Coordinator là gì? Giải đáp những bí mật xung quanh thuật ngữ này

1. Coordinator – vị trí đáng mơ ước của biết bao bạn trẻ

1.1. Thuật ngữ Coordinator là gì?

Nghĩa của thuật ngữ Coordinator có thể được tra cứu ở các từ điển Anh – Việt một cách dễ dàng. Coordinator có nghĩa là điều phối viên, hay người điều phối chủ yếu trong các môi trường nhà hàng - khách sạn.. Một Coordinator, hay một điều phối viên là người chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý và phối hợp các bộ phận khác (bao gồm cả ban điều hành) với nhau để hướng tới một mục đích chung là hoàn thành công việc chung của doanh nghiệp một cách hoàn hảo nhất.

Thuật ngữ Coordinator hay điều phối là gì tuy có vẻ khá mới mẻ đối với những nhân sự làm việc ngoài môi trường nhà hàng – khách sạn, song, nó lại vô cùng phổ biến đối với những người lao động tại nhà hàng – khách sạn và là vị trí làm việc đáng mơ ước của biết bao bạn trẻ hiện nay.

1.2. Những vị trí làm việc của một Coordinator

Đối với môi trường nhà hàng – khách sạn, Coordinator được chia ra thành 3 vị trí chính bao gồm:

Sales Coordinator: vị trí dành cho những nhân viên điều phối kinh doanh, thuộc bộ phận Sales & Marketing. Nhiệm vụ chính của Sales Coordinator là tìm kiếm khách hàng tiềm năng, góp mặt vào các hoạt động quảng cáo, bán hàng,… và chăm sóc khách hàng.

Event Coordinator: vị trí dành cho những nhân viên điều phối tổ chức sự kiện. Nhiệm vụ chính của Event Coordinator là lên kế hoạch, quản lý và điều hành một sự kiện chung.

F&B Coordinator: vị trí dành cho những nhân viên làm thư ký cho Giám đốc bộ phận F&B (Food and Beverage Department – bộ phận ẩm thực). Nhiệm vụ chính của F&B Coordinator là hỗ trợ Giám đốc trong các hoạt động, công việc liên quan tới bộ phận cung cấp dịch vụ về ẩm thực.

Tuy các vị trí này đều chịu trách nhiệm về những công việc thuộc bộ phận chuyên môn nhưng công việc chính của tất cả các Coordinator là điều phối, quản lý và giám sát các hoạt động của nhà hàng – khách sạn hay doanh nghiệp, phục vụ cho việc thu hút khách hàng tiềm năng và phát triển của nhà hàng – khách sạn. Các bạn có thể dễ dàng kiếm được vị trí việc làm của Coordinator thích hợp trong các bản tin tuyển dụng việc làm Thái Bình hay tại nơi mà bạn mong muốn hoặc nộp CV online tại Timviec365.vn những nhà tuyển dụng tiềm năng sẽ tìm đến bạn.

2. Nhiệm vụ cụ thể của Coordinator – điều phối viên

2.1. Sales Coordinator

Một Sales Coordinator – điều phối viên kinh doanh, sẽ đảm nhận các nhiệm vụ cụ thể thuộc bộ phận mình chịu trách nhiệm sau:

Tìm hiểu nhu cầu của thị trường, nhu cầu của khách hàng, nhằm chủ động tiếp cận các khách hàng tiềm năng, thu hút và chăm sóc họ; đồng thời thiết lập, tạo dụng và mở rộng, tăng cường mối quan hệ kinh doanh để giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng

Tư vấn, giải đáp các thắc mắc, khiếu nại của khách hàng trong quá trình trước, trong và sau khi sử dụng các sản phẩm, dịch vụ nơi mình làm việc

Chuẩn bị và trang bị các tài liệu cần thiết theo yêu cầu của đội bán hàng trong khách sạn; quản lý tệp tin, tài liệu về khách hàng và cung cấp khi được yêu cầu tại nơi làm việc của mình.

Đảm nhiệm công việc phàn hồi điện thoại, email, fax của bộ phận bán hàng, marketing; phụ trách sắp xếp lịch làm việc, quản lý các cuộc hẹn hàng ngày cho trưởng bộ phận Sales & Marketing

Hỗ trợ chuẩn bị, triển khai các chương trình quảng cáo, bán hàng của nhà hàng, khách sạn; tham gia lập kế hoạch, lên ý tưởng cho các hoạt động quảng cáo marketing, bán hàng tại nơi mình làm việc

>> Xem thêm: VVip là gì

2.2. Event Coordinator

Một Event Coordinator – điều phối viên sự kiện, sẽ đảm nhận các nhiệm vụ cụ thể thuộc bộ phận mình chịu trách nhiệm sau:

Chịu trách nhiệm lên ý tưởng và lập kế hoạch cho các hoạt động của nhà hàng, khách sạn cũng như phụ trách các event (sự kiện) được tạo dựng bởi bộ phận Sales & Marketing nhằm thu hút khách hàng; phụ trách team – building, các hoạt động tham quan cho nhân viên,…

Chịu trách nhiệm sản xuấ và phân phối các tài liệu markeing cho bộ phận Sales & Marketing như tờ rơi, thư mời, thông báo quảng cáo, poster, banner,…; Sắp xếp các phương tiện vận chuyển cho những tài liệu này

Set up, tổ chức và triển khai sự kiện, đồng thời chịu trách nhiệm chính giải quyết các vấn đề phát sinh khác trong sự kiện; đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, thuận lợi và hiệu quả nhất

>> Xem thêm: BBQ nghĩa là gì

2.3. F&B Coordinator

Một F&B Coordinator – thư ký Giám đốc bộ phận ẩm thực, sẽ đảm nhận các nhiệm vụ cụ thể thuộc bộ phận mình chịu trách nhiệm sau:

Hỗ trợ Giám đốc bộ phận F&B - ẩm thực trong các công việc hành chính bao gồm thiết lập hệ thống hồ sơ, vận hành các hoạt động của các bộ phận khác nhau mỗi ngày

Truyền đạt nội dung và báo cáo cho Giám đốc bộ phận ẩm thực các thông tin chính xác, cụ thể từ các bộ phận quản lý khác và ngược lại

Theo dõi các kế hoạch của bộ phận F&B và giám sát, giải quyết các vấn đề liên quan tới đơn hàng, chương trình khuyến mãi/ưu đãi, đào tạo nhân viên,…thuộc trách nhiệm của bộ phận F&B

Chịu trách nhiệm hộp điển tử, các cuộc gọi tại văn phòng bộ phận F&B

Đảm bảo các hồ sơ thực phẩm đúng tiêu chuẩn và yêu cầu; tham gia đóng góp ý tưởng cho các loại menu của nhà hàng cũng như các chương trình dành cho khách hàng và các cuộc họp

Chịu trách nhiệm giám sát quá trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng và giải quyết các phản hồi, đóng góp của khách hàng dưới sự chỉ dẫn của FBM

Đảm bảo sự an toàn của các hồ sơ thông tin, tài liệu được giao quản lý và hợp tác với bộ phận tài chính của nhà hàng, khách sạn về ngân quỹ.

>> Xem thêm: CV f&b manager

3. Đặc điểm môi trường làm việc của Coordinator – điều phối viên

3.1. Khách sạn

Khách sạn là môi trường làm việc hàng đầu và thuận lợi cho các công việc của một điều phối viên (Coordinator). Bởi khách sạn có những đặc điểm vô cùng đặc biệt sau.

Thứ nhất, khách sạn là môi trường chăm sóc và phục vụ cho vô số các khách hàng với một số lượng lớn mỗi ngày, đặc biệt là vào các dịp lễ tết. Vì vậy, các khách sạn luôn phải lập ý tưởng và tổ chức các kế hoạch thu hút khách hàng tiềm năng và các Coordinator phải chịu trách nhiệm được vấn đề này thật tốt.

Vào Thứ hai, khách sạn là nơi tổ chức của một hệ thống nhân sự tương đối đa dạng và giàu kinh nghiệm từ. front office, front desk đếm backoffice. Do đó, đòi hỏi phải có một điều phối viên có năng lực tốt để có thể kết nối và quản lí được các bộ phận với nhau, bao gồm cả ban điều hành.

Thứ ba, khách sạn là môi trường cho phép tổ chức các sự kiện dựa trên nhu cầu của khách hàng. Chính vì vậy, một điều phối viên sự kiện - Event Coordinator là rất cần thiết và bắt buộc đối với môi trường nhà hàng.

3.2. Nhà hàng

Tương tư môi trường khách sạn, nhà hàng cũng là một môi trường làm việc thích hợp cho điều phối viên (Coordinator). Nhà hàng là môi trường với những đặc điểm thuận lợi sau.

Thứ nhất, nhà hàng là môi trường cung cấp các dịch vụ, chủ yếu là ẩm thực thiết yếu cho hàng trăm đến hàng nghìn khách hàng mỗi ngày dưới hình thức fine dining, casual dining, alacarte, caterting, cafeteria, bistro, banquet, ăn bufet,... Vì vậy, nhà hàng luôn phải tuyển dụng một đội ngũ nhân viên Coordinator để có thể điều hành tốt hệ thống nhà hàng, đặc biệt là F&B Coordinator.

Thứ hai, nhà hàng là một hệ thống nhân sự tương đối đa dạng và phong phú với rất nhiều các vị trí làm việc khác nhau. Do đó, luôn phải yêu cầu các nhân sự Coordinator có chuyên môn tốt, đáp ứng được các nhiệm vụ quản lý và điều hành nhà hàng.

Thứ ba, nhà hàng là nơi của tiệc tùng, sự kiện. Vì vậy, bộ phận Event Coordinator cũng như Sales Coordinator được đánh giá rất cao và hưởng những mức lương khá hậu hĩnh cho các vị trí này.

>>> Nhà hàng – khách sạn là môi trường làm việc và sản sinh ra các Coordinator chuyên nghiệp với mức lương trung bình cao, chế độ đãi ngộ tốt và hưởng nhiều cơ hội trong công việc.

4. Những điều kiện tối thiểu cần có đối với một Coordinator – điều phối viên

4.1. Bằng cấp và chứng chỉ

Để có thể trở thành một điều phối viên  (Coordinator) làm việc tại các nhà hàng, khách sạn, các ứng viên trước hết cần tốt nghiệp và có bằng cấp thuộc các ngành học dưới đây:

• Quản lý Nhà hàng – Khách sạn
• Ẩm thực
• Các ngành học liên quan như Sự kiện, Dịch vụ,…

Tuy nhiên, bạn cần trau dồi thêm các kiến thức chuyên sâu liên quan tới vị trí mình làm việc và đảm nhận như quản lý, điều hành, tổ chức và phân phối. Mặt khác, những ứng viên có các chứng chỉ chứng minh cho kinh nghiệm liên quan tới việc làm Coordinator là một lợi thế rất lớn cho bản thân họ. Trong quá trình làm việc tại nahf hàng – khách sạn, bạn sẽ được học hỏi và đào tạo thêm các kiến thức chuyên sâu cũng như nhiều kĩ năng khác phụ giúp cho công việc của mình.

4.2. Kĩ năng tin học văn phòng và ngoại ngữ

Bên cạnh yêu cầu về bằng cấp, ứng viên cần phải thỏa mãn điều kiện tối thiểu này, họ cũng cần phải có kiến thức về tin học văn phòng và ngoại ngữ.

Thứ nhất, về tin học văn phòng, các ứng viên phải thành thạo sử dụng các kĩ năng tin học như Word, Excel, Powerpoint, Outlook. Hơn thế, các điều phối viên (Coordinator) phải có kĩ năng đánh máy tốt, nhanh và cẩn thận trong việc soạn thảo hồ sơ, tài liệu.

Thứ hai, về kĩ năng ngoại ngữ, tiếng Anh là bắt buộc cho các ứng viên ứng tuyển vào vị trí Coordinator – điều phối viên. Các ứng viên phải thành thạo trong việc giao tiếp tiếng Anh cũng như phải luôn trau dồi các thứ ngoại ngữ khác như tiếng Hàn, tiếng Nhật, tiếng Trung,… bởi nhà hàng, khách sạn là những môi trường tiếp xúc với rất nhiều các khách hàng không chỉ là người Việt mà còn cả những khách hàng ngoại quốc.

4.3. Các kiến thức chuyên môn

Các điều phối viên Coordinator tùy từng vị trí phải trau dồi thêm các kĩ năng, kiến thức chuyên môn khác.

Đối với Sales Coordinator cần phải trang bị thêm những kiến thức liên quan tới bán hàng, tiếp thị và tư vấn cho khách hàng cũng như các kiến thức bổ trợ cho marketing.

Đối với Event Coordinator cần phải trang bị thêm những kiến thức liên quan tới việc tổ chức, triển khai sự kiện.

Đối với F&B Coordinator cần trang bị thêm những kiến thức về ẩm thực (đồ ăn và thức uống) cũng như các kĩ năng về giấy tờ, hồ sơ, quản lý, giám sát,… như một cánh tay phải của Giám đốc bộ phận F&B.

4.4. Kĩ năng điều phối công việc

Một điều phối viên (Coordinator) bắt buộc phải có kĩ năng điều phối công việc tốt đối với tất cả các bộ phận nhân sự trong nhà hàng, khách sạn. Để có thể đạt được mục đích chung của các nhà hàng, khách sạn là tìm kiếm khách hàng tiềm năng và phát triển nhà hàng, khách sạn thì các điều phối viên Coordinator phải có năng lực quản lý, điều phối và triển khai các công việc, hoạt động một cách suôn sẻ, thuận lợi và hiệu quả nhất có thể.

Để trau dồi được các kĩ năng điều phối công việc thật tốt, các điều phối viên Coordinator cần phải học tập thật tốt trên các giảng đường đại học, đồng thời tham gia tích cực vào các hoạt động cộng đồng và trở thành những leader có năng lực để có trải nghiệm về việc quản lý, điều hành mọi người.

4.5. Các kĩ năng khác

Ngoài những kĩ năng mà các nhà tuyển dụng khách sạnYêu cầu ít nhất các điều phối viên (Coordinator) phải có cũng như một số kỹ năng và thái độ bên lề khác.

Thứ nhất, đó là khả năng chịu áp lực công việc tốt. Để làm được một Coordinator chuyên nghiệp đứng trên biết bao nhân sự và có ảnh hưởng trực tiếp tới các bộ phận thì điều phối viên phải có khả năng chịu được các áp lực được tạo ra từ những khó khăn, vất vả trong công việc.

Thứ hai, đó là kĩ năng lập kế hoạch và lên ý tưởng. Những điều phối viên Coordinator cần phải có bộ óc sáng tạo, đặc biệt là những Sales Coordinator và Event Coordinator. Ngoài ra, các Coordinator cần phải luôn chu đáo, cẩn thận và chăm chỉ.

Thứ ba, đó là khả năng chăm sóc khách hàng chu đáo, nhiệt tình dựa trên thái độ lạc quan, tự tin và thân thiện đối với tất cả các vị trí Coordinator. Chính vì vậy, các điều phối viên luôn phải biết cách làm hài lòng khách hàng nhất có thể.

Trên đây là toàn bộ những bí mật xung quanh mà các điều phối viên (Coordinator) tương lai cần phải biết. Cảm ơn các bạn đã theo dõi và ủng hộ! Chúc các bạn một ngày tốt lành!

>>> Xem thêm: Rất nhiều cơ hội việc làm Coordinator hấp dẫn nhất trên Timviec365.vn đang chờ bạn khám phá tại https://timviec365.vn/tim-viec-lam.html click ngay kẻo lỡ!!!