Tìm hiểu về mẫu kế hoạch tài chính bằng excel và cách lập chuẩn nhất

1. Khái niệm mẫu kế hoạch tài chính bằng excel

Mỗi doanh nghiệp để có thể hoạt động một cách có hiệu quả thì việc quản lý tài chính là vô cùng quan trọng. Điều này sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp có thể xem xét được rằng doanh nghiệp có đủ dòng vốn duy trì hoạt động của công ty hay không và đồng thời có họ thấy được những hoạt động tài chính trong khoảng thời gian nhất định.

Mẫu kế hoạch tài chính bằng excel chính là một bản kế hoạch về tài chính của doanh nghiệp được lập bằng phần mềm excel. Đây là một trong những thành phần tài liệu vô cùng quan trọng và không thể nào thiếu đi được trong các doanh nghiệp hiện đại. Nhờ có bản kế hoạch tài chính bằng excel này thì doanh nghiệp sẽ xác định được những nhu cầu về tài chính, cách thức thu chi và kiểm soát lợi nhuận sao cho hợp lý nhất. Từ đó thì các nhà đầu tư có thể thông quan đó có cái nhìn tổng quan về hoạt động tài chính của doanh nghiệp.

Trong kế hoạch tài chính bằng excel thì những hoạt động liên quan đến tài chính của doanh nghiệp sẽ được mô tả vô cùng chi tiết. Bên cạnh đó sẽ là những chi phí cho từng hạng mục tài chính vô cùng cụ thể.

Việc đưa ra kế hoạch tài chính cũng là việc xác định tầm nhìn của doanh nghiệp trong tương lai. Thông qua bản kế hoạch tài chính bằng excel thì doanh nghiệp sẽ có những hướng đi cụ thể về những kế hoạch đã lập lên. Từ đó sẽ đưa doanh nghiệp đến với một đích đến và lộ trình cụ thể trên con đường tài chính của mình.

Hầu hết các doanh nghiệp sẽ lập kế hoạch tài chính trong khoảng 1 đến 5 năm hoặc có thể là từng tháng, từng quý tùy theo mỗi nhu cầu của doanh nghiệp. Các công ty mới thành lập thường cần xây dựng kế hoạch tài chính trong thời gian ngắn để có kế hoạch cụ thể hơn.

Hiện nay nhiều doanh nghiệp để thuận tiện trong quá trình lập kế hoạch tài chính thường thì họ sẽ sử dụng mẫu kế hoạch tài chính bằng excel được thiết kế sẵn và thay thông tin của doanh nghiệp mình vào đó. Các thức này vô cùng nhanh gọn, tiết kiệm thời gian và sử dụng vô cùng hiệu quả tại nhiều doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực.

2. Khám phá chi tiết mẫu kế hoạch tài chính bằng excel

2.1. Tầm quan trọng của mẫu kế hoạch tài chính bằng excel

Là một tài liệu quan trọng giúp cho doanh nghiệp có thể lập được những kế hoạch tài chính cụ thể thì mẫu kế hoạch tài chính bằng excel sẽ có nhiều vai trò khác nhau như:

- Giúp doanh nghiệp lên được kế hoạch cho dòng tiền trong một khoảng thời gian cụ thể.

Nếu có một mẫu kế hoạch tài chính trong Excel, doanh nghiệp có thể xác định được các nguồn tiền và có thể linh hoạt khi điều chỉnh các nguồn thu đó. Qua đó thì sẽ chủ động hơn trong việc điều phối hoạt động kinh doanh.

- Các phần lợi nhuận cùng với dòng tiền sẽ được phân tách một cách rõ ràng. Qua đó tối ưu được doanh thu và trấn chỉnh được ngân sách tài chính trong doanh nghiệp.

- Có thể nhận biết được tình hình thất thoát liên quan đến tài chính của doanh nghiệp.

- Chủ doanh nghiệp hoặc những cá nhân có tầm ảnh hưởng có thể theo dõi được toàn bộ hoạt động tài chính doanh nghiệp một cách rõ ràng.

2.2. Chi tiết cách lập mẫu kế hoạch tài chính bằng excel

Một file kế hoạch tài chính bằng excel sẽ có rất nhiều thông tin khác nhau và sẽ chia ra thành nhiều sheet tách biệt. Thông thường cá nhân lập kế hoạch tài chính bằng excel sẽ là những nhân viên kế toán hoặc từ những cá nhân thuộc phòng ban tài chính trong doanh nghiệp.

2.2.1. Lập sheet đầu tư và phân tích tài chính

Đây là nội dung không thể nào thiếu được trong mẫu kế hoạch tài chính bằng excel. Tên đầy đủ của phần này sẽ là phân tích chi phí đầu tư và chỉ số tài chính. Trong phần này khi lập thì cá nhân soạn thảo cần phải làm rõ được các thông tin liên quan đến dự án và một số thông tin của người đại diện.

Sau đó tiếp thông tin cần phải thể hiện đó chính là bảng phân tích phí đầu tư và chỉ số tài chính. Và nội dung trong đó sẽ bao gồm các phần mục gồm cột và dòng. Phần cột sẽ là cột về số thứ tự, nội dung và thời gian. Còn phần dòng sẽ là những nội dung về đầu tư cơ bản, dòng tiền mặt đang có của doanh nghiệp, tổng các chi phí đầu tư ban đầu dự kiến và phân tích các chỉ số tài chính. Những đơn vị tính sẽ là VND.

2.2.2. Lập sheet phân bổ tài chính

Tiếp đến người lập kế hoạch tài chính bằng excel sẽ lập tiếp đến phần nội dung có thể là phân bổ tài chính. Cũng như phần trên thì ở sheet này cần lập các thông tin cơ bản về dự án và thông tin cá nhân người đại diện. Sau đó sẽ lập bảng phân bổ tài chính với những phần mục như sau:

- Phần cột là thông tin về số thứ tự, nội dung định khoản, đầu tư (tính theo từng năm cụ thể), tỷ trọng về doanh thu, tỷ trọng về chi phí, tổng số lượng sản phẩm các năm và giá theo dự kiến.

- Phần dòng sẽ là những phần nội dung về vốn đầu tư ban đầu, thu, chi phí hoạt động và lợi luận sau thuế.

2.2.3. Sheet về dự kiến doanh thu

Đây là phần không thể nào thiếu sót trong mẫu kế hoạch tài chính bằng excel. Toàn bộ nội dung này sẽ là bảng thông tin về những dự kiến liên quan đến doanh số sản phẩm, dịch vụ được tính bằng khoảng thời gian cụ thể nào đó.

Các thông tin trong sheet về dự kiến doanh thu sẽ gồm là thông tin chi tiết liên quan đến sản phẩm, kế hoạch về cung, dịch vụ bán, đơn giá hàng hóa, doanh số theo thời gian và tổng doanh thu.

2.2.4. Sheet báo cáo kế hoạch tài chính

Cuối cùng, để tổng kết lại toàn bộ thông tin về kế hoạch tài chính trong file excel thì sẽ là báo cáo về kế hoạch tài chính. Trong sheet cuối cùng này thì sẽ bao gồm những bảng tổng kết về doanh thu, chi phí, so sánh chi phí với doanh thu cùng với những biểu đồ biểu thị đi kèm.

Như vậy để lập được mẫu kế hoạch tài chính bằng excel thì bạn sẽ cần phải lập được những nội dung thông tin trên. Không chỉ vậy, trong một số doanh nghiệp sẽ còn thêm một vài sheet khác như là bảng cân đối kế toán, báo cáo về kinh doanh, dự báo dòng tiền,...

2.3. Lưu ý khi lập mẫu kế hoạch tài chính bằng excel

Như vậy, khi lập mẫu kế hoạch tài chính bằng excel thì người lập phải là người nằm trong nội bộ doanh nghiệp và nắm bắt trong tay những tài liệu có liên quan đến tình hình tài chính để từ đó có thể lấy số liệu đưa vào file.

Để có thể lập kế hoạch tài chính bằng excel thêm phần chuẩn xác thì mỗi doanh nghiệp nên áp dụng hoặc sử dụng phần mềm quản lý kế toán tài chính để có thể lên kế hoạch tài chính trong doanh nghiệp một cách hiệu quả hơn.

Mỗi phần trong mẫu kế hoạch tài chính bằng excel sẽ phải có thông tin liên quan đến người lập biểu cùng với thông tin của người chủ doanh nghiệp. Khi in mẫu kế hoạch tài chính bằng excel ra thì cần phải có chữ ký của mỗi bên.

Toàn bộ các số liệu kế hoạch tài chính khi đưa vào file excel cần phải chính xác tuyệt đối. Từng phần nội dung tổng kết và tính toán cần phải được tính một cách hợp lý và sử dụng các hàm để tính toán chính xác và nhanh gọn hơn.

Vậy là các thông tin trên đã đưa đến cho bạn về mẫu kế hoạch tài chính bằng excel. Hy vọng qua đây bạn có thể hiểu hơn về mẫu kế hoạch tài chính và lập thật chuẩn xác, chuyên nghiệp qua phần mềm excel.