Purchase requisition là gì? Bí quyết quản lý doanh nghiệp

1. Khái niệm Purchase requisition là gì?

1.1. Khái niệm Purchase requisition

Theo dịch nghĩa của từ điển Cambridge thì Purchase requisition có nghĩa là chỉ một yêu cầu được đưa ra bởi một bộ phận trong một công ty tới bộ phận mua hàng (= bộ phận chịu trách nhiệm mua) để mua hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể mà nó cần

Ta có thể hiểu đơn giản hơn Purchase requisition tức là một yêu cầu đặt hàng nội bộ trong doanh nghiệp, Purchase requisition hay được gọi dưới hình thức là mua trưng dụng là một yêu cầu gửi nội bộ trong công ty để có được hàng hóa và dịch vụ mua vào, trong đó có chứng khoán cũng có thể yêu cầu mua nội bộ và là một phần trong khái niệm. Mẫu yêu cầu hay mẫu Purchase requisition là một tài liệu cho bộ phận mua hàng hoặc người quản lý chính xác những mặt hàng và dịch vụ được yêu cầu, số lượng, nguồn và chi phí liên quan.

Mẫu yêu cầu mua hàng (PRF) được điền trước khi mua hàng hóa dưới dạng ủy quyền hữu hình. Các mẫu yêu cầu mua hàng thường được sử dụng trong các doanh nghiệp nhỏ hơn không có hệ thống dựa trên máy tính. Tuy nhiên, nhiều hệ thống máy tính (bao gồm giải pháp dựa trên web) có sẵn trên thị trường có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc nắm bắt thông tin yêu cầu mua hàng. Yêu cầu đặt hàng cũng có thể được chuyển đến bộ phận mua hàng thông qua hệ thống thông tin quản lý .

Một PRF có thể chứa các giá trị ngân sách và mua hàng để làm cho cá nhân nhận thức được ngân sách hàng năm và còn lại trước khi mua hàng được thực hiện. Một hệ thống như vậy là có để đảm bảo rằng hàng hóa và dịch vụ được mua với sự đồng ý của người quản lý trực tuyến và có sẵn một ngân sách đủ.

Quy trình Purchase requisition bắt đầu bằng một mẫu Purchase requisition hoặc Purchase requisition, một tài liệu được tạo bởi người mua và nộp cho bộ phận kiểm soát tài chính. Hãy coi đây là một phần của quy trình mua hàng nơi bạn có được ngón tay cái để mua hàng hóa và dịch vụ mà bạn muốn. Bạn không thực sự đặt hàng bất cứ điều gì, bạn đang nhận được sự chấp thuận để làm như vậy. Điều này đóng vai trò là bước đầu tiên trong quy trình kiểm toán hiệu quả để mua hàng. Purchase requisition thường được yêu cầu cho hàng hóa trên một ngưỡng đô la nhất định.

Ví dụ, bộ phận mua sắm tại một trường đại học tư nhân lớn yêu cầu người mua gửi yêu cầu mua hàng hóa và dịch vụ trên 5.000 đô la. Mặc dù yêu cầu mua hàng có thể khác nhau tùy theo nhu cầu kinh doanh, nhưng chúng thường bao gồm các thông tin sau: địa điểm hoặc bộ phận nội bộ của người mua, số lượng và mô tả chung về vật tư được yêu cầu, tên của nhà cung cấp (supplier) đang cung cấp hàng hóa/ cargo/ cont và giá cả.

Lấy ví dụ về khách hàng chăm sóc sức khỏe nha khoa của chúng tôi, yêu cầu mua hàng sẽ bao gồm địa điểm của người mua (địa điểm của phòng khám chăm sóc sức khỏe), số lượng và mô tả vật tư được yêu cầu (500 bàn chải đánh răng xỉa), tên của nhà cung cấp đang cung cấp hàng hóa (ví dụ: Colgate®), giá ($ 2.000,00) và ngày giao hàng được yêu cầu. Sau đó, phòng khám sẽ chia sẻ tài liệu này trực tiếp với bộ phận mua hàng để phê duyệt, từ chối hoặc thảo luận thêm.

Tuyển chuyên viên mua hàng

>> Xem thêm: Forklift là gì

1.2. Khái niệm Purchase Oder

Purchase Oder (PO) là nơi mua hàng xảy ra. Khi bộ phận mua hàng hoặc mua sắm đã phê duyệt yêu cầu mua hàng và cung cấp cho bạn ngón tay cái nghĩa bóng để mua hàng hóa và dịch vụ mong muốn của bạn, nó sẽ đưa ra lệnh mua cho nhà cung cấp. Các đơn đặt hàng thường được tạo bằng các hệ thống mua hàng điện tử như PurchasingControl, cho phép các doanh nghiệp theo dõi PO và gửi chúng bằng điện tử. Một lần nữa, thông tin có thể khác nhau, nhưng các đơn đặt hàng thường bao gồm tên của công ty mua hàng hóa hoặc dịch vụ, mô tả và số lượng của hàng hóa hoặc dịch vụ, giá cả, địa chỉ gửi thư, thông tin thanh toán và điều khoản, địa chỉ hóa đơn và đơn đặt hàng con số.

Purchase oder là một tài liệu quan trọng cho các nhà cung cấp tốt. Các nhà cung cấp sử dụng chúng để thực hiện đơn hàng và xử lý thanh toán. Khi PO được gửi, nhà cung cấp đưa ra bất kỳ mối quan tâm nào. Sau khi bất kỳ vấn đề được giải quyết, đơn đặt hàng được điều phối cho shipper và được giao (delivery) trong quá trình vận tải (transportation). Nhà cung cấp sau đó gửi hóa đơn cho hàng hóa hoặc dịch vụ được trả bởi người mua.

Ví dụ: Đối với khách hàng chăm sóc sức khỏe nha khoa, đơn đặt hàng sẽ bao gồm tên của công ty mua hàng hóa hoặc dịch vụ (Công ty Nha khoa XYZ), mô tả và số lượng của hàng hóa hoặc dịch vụ (500 bàn chải đánh răng xỉa), giá ($ 2.000), gửi thư địa chỉ (1 Fake Avenue, Boston, MA 12345), điều khoản thanh toán (sẽ được thanh toán trong 30 ngày), địa chỉ hóa đơn (giống như địa chỉ gửi thư) và số đơn đặt hàng (123).

>> Xem thêm: Ngành Khai thác vận tải

2. Tầm quan trọng của Purchase requisition và Purchase oder trong doanh nghiệp

Các doanh nghiệp xử lý việc tạo và giám sát các yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng theo nhiều cách, nhưng hiệu quả nhất là có một hệ thống mua sắm điện tử tích hợp dễ dàng với các hệ thống tài chính khác. Các doanh nghiệp sử dụng các hệ thống điện tử tinh vi thay vì dựa vào Excel và email để tạo, chia sẻ và theo dõi các tài liệu này được giảm chi phí đáng kể, kiểm soát tốt hơn chi tiêu của công ty và quy trình hợp lý hơn và hơn thế nữa.

Bất kể quy trình được sử dụng, yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng là một phần quan trọng của quản lý chi tiêu. Không chỉ giúp quản lý chi phí và hàng tồn kho, họ còn giúp các doanh nghiệp tránh các đơn hàng trùng lặp hoặc thiếu, làm rõ các chi tiết quan trọng, được bảo vệ chống lại kiểm toán tài chính và bảo vệ cả người mua và nhà cung cấp.

Các Purchase requisition giúp doanh nghiệp của bạn dễ dàng mua hàng với biểu mẫu yêu cầu đơn đặt hàng và quy trình yêu cầu loại bỏ các lỗi nhập thủ công cũng như giúp cho doanh nghiệp tạo các yêu cầu mua hàng trong vài giây. Dữ liệu được điền trước bao gồm danh sách nhà cung cấp được phê duyệt với các điều khoản thanh toán đã được thống nhất, danh mục sản phẩm và địa điểm giao hàng đảm bảo thông tin chính xác được tự động điền vào mỗi lần, loại bỏ lỗi và tiết kiệm thời gian. Sử dụng đơn đặt hàng trước làm mẫu hoặc danh sách chọn để giải phóng nhiều thời gian hơn cho các tác vụ giá trị gia tăng.

Theo dõi yêu cầu mua hàng tập trung đảm bảo khả năng hiển thị và theo dõi trong suốt quá trình yêu cầu và phê duyệt. Nhóm của bạn có thể thấy khi yêu cầu của họ được chấp thuận hoặc bị từ chối. Người đứng đầu bộ phận, tài chính, tài khoản phải trả và quản lý cấp cao có tầm nhìn rộng hơn họ cần quản lý tốt hơn để không có gì bị mất. Tất cả các yêu cầu, tài liệu chính và các cuộc hội thoại được theo dõi ở một nơi và có thể truy cập từ bất cứ đâu.

Việc làm Xuất - Nhập khẩu tại Hà Nội

>> Xem thêm: Fedex là gì

3. Phần mềm quản lý và tạo Purchase requisition trong doanh nghiệp

Một trong nhiều phần mềm hiện nay được các doanh nghiệp sử dụng để quản lý và tạo Purchase requisition trong doanh nghiệp hiện nay là phần mềm SAP: ME51N

Mua tạo trưng dụng có thể được thực hiện trong t-code ME51N (hoặc phiên bản cũ ME51 - không khuyến khích) và là một quá trình chuyển tiếp thẳng.

Các bước để tạo một Purchase requisition trong phần mềm SAP: ME51N gồm các bước:

- Bước 1: Thực hiên giao địch đăng nhập trên ME51N

- Bước 2: Mua hàng loại tài liệu trưng : NB - tiêu chuẩn.

- Bước 3: Xác định Nguồn : ON hoặc OFF.

- Bước 4: Tiêu đề lưu ý .

- Bước 5: Chất liệu : số liệu.

- Bước 6: Số lượng và UoM .

- Bước 7: Lưu trữ vị trí : trong đó các tài liệu được lưu trữ.

- Bước 8: Vendor : tự động xác định bằng cách sử dụng định nguồn - trường số 3.

- Bước 9: Số theo dõi: được đề cập trong các chủ đề trước, một giá trị mong muốn có thể được nhập bằng tay.

- Bước 10: Giá định giá: được sao chép từ dữ liệu chính vật liệu nếu được duy trì ở đó, nếu không phải nhập thủ công (nếu trường này không được đặt làm tùy chọn). Sau khi nhập thông tin mong muốn vào các trường, chúng tôi có thể lưu dữ liệu giao dịch.

Tìm việc

Bài viết đã cung cấp những thông tin xung quanh về purchase requisition như khái niêm, tầm quan trọng cũng như ví dụ về phần mềm quản lý và các bược thực hiện để tạo purchase requisition. Chắc hẳn bạn đã biết purchase requisition là gì rồi đúng không nào. Mong rằng những thông tin chúng tôi cung cấp sẽ hữu ích với bạn đọc.