Mẫu báo giá – Hướng dẫn cách trình bày mẫu báo giá chi tiết

Để có thể tạo ra được bảng mẫu báo giá hài lòng, vừa đảm bảo về mặt hình thức đẹp mắt lại có thể đảm bảo được việc đáp ứng những nhu cầu của công việc thì các bạn cần phải tìm hiểu được những thông tin cơ bản mà hết sức quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, giúp bạn trình bày mẫu bảng báo giá một cách phù hợp với mỗi tính chất công việc của mình.  

1. Mẫu báo giá trong doanh nghiệp

1.1. Mục đích sử dụng mẫu báo giá

Mẫu báo giá của một doanh nghiệp/đơn vị/công ty được sử dụng nhằm mục đích để thống kê tất cả những thông tin cần thiết theo yêu cầu để gửi đến khách hàng gồm:

- Giá của từng loại hàng hóa mà khách hàng lựa chọn.

- Khối lượng và số lương của hàng hóa.

- Những yêu cầu về mặt kỹ thuật cảu hàng hóa.

- Đơn vị tính tiền, đơn vị cân nặng hay các đơn vị phù hợp đối với từng loại hàng hóa.

- Số tiền dùng để thực hiện trao đổi mua bán hàng hóa.

- ...

Những thông tin trong mẫu báo giá được trình bày một cách thích hợp để các khách hàng có thể dễ dàng hiểu được những dịch vụ một cách chi tiết mà công ty cung cấp đến các khách hàng.

1.2. Vai trò quan trọng của mẫu báo giá

Mẫu báo giá giúp khách hàng nắm bắt những thông tin về dịch vụ hàng hóa, sản phẩm hay dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp, nếu như không có mẫu báo giá của doanh nghiệp thì chắc chắn một điều rằng các khách hàng sẽ khó có thể thống kê được những thông tin chi tiết của sản phẩm.

Từ đó có thể sẽ gây ảnh hưởng tới công việc làm ăn, mức độ tin cậy của hàng hóa. Đặc biệt là khách hàng khó có thể đưa ta được những so sánh đối với sản phẩm của doanh nghiệp so với các sản phẩm cùng loại trên thị trường để có thể có được sự lựa chọn một cách tối ưu nhất.

1.3. Những yêu cầu cơ bản trong mẫu báo giá

Mẫu báo giá cần có những yêu cầu để bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải đảm bảo thực hiện, đảm bảo về tính đúng đắn cho mẫu báo giá. Để đảm bảo mẫu báo giá có hiệu quả thì các bạn cần phải nắm được những yêu cầu cơ bản nhưng thực sự rất quan trọng đối với cả phía doanh nghiệp lẫn khách hàng.

- Trong mẫu báo giá, mọi thông tin cần được trình bày dựa vào số liệu thích hợp từ thực tế.

- Những số liệu trong công ty cần phải đảm bảo về mặt chính xác, rõ ràng.

- Nội dung cần được trình bày một cách chính xác, rõ ràng, dễ đọc và hiểu.

- Tuân thủ đúng bố cục của mẫu báo giá.

- ...

2. Bố cục của mẫu báo giá

Trong các mẫu báo giá cần đảm bảo trình bày đủ 3 phần:

- Phần đầu tiên: giới thiệu các thông tin cơ bản của doanh nghiệp:

+ Tên của doanh nghiệp, logo của doanh nghiệp, địa chỉ của doanh nghiệp, thông tin liên hệ của doanh nghiệp (địa chỉ email, số điện thoại của doanh nghiệp để liên hệ), mã số thuế của doanh nghiệp đó, tên website của doanh nghiệp đó. Các thông tin quan trọng của doanh nghiệp càng được trình bày đầy đủ và súc tích thì càng làm toát lên sự chuyên nghiệp của công ty đó.

+ Tiêu đề bảng giá: Tiêu đề của mẫu báo giá sẽ được ghi dựa vào tính chất của công việc. Bạn làm công việc gì và báo giá về vấn đề gì thì sẽ ghi tên của sản phẩm đó làm tiêu đề của bảng báo giá.

- Phần Thông tin hàng hóa, sản phẩm chi tiết: tên hàng hóa, giá của loại hàng hóa đó, yêu cầu về mặt kỹ thuật của hàng hóa đó, thông tin của những khách hàng nhận bảng báo giá, ghi chú đối với hàng hóa, đơn vị của hàng hóa...

- Phần cuối cùng trình bày về thông tin thanh toán, giao nhận:

+ Cung cấp chính xác thông tin về chi phí thanh toán.

+ Cách thức giao hàng của doanh nghiệp.

+ Thời gian giao hàng của doanh nghiệp.

+ Các điều khoản.

+ Xác nhận hàng hóa của doanh nghiệp.

+ Hiệu lực của bảng báo giá.

+ Dấu của doanh nghiệp.

+ Chữ ký của người đại diện của doanh nghiệp.

3. Hướng dẫn cách viết mẫu báo giá

Mỗi doanh nghiệp, mỗi lĩnh vực sẽ có mẫu bảng báo giá khác nhau, tùy vào từng lĩnh vực kinh doanh và mặt hàng bán ra mà có mẫu bảng báo giá khác nhau. Sau đây, timviec365.vn sẽ hướng dẫn bạn cách viết mẫu báo giá:

+ Đầu tiên, bạn cần dựa vào thông tin về sản phẩm, yêu cầu từ phía khách hàng và doanh nghiệp để tạo nên khung bảng báo giá trên bản Word.

+ Tiếp theo, tại một ô dữ liệu cần nhập dữ liệu báo giá thì bạn hãy chọn Tab Developer, sau đó lựa chọn Legacy Control, tiếp theo bạn sẽ lựa chọn lệnh Text Form Field.

+ Bước tiếp theo, sau khi chọn xong lênh Text Form Filed rồi thì trên màn hình word sẽ xuất hiện 1 Field gồm nhiều dữ liệu.

+ Bước tiếp: Bạn hãy click 2 nháy vào field đó để làm xuất hiện hộp thoại có tên là Text Form Field Options. Nếu như mặt hàng mà bạn đang làm mẫu báo giá đang được hiển thị dưới dạng text thì bạn hãy lựa chọn lệnh OK.

Đối với các ô khác thì bạn cũng sẽ làm tương tự những bước như vậy.

Sau khi đã tạo xong các ô về các giá trị cần được tạo, bạn cần phải tạo ra 1 Text Form Field tiếp theo cho ô thể hiện giá trị về số lượng. Lúc này, bạn sẽ không chọn lệnh theo dạng text nữa mà bạn hãy chọn kiểu chữ theo dạng số bằng cách bạn lựa chọn lệnh Number nằm tại ô Type. Sau đó hãy nhập giá trị số đó vào ô Default number rồi tiến hành điền tên của ô đó trong phần Bookmark. Ở bước tiếp theo, bạn hãy chọn lệnh Calculate On Exit để giúp bạn tính toán tự động, cuối cùng là nhấn OK.

Bạn lần lượt tạo các ô tiếp theo trong bảng báo giá sao cho đủ số lượng ô, hàng, cột và các giá trị trong bảng đáp ứng đầy đủ thông tin báo giá, thông tin về hàng hóa sản phẩm của doanh nghiệp đến khách hàng.

Trên đây là một số bước giúp các bạn tạo được bảng báo giá hoàn chỉnh, chất lượng, chính xác, tạo độ uy tín cho doanh nghiệp đối với các sản phẩm.

4. Lưu ý trong quá trình viết mẫu báo giá

- Đối với mỗi ô trong phần Bookmark mà bạn cần ghi giá trị trong đó, nếu như 2 ô có giá trị khác nhau thì bạn sẽ ghi tên khác nhau trong mỗi ô, việc ghi khác tên sẽ giúp cho bạn dễ dàng tính toán và đưa các giá trị đúng vào mỗi cột.

- Đối với các ô thể hiện giá trị về số lượng, tiền bạc sau tính toán thì người tạo bảng cần phải thực hiện phép tính trên ô, lúc này cần sử dụng đúng câu lệnh tính toán trong word để ra được giá trị phù hợp cho từng ô (chẳng hạn như ô thành tiền).

- Mẫu bảng báo giá cần phải được thể hiện một cách rõ ràng, khoa học, hiện đại để giải quyết công việc, giúp các ứng viên dễ dàng nắm bắt lượng thông tin phù hợp.

Tìm việc

Trên đây là những thông tin về mẫu báo giá giúp cho những ai đang muốn tạo mẫu báo giá hoặc công việc thường xuyên liên quan tới việc phải tạo mẫu báo giá thì có thể tham khảo bài viết trên để tích lũy thêm kinh nghiệm tạo mẫu báo giá phù hợp với mình. Nếu bạn muốn tìm kiếm thêm nhiều thông tin khác thì bạn hãy truy cập website timviec365.vn để nhận được những thông bổ ích.