Giải đáp: Quản trị hành chính văn phòng tiếng Anh là gì?

1. Quản trị hành chính văn phòng tiếng Anh là gì?

Hành chính văn phòng tiếng anh thì sẽ được gọi là “Office administration”. Đây là một công việc cũng như là một bộ phận được nhiều doanh nghiệp công nhận và khẳng định là bộ phận quan trọng nhất. Công việc của những nhân viên hành chính văn phòng ở đây chính là đảm nhiệm hầu hết các công việc mà có liên quan đến thủ tục hành chính cũng như là lễ taan để tiếp đón khách, tổ chức cùng lúc các công tác về văn thư và lưu trữ để mà hỗ trợ cho toàn thể các nhân viên ở trong công ty, ở trong doanh nghiệp, ngoài ra thì công việc của họ cũng chính là tư vấn cho các lãnh đạo cấp trên những pháp lý nếu như là cần thiết.

Và để hiểu rõ hơn về hành chính văn phòng thì ta sẽ phân tích kỹ hơn cho từng vế.

1.1. Văn phòng là gì?

Trong nhiều năm trở lại đây, thì có thể nói rằng khái niệm về 2 từ “văn phòng” đã được sử dụng khá là nhiều cũng như được sử dụng một cách rộng rãi trong giới của nhiều nhà nghiên cứu và áp dụng trên cả thực tiễn quản lý cũng như đời sông thường ngày. Khi nói đến văn phòng, hầu như ai cũng mường tượng ra rất nhiều yếu tố liên quan đến nó, từ một nơi làm việc khang trang hay sập xệ với đủ thứ hồ sơ, giấy tờ, tới các cô thư ký, bất luận trẻ trung hay có tuổi, xinh đẹp hay tạm tạm ưa nhìn. Sự xâm nhập của khái niệm này vào đời sống mạnh mẽ đến nỗi bất kể ai qua lại trên các trục phố chính và sầm uất đều có thể bắt gặp hàng loạt các từ và cụm từ liên quan tới văn phòng như: cơm văn phòng, thời trang văn phòng, văn phòng cho thuê, văn phòng trọn gói, tuyển nhân viên văn phòng, tòa nhà văn phòng,… Vì thế, xét ở góc độ ngôn từ và biểu tượng thì trong quan niệm của cộng đồng, khái niệm “văn phòng” gắn liền với hình ảnh về những nơi làm việc và công việc liên quan tới văn bản, giấy tờ. 2 Các học giả của nhiều trường đại học, cao đẳng Việt Nam đào tạo về quản trị văn phòng đang thống nhất định nghĩa về văn phòng như sau:

- Theo nghĩa rộng: Văn phòng bao gồm tòan bộ bộ máy quản lý của đơn vị từ cấp cao tới cấp cơ sở với các nhân sự làm quản trị cho hệ thống quản lý nói riêng, cho toàn bộ cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp nói chung

- Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao, là bộ phận cấu thành của cơ quan, chịu sự điều hành của nhà quản trị, chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan

Về cơ bản, cách hiểu trên coi văn phòng là “một thực thể” trong cơ quan và việc tiếp cận văn phòng theo góc độ tổ chức và chức năng giúp người nghiên cứu cũng như nhà quản lý dễ nhận biết và xác định đối tượng mà công việc của mình hướng đến. Nói cách khác, việc coi văn phòng là một thực thể sẽ giới hạn nhiệm vụ và hoạt động của nhà quản trị văn phòng trong phạm vi của thực thể đó, trong khi bản thân các nhiệm vụ thuộc về văn phòng lại vượt qua phạm vi của một bộ phận hay thậm chí là 3 phạm vi hoạt động của riêng bộ máy điều hành cơ quan.

1.2. Quản trị hành chính văn phòng

Về khái niệm văn phòng, cùng với đó là cách tiếp cận giống như đã nói ở trên thì đây là một lĩnh vực hoạt động của tổ chức, cũng cần được quản trị. Những năm cuối 1980, đầu những năm 1990 là thời điểm xuất hiện của các xuất bản phẩm về quản trị văn phòng tại Châu Âu và Hoa Kỳ với tiêu đề sử dụng một thuật ngữ chung là “quản lý văn phòng hành chính” (administrative 5 office management). Trong cùng khoẳng khắc và thời điểm như thế này thì, một số những ấn phẩm khác đã được xuất bản với thuật ngữ “quản lý văn phòng” (office management) trong tên gọi của cuốn sách. Tuy có một số điểm khác biệt giữa các ấn phẩm vừa kể trên về bố cục, cách đặt vấn đề và diễn giải nhưng về cơ bản, các ấn phẩm này đều xác định Phòng Hành chính (administrative office) là bộ phận có chức năng như văn phòng trung tâm đã đề cập ở trên với các hoạt động cụ thể để tổ chức, điều hành và kiểm soát 3 đối tượng chính: nơi làm việc (workplace), nhân viên (workers), và quá trình công việc (work process). Tuy vậy, khi đến Việt Nam, chúng được gọi bằng một thuật ngữ chung là “quản trị hành chính văn phòng” hoặc “quản trị văn phòng” và được sử dụng phổ biến tới mức thành thói quen.

2. Nhân viên hành chính văn phòng làm công việc gì

Nhân viên hành chính văn phòng sẽ làm những công việc mà thường sẽ bị nhiều người nhìn vào đó mà “coi thường” họ, và cũng sẽ không ít những người sẽ có suy nghĩ rằng đây chỉ là những công việc giấy tờ vô cùng nhỏ nhặt và nhàm chán. Nhưng trong thực tế hiện tại của công việc hành chính văn phòng thì đây chính là một công việc mà đòi hỏi được tính trách nhiệm cao trong mỗi một nhân viên là về công việc này. Mỗi một nhân viên hành chính văn phòng thì sẽ có những trách nhiệm khác nhau và nó vô cùng là đa dạng cũng như là cực kỳ bao quát. Sẽ không phải nói quá khi cho rằng nhân viên hành chính văn phòng giống như là một người “bảo mẫu” của cả công ty, của cả doanh nghiệp vậy. Bởi đây là một người đảm nhiệm công việc bao quát hết cả công ty, nên chỉ cần thiếu người “mẹ” này một ngày thôi, thì có lẽ cả công ty hoặc là doanh nghiệp đó sẽ rối tung, rối mù cả lên.

Những người nhân viên hành chính văn phòng công việc thông thường của họ như sau:

- Lễ tân tại văn phòng: Công việc của những người lễ tân này đó chính là trả lời điện thoại, đón khách cũng như là xử lý những thông tin ngay lúc ban đầu cùng với đó họ sẽ hướng dẫn khách để đi đến các bộ phận chức năng và giải quyết công việc của mình.

- Thư ký hỗ trợ: Công việc của một thư ký hỗ trợ đó chính là sắp xếp lich họp và lich làm việc cho công ty, là người đi chuẩn bị các trang thiết bị cần thiết cho cuộc họp, trong các cuộc phỏng vấn cũng như là liên hoan ở trong công ty.

- Nhân viên chuyên về soạn thỏa lưu trữ văn bản và hồ sơ: Đây chính là người soạn thỏa ra các thư từ kinh doanh, dịch những văn bản có tiếng Anh sang tiếng Việt, cùng với đó là tổng hợp cũng như lưu trữ các loại giấy tờ khi không cần dùng đến.

- Nhân viên chấm công và thực thi về các chính sách: Đây là người mà sẽ phổ biến cho các nhân viên ở trong công ty về những thay đổi trong quy định ở trong công ty, cùng với đó, đây sẽ là người thực hiện các chính sách và chaams công cho tất cả các nhân viên.

- Nhân viên chuyên về quản lý cơ sở hạ tầng và các trang thiết bị trong công ty: Là người trực tiếp đứng ra để chi ngân sách của công ty và mua sắm các trang thiết bị, cộng văn phòng phẩm còn thiếu ở trong công ty, thực hiện các công việc là đặt báo chí cũng như là thực phẩm về mà phục vụ cho các nhu cầu của nhân viên và phải kiểm kê cũng như bảo quản được số lượng đi cùng với các chất lượng cơ sở vật chất ở trong văn phòng, thay mới và bổ sung nếu như mà cần thiết.  

Duy trì về môi trường làm việc cho các nhân viên ở trong công ty: Công việc ở đây đó chính là chăm sóc đến vấn đề sức khỏe cho các nhân viên, các cán bộ ở trong công ty, tổ chức những đợt khám sức khỏe định kỳ cho các nhân viên ở trong công ty. Trong nhiều trường hợp xảy ra thì chính cá nhân viên hành chính văn phòng sẽ chính là người đứng ra để mà giải quyết mâu thuẫn cá nhân giữa các nhân viên với nhau, và dung hòa được các mối quan hệ, đem lại lợi ích ở trong công ty.

Hỗ trợ về các vấn đề có liên quan đến pháp lý: Đây là nhân viên mà làm việc về tất cả các vấn đề mà có liên quan đến giấy tờ hay là đến pháp lý cũng như là nhân viên hỗ trợ đến các bạn lãnh đạo quản lý các chương trình đi cùng với kế hoạch công tác ở trong công ty.

3. Cơ hội việc làm của nhân viên hành chính văn phòng

Chắc hẳn rằng ở đây, có nhiều bạn trẻ mới ra trường sẽ khá là lo lắng cũng như là thắc mắc về vấn đề tìm việc làm hành chính văn phòng tại Hà Nội hay nơi đang sinh sống có dễ không? Và một nhân viên hành chính văn phòng thì sẽ khó hoặc là ít có được những cơ hội thăng tiến ở trong công việc và trong cuộc sống. Nhưng trên thực tế thì lại khác, hành chính văn phòng vẫn luôn là một công việc, mọt ngành nghề mang đến cho bạn được nhiều cơ hội thăng tiến hơn. Nói về lộ trình thăng tiến trong công việc của một nhân viên hành chính văn phòng thì khá là rõ ràng, và cũng có thể phân chia về nhân viên hành chính văn phòng theo ba cấp bậc với từng mức lương tương ứng được thể hiện như sau:

- Ở cấp bậc nhân viên thì mức lương nhận được trong công việc sẽ là khoảng 5 triệu rưỡi đến 12 triệu đồng một tháng.

Khi thăng cấp lên cấp bậc thư ký thì số tiền lương được nhận cho vị trí công việc này sẽ vào khoảng 8 triệu rưỡi tới 14 triệu rưỡ trên một tháng. Nhưng đối với cấp bậc thư ký thì cần phải có nghiệp vụ và chuyên môn cao, cũng như có được một đầu óc sáng tạo đi cùng với đó là biết phân tích cũng như là phán đoán được tình huống, và phải là người có kinh nghiệm trong ngành vói thời gian là 1 năm trở lên.

Lên tới cấp bậc quản trị thì bạn sẽ có một mức lương là từ 9 cho đến 25 triệu đồng trên một tháng…

Nói chung là đối với công việc và ngành nghề hành chính văn phòng thì, cho dù đây không phải là một công việc quá “nóng” đối với nhiều người, nhưng lại chính là một công việc đáng để làm đối với những người  muốn có một công việc ổn định về lâu về dài.

Từ bài viết trên của Timviec365.vn đã cho ta hiểu được về hành chính văn phòng tiếng anh là gì cũng như công việc của một hành chính văn phòng thì sẽ là những công việc gì. Để từ đó các bạn sẽ định hướng rõ hơn về công việc trong tương lai của mình. Chúc các bạn thành công với công việc của timviec365.vn