[Tải mẫu đặt đơn hàng] Chuẩn và chính xác nhất

1. Hiểu hơn về mẫu đặt đơn hàng

Nhu cầu mua sắm hàng hóa của con người ngày càng tăng cao, hàng hóa đã trở thành một nhu cầu thiết yếu hàng ngày. Từ đó cũng có rất nhiều công ty, doanh nghiệp cung cấp ra thị trường bên ngoài với nhiều sản phẩm hàng hóa khác nhau. Để mua hàng hóa với số lượng lớn như các doanh nghiệp, cửa hàng kinh doanh bán lẻ,…sẽ cần phải sử dụng đến mẫu đơn đặt hàng. Có thể mẫu đơn đặt hàng không còn xa lạ với nhiều người, thế nhưng để hiểu cụ thể về nó thì không phải ai cũng biết.

Mẫu đơn đặt hàng được hiểu là một loại văn bản được dùng khi một cá nhân hay một doanh nghiệp nào đó có nhu cầu mua hàng, đặt hàng hóa ở một số lượng lớn và cụ thể.

Doanh nghiệp, cá nhân có thể sử dụng mẫu đơn đặt hàng này khi họ có nhu cầu mua với số lượng nhiều và muốn yêu cầu bên kia giao hàng đúng thời gian, địa điểm và chất lượng dịch vụ mình mong muốn. Sử dụng đơn đặt hàng này sẽ tránh được trường hợp bị bom hàng, hoặc nếu có giao chậm, không đúng chất lượng sản phẩm thì bên mua cũng sẽ được bồi thường đúng theo thỏa thuận.

Mẫu đơn đặt hàng trong tiếng Anh còn được gọi là Purchase order, là một loại giấy tờ dùng để xác minh các vấn đề đặt hàng số lượng nhiều, đúng thời gian và chất lượng dịch vụ trong thỏa thuận.

Như vậy có thể hiểu mẫu đơn đặt hàng có vai trò rất quan trọng trong các giao dịch, thỏa thuận, đặt hàng, trao đổi hàng hóa giữa bên mua và bên bán. Nó giúp cho bên nhận hàng có thể đảm bảo được chất lượng sản phẩm và thời gian. Còn đối với bên giao hàng thì sẽ không sợ bị khách bùng hàng không nhận. Trên thực tế thì đây vẫn là giao dịch dân sự được thể hiện trên giấy tờ, vì thế mà các điều khoản chủ yếu vẫn dựa trên sự thỏa thuận, thống nhất giữa hai bên.

Bài chi tiết: Purchase order là gì?

2. Cách tạo mẫu đơn đặt hàng

Đơn đặt hàng được các doanh nghiệp lớn sử dụng vô cùng nhiều hiện nay, để có thể tạo được đơn đặt hàng đúng chuẩn thì trước tiên bạn phải tìm hiểu về bố cục, nội dung chính trong đơn đặt hàng bao gồm những gì?

Bố cục, nội dung chính có trong mẫu đơn đặt hàng:

Thông thường đối với mẫu đơn đặt hàng thì sẽ có các nội dung chính như sau:

+ Đầu tiên chính là quốc hiệu tiêu ngữ

+ Tên mẫu đơn

+ Kính gửi công ty cung cấp sản phẩm

+ Tên công ty có nhu cầu mua

+ Nội dung của đơn đặt hàng bao gồm: Số thứ tự, tên mặt hàng, sản phẩm, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, phương thức thanh toán, ngày tháng và cuối cùng là ký tên.

Đó chính là những thông tin, nội dung cần thiết trong mẫu đơn đặt hàng mà bạn cần phải chuẩn bị. Bởi đơn đặt hàng rất quan trọng trong giao dịch, vì thế mà sẽ không được thiếu bất kỳ một nội dung nào.

Xem thêm: Việc làm giao hàng

Cách tạo đơn đặt hàng trên word:

- Với quốc hiệu và tiêu ngữ, là một đơn thuộc văn bản hành chính, vì thế mà bạn không được thiếu quốc hiệu, tiêu ngữ. Nó thể hiện sự nghiêm chỉnh và đúng quy định của mẫu đơn bạn sử dụng trong giao dịch. Quốc hiệu sẽ phải viết in hoa, tiêu ngữ viết hoa chữ cái đầu, và cùng bôi đậm, căn ra giữa trang giấy.

Ví dụ như sau: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

- Tiêu đề của đơn phải được viết in hoa, bôi đậm và căn ra giữa trang. Tiêu đề đơn thể hiện mục đích của bạn. Ví dụ: ĐƠN ĐẶT HÀNG

- Tiếp theo là đến phần kính gửi: Bạn cần phải viết chính xác tên công ty sẽ cung ứng hàng hóa theo yêu cầu của mình. (Lưu ý phải viết chính xác, không được phép viết sai tên công ty).

- Tiếp đến chính là tên công ty của bạn sau đó kèm theo dòng “có nhu cầu đặt hàng hóa tại quý công ty theo mẫu yêu cầu”.

- Đối với nội dung đặt hàng: Bạn chỉ cần điền các thông tin, sản phẩm hàng hóa và số lượng muốn đặt.

- Về thời gian giao hàng: Thời gian giao hàng này chính là khoảng thời gian nhất định mà bạn mong muốn bên cung cấp hàng hóa giao cho mình. Sau khi thỏa thuận với bên giao hàng thì bạn cần phải ghi rõ mốc thời gian cụ thể chứ không ghi chung chung để tránh hiểu lầm. Ví dụ như: 8h, ngày 11/11/2024.

- Về địa điểm giao hàng: Địa điểm giao hàng là nơi mà bạn mong muốn nhận được số hàng hóa đó. Địa điểm giao hàng cũng cần phải cụ thể, rõ ràng để bên giao biết. Ví dụ như: Số nhà 34, đường Lê Trọng Tấn, phường Khương Mai, quận Thanh Xuân, tp Hà Nội.

- Về phương thức thanh toán: Phương thức thanh toán số tiền hàng sẽ do đôi bên trực tiếp thỏa thuận với nhau và ghi vào trong đơn đặt hàng. Có thể lựa chọn hình thức thanh toán như:

+ Thanh toán bằng đưa tiền mặt hoặc chuyển khoản

+ Có thể thanh toán trước 50% giá trị của hợp đồng, số còn lại sẽ được thanh toán nốt sau khi giao hàng.

- Cuối cùng là ngày tháng khi đặt hàng và ký tên là xong.

Về mẫu đơn đặt hàng, bạn có thể sử dụng mẫu sẵn, tuy nhiên đa phần hiện nay các công ty đều tự  tạo cho mình các mẫu đơn đặt hàng. Không nhất thiết đơn phải sử dụng đơn đánh máy tính, bạn có thể sử dụng đơn viết tay cũng vẫn được.

Xem thêm: Purchase requisition là gì?

3. Những lưu ý trong mẫu đặt đơn hàng

Mẫu đơn đặt hàng khá quan trọng, đặt biệt đối với những công ty lớn, doanh nghiệp quy mô đặt hàng hóa với số lượng nhiều lên đến hàng tỷ đồng thì họ sẽ yêu cầu rất kỹ càng về đơn đặt hàng. Khi chuẩn bị đơn đặt hàng bạn cần phải lưu ý những vấn đề như sau:

- Thứ nhất là thông tin trên mẫu đơn đặt hàng của mình: Các thông tin trên mẫu đơn đặt hàng cần phải đảm bảo ghi đầy đủ, chính xác và chi tiết nội dung từng phần như: Số lượng, giá, thành tiền tương ứng với số lượng đặt hàng. Tiếp theo là cần phải chính xác về thời gian và địa điểm giao nhận hàng theo đúng cầu của bên đặt hàng.

- Thứ hai là thông tin về số thứ tự: Tên hàng, đơn giá, số lượng,…đây là các thông tin quan trọng về mặt hàng sản phẩm. Thông tin càng chi tiết thì sẽ giúp cho bên cung cấp dễ dàng đáp ứng đủ yêu cầu của người mua. Để có thể tránh được những sai sót về quá trình giao hàng thì cả hai bên cung cấp và có nhu cầu sẽ phải làm thêm một bản hợp đồng về sự nhầm lẫn, những điều khoản vi phạm, sai sót về số lượng,…Hợp đồng này sẽ giúp cho đôi bên nhận thấy được trách nhiệm của mình và cần phải tuân thủ đúng hợp đồng để tránh bồi thường và đánh mất uy tín với đối tác.

- Thứ ba là các thông tin về địa điểm giao hàng và nhận hàng hóa, trong đơn cần phải ghi đúng, đủ cả về thời gian và địa điểm giao hàng từ ngõ, ngách, hẻm, số nhà để bên giao hàng đáp ứng được về thời gian, địa chỉ.

- Thứ tư là phương thức thanh toán giao dịch, các bên sẽ tự thỏa thuận và đi đến thống nhất với nhau về phương thức thanh toán, miễn sao hai bên cảm thấy đó là hợp lý và đảm bảo đầy đủ quyền lợi của đôi bên. Hiện nay có rất nhiều hình thức thanh toán khác nhau có thể lựa chọn chứ không nhất thiết là đưa tiền mặt.

- Thứ năm chính là cần phải lập thành hai bản khác nhau (hai đơn đặt hàng). Bạn sẽ phải yêu cầu bên cung cấp hàng hóa ký vào để xác nhận giao dịch. Mỗi bên sẽ giữ một bản để đảm bảo quyền và lợi ích của hai bên, tránh trường hợp nhầm lẫn, sai sót không đáng có.

Đó chính là 5 lưu ý mà chúng tôi muốn nhắc bạn trước khi tạo hoặc ký vào mẫu đơn đặt hàng hóa. Nếu như bạn cảm thấy có điều nào, điểm nào chưa hợp lý trong đơn đặt hàng thì cần phải trao đổi lại với bên kia ngay để làm lại đơn khác sao cho đảm bảo quyền và lợi ích của mình nhất.

Thao khảo thêm: Việc làm quản lý đơn hàng

4. Có nên sử dụng mẫu đơn đặt hàng tiếng Anh không?

Có nên sử dụng mẫu đơn đặt hàng tiếng Anh hay không cũng là một trong số thắc mắc của khá nhiều người. Nếu như, bạn đặt hàng hay đối tượng đặt hàng (chỉ cần một trong hai bên) là doanh nghiệp nước ngoài thì bạn cũng cần phải sử dụng đến đơn đặt hàng tiếng Anh. Đương nhiên kèm theo đó là một đơn tiếng Việt để đôi bên cùng có thể giữ.

5. Tìm hiểu về quy định của pháp luật đối với đơn đặt hàng

Trong quy định của pháp luật thì không nói rõ về đơn đặt hàng, thế nhưng cũng có nói về hợp đồng mua bán hàng hóa. Mà hợp đồng này lại chính là thỏa thuận giữa các bên mua và bán, sau đó được lập thành văn bản mỗi bên một bản. Nội dung trong hợp đồng cũng sẽ thể hiện quyền và nghĩa vụ của bên mua và bên bán. Chính vì thế mà đơn đặt hàng cũng có tính chất là thỏa thuận giữa bên mua và bên bán. Chính vì thế mà đây vẫn được coi là một hình thức thay thế cho hợp đồng.

Đây cũng sẽ là căn cứ để đôi bên thực hiện đơn đặt hàng đúng, nghiêm chỉnh và chịu sự quản lý của pháp luật.

Xem thêm: Việc làm nhân viên xử lý đơn hàng

6. Tải mẫu đơn đặt hàng ở đâu?

Hiện nay với sự phát triển của công nghệ thông tin, để sở hữu một đơn đặt hàng là điều không phải quá khó khăn. Tuy nhiên tải ở đâu thì mới đúng chuẩn mẫu đơn đặt hàng nhất?

Để tránh mất thời gian của bạn, phải tìm kiếm khắp nơi trên mạng thì giờ đây nếu như bạn có nhu cầu có thể tải trực mẫu đơn đặt hàng trong file tài liệu sau:

mau-don-dat-hang (1).doc

mau-don-dat-hang (2).doc

mau-don-dat-hang (3).doc

mau-don-dat-hang (4).doc

Như vậy chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu xong về mẫu đơn đặt hàng hóa, đây là một đơn khá phổ biến trong các doanh nghiệp, vì thế mà bạn cần phải lưu ý sử dụng.