Lễ tân ngoại giao là gì? Những điều bạn cần biết về lễ tân ngoại giao

1. Tìm hiểu về lễ tân ngoại giao

Chắc hẳn khi nhắc đến lễ tân ngoại giao nhiều bạn cũng sẽ tò mò, thắc mắc lắm đúng không nào? Bình thường chỉ hay nghe đến lễ tân ngành quản lý khách sạn, Receptionist chứ chẳng mấy khi nghe đến lễ tân ngoại giao. Hãy cùng chúng tôi cùng xem, thế nào thì được gọi là lễ tân ngoại giao nhé.

Lễ tân ngoại giao được ra đời hay được bắt nguồn từ công việc ngoại giao của nước ta với các nước khác. Đây chính là một đường lối đối ngoại mà bất kỳ một quốc gia nào cũng cần phải có. Lễ tân ngoại giao ra đời chính là để phục vụ cho đường lối chính sách ngoại giao của một số nước chính vì thế mà công việc này được rất nhiều quốc gia quan tâm đến. Lễ tân ngoại giao không phải là một nội dung chính trong công tác đối ngoại của các nước thế nhưng lại chính là bộ phận quan trọng giúp cho quá trình ngoại giao được diễn ra thuận lợi hơn. Như vậy có thể thấy, lễ tân ngoại giao đóng một vai trò rất quan trọng đối với sự phát triển chung của đất nước. là những người đứng đằng sau thành công đó thì theo bạn, họ được định nghĩa hay được hiểu như thế nào?

Lễ tân ngoại giao được hiểu chính là tổng hợp những quy tắc, phong tục tập quán về phép ứng xử được dựa trên cơ sở tôn trọng những biểu trưng và đại diện cho từng quốc gia và được các quốc gia khác công nhận và tôn trọng lẫn nhau.

Nếu như trước đây các nước không mở rộng quan hệ ngoại giao nhiều với các nước bạn thì có lẽ cũng không có những lễ tân ngoại giao. Tuy nhiên cho đến hiện nay, với sự phát triển và mở rộng quan hệ ngoại giao với các nước khác, khi mở rộng quan hệ với nhiều nước trên thế giới như vậy thì chứng tỏ các nước đang thể hiện ý chí hợp tác, bình đẳng và tự nguyện. Trong quan hệ quốc tế với các nước thì đường lối chính sách ngoại giao chính là nhân tố quyết định đến sự phát triển. Và lễ tân ngoại giao lại là một bộ phận hình thành lên  hoạt động ngoại giao. Hay có thể hiểu theo một cách đơn giản hơn thì có hoạt động ngoại giao thì đương nhiên sẽ có lễ tân ngoại giao. Vì lễ tân ngoại giao được hình thành dựa trên hoạt động ngoại giao của các quốc gia.

Lễ tân ngoại giao được hình thành với một vị trí và vai trò vô cùng quan trọng, bộ phận này cũng chính là những người đóng góp cho sự thành công và thuận lợi cho hoạt động ngoại giao của đất nước. Với những thông tin trên đây thì bạn cũng đã hiểu được một khía cạnh đầu tiên là lễ tân ngoại giao là gì rồi đúng không nào? Vậy thì đừng rời khỏi bài viết vội, vì còn có rất nhiều cái hay ho ở phần sau nữa đấy.

>> Xem thêm: Lễ tân tiếng Anh là gì

2. Lễ tân ngoại giao có vai trò to lớn với hoạt động đối ngoại của đất nước

Đối với những nhà hàng khách sạn hiện nay đều sẽ có bộ phận lễ tân để đón tiếp, hỗ trợ thủ tục nhận phòng, check in - check out cho khách hàng, không những nhà hàng, khách sạn có mà đến cả những spa, thẩm mỹ viện,… sẽ có bộ phận lễ tân. Bộ phận lễ tân đối với những nơi này có vai trò như bộ mặt của chính chủ doanh nghiệp, và đương nhiên thái độ của bộ phận lễ tân sẽ quyết định đến việc có sử dụng dịch vụ của khách hàng hay không. Cũng gần giống với lễ tân khách sạn, lễ tân ngoại giao cũng có vai trò tương tự như vậy, tuy nhiên lại mang tầm quan trang trọng hơn rất nhiều. Vì cái mà họ đại diện không phải chủ doanh nghiệp, hay một khách sạn nhà hàng nào cả, cái mà họ đại diện chính là một quốc gia. Nói đến quốc gia, chính là thể diện và bộ mặt của toàn nhân dân, vậy đã thể hiện được độ trang trọng và lịch sự hơn chưa.

Lễ tân ngoại giao không phải là một nội dung chủ yếu của hoạt động ngoại giao thế nhưng lại là một công cụ không thể nào thiếu được trong hoạt động mang tính quan trọng về chính trị này. Về công tác thực hiện của bộ phận lễ tân tốt hay xấu thì nó cũng sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động ngoại giao của nước đó, không những có thể ảnh hưởng đến buổi ngày hôm đó mà nó còn ảnh hưởng đến cả quan hệ đối ngoại, hoạt động chính trị của quốc gia đó. Hoạt động của bộ phận lễ tân ngoại giao rất quan trọng, nó không những là một hoạt động phức tạp mà còn đòi hỏi sự tinh tế và khéo léo mang tính nghệ thuật lớn. Việc tham gia vào hoạt động đối ngoại của lễ tân, yêu cầu cần thiết phải hiểu biết những nghi lễ cơ bản, tuy nhiên những nghi lễ này không phải chỉ có những người lễ tân mới cần thiết mà đối với những người tham gia vào hoạt động ngoại giao này cũng cần thiết phải biết đến.

Bộ phận lễ tân ngoại giao sẽ phải truyền đạt những đặc điểm và giá trị văn hóa của Việt Nam tới các quốc gia khác trên thế giới. Họ sẽ phải hành động dưới sự hướng dẫn của Nhà nước để giúp các quốc gia khác hiểu rõ hơn về văn hóa, phong tục và tập quán của Việt Nam, từ đó tạo nên sự hiểu biết và tình hữu nghị giữa các quốc gia, góp phần vào sự thành công của các hoạt động ngoại giao.

Thông qua việc sử dụng lễ tân ngoại giao, quốc gia sẽ có cơ hội thực hiện và cụ thể hóa những nguyên tắc cơ bản của luật quốc tế, bao gồm nguyên tắc chủ quyền quốc gia, bình đẳng, và không phân biệt đối xử.

Tóm lại, lễ tân ngoại giao có vai trò đặc biệt quan trọng, là nhân tố thúc đẩy đến hoạt động đối ngoại của các nước trên thế giới. Hoạt động đối ngoại có thể tốt lên nhưng cũng có thể xấu đi một phần phụ thuộc vào thái độ và công việc của lễ tân ngoại giao. Chính vì thế mà lễ tân ngoại giao rất quan trọng và không thể thiếu trong mỗi quốc gia.

>> Xem thêm: VVip là gì

3. Một số điều mà bạn cần phải biết về công việc của lễ tân ngoại giao

3.1. Đón tiếp khách nước ngoài

Mỗi một công việc đều có những đặc thù ngành nghề riêng đối với công việc của lễ tân ngoại giao đặc thù công việc của họ chủ yếu là đón tiếp khách nước ngoài, là những đối tác chiến lược quan trọng của Việt Nam trong hoạt động về kinh tế, chính trị và cả văn hóa. Bởi vì thế mà sự chuẩn bị về công việc cũng như thái độ làm việc lại rất được quan tâm, chúng ta cùng thử tìm hiểu xem công việc mà họ chuẩn bị như thế nào nhé.

3.1.1. Thái độ của lễ tân ngoại giao khi đón tiếp khách nước ngoài

Thái độ chính là yếu tố quyết định rất nhiều đến công việc đúng không nào. Thử ví dụ nếu như bạn đi mua hàng mà thái độ của nhân viên bán hàng không tốt, tỏ ra khó chịu với bạn thì liệu bạn còn muốn mua nữa hay không? Hay có muốn quay lại mua lần thứ hai hay không? Với những hoạt động ngoại giao rất quan trọng, nó thể hiện cả bộ mặt quốc gia và sự tiếp đón của quốc gia mình với nước bạn, thể hiện thiện chí hợp tác lâu dài. Bởi vì thế mà để có thể đáp ứng yêu cầu của khách nước ngoài thì bạn phải đáp ứng yêu cầu của khách, đúng những gì mà nước bạn mong muốn khi đến đây. Công tác và thái độ của lễ tân phải được tiến hành dựa trên lợi ích của quốc gia, chính vì thế mà cần phải thực hiện một cách chu đáo và nghiêm túc, tuân thủ đúng quy định của pháp luật và tập quán quốc tế để có thể phù hợp với từng loại khách quốc tế khác nhau vì mỗi quốc gia sẽ có phong tục và văn hóa khác nhau. Tuy nhiên cũng phải dựa trên những nguyên tắc và phương châm chung chính là hữu nghị, tôn trọng, chu đáo và an toàn.

>> Xem thêm: Hospitality là gì

3.1.2. Công tác chuẩn bị đón tiếp khách nước ngoài

Đối với những lần đón tiếp khách nước ngoài thì lễ tân ngoại giao phải thực hiện rất nhiều công việc khác nhau. Không những thế mà còn phải chuẩn bị thật kỹ lưỡng và chu đáo để việc đón tiếp được diễn ra thuận lợi nhất. Và thông thường những công tác chuẩn bị đó sẽ được chuẩn bị qua những bước sau:

Thứ nhất, nắm bắt thông tin đầy đủ và chính xác về đoàn khách đến: Để phục vụ cho công việc đón tiếp được diễn ra thuận lợi nhất thì bộ phận lễ tân ngoại giao phải nắm bắt được những thông tin như: Tính chất của đoàn đến thăm, mục đích chuyến đi đó là gì, cấp bậc của người trưởng đoàn như thế nào, thành phần đoàn đến, thời gian đến thăm, thời gian và địa điểm đến thăm,…và những thông tin cần thiết khác để phục vụ cho quá trình tiếp đón được tốt nhất.

Thứ hai chính là lập kế hoạch cho từng hoạt động tiếp đón khách:

+ Trước khi đón tiếp khách phải xác định đúng mục đích của việc tiếp đón khách nước ngoài là gì? Mức độ đón tiếp như thế nào? Như là đón tại nơi nào, ai sẽ đón tiếp tại trụ sở làm việc. Phải phân công nhiệm vụ cho từng người một để họ có thể biết rõ nhiệm vụ của mình là như thế nào.

+ Sau khi đã xác định được mục tiêu cũng như phân công công việc xong thì tiếp theo phải làm chính là xây dựng kế hoạch đón tiếp cụ thể cho buổi đón tiếp đó. Đối với việc xây dựng kế hoạch này thì càng lên kế hoạch cụ thể càng chi tiết bao nhiêu thì càng tốt. Ví dụ như: Chuẩn bị về vật chất, ăn ở đi lại cho đoàn khách, lên kế hoạch đón tại sân bay xem có tặng hoa không, tặng ai và ai sẽ là người đại diện tặng, chuẩn bị xe đi đón như thế nào, ai sẽ là người ngồi cùng và trong xe có phiên dịch viên hay không, dự kiến và lên các chương trình hoạt động, liên hệ với những cơ quan chức năng hỗ trợ cùng hoạt động và phân công công việc cho từng người đón tiếp và kiểm tra đôn đốc thực hiện các nhiệm vụ đó được hoàn thành như thế nào?

Thứ ba chính là phải lưu ý một số những điều sau đây: Vì đây là hoạt động rất quan trọng, chính vì thế mà cần phải chú ý những điều sau đây để cho cuộc đón tiêp được trang trọng hơn và hoàn hảo hơn.

+ Khi đón tiếp khách nước ngoài tại nhà hàng hay khách sạn thì phải bắt tay, tặng hoa cho khách xong thì phải mời khách vào nghỉ ngơi một chút, sau đó phải chủ động hỏi thăm sức khỏe của khách, chúc mừng vì đã có cuộc viếng thăm này, giới thiệu tất cả những người có mặt tại đó để mọi người biết nhau và thể hiện lịch sự của chủ nhà. Đối với những khách quốc tế, sau khi đáp xuống sân bay thì họ sẽ có tâm lý muốn nghỉ ngơi, chính vì thế mà cần phải hiểu tâm lý của khách quốc tế và mời họ về phòng nghỉ ngơi sau khi đã giới thiệu về chương trình của buổi viếng thăm đó.

+ Sau khi khách về phòng nghỉ ngơi thì phải chuẩn bị phòng chu đáo và cẩn thận, đảm bảo phòng thoáng khí, sạch sẽ, cách trang trí và bố cục trong phòng phải đầy đủ và lịch sự. Đảm bảo những đồ đạc trong phòng phải tạo cho khách quốc tế sự thoải mái và thuận tiện cho nghỉ ngơi nhất.

>> Xem thêm: Coordinator là gì

3.2. Trong vấn đề tặng hoa và quà cho khách quốc tế

Tặng hoa hay quà đối với những người khách quốc tế thì càng phải chú ý đến, vì có những trường hợp tặng hoa hay quà là thể hiện sự hữu nghị, những tình cảm và sự ngưỡng mộ của mình đối với khách quốc tế như thế nào.

- Đối với tặng hoa thì phải đảm bảo hoa phải tươi, hoa không quá lòe loẹt, sến sẩm,…nói chung hoa cũng cần phải thể hiện sự trang trọng và lịch sự. Để làm được điều này thì bạn cần phải tham khảo và tìm hiểu xem vị khách đó thích hoa như thế nào và mùi hoa ra sao để tặng hoa.

- Đối với tặng quà, khi bất kỳ một vị khách quốc tế nào đến thăm hay ngay cả bạn khi đến nước khác thì tâm lý của bạn chính là được tặng quà. Không phải những món quà to lớn mang giá trị về vật chất, mà chỉ là những món quà nhỏ mang giá trị trưng bày kỷ niệm. Chính vì thế mà khi tặng quà cho khách quốc tế hãy lựa chọn những món quà độc đáo, mang đậm bản sắc văn hóa dân tộc mình.

- Cách trao tặng quà cũng phải đặc biệt chú ý đến, cách trao tặng quà thông thường sẽ tặng trong những lần gặp mặt chính và trước sự chứng kiến của các phóng viên, nhà báo,…nếu như các món quà cần phải đóng gói thì cần phải đóng gói hờ, để khi mở thì sẽ mở thật nhanh để cho các phóng viên nhìn thấy, còn đối với trang ảnh thì không cần phải đóng gói. Nếu như tặng quà thì bạn cần phải tặng đầy đủ cho các thành viên trong đoàn chứ không phải chỉ tặng riêng cho một người.

(Một lưu ý mà bạn có thể biết thêm chính là nếu như bạn được nhận quà thì có thể bóc ngay lúc đó và dành tặng cho món quà vài lời khen, gửi lời cảm ơn chân thành đến người tặng. Đó chính là cách thể hiện sự tôn trọng, lịch sự với người tặng quà.)

Đây chính là một trong những lưu ý đối với hoạt động và công việc hàng ngày của bộ phận lễ tân ngoại giao. Bộ phận này có vai trò và vị trí quan trọng trong công tác đối ngoại của quốc gia, chính vì thế mà lễ tân ngoại giao đang từng bước khẳng định mình, và thay mặt đất nước làm truyền tải thông điệp đến với các nước khác trên thế giới.

Bộ phận lễ tân ngoại giao phải làm những công việc hết sức quan trọng, mang trên mình gánh nặng của cả cuộc đối ngoại, của cả quốc gia như vậy thì bạn phải hiểu được những áp lực mà họ gặp phải là không hề nhỏ. Với bộ phận lễ tân ngoại giao họ phải trang bị cho mình những kiến thức chuyên môn mà cũng cần phải trang bị đầy đủ những kiến thức về kinh tế xã hội chính trị của nước mình và các nước trên thế giới nữa. Bên cạnh đó những kiến thức và kỹ năng mềm như: Kỹ năng giao tiếp, kỹ năng ứng xử, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng quản lý, kỹ năng làm việc nhóm, khả năng chịu áp lực công việc, khả năng tiếng anh và tin học văn phòng,…đó chính là một trong những kỹ năng cần thiết để công việc của họ thành công hơn và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

>> Xem thêm: Horeca là gì

Như vậy, với những thông tin trên đây thì bạn cũng đã hiểu và biết thế nào là lễ tân ngoại giao. Để thực hiện tốt vai trò và vị trí công việc này quả thật không đơn giản, họ phải hội tụ rất nhiều yếu tố khác nhau để có thể đảm nhận công việc này. Ngày nay khi mà xã hội phát triển thì quan hệ ngoại giao của nước ta đang được mở rộng, chính vì thế mà đây chính là cơ hội tốt để lễ tân ngoại giao khẳng định vị thế và vai trò của mình. Hy vọng, với những thông tin mà timviec365.vn  đem đến sẽ hữu ích cho bạn.