Những thông tin mà bạn cần biết về KPI phòng mua hàng

1. Tầm quan trọng của KPI mua hàng

KPI là một phương pháp được dùng để đo lường tình hình thực hiện các mục tiêu của công ty. Đóng vai trò như một người quản lý theo dõi kết quả làm việc theo những tiêu chuẩn đã được định sẵn của nhân viên, KPI là căn cứ để đội ngũ nhân viên phòng mua hàng thấy được lộ trình làm việc của mình.

Qua việc theo dõi các chỉ số KPI của quý vị, chúng tôi có thể nhận biết được điểm mạnh và điểm yếu của quý vị, qua đó nhanh chóng lập kế hoạch cải thiện và đạt được mục tiêu đề ra.

Khi các chỉ tiêu được đo bằng KPI, nhân viên phòng mua hàng có thể tạo ra một bầu không khí thi đua làm việc ở công ty. Đây chính là cơ hội để các nhân viên trong công ty học hỏi lẫn nhau, trao đổi các phương pháp làm việc hiệu quả cũng như thi đua về thành tích trong công việc.

KPI cung cấp cho doanh nghiệp nói chung và phòng mua hàng nói riêng bức tranh tổng quát về hiệu suất làm việc. Nhất là trong thời đại tính cạnh tranh cao như hiện nay thì KPI sẽ chỉ ra cho bạn những điểm còn thiếu sót để điều chỉnh mục tiêu đi đúng định hướng.

Nhờ vào chỉ số này mà nhân viên cũng có tinh thần trách nhiệm hơn trong công việc. Đồng thời người quản lý có thể đánh giá tình hình và sự nhiệt tình của nhân viên trong công việc.

Xem thêm: KPI cho kế toán trưởng

2. Các chỉ tiêu đánh giá trong KPI mua hàng

2.1. Mua hàng đúng thời gian chỉ định

Công việc chính của phòng mua hàng chính là nhập hàng cho doanh nghiệp. Để công việc mua hàng diễn ra một cách thuận lợi thì phòng mua hàng cần lên danh sách về thời gian thực hiện công việc.

List này sẽ gồm thông tin về thời gian hoàn tất quá trình mua hàng và thời gian để đánh giá sản phẩm từ Nhà cung cấp.

Danh sách thời gian này cần được lên kế hoạch cụ thể. Tuy nhiên bạn cũng nên lưu ý danh sách không cần chia quá kỹ thành từng mặt hàng hay nhóm ngành quá nhỏ. Điều này sẽ thể hiện cách làm việc không hiệu quả.

Sau khi thống nhất về danh sách thời gian mua hàng, bạn hãy gửi yêu cầu đó đến các phòng ban có liên quan. Lúc này việc thực hiện các công việc sẽ bắt đầu được tiến hành dựa trên mốc thời gian đã được tính toán trước đó. Chỉ cần thực hiện theo đúng kế hoạch thì phòng mua hàng sẽ không cần lo bị rớt KPI.

Tuy nhiên cũng sẽ có những trường hợp ngoại lệ mà không thể đáp ứng được về mặt thời gian như nhà máy gặp sự cố và không đảm bảo đủ phụ tùng thiết bị để sản xuất.

Với những trường hợp khẩn cấp như vậy cần có sự giúp đỡ của phòng mua hàng để đảm bảo quy trình kinh doanh không bị đình trệ. Tuy nhiên sau đó phải tìm hiểu nguyên nhân sâu xa để ngăn chặn những tình huống xảy ra tương tự sau này. Có như vậy mới đảm bảo quy trình mua hàng, vận hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ngày càng tốt hơn. 

2.2. Đảm bảo chất lượng hàng mua

Tùy vào từng loại mặt hàng mà ta sẽ có những chỉ tiêu đánh giá khác nhau. Nhưng thông thường quy trình đánh giá chất lượng một mặt hàng thường trải qua các bước như sau:

Đầu tiên chính là đánh giá chất lượng của nhà cung cấp đầu vào.

Khi tiến hành đánh giá cần thực hiện đánh giá một cách tổng quan nhất. Việc đánh giá cần thực hiện trên mọi phương diện từ quy trình sản xuất của nhà cung cấp, quy trình nhà cung cấp quản lý chất lượng mặt hàng.

Trước khi thực hiện báo giá phòng mua hàng cần liên kết với bộ phận kiểm soát chất lượng để đánh giá chất lượng và quy trình sản xuất của hàng hóa.

Rất nhiều các công ty hiện nay chưa chú trọng đến quy trình này vì thế đã dẫn đến một vài hậu quả đáng tiếc khi chất lượng hàng hóa không được đảm bảo đúng quy chuẩn.

Yếu tố tiếp theo cần đánh giá đó chính là yếu tố về kỹ thuật. Người mua hàng trước khi mua cần thông báo cho nhà cung cấp biết về những tiêu chuẩn kiểm định hàng hóa để họ biết, hiểu rõ và báo đúng giá của mặt hàng.

Phòng mua hàng cần có những kiến thức cơ bản về mặt hàng mua và trao đổi đầy đủ các thông tin với nhà cung cấp.

Giám đốc dự án là người nắm bắt rõ nhất những yêu cầu mua hàng, do đó nếu như có những thông tin mà phòng mua hàng chưa rõ thì cần liên hệ để được giải đáp ngay những thắc mắc.

Khi đó quy trình mua hàng sẽ tăng khả năng thành công và doanh nghiệp nhận về những đơn hàng thật sự chất lượng.

Công đoạn cuối cùng trước khi nhận hàng đó là kiểm tra chất lượng đầu vào của hàng hóa.

Khi phòng mua hàng mua các hàng hóa như nguyên vật liệu thì cần thông qua khâu kiểm tra của phòng KCS, với các loại máy móc thì cần đến bộ phận kỹ thuật để tiến hành kiểm tra.

Các tiêu chuẩn kiểm tra sẽ căn cứ vào những tiêu chuẩn đã ký trước đó trên hợp đồng mua hàng.

Để có thể kiểm tra chính xác chất lượng hàng thì người kiểm tra cần nắm rõ đặc điểm của từng loại hàng để dễ dàng làm việc với nhà cung cấp khi hàng có vấn đề.

2.3. Chi phí mua hàng như thế nào thì hợp lý?

Nhiều người thường có suy nghĩ rằng mua hàng là công việc rất đơn giản, chỉ cần có thể thực hiện mục tiêu giảm chi phí mua hàng là đã được coi như mua hàng thành công.

Tuy nhiên các công ty sẽ có những chỉ tiêu riêng để đánh giá chi phí mua hàng.

Bằng cách phân tích chuỗi giá trị và thông qua quá trình đàm phán với phòng mua hàng, cần thiết phải đề xuất mức giá thấp nhất so với mức giá ban đầu mà nhà cung cấp đã đưa ra.

Chỉ tiêu KPI tiếp theo chính là tiết kiệm chi phí có tên tiếng Anh là Procurement KPIs. Bên mua hàng sẽ thông quan việc chọn nguồn, nguyên vật liệu thay thế, quy trình dịch vụ để mua được một sản phẩm với mức giá thấp hơn so với sản phẩm cùng loại của năm trước.

Đây là yêu cầu rất khó thực hiện với phòng thu mua bởi vật giá liên tục tăng qua các năm. Lúc này cần dựa vào sự linh hoạt trong đàm phán của người mua hàng để có được mức giá phù hợp nhất.

2.4. Đánh giá độ hài lòng của khách mua hàng

Công tác mua hàng của phòng mua hàng chủ yếu phục vụ cho nhu cầu của những khách hàng nội bộ. Do đó sau mỗi đợt hàng được chuyển giao cho khách bạn có thể thực hiện các cuộc khảo sát về độ hài lòng của khách hàng.

Cuộc khảo sát có thể đánh giá các chỉ tiêu như chất lượng dịch vụ, chất lượng về sự hỗ trợ của công ty với khách hàng. Ngoài ra bạn cũng có thể tổ chức các cuộc khảo sát theo kỳ hoặc theo năm.

2.5. Tuân thủ các tiêu chuẩn

Tuân thủ các tiêu chuẩn mua hàng công ty đề ra là yêu cầu ưu tiên của phòng mua hàng.

Khi đánh giá việc tuân thủ của công ty, chỉ tiêu này sẽ chỉ rõ số lượng những lần tiêu chuẩn về hàng hóa không được đảm bảo. Các mẫu hàng hóa sẽ được lựa chọn ngẫu nhiên để kiểm tra. Với những công ty đòi hỏi chất lượng hàng hóa cao thì việc tuân thủ chỉ tiêu này lại càng được kiểm soát nghiêm ngặt.

Bên cạnh những chỉ tiêu trên còn có rất nhiều các chỉ tiêu khác được đưa ra để đánh giá KPI của phòng mua hàng. Có thể kể đến các chỉ tiêu như là khả năng làm việc nhóm, hiệu suất làm việc cá nhân hay các ý tưởng sáng tạo trong công việc.

Các doanh nghiệp hiện nay sử dụng rất nhiều phần mềm đánh giá KPI để thực hiện công tác đánh giá chính xác kết quả làm việc của từng nhân viên. Vì thế mỗi nhân viên phòng mua hàng cần có những phương pháp làm việc hiệu quả để không chỉ hoàn thành kế hoạch mà còn có thể vượt KPI.

Các chỉ số KPI phòng mua hàng nhằm đảo bảo doanh nghiệp luôn đi đúng với mục tiêu đã đề ra trong kế hoạch ban đầu. Đánh giá chỉ số KPI giúp doanh nghiệp có được những chiến lược hợp lý và phát triển ngày càng bền vững hơn.