Tìm hiểu kiểm kê hàng hóa tiếng anh là gì và quy trình thực hiện?

1. Cùng tìm hiểu kiểm kê hàng hóa tiếng anh là gì?

Kiểm kê hàng hóa trong tiếng Anh được gọi là Inventory, là một trong các hình thức kiểm toán ngoài chứng từ. Biện pháp kiểm toán ngoài chứng từ chính là phương pháp mà trong đó kiểm toán viên chưa hề có cơ sở dữ liệu và phải sử dụng nhiều phương pháp thích hợp để tạo bằng chứng kiểm toán. Kiểm kê là phương pháp kiểm tra tại chỗ các loại tài sản trong kho và trong két nhằm cung cấp các bằng chứng về sự tồn tại, tình trạng tài sản, số lượng và cũng có thể là giá trị của tài sản.

Kiểm kê là hình thức kiểm tra tại chỗ các loại hàng hóa, tài sản trong kho, két nhằm mục đích cung cấp bằng chứng về sự tồn tại hay tình trạng tài sản, số lượng và giá trị của tài sản. Kiểm kê hàng hóa không chỉ tạo điều kiện cho kiểm toán viên kiểm tra tài sản thực tế mà còn hỗ trợ quan sát được hoạt động của quy trình thủ tục kiểm soát trong giai đoạn kiểm kê và từ đó kiểm toán viên sẽ thu thập lại được những bằng chứng kiểm toán về tính hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ.

​2. Vì sao cần kiểm kê hàng hóa và phương pháp kiểm kê

2.1. Lý do tại sao cần kiểm kê hàng hóa

Khi liên tục thường xuyên kiểm kê hàng hóa sẽ giúp cho cơ quan doanh nghiệp nắm chắc được lượng sản phẩm, mã sản phẩm, hàng hóa sắp quá hạn hay có khả năng trở nên lỗi thời để cóc các biện pháp bán hàng nhanh chóng. Bên cạnh đó còn tiết kiệm được chi phí lưu kho, chi phí nhân công, giải phóng được không gian lưu trữ trong kho hàng hóa. Kịp thời phát hiện ra sự sai số giữa sổ sách và thực tế để có biện pháp điều chỉnh sao cho chính xác. Tối ưu hóa dòng vốn lưu động của cơ quan doanh nghiệp vào trong các hoạt động khác. Doanh nghiệp nên đầu từ nhiều loại pallet chứa hàng đối với sản phẩm có kích cỡ, khối lượng hàng lớn để thuận tiện hơn trong việc quản lý, sắp xếp kho.

2.2. Một số phương pháp kiểm kê hàng hóa

2.2.1. Kiểm kê hàng hóa theo lịch ngày, tuần và tháng

Đây là một trong các phương pháp kiểm kê hàng hóa đem lại kết quả chính xác cao nhất và được cập nhật liên tục nhằm bảo đảm xử lý được những sai sót ngày khi được phát hiện ra. Phương pháp này thích hợp cho những sản phẩm có giá trị cao, đơn vị lắp đặt, máy móc,..Hỗ trợ nhà quản lý dễ dàng nhận biết sự thất thoát hay sai lệch hàng hóa, mã sản phẩm đang có tình trạng kinh doanh không được hiệu quả để lên phương án xả hàng đi nhanh chóng.

2.2.2. Kiểm kê hàng hóa theo kỳ

Kiểm kê hàng hóa theo chu kỳ tháng, quý hay năm tùy thuộc theo kế hoạch của doanh nghiệp. Đây chính là phương pháp được nhiều cơ quan, doanh nghiệp dùng để kiểm kê số lượng hàng hóa lớn với sự đa dạng về mã sản phẩm, giá trị sản phẩm không nhiều và nhiều chủng loại mặt hàng, sản phẩm.

Nhà quản lý sẽ không mất quá nhiều thời gian cũng như công sức để kiểm đếm hàng hóa thường xuyên mà chỉ cần thực hiện kiểm kê vào một thời gian đã lên lịch sẵn, vì thể sẽ tiết kiệm được nguồn lực. Tuy nhiên cũng sẽ nảy sinh ra khá nhiều hạn chế khi khả năng nắm bắt thông tin chính xác về lượng hàng hóa tồn sẽ bị giảm đi đáng kể, làm cho phát hiện sai sót trở nên khó kiểm soát. Không những vậy còn có biện pháp kiểm kê hàng hóa khác ví dụ như kiểm theo mã hàng, theo nhóm hàng hay khi phát hiện ra sai sót trong khâu quản lý, xuất nhập hàng. Tùy thuộc theo kế hoạch là một quy chuẩn riêng trong doanh nghiệp mà sẽ áp dụng phương án tối ưu nhất trong việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả.

2.2.3. Kiểm kê hàng hóa qua phần mềm quản lý hệ thống phân phối

Kiểm kê hàng hóa qua phần mềm quản lý hệ thống phân phối DMS có tính năng báo cáo tức thời về số lượng hàng hóa, doanh số, vị trí lộ trình nhân viên bán hàng thông qua thiết bị di động được kết nối mạng 3G, Wifi và tích hợp bản đồ số. Quản lý nhân viên bán hàng theo thời gian thực tế về hành trình chăm sóc, thời gian thực hiện chăm sóc, hình ảnh trưng bày, thông tin cửa hàng. Hỗ trợ tối đa về quy trình bán hàng, quản lý phạm vị được cho phép của đội ngũ bán hàng trong khu vực. Quản lý về khuyến mãi, chiết khấu, quy trình bán hàng, theo dõi hàng đến tay đối tượng, quản lý công nợ tức thời theo đúng thời điểm phát sinh. Cập nhật các thông tin liên quan tới tình hình công nợ, hàng hóa,..tại mỗi điểm sẽ được qua thiết bị máy tính bảng ngay trong thời điểm bán hàng.

Quản lý về tình hình kinh doanh trong nhà phân phối, cửa hàng, đại lý, hình ảnh được trưng bày sản phẩm, biển hiệu. Kiểm kê hàng hóa trong cửa hàng, công ty và lấy dữ liệu công nợ hiện tại. Giúp tự động hóa quy trình bán hàng, quản lý trưng bày trong cửa hàng, nhận được thông báo tức thời, cập nhật liên tục chính sách bán hàng, khuyến mãi, chiết khấu mới nhất. Bán hàng trong phạm vi cho phép có thể tự động đề nghị, hiển thị khách hàng cũng như tối ưu tọa độ của khách hàng, thu thập thêm thông tin về đối thủ.

Xem ngay: TOP 10 nguyên tắc trưng bày hàng hóa bất di bất dịch!

3. Quy trình kiểm kê hàng hóa ra sao?

3.1. Lên kế hoạch rõ ràng, chi tiết

Nhà quản lý sẽ phải lên một kế hoạch cụ thể, chi tiết và tiến hành phân chia đến người chịu trách nhiệm liên quan để dễ dàng thực hiện cũng như kiểm soát quy trình. Đối với người chịu trách nhiệm là: Thủ kho, quản lý kho, kế toán kho. Bảng kiểm kê cần đủ các danh mục gồm khu vực, tên hàng, mã hàng, số lượng thực tế, ghi chú từ bộ phận kiểm đếm, số lượng báo cáo ghi chú từ các bộ phận kiểm đếm.

3.2. Thực hiện kiểm đếm và báo cáo

Thực hiện kiểm đếm tất cả khu vực chịu trách nhiệm tùy thuộc theo sự phân công của người quản lý, so sánh lượng hàng thực tế cũng như được ghi trong sổ sách, cập nhật các hàng hóa sắp hết hạn sử dụng, số lượng tồn kho lớn. Nếu như đủ nhân lực cần làm theo nguyên tắc 2 người cũng cần kiểm kê khu vực kho chứa hàng hóa và ghi chép số liệu độc lập để tăng thêm tính khách khách quan và chính xác nhất có thể. Thực hiện đối chiếu kết quả kiểm kê hàng hóa với dữ liệu ghi trong sổ sách, nếu phát hiện sai sót cần báo cáo ngay và lập biên bản giải trình lên cấp trên. Tiếp theo cập nhật đúng kết quả số liệu sổ sách theo thực tế.

3.3. Tìm hiểu lý do gây ra sự chênh lệch

Ngay sau khi đã lập biên bản kiểm kê thì nhân viên sẽ thực hiện lưu trữ bản cứng kết quả và trình báo cáo qua file lên cấp quản lý, các bên liên quan sẽ ký xác nhận để hoàn thiện tất quy trình. Tuy vậy đối với các trường hợp bị sai lệch thì người quản lý cần tìm hiểu nguyên nhân của việc sai sót thực hiện cải thiện quy trình, đào tạo hay nếu như có sự phát hiện của gian lận hay mất trộm, sẽ có các biện pháp giải quyết đúng lúc.

Trên đây timviec365.vn đã vừa giới thiệu đến bạn về khái niệm kiểm kê hàng hóa tiếng anh là gì, kèm theo đó là các phương pháp và quy trình để thực hiện việc kiểm kê hàng hóa sao cho hiệu quả và dễ dàng. Nếu như bạn cảm thấy bài viết của chúng tôi thực sự hữu ích thì đừng quên chia sẻ và bình luận tích cực nhé, hẹn gặp lại mọi người trong nội dung đầy hấp kế tiếp nhé.