Tham khảo một số mẫu giấy đề nghị thanh toán phổ biến nhất

Tổng quan chung về một số mẫu giấy đề nghị thanh toán

Mẫu giấy đề nghị thanh toán là gì?

Chúng ta thường nghe rất nhiều những mẫu giấy tờ đề nghị thanh toán được doanh nghiệp hay những đơn vị sử dụng khi xuất hàng hóa khỏi kho hay nhập hàng hóa về kinh doanh buôn bán. Đây là loại giấy tờ sử dụng khi cá nhân yêu cầu và đề nghị các cơ quan, tổ chức thanh toán tiền khi đã chi nhưng chưa được thanh toán hoặc tạm ứng. Mẫu giấy đề nghị thanh toánđược các công ty thực hiện và ban hành theo Thông tư 200/2024/TT-BTC ngày 24/12/2024 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, trong đó có hướng dẫn viết các văn bản thanh toán một cách nhanh chóng và chính xác theo quy định của pháp luật hiện hành. Trong trường hợp chưa thể thanh toán có thể sử dụng giấy đề nghị tạm ứng để thanh toán trước một phần.

Như vậy nếu bạn đang tìm một mẫu giấy đề nghị để thanh toán bạn có thể áp dụng và dựa vào thông tư này để tìm được những nội dung phù hợp.

Mục đích của mẫu giấy đề nghị thanh toán

Mẫu giấy đề nghị thanh toán được sử dụng trong các trường hợp đã chi nhưng chưa được tiến hành giải quyết về các thủ tục thanh toán hoặc chưa được nhận các khoản tạm ứng để tổng hợp các khoản đã chi kèm theo chứng từ. Từ đó có những thủ tục làm căn cứ ghi chép vào trong sổ kế toán.

Bên cạnh đó kế toán có thể lấy những mẫu giấy chứng nhận làm căn cứ chứng minh những khoản chi tiêu trong hoạt động của công ty hay đơn vị mình.

Vì vậy mẫu giấy tờ thanh toán vô cùng cần thiết với hoạt động trong công ty, làm cơ sở và những điều kiện đáp ứng cho nhu cầu tiêu dùng của công ty.

Một người muốn tìm việc làm kế toán thành công thì tìm hiểu thông tin về giấy đề nghị thanh toán là một trong những điều hết sức cần thiết. Do vậy, hãy nắm bắt kỹ những thông tin này để chủ động trong công việc.

Quy trình thực hiện mẫu giấy đề nghị thanh toán

Để có thể viết được một mẫu giấy đúng chuẩn theo quy định của pháp luật cần thực hiện những quy trình đơn giản như sau:

- Bước thứ nhất người có nhu cầu thanh toán thực hiện làm giấy đề nghị thanh toán

- Bước 2: Trưởng bộ phận có quyền ra quyết định xét duyệt

- Bước 3: Thủ trưởng xét duyệt quyết định thanh toán

- Bước 4: Kế toán lập phiếu chi

- Bước 5: Kế toán trưởng xét duyệt những giấy tờ do kế toán ghi chép

- Bước 6: Thủ trưởng xét duyệt, phê duyệt những chi tiêu được ghi chép

- Bước 7: Thủ quỹ chi tiền khi được lệnh ban hành của cấp trên.

Đây là quy trình mỗi một doanh nghiệp có thể tìm kiếm và áp dụng để kiểm soát những chi tiêu hàng ngày trong nội bộ. Quy trình mua bán hàng hóa với đối tác kinh doanh, nhà cung cấp tại các doanh nghiệp lớn hay doanh nghiệp vừa và nhỏ, về cơ bản đều cần thực hiện các bước như trên. Tất cả những bước này cần thực hiện đúng với quy định của nhà nước và pháp luật để tuân thủ và thực hiện theo một cách nhanh chóng nhất và hợp lý nhất, trên cơ sở nguyên tắc chính xác và phù hợp trong chi tiêu.

Tuy nhiên trong bất kỳ một trường hợp nào cũng vậy, khi phát hành mẫu giấy đề nghị thanh toán phải có đề nghị thanh toán tạm ứng và đề nghị duyệt chi. Có quyết định của kế toán trưởng và Thủ trưởng đơn vị duyệt thì mới được thanh toán và làm mẫu biên nhận. 

Vì vậy, bạn cũng cần lưu ý những trường hợp này để áp dụng chính xác hơn nữa nhé. Căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán này mà khi tính lương kế toán sẽ cập nhật chi tiết trong bảng thanh toán tiền lương cho bạn. Do đó bạn hãy nắm vững các thủ tục và làm đúng quy trình để đảm bản quyền lợi bản thân.

Mẫu giấy đề nghị thanh toán có bắt buộc hay không?

Có rất nhiều người thắc mắc không biết những mẫu giấy tờ này có bắt buộc và nhất định phải sử dụng với các đơn vị hay không? Mẫu giấy này nằm trong dạng chứng từ được xét duyệt chi phí hợp lí hợp lệ đối với bên thuế. Được coi là 1 trong những thủ tục để thanh toán mà mà những người kế toán thường xuyên áp dụng.

Giấy đề nghị thanh toán hầu như bắt buộc đối với mọi cơ quan tổ chức, tuy nhiên hình thức này không bắt buộc đối với tất cả mọi người, nếu doanh nghiệp hoạt động và khi xuất hàng có những giấy như biên nhận trả tiền, phiếu thu, phiếu chi thì không cần sử dụng đến mẫu giấy đề nghị thanh toán.

>>> Xem thêm: Giấy ủy quyền là gì? Những thông tin quan trọng về giấy ủy quyền

Giúp bạn thông tin một số mẫu giấy đề nghị thanh toán

Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo thông tư 133

Theo quy định của thông tư 133, chúng ta có thể lập biểu mẫu yêu cầu thanh toán theo các phương pháp ghi cơ bản như sau:

Góc trên bên trái của giấy đề nghị thanh toán cần điền đầy đủ những nội dung thông tin của đơn vị, bộ phận. Người đề nghị thanh toán có quyền yêu cầu kế toán viết 1 liên và ghi rõ gửi cho người có thẩm quyền là giám đốc doanh nghiệp hoặc người xét duyệt chi tiêu và lên kế hoạch.

     +   Khi bên yêu cầu viết giấy đề nghị thanh toán là người đề nghị thanh toán thì phải điền đầy đủ các thông tin và phải ghi rõ họ tên, địa chỉ (đơn vị, bộ phận) và số tiền đề nghị thanh toán. Với số tiền phải ghi rõ là hai hình thức là chữ và số.

     +   Nội dung thanh toán: Trong phần nội dung thanh toán cần ghi rõ nội dung yêu cầu về việc đề nghị thanh toán.

     +   Giấy đề nghị thanh toán được ghi một cách chính xác, phải ghi rõ số lượng chứng từ gốc đi kèm theo bản chính.

Khách hàng sau khi mua hàng hoặc sau chi tiêu và mua những hàng hóa dịch vụ sẽ yêu cầu kế toán hoặc nhân viên bán hàng lập mẫu giấy đề nghị thanh toán. Giấy đề nghị thanh toán có thể đưa cho kế toán trưởng xét duyệt và ghi ý kiến đề nghị giám đốc doanh nghiệp. Vì vậy những thủ tục về mẫu giấy thanh toán cần qua những người có thẩm quyền xét duyệt mới được ban hành và thực hiện đúng nguyên tắc của người thực hiện ghi phiếu.

Vì vậy, bạn chỉ cần tuân thủ theo hướng dẫn này, bạn có thể tạo một mẫu đơn yêu cầu thanh toán nhanh chóng cho khách hàng khi họ yêu cầu và yêu cầu bạn tạo phiếu thanh toán.

>>> Bạn đã biết cách lập biên bản giao nhận hàng hóa thế nào chưa? Click ngay để cập nhật những thông tin mới nhất để biết câu trả lời và tải ngay biểu mẫu miễn phí này ngay nhé.

Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo thông tư 107

Theo quy định trong thông tư số 107, biểu mẫu yêu cầu thanh toán có thể ghi rõ thông tin về thời gian bao gồm ngày, tháng, năm của việc lập mẫu, người nhận mẫu, bộ phận hoặc địa chỉ công tác chi tiết của đơn vị, công ty, tên người yêu cầu thanh toán, nội dung thanh toán và số tiền cần phải thanh toán.

Cần thực hiện các yêu cầu đầy đủ của những người liên quan và ký rõ họ tên cho đúng thẩm quyền bao gồm những người có liên quan khi lập giấy như: Người đề nghị, người duyệt, kế toán trưởng và thủ quỹ thực hiện chi tiêu và chi trả tiền cho quá trình thanh toán. Đây là một mẫu đơn khá đơn giản và chỉ cần áp dụng theo phương pháp này, ghi đầy đủ chi tiết những thông tin về nội dung là bạn có thể áp dụng nhanh chóng rồi.

Mẫu giấy đề nghị thanh toán bằng excel

Nếu bạn muốn viết một mẫu giấy thanh toán từ bản excel bạn có thể tham khảo cách làm như sau:

Những phần chính bắt buộc phải có trong nội dung đó là:

- Thông tin đầy đủ của mẫu về doanh nghiệp: Bao gồm tên công ty, địa chỉ, được áp dụng viết theo nghị định nào là những phần bạn cần ghi đầy đủ trong đó.

- Tiêu đề của mẫu đề nghị thanh toán:  Đây là tên của mẫu giấy được ghi, bạn cần xác định tên để ghi không bị nhầm lẫn nhé

- Tiếp theo, phần cần điền đó là tên người nhận công  việc lập phiếu, chức danh, thuộc đối tượng hay bộ phận đơn vị nào.

- Một thông tin không thể thiếu đó là thông tin của người đề nghị thanh toán, nội dung họ yêu cầu thanh toán là gì, số tiền bao nhiêu. Bên cạnh đó bạn có thể liệt kê các chứng từ khi đi kèm với mẫu giấy đề nghị thanh toán để làm căn cứ cho việc hoàn tất các thủ tục tạm ứng.

- Trong bản mẫu giấy đề nghị thanh toán được trình bày dưới dạng Excel bạn có thể đính kèm các chứng từ tạm ứng để làm căn cứ cho việc hoàn tất các thủ tục tạm ứng, đồng thời có đầy đủ các chữ ký cả những nhân sự liên quan để bản chứng từ được hoàn tất.

Mẫu giấy đề nghị thanh toán bằng bản word

Trong khi làm bằng bản excel bạn đã có được một mẫu hoàn chỉnh thì sang đến bản word bạn cũng có thể dễ dàng soạn thảo những thông tin về nội dung và đơn giản hơn, bạn chỉ cần lấy những thông tin và nội dung, copy từ bản excel sang bản word để không phải điền lại nội dung và không mất nhiều thời gian trong việc tìm kiếm.

Tiếp đến trong bản word những thông tin như người đề nghị thanh toán, tên đơn vị ,nội dung, hình thức,... Là một trong những thông tin cần điền đầy đủ và chính xác nhất. Ngoài ra những mẫu bản word bạn có thể dựa theo thông tư 133 và thông tư 107 để hoàn chỉnh cách viết hơn nhé.

Nếu tìm hiểu kỹ bạn có thể thực hiện cách làm này nhanh chóng mà rất tiết kiệm về thời gian. Vì vậy chỉ cần đọc thật kỹ và ghi chính xác nội dung là bạn có thể thành công rồi.

Mẫu giấy đề nghị thanh toán bằng chuyển khoản ra sao?

Nếu như những bản mẫu thanh toán thông thường yêu cầu đầy đủ nội dung theo một mẫu nhất định thì chuyển khoản cũng không ngoại lệ.

Hình thức mẫu này dùng cho những người yêu cầu bằng chuyển khoản. Nội dung trong mẫu được quy định như sau:

- Tên loại của mẫu giấy đề nghị thanh toán: Có tên là giấy đề nghị chuyển khoản

- Mục bên dưới là những thông tin về tên đơn vị được nhận, ngân hàng chuyển khoản là ngân hàng nào?

- Bên dưới là những nội dung về họ tên, đơn vị, số tiền chuyển ghi bằng chữ và số, lý do chi tiêu, căn cứ theo đơn số bao nhiêu, tên tài khoản chuyển và tại ngân hàng nào, địa chỉ cụ thể và ký tên của thủ trưởng cơ quan là những thông tin cần được nhớ và ghi đầy đủ trong mẫu giấy khi mọi người đề nghị thanh toán bằng hình thức chuyển khoản,...

Nếu bạn  muốn viết mẫu theo những trường hợp nào thì có thể lựa chọn những cách làm phù hợp nhất để viết nhé. Các mẫu giấy đề nghị thanh toán trên hoàn toàn chính xác và khá chi tiết, bạn có thể áp dụng cho công việc của mình.

Cách download mẫu giấy đề nghị thanh toán

Chắc chắn không phải ai cũng biết viết một mẫu giấy đề nghị khi yêu cầu thanh toán đúng không nhỉ? Không biết viết thì bạn có thể download về và điền theo một mẫu có sẵn mà. Cách làm này như thế nào dưới đây tôi sẽ hướng dẫn bạn làm theo trình tự nhanh chóng nhất.

Trước tiên bạn cần nhập từ khóa để download mẫu giấy đề nghị thanh toán. Sau đó, hãy lựa chọn những mẫu thích hợp với nội dung mình đang tìm kiếm.

Trong đó, có một đường link để tải về, bạn có thể bấm vào link và download về máy bản thích hợp và chỉnh sửa, điền, thay đổi các nội dung sao cho phù hợp với yêu cầu và bản mẫu của công ty mình.

Khi chỉnh sửa xong bạn chỉ cần bấm lưu lại và áp dụng chúng để tạo thành những mẫu đơn của mình gửi cho người có trách nhiệm giải quyết thôi.

Cách làm này được rất nhiều người áp dụng bởi nó có có thể hạn chế những sai lệch không đáng có. Hơn nữa tiết kiệm tối đa thời gian và công sức cho bạn.

Với những chia sẻ về mẫu giấy đề nghị thanh toán bạn đã nắm được những thông tin cơ bản từ bài viết trên rồi đấy. Hi vọng những lần về sau bạn sẽ không bị bỡ ngỡ về các thông tin này nữa nhé.