POD trong vận tải là gì? Lợi ích và ưu điểm của POD trong vận tải

1. Tìm hiểu POD trong vận tải là gì?

1.1. Khái niệm POD trong vận tải là gì?

POD trong vận tải là từ viết tắt của cụm từ trong tiếng Anh là Proof Of Delivery, có nghĩa là bằng chứng giao hàng. Cụ thể, POD có nghĩa là thuật ngữ để bên cung cấp dịch vụ vận tải xác nhận đã hoàn thành giao hàng cho khách hàng theo những như thỏa thuận trước đó, đảm bảo đúng địa chỉ trên đơn hàng và thỏa thuận trong hợp đồng.

POD chỉ có hiệu lực khi người nhận hàng xác nhận bằng chữ ký để đảm bảo hàng hóa đã được giao đầy đủ cho người nhận. Ngoài ra, các thông tin của người nhận hàng như họ tên, địa chỉ, số điện thoại sẽ được kiểm tra, xác nhận lại trong tờ POD trong bên giao hàng.

Tuy vậy, ngày nay thời đại internet ngày càng phát triển, thay vì tờ POD bằng giấy, bên giao hàng và nhận hàng có thể sử dụng POD qua hình thức online. Với hình thức này, người nhận hàng hóa chỉ cần xác nhận lại đầy đủ những thông tin bên trên website hoặc fanpage của bên bán hàng, từ đó họ mới có thể thanh toán chi phí cho dịch vụ vận tải.

1.2. POD có khác BOL hay không?

Thuật ngữ "Bill of Lading" được viết tắt là BOL, có nghĩa là vận đơn, và tương tự như thuật ngữ POD. Cả POD và BOL đều là tài liệu kèm theo quá trình vận chuyển và giao hàng, cùng với giúp doanh nghiệp tránh khỏi việc chịu trách nhiệm pháp lý trong giao hàng.

Tuy vậy, cả hai cũng có sự khác biệt nhất định. POD chỉ là biên lai về chứng từ giao hàng do người nhận hàng ký khi đã nhận hàng của doanh nghiệp, nhưng BOL lại là một chứng từ hợp pháp.

BOL đóng vai trò như một bản hợp đồng giữa người chuyên chở hàng hóa và người gửi hàng. Nó cũng chứa đầy đủ các thông tin chi tiết về lô hàng, ví dụ như mô tả các mặt hàng hay chi tiết giao hàng. Đây là tài liệu chứng minh cho người nhận các mặt hàng mà người giao sẽ giao hàng. 

Xem thêm: Hợp tác xã vận tải là gì? Lợi ích của hợp tác xã vận tải mang lại

2. Tại sao POD lại quan trọng?

POD hay bằng chứng giao hàng quan trọng, bởi qua POD khách hàng sẽ biết được mặt hàng của mình có được giao hàng hay không và giao vào lúc nào. Đối với doanh nghiệp, POD giúp bạn tiết kiệm các chi phí không thực sự cần thiết để thực hiện gửi lại đơn hàng hay thay thế, hoàn tiền đơn hàng khác.

2.1. POD có gì lợi ích đối với khách hàng?

2.1.1. Đơn hàng luôn nằm trong tầm kiểm soát

Với các đơn hàng khách hàng mua trực tiếp, họ có thể biết được thời điểm mà mình mua hàng. Còn đối với những đơn hàng online, họ sẽ kiểm soát được đơn hàng của mình sẽ đến khi nào và thời gian bao lâu.

Theo một khảo sát về những người mua sắm trực tuyến, người tiêu dùng cảm thấy có quyền kiểm soát và giảm bớt lo lắng khi có thể theo dõi tình trạng đơn hàng của mình, có đến 97% khách hàng mong muốn theo dõi đơn hàng của họ theo từng công đoạn. Bằng chứng giao hàng cũng giúp khách hàng yên tâm vì những đơn hàng họ đã đặt và thời gian giao hàng chính xác.

2.1.2. Giảm thiểu khả năng đánh cắp và tráo đơn đặt hàng

Việc đơn đặt hàng bị đánh tráo hay đánh cắp là một điều nguy hại, khiến đơn hàng mà khách hàng nhận được không đúng sản phẩm mà họ đã đặt. POD giảm thiểu khả năng này nhanh chóng, khách hàng có thể tự mình đem đơn hàng vào trong nhà hay nhờ hàng xóm nhận hộ.

2.1.3. Khách hàng biết được dịch vụ của họ đã hoàn thành

Thời đại kỹ thuật số lên ngôi, POD điện tử giúp khách hàng có thể biết được trạng thái đơn hàng của họ, gồm cả những quy trình tiếp theo. Chẳng hạn: Nhân viên trong doanh nghiệp đã giao hàng đến tay em gái của người nhận, người đó sẽ gửi bức ảnh em gái người nhận đã nhận được hàng. Nếu nhân viên đó đề xuất thêm những công việc tiếp theo, họ có thể thêm phản hồi ở trong phiếu giao hàng.

2.2. Lợi ích của POD trong doanh nghiệp

2.2.1. Có thể cung cấp cho khách hàng được trải nghiệm tốt hơn

Đôi lúc, người giao hàng có thể đã làm mất gói hàng, sau đó nói dối rằng đơn hàng đó đã được giao hoặc đánh dấu đã giao trước khi đến. Khi đó, với POD, bạn hoàn toàn có thể biết được các đơn đặt hàng của khách hàng và biết chính xác đơn hàng đó đã được giao đến tay người nhận hay chưa.

2.2.2. Đơn đặt hàng được cải thiện chính xác

Với những mặt hàng là sản phẩm, bạn nên đưa ra xác nhận rằng hàng hóa mà khách hàng nhận được đã giao thành công và bạn sẽ không trả tiền cho những đơn hàng hoàn lại hay khi khách hàng muốn thay đổi sản phẩm trong trường hợp không cần thiết.

Đối với các mặt hàng về dịch vụ, khi hoàn thành, khách hàng có thể xác nhận đã nhận được hàng bằng việc ký POD hài lòng với dịch vụ và nhân viên giao hàng có thể gửi kèm ảnh xác minh đơn hàng đã hoàn thành. Từ đó, doanh nghiệp của bạn sẽ tiết kiệm được chi phí khi không phải gửi đi gửi lại hàng hóa.

3. Ưu điểm của POD trong vận tải

3.1. Ngăn chặn tranh chấp không đáng có trong giao hàng

Nếu khách hàng muốn gửi các giấy tờ quan trọng như hộ chiếu xin visa, chứng minh nhân dân, giấy đăng ký kết hôn, giấy khai sinh…, cần có bằng chứng giao hàng xác thực.

Khi đó, khách hàng sẽ biết được các tài liệu của họ đã được giao đúng địa điểm và người nhận đã tiến hàng nhận hàng. Trong trường hợp tài liệu của khách hàng mất hoặc xảy ra vấn đề, bạn sẽ dễ dàng truy tìm đơn hàng hoặc tìm được người chịu trách nhiệm nhanh chóng.

3.2. Giúp khách hàng hài lòng

Khi có bằng chứng về việc giao hàng, doanh nghiệp và khách hàng có thể tránh được sự hiểu lầm và các xung đột khác. Các bằng chứng này cũng giúp nhà cung cấp được bảo vệ khi có tình huống tranh chấp của sản phẩm do bên thứ ba cung cấp trên trang web.

Một số dịch vụ chuyển phát nhanh cũng cung cấp ảnh chụp nhanh của các mặt hàng đã được giao đến người nhận, giúp người người gửi hàng tăng cao mức độ an toàn. Ảnh chụp đó cũng là minh chứng cho tình trạng của bưu kiện khi người nhận nhận hàng.

3.3. Giúp theo dõi hiệu suất phân phối hàng hóa

Quá trình thực hiện giao hàng của nhân viên được hợp lý hóa và đơn giản hóa nhờ vào bằng chứng giao hàng. Khi tài xế ở ngoài khu vực giao hàng, bạn cũng có bằng chứng chứng minh rằng họ đang tạm dừng việc giao hàng.

3.4. Giảm thiểu gian lận và việc thanh toán chậm

Các bằng chứng giao hàng sẽ giúp đơn hàng tránh được tình trạng gian lận bằng việc tráo hàng giả hoặc ăn cắp một phần hàng hóa. Nó cũng giảm được chi phí thanh toán chậm của người bán hàng với những mặt hàng chưa được giao đến tay người nhận.

3.5. Cải thiện theo dõi

Các dịch vụ hậu cần trong doanh nghiệp được minh bạch hơn nhờ các bằng chứng giao hàng. Hàng hóa của bạn sẽ cải thiện được khả năng truy tìm nơi hàng hóa đã đến và khách hàng, người gửi có thể theo dõi đơn hàng trong thời gian thực. Từ đó, doanh nghiệp có thể nhanh chóng phát hiện ra những mối nguy hại xảy ra với hàng hóa nhanh chóng.

3.6. Cải thiện trải nghiệm khách hàng

Nhờ bằng chứng giao hàng, khách hàng tăng khả năng trải nghiệm và cải thiện được các dịch vụ về khách hàng. Doanh nghiệp cũng dễ dàng phát triển được thương hiệu, tìm kiếm được khách hàng tiềm năng, khách hàng trung thành và sự hài lòng của họ.

Để quản lý hàng hóa hiệu quả, theo dõi tình trạng đơn hàng dễ dàng, bạn nên sử dụng phần mềm quản lý vận tải miễn phí là phần mềm quản lý vận tải 365. Đây chính là phần mềm giúp bạn tiết kiệm tối đa các chi phí trong quá trình giao hàng, giảm thiểu được những rủi ro trong hàng hóa và nâng cao được trải nghiệm của khách hàng.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết được POD trong vận tải là gì và những lợi ích, ưu điểm của POD trong vận tải. POD là một chứng từ có vai trò vô cùng quan trọng không chỉ trong việc giao hàng hóa trong nước mà cả quốc tế. Đây cũng là bằng chứng quan trọng giúp bên vận tải chứng minh được hàng hóa đã đến tay người nhận vẹn toàn và từ đó có thể nhận đủ chi phi phí vận chuyển từ bên bán hàng.