KPI phòng kế toán - Cách xây dựng KPI phòng kế toán hiệu quả nhất

1. Tổng quan về KPI phòng kế toán

Đối với phòng kế toán, việc đưa KPI áp dụng đối với nhân viên sẽ giúp đánh giá mức độ thực hiện công việc, phản ánh mức độ hoàn thành các mục tiêu cá nhân của nhân viên và bộ phận kế toán. KPI phòng kế toán sẽ được thể hiện qua các số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng,.. khác nhau và phải phù hợp với những đặc thù riêng biệt theo đặc điểm của kế toán.

Tùy thuộc vào mỗi phòng ban kế toán ở các công ty khác nhau sẽ có hệ thống KPI kế toán ở nhiều cấp độ riêng biệt để vừa làm mục tiêu, vừa làm thước đo tiến độ và kết quả công việc.

1.1. Hướng dẫn cách lập KPI phòng kế toán và những lưu ý

Kế toán là phòng ban có nhiều đặc thù quan trọng trong doanh nghiệp, chính bởi vậy việc xây dựng bộ KPi phòng kế toán cũng cần có những bước cơ bản và những lưu ý trong quá trình xây dựng. Chúng ta sẽ cùng lần lượt đi tìm hiểu rõ hơn nhé!

1.1.1. Hướng dẫn xây dựng KPI phòng kế toán

Để xây dựng được một hệ thống KPI phòng kế toán là một việc không hề đơn giản. Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn một số bước cơ sở để xác định nền móng cho hệ thống KPi phòng kế toán như sau:

Bước 1: Ai là người xây dựng KPI phòng kế toán?

Ở bước đầu tiên, chúng ta cần xác định vai trò và vị trí của những người đứng đầu và có vai trò quyết định đến mục tiêu và kết quả của  thống KPI phòng kế toán. Đối với phương pháp này, bạn có thể xác định bằng 2 phương pháp chính:

- Đầu tiên, Phòng kế toán sẽ tự thiết lập chỉ số KPI cho phòng ban của mình, người giám sát chính sẽ là trưởng phòng kế toán/kế toán trưởng. Đối với phương pháp này, bộ KPI sẽ bám sát được đặc tính của công việc kế toán và nhân viên trong phòng bởi trưởng phòng/kế toán trưởng là người nắm rõ nhất mục tiêu và phương hướng phát triển của phòng kế toán.

Ưu điểm của việc chọn kế toán trưởng xây dựng KPI đó là có tính khả thi cao, thể hiện được hết các chức năng và nhiệm vụ của bộ phận. Nhược điểm thường là đặt mục tiêu sẽ xuất hiện tình trạng thiếu khách quan và mục tiêu đặt ra thấp so với mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Đối với phương pháp này, trước khi bộ KPI được áp dụng thì phải được kiểm định và đánh giá của đội ngũ lãnh đạo cấp cao trong doanh nghiệp.

- Thứ hai, bộ KPI phòng kế toán sẽ được đưa ra bởi đội ngũ quản lý cấp cao, hoặc được áp dụng chung với hệ thống KPI của cả doanh nghiệp.

Ưu điểm của phương pháp này sẽ mang tính khoa học và đảm bảo được tính khách quan. Tuy vậy, các chỉ số KPi đưa ra có thể không sát với thực tế của bộ phận kế toán, không thể hiện được nhiệm vụ và chức năng của bộ phận. Khắc phục nhược điểm này, đó là bộ KPI cần được có sự thẩm định của bộ phận kế toán trước khi được áp dụng.

Bước 2: Thực hiện xác định các chỉ số KPI phòng kế toán

Khi xây dựng chỉ số KPI, việc đầu tiên đó là phải đảm bảo được yếu tố KPI gắn bó chặt chẽ với những mục tiêu cụ thể của phòng kế toán.

Sau khi thống nhất được KPI với mục tiêu phòng kế toán, người thực hiện xây dựng hệ thống KPI phải ứng dụng các tiêu chí SMART vào để đánh giá từng chỉ số thực hiện công việc.

Specific: Mục tiêu cụ thể (S)

Measurable: Mục tiêu đo lường được (M)

Attainable: Mục tiêu có thể đạt được (A)

Relevant: Mục tiêu thực tế (R)

Timebound: Mục tiêu có thời hạn cụ thể (T)

1.1.2. Chiến lược áp dụng KPI phòng kế toán

Một số chiến lược có thể áp dụng cho KPI phòng kế toán như sau:

- KPI của cấp trên (cấp lãnh đạo) là chiến lược của cấp dưới (phòng kế toán)

- KPI của tổng công ty chính là chiến lược của phòng kế toán

- KPI của phòng kế toán chính là chiến lược của nhân viên phòng kế toán.

Trong quá trình xây dựng hệ thống KPI của phòng kế toán, người thực hiện triển khai chiến lược và sử dụng thước thước đo của công ty dưới cả 3 góc độ trên để làm tròn vai trò và trách nhiệm chung của phòng kế toán nhứ: Cung cấp đầy đủ thông tin, thực hiện kiểm soát nội bộ có hiệu quả và vận hành bộ phận một cách tốt nhất.

1.2. Một số mẫu KPI phòng kế toán cho từng vị trí

Để giúp bạn hiểu rõ hơn về các chỉ số KPI trong phòng kế toán, chúng tôi sẽ cung cấp một số ví dụ về các chỉ số KPI cho từng vị trí trong phòng kế toán sau:

1.2.1. KPI cho vị trí kế toán trưởng

Thứ nhất, những kết quả kỳ vọng phải gắn liền với KPI bộ phận:

- Giảm chi phí tồn kho

- Giảm các chi phí trong việc mua hàng

- Nâng cao năng lực quản lý của phòng kế toán

- Xây dựng bộ đánh giá chuẩn năng lực của phòng kế toán

- Hoàn thành được các báo cáo tài chính của công ty và các phòng ban một cách chính xác và đúng hạn.

- Các chi tiêu dòng tiền minh bạch

- Độ chính sách về dự báo ngân sách của doanh nghiệp

- Đưa ra các mục tiêu về đào tạo nhân sự phòng kế toán

Thứ hai, các công việc kế toán trưởng làm thường xuyên theo MTVC  và tinh thần thái độ.

- Thực hiện kiểm soát các số liệu trên hệ thống ERP một cách kịp thời và chính xác

- Thực hiện hoạch về những định hướng chiến lược tài chính, cân đối dòng tiền

- Có tinh thần cao trong công việc, luôn sẵn sàng chia sẻ công việc và hỗ trợ đồng nghiệp.

Thứ ba, thực hiện các dự án và công việc đột xuất do lãnh đạo giao phó: xây dựng các quy định có liên quan đến các công việc trong phòng ban.

Xem thêm: KPI Kế Toán Trưởng

1.2.2. KPI cho vị trí kế toán thanh toán

Thứ nhất, những kết quả kỳ vọng gắn liền với KPI phòng kế toán

- Thực hiện xây dựng các chuẩn năng lực của phòng kế toán

- Phải hoàn thành các báo cáo tài chính của phòng kế toán chính xác và đúng hạn.

- Thực hiện chi tiêu các dòng tiền thu - chi.

Thứ hai, thực hiện công việc thường xuyên theo MTCV & tinh thần thái độ của một kế toán thanh toán.

- Luôn cập nhập dữ liệu và số liệu trên hệ thống ERP nhanh chóng và chính xác.

- Thực hiện, hạch toán kế toán và kiểm soát tuân thủ kế toán thanh toán và các quy định về thuế.

- Luôn có tinh thần chia sẻ công việc, sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp trong phòng kế toán khi cần

Thứ ba, thực hiện các dự án và công việc đột xuất: Mức độ và kết quả hoàn thành các nhiệm vụ đột xuất trong quá trình làm việc do Trưởng phòng giao.

2. Tham khảo các mẫu chỉ tiêu KPI kế toán như thế nào?

Những bộ KPI phòng kế toán mà bạn tham khảo trên mạng không nhất thiết phải là bộ quy tắc KPI chung cho phòng kế toán của bạn. Đây là những kiến thức tham khảo giúp cho bạn xây dựng được bộ KPI ngắn gọn và phù hợp với đặc tính của phòng ban mình, phù hợp với mục tiêu và tính chất chức năng của mỗi vị trí trong phòng kế toán.

Đừng áp dụng cứng nhắc bất cứ một hệ thống KPI phòng kế toán nào của doanh nghiệp ngoài vào doanh nghiệp mình vì như thế sẽ sai định hướng của công ty, KPI không hiệu quả vì không đáp ứng được những tính chất của phòng ban nên dẫn đến nhiều KPI “hỏng”.

Hãy xây dựng dựa trên mục tiêu của doanh nghiệp và định hướng phòng ban của mình. Đồng thời hệ thống KPI cần được theo dõi và thay đổi nhanh chóng nếu nó không đạt được kết quả đánh giá đo lường hoặc không phù hợp với từng vị trí của nhân viên gây ra nhiều khó khăn và bất lợi trong công việc.

Ngoài ra, hiện nay bạn cũng có thể áp dụng những phần mềm KPI trong việc đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên. Các phần mềm này có khả năng đánh giá tối ưu và giúp những người giám sát có thể tiết kiệm thời gian, phân tích được rõ hơn về hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên.

Trên đây là toàn bộ thông tin về KPI phòng kế toán, hy vọng chúng tôi đã mang đến cho bạn nhiều thông tin hữu ích và giúp bạn có thể xây dựng được KPI phòng kế toán phù hợp với doanh nghiệp của mình. Theo dõi website để đọc được nhiều bài viết với nội dung phong phú và hay hơn nhé!