Hệ thống quản lý vận tải là gì? Những lợi ích mà TMS mang lại

1. Tìm hiểu về hệ thống quản lý vận tải

Hệ thống quản lý vận tải được coi như là tương lai của chuỗi cung ứng. Cũng giống như bất kỳ giải pháp công nghệ nào khác, bạn càng hiểu biết nhiều về các giải pháp TMS thì sẽ càng dễ dàng xác định loại hệ thống nào phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.

1.1. Khái niệm và tầm quan trọng

1.1.1. Hệ thống quản lý vận tải là gì?

Hệ thống quản lý vận tải (Transportation Management System – TMS) là một nền tảng logistics sử dụng công nghệ để giúp các doanh nghiệp lập kế hoạch, thực hiện và tối ưu hóa việc di chuyển hàng hóa bao gồm cả đến và đi. Đồng thời TMS cũng đảm bảo việc vận chuyển hàng hóa được thực hiện đúng với hợp đồng đã ký kết.

Hệ thống quản lý vận tải là một phần của Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (Supply Chain Management) lớn hơn.

Hệ thống quản lý vận tải đôi khi còn được biết đến như một giải pháp hỗ trợ việc quản lý vận tải. Hoặc đôi khi việc quản lý vận tải được tiến hành bán tự động bởi phần mềm quản lý vận tải, chẳng hạn như phần mềm quản lý vận tải 365.

TMS cung cấp những thông tin về hoạt động vận tải hàng ngày, đồng thời góp phần đảm bảo hàng hóa được vận chuyển và giao nhận đúng theo thời gian quy định.

Hệ thống quản lý vận tải cũng hợp lý hóa quy trình vận chuyển và giúp các doanh nghiệp dễ dàng quản lý cũng như là tối ưu hóa hoạt động vận tải của mình, cho dù đó là vận tải đường bộ, đường hàng không hay đường biển.

1.1.2. Tại sao cần phải có một hệ thống quản lý vận tải?

Hệ thống quản lý vận tải đóng vai trò trọng tâm và ảnh hưởng đến mọi giai đoạn của chuỗi cung ứng, từ lập kế hoạch và mua sắm đến logistics và quản lý vòng đời sản phẩm.

Hệ thống TMS giúp cho việc lập kế hoạch và vận chuyển hàng hóa được tiến hành thuận lợi hơn, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Điều đó góp phần giúp cho doanh số bán hàng nhiều hơn.

Hệ thống quản lý vận tải chủ yếu được sử dụng bởi các doanh nghiệp có nhu cầu vận chuyển, di chuyển và giao nhận hàng hóa một cách thường xuyên, bao gồm: Nhà sản xuất của, nhà phân phối, các doanh nghiệp thương mại điện tử, doanh nghiệp bán lẻ, các công ty cung cấp dịch vụ logistics, chẳng hạn như các công ty logistics bên thứ ba và bên thứ tư (3PL và 4PL) và các nhà cung cấp dịch vụ hậu cần (LSP).

Các doanh nghiệp trong hầu hết mọi ngành đều sử dụng hệ thống quản lý vận tải. Đối tượng sử dụng chủ yếu là các doanh nghiệp quy mô lớn có mức chi từ 100 triệu USD trở lên hàng năm cho việc vận chuyển hàng hóa. Bên cạnh đó, sự phát triển của các giải pháp TMS dựa trên công nghệ đám mây đã giúp các doanh nghiệp nhỏ hơn có thể tận dụng những lợi ích của việc kết hợp hệ thống quản lý vận tải vào trong chuỗi cung ứng của họ.

Hệ thống TMS thông thường sẽ được sử dụng nhiều nhất trong những khía cạnh sau đây:

+ Lập kế hoạch: Hệ thống quản lý giao thông vận tải giúp xác định vị trí và loại hình phương tiện vận chuyển hiệu quả nhất cho các loại hàng hóa.

+ Vận chuyển và giao nhận hàng hóa: Các giải pháp TMS hỗ trợ người dùng làm việc với các hãng vận tải, xét duyệt giá cước…

+ Theo dõi quá trình vận chuyển: Giải pháp TMS cho phép người dùng mở rộng khả năng truy xuất nguồn gốc hàng hóa và quá trình vận chuyển hàng hóa.

+ Lập báo cáo: Hệ thống quản lý vận tải cũng hỗ trợ tạo nhiều báo cáo, giúp tinh chỉnh các giải pháp chuỗi cung ứng.

1.2. Hệ thống TMS có thể làm được những gì?

Hệ thống TMS có thể hỗ trợ bất kỳ doanh nghiệp nào trong việc lập kế hoạch và tối ưu hóa hoạt động vận chuyển, giao nhận hàng hóa.

1.2.1. Hỗ trợ xây dựng kế hoạch vận chuyển hàng hóa

Hệ thống TMS giúp doanh nghiệp lựa chọn phương thức vận chuyển tối ưu và hãng vận chuyển tốt nhất dựa trên tính toán chi phí, hiệu quả và khoảng cách, bao gồm cả việc tối ưu hóa các tuyến đường vận tải nhiều chặng.

Một hệ thống TMS mạnh mẽ còn có thể cung cấp cung cấp thông tin về mọi giai đoạn của chuỗi cung ứng và cùng với chức năng quản lý thương mại toàn cầu. Ngoài ra, hệ thống này cũng có thể cung cấp thông tin về thuế quan, hay dự báo bất kỳ sự chậm trễ nào có thể xảy ra do hải quan và các quy định thương mại khác.

1.2.2. Tối ưu hóa hoạt động vận chuyển và giao nhận

Hệ thống quản lý vận tải cũng cung cấp tính năng lập hồ sơ và theo dõi lô hàng, cũng như hỗ trợ thanh toán hóa đơn. Một số giải pháp TMS tiên tiến cũng cung cấp các dịch track & trace cho phép trao đổi thông tin theo thời gian thực giữa các nhà vận chuyển, nhà phân phối, kho hàng và khách hàng. Các hệ thống tiên tiến như vậy cũng có thể tích hợp chức năng xử lý hậu cần quốc tế.

Ngoài ra, Hệ thống TMS thông thường cũng sẽ giúp tối ưu hóa hoạt động vận chuyển và giao nhận hàng hóa bằng tính năng đo lường và theo dõi hiệu suất thông qua các báo cáo, trang tổng quan và tài liệu phân tích.

Xem thêm: Vận tải đường bộ là gì?

2. Hệ thống quản lý vận tải mang lại những lợi ích gì?

Hệ thống quản lý vận tải và công tác quản lý vận tải hiện đại nói chung mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp.

Một số lợi ích hàng đầu có thể kể đến như là:

- Giảm chi phí vận chuyển và giao nhận hàng hóa cho doanh nghiệp và khách hàng.

- Đơn giản hóa các quy trình trong chuỗi cung ứng.

- Tự động hóa các hoạt động kinh doanh để lập hóa đơn và chứng từ nhanh hơn, chính xác hơn.

- Giảm thiểu thời vận chuyển và giao hàng.

- Theo dõi việc vận chuyển hàng hóa, cả trong nước và toàn cầu, trên một nền tảng duy nhất.

- Hỗ trợ các thủ tục trong xuất nhập khẩu hàng hóa.

- Cải thiện dịch vụ khách hàng và tăng cường sự hài lòng của khách hàng thông qua các thông tin cập nhật thời gian thực và ít chậm trễ giao hàng hơn.

- Tạo điều kiện cho việc mở rộng quy mô kinh doanh bằng cách đáp ứng và vượt quá nhu cầu của khách hàng thông qua các chuyến hàng nhanh chóng và đúng hẹn.

Ngoài tác dụng của chúng trong việc quản lý giao thông, hệ thống này còn mang lại nhiều lợi ích kinh doanh, đặc biệt là giảm chi phí và thời gian nâng cấp, đồng thời tăng lợi nhuận đầu tư.

Bên cạnh đó, hệ thống TMS dựa trên điện toán đám mây cũng được triển khai nhanh hơn, cần ít thời gian hơn để đào tạo và cài đặt, thường xuyên được cập nhật tự động với các tính năng mới nhất và cải thiện bảo mật.

Như vậy là qua những thông tin tổng hợp trong bài viết, bạn đã có thể hiểu được hệ thống quản lý vận tải là gì và những ưu điểm tuyệt vời mà hệ thống này mang lại. Các doanh nghiệp có thể chọn tích hợp hệ thống quản lý vận tải và với các công nghệ mới nổi như IoT, trợ lý ảo, Blockchain, chuỗi cung ứng lạnh… để nâng cao hơn nữa hiệu quả quản lý việc vận chuyển và giao nhận hàng hóa.