có thường được liên kết với một hóa đơn. Tuy nhiên, có thể phát hành chúng riêng lẻ, vì vậy chúng có thể được sử dụng cho một hóa đơn khác trong tương lai.

Không nên nhầm lẫn giấy báo có với giấy ghi nợ. Giấy báo nợ là một chứng từ thương mại chính thức do người mua phát hành cho người bán như một cách để yêu cầu giấy báo có.

Tìm hiểu thêm: Hồ sơ vay vốn ngân hàng cần những gì? 

2.2. Điểm khác nhau giữa giấy báo có và giấy báo nợ

Ý nghĩa:

Giấy báo nợ: Giấy báo nợ không có gì khác ngoài một tài liệu, cũng có thể được sử dụng làm bằng chứng để phản ánh rằng một khoản nợ được thực hiện vào tài khoản của người bán.

Giấy báo có: Giấy báo có không có gì khác ngoài một hình thức bán hàng trả lại rõ ràng và được sử dụng để phản ánh rằng một khoản ghi có được thực hiện vào tài khoản của người mua.

Mục đích sử dụng:

Giấy báo nợ: mua hàng trả lại

Giấy báo có: bán hàng trả lại hàng hóa

Người phát hành:

Giấy báo nợ: Người mua hoặc người mua không hài lòng và hài lòng với chất lượng sản phẩm mà mình nhận được. Trong hầu hết các trường hợp, các mặt hàng đã mua được trả lại do một số lỗi hoặc sai lệch trong hàng hóa.

Giấy báo có: Do chính người bán hoặc nhóm bán hàng của họ đã bán bớt hàng.

Nghiệp vụ kế toán:

Giấy báo nợ: Khi giấy báo nợ được phát hành, tài khoản nhà cung cấp sẽ được ghi có và tài khoản khách hàng được ghi có.

Giấy báo có: Khi giấy báo có được phát hành, tài khoản nhà cung cấp được ghi nợ và tài khoản khách hàng được ghi có.

Mực viết sử dụng:

Giấy báo nợ: mực xanh

Giấy báo có: mực đỏ

Kết quả:

Giấy báo nợ: tài khoản mua hàng bị giảm

Giấy báo có: tài khoản bán hàng giảm

Giấy báo có và giấy ghi nợ đã trở thành một phần không thể thiếu trong văn hóa kinh doanh ngày nay khi các doanh nghiệp và tập đoàn trở nên lớn mạnh và việc mua hàng của họ cũng vậy và việc mua bán của họ cũng vậy. Như đã đề cập ở trên, giấy ghi nợ và giấy báo có là hai mặt của cùng một đồng tiền, rất giống nhau nhưng hoàn toàn khác nhau. Những khác biệt chính giữa giấy báo ghi nợ và giấy báo có như sau:

Giấy báo có không gì khác ngoài một hình thức bán hàng trả lại rõ ràng và được sử dụng để phản ánh rằng một khoản ghi có được thực hiện vào tài khoản của người mua trong khi giấy báo nợ chỉ là một tài liệu, cũng có thể được sử dụng làm bằng chứng để phản ánh rằng một khoản ghi nợ được thực hiện cho tài khoản của người bán.

Giấy báo có do người bán hoặc đại lý phát hành trong khi giấy ghi nợ do người mua hoặc khách hàng phát hành.

Nếu người bán muốn ghi có thì sẽ ghi bút toán tương ứng vào sổ kế toán của mình bằng mực đỏ, tuy nhiên khi người mua hoặc khách hàng phát hành giấy báo nợ thì người đó sẽ ghi vào sổ kế toán của mình bằng mực xanh.

Giấy báo có và giấy ghi nợ thỉnh thoảng được phát hành. Khi một giấy báo có được phát hành, nó được phát hành để trả lại hoặc trả lời một giấy báo nợ của khách hàng và nó ngụ ý rằng người bán sẽ ghi có cho khách hàng số tiền đã được tính quá nhiều hoặc bị phát hiện có lỗi. Mặt khác, giấy ghi nợ được phát hành để nêu lên một tình huống trong đó nhà cung cấp đã tính phí quá cao cho khách hàng của mình hoặc sau đó đã nhận được sản phẩm bị lỗi.

Giấy báo có được biểu thị bằng dấu âm trong khi giấy báo nợ được ghi bằng dấu dương.

Một giấy báo có không chỉ ảnh hưởng đến tài khoản bán hàng trả lại và có thể được phát hành nếu khách hàng đã bị tính phí sai. Tương tự như vậy, giấy ghi nợ không chỉ ảnh hưởng đến tài khoản trả lại hàng mua mà còn có thể làm giảm số tiền mua hàng do lỗi tính phí quá cao.

Giấy báo có chỉ được phát hành trong trường hợp bán tín dụng trong khi giấy ghi nợ chỉ được phát hành trong trường hợp mua tín dụng.

Khi giấy báo có được phát hành, tài khoản bán hàng trả lại được ghi nợ và tài khoản khách hàng được ghi có trong khi khi giấy báo nợ được phát hành, tài khoản của nhà cung cấp được ghi nợ và tài khoản của khách hàng được ghi có.

CV kế toán

3. Những nội dung cần có trong giấy báo nợ

Giấy báo nợ cần phải có những nội dung sau đây:

- Tên, địa chỉ và số điện thoại, số fax, mã số thuế của nhà cung cấp.

- Tên của loại chứng từ.

- Ngày phát hành tài liệu.

- Tên, địa chỉ và số điện thoại, số fax / Số ID duy nhất, nếu được đăng ký, của người nhận.

- Tên và địa chỉ của người nhận và địa chỉ giao hàng, nếu người nhận đó chưa được đăng ký.

- Số và ngày của hóa đơn thuế tương ứng hoặc, tùy từng trường hợp, hóa đơn cung cấp.

- Giá trị chịu thuế của hàng hóa hoặc dịch vụ, thuế suất và số thuế được khấu trừ hoặc, tùy từng trường hợp, được ghi nợ cho người nhận.

- Chữ ký hoặc chữ ký số của nhà cung cấp hoặc đại diện được ủy quyền của họ.

Giấy báo Nợ có thể được phát hành bất kỳ lúc nào, tức là không có giới hạn thời gian phát hành Giấy báo Nợ. Giấy báo Nợ phải được khai báo trong các tờ khai thuế GST được nộp vào tháng tiếp theo cho tháng mà chứng từ được phát hành.

Và trên đó là tuyển tập những kiến thức chúng ta cần nắm được khi phát hành “Giấy báo nợ”. Hãy nắm chắc cho mình những kiến thức trên để không bị xảy ra những sai sót không mong muốn nhé!