Nêu sự khác biệt giữa quản lý thủ công và quản lý phần mềm?

Có thể nói rằng, trong những năm gần đây, sự phát triển của công nghệ số đã tác động một phần không hề nhỏ trong đời sống của mỗi con người chúng ta, và đặc biệt là trong quá trình vận hành Doanh nghiệp. Cùng nhau nêu sự khác biệt giữa quản lý thủ công và quản lý phần mềm để có cái nhìn rõ nét và đưa ra những lựa chọn cho Doanh nghiệp của mình ngay bây giờ.

1. Những thông tin chung về quản lý thủ công và quản lý phần mềm

Trong những năm gần đây, sự phát triển một cách mạnh mẽ của khoa học, công nghệ là điều mà ai cũng có thể nhìn thấy. Đặc biệt, đối với nhiều công việc và lĩnh vực đang ngày càng được chuyên môn hóa trong các lĩnh vực sản xuất, và trong kinh doanh, đây cũng không phải trường hợp ngoại lệ.

Nếu như ngày xưa, một quy trình, thao tác, quản lý thủ công được áp dụng thì bây giờ đây, rất nhiều Doanh nghiệp đã được số hóa và quy trình quản lý công việc đã trở nên dễ dàng hơn nhờ những phần mềm hỗ trợ hiệu quả. 

Trước đây, khi tất cả những quy trình trong Doanh nghiệp như sản xuất, bán hàng, kho,.. Tất cả đều được quản lý một cách truyền thống và thủ công. Các Doanh nghiệp sẽ lưu trữ công việc của mình lên giấy tờ và chúng cũng tương tự với các tài liệu quan trọng có liên quan khác. 

Mỗi khi có công việc liên quan cần phải giải quyết, cá nhân viên sẽ phải cố gắng tìm kiếm những giấy tờ để xử lý những công việc liên quan. Đến vấn đề giao việc, các lãnh đạo cũng sẽ làm một cách thủ công bằng cách giao việc cho nhân viên trực tiếp bằng miệng hoặc sẽ giao việc thông qua giấy tờ.

Sau khi tiếp nhận công việc, nhân viên sẽ note vào sổ để có thể lưu trữ và nhắc nhở công việc. Sau khi đã hoàn thành công việc của mình, nhân viên đó sẽ báo cáo bằng giấy tờ và nộp lên các cấp quản lý. Điều này đang dần trở nên bất cập vì trong quá trình làm việc, cấp trên sẽ rất khó để theo dõi deadline của nhân viên mình giao việc. 

Mặt khác, việc trao đổi công việc, lập báo cáo các quý, năm, chấm KPI cho nhân viên cũng vô cùng khó khăn. Chưa kể việc theo dõi sát sao và áp đặt KPI cho nhân viên sẽ làm nhân viên mất động lực làm việc và chán nản nghỉ việc. 

Thấy được những khó khăn đó trong quá trình quản lý Doanh nghiệp cùng với sự phát triển không ngừng của khoa học và công nghệ. Các nhà phát triển phần mềm đã cho ra đời rất nhiều những phần mềm như phần mềm quản lý nhân viên, phần mềm chấm công, hay phần mềm giao việc online nhằm giải quyết những vấn đề mà các Doanh nghiệp đang gặp phải. 

Nếu bạn vẫn đang phân vân trong việc nên quản lý Doanh nghiệp mình thủ công hay tự động. Vậy hãy cùng theo chân chúng tôi nêu sự khác biệt giữa quản lý thủ công và quản lý phần mềm ngay bây giờ nhé!

2. Nêu sự khác biệt giữa quản lý thủ công và quản lý phần mềm

2.1. Quản lý thủ công 

2.1.1. Quản lý thủ công tốn nhiều công sức hơn bạn nghĩ 

Khi bạn xác định quản lý thủ công cho Doanh nghiệp của mình, bạn cần phải nhớ rằng, mọi công việc của công ty bạn sẽ được quản lý trực tiếp, bạn cần phải sát sao, áp đặt công việc cho từng nhân viên. Nhà quản lý bên cạnh đó cũng cần phải sát sao trong việc theo dõi mọi hoạt động, cử chỉ của nhân viên.

Việc giám sát trực tiếp như vậy có thể gây ra sự ức chế, mất động lực cho nhân viên khi họ cảm thấy bản thân đang bị theo dõi, và dần trở nên áp lực dẫn tới nghỉ việc.

Trong khi đó, nhiều Doanh nghiệp đã tiến hành giao việc cho nhân viên để nhân viên tự làm và sẽ đo lường kết quả công việc thông qua những phần mềm tiện ích như phần mềm giao việc online. Điều này đã giúp cho người lãnh đạo có nhiều thời gian hơn và người lao động cũng cảm thấy “tự do trong khuôn khổ” của công ty hơn.

2.1.2. Quản lý thủ công có giúp bạn tiết kiệm chi phí hơn?

Nếu anh/chị đang lo lắng về vấn đề kinh phí khi sử dụng các phần mềm quản lý tự động, chúng tôi muốn thông báo rằng nếu anh/chị quản lý thủ công, anh/chị sẽ phải chịu thêm các chi phí phát sinh liên quan, chẳng hạn như chi phí quản lý máy móc với nhiều cấp độ khác nhau hoặc chi phí về thời gian và nguồn lực khác cho việc vận hành hệ thống quản lý.

Bên cạnh đó, phương pháp quản lý truyền thống thường không tuân theo một quy tắc nào cố định mà thường sẽ phụ thuộc vào các cấp quản lý nhân viên, yếu tố này phụ thuộc rất nhiều về người cấp trên mà bạn sẽ thuê để quản lý nhân viên như thế nào. Điều này về lâu về dài sẽ dẫn đến thiếu sót và thiếu chuyên nghiệp.

Như vậy, nếu nhìn về tương lai lâu dài, có thể thấy rằng việc quản lý nhân viên dựa trên phần mềm và tự động hóa sẽ giúp cho Doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và hoạt động hiệu quả hơn. 

Hơn nữa, đây cũng là xu thế mà nhân loại đang hướng đến. Việc đi theo xu hướng công nghệ là việc đáng để Doanh nghiệp nên thử để hoạt động Doanh nghiệp được phát triển một cách bền vững hơn.

2.1.3. Khó khăn trong việc đánh giá người tài trong công ty

Có thể nói, việc đặt KPI cho nhân viên đối với quản lý thủ công là một việc hết sức khó khăn khi quản lý nhân viên trên giấy tờ. Các con số được ghi nhận được được sát sao với thực tế, và đôi khi, quản lý trên giấy tờ sẽ dẫn đến những sai sót không đáng có.

Chưa kể đến việc quản lý một cách thủ công sẽ làm khó các quản lý hơn trong việc ghi nhận thành tích và KPI cho nhân viên của mình. Đồng thời, các cấp lãnh đạo sẽ gặp khó khăn nhiều hơn trong quá trình huấn luyện và đào tạo nhân viên trong quá trình làm việc.

Khi bạn quản lý nhân viên một cách thủ công trong công ty nhỏ thì có thể áp dụng được. Thế nhưng khi quy mô công ty bạn ngày càng lớn, độ bao phủ trên thị trường của bạn rộng hơn và thì việc quản lý thủ công sẽ không bao giờ là điều dễ dàng.

Bởi lẽ số liệu và nhân viên công ty ngày càng lớn hơn, các dữ liệu cũng cần được bảo mật và quản lý một cách cẩn thận, vậy bạn sẽ làm gì để có thể quản lý chúng khi khối lượng công việc tăng lên, quy mô công ty mở rộng?

2.2. Quản lý phần mềm

Có thể nói đối với các Doanh nghiệp hiện nay, việc quản lý một cách tự động là việc cần làm từ Doanh nghiệp lớn đến Doanh nghiệp nhỏ, cùng xem những giải pháp hữu hiệu mà quản lý bằng phần mềm mang lại nhé!

2.2.1. Giúp lên kế hoạch và đồng bộ cho toàn hệ thống

Khi Doanh nghiệp của bạn được quản lý một cách tự động, điều đó có nghĩa rằng các hệ thống được sẽ được vận hành một cách trơn chu và quy trình được chuẩn hóa một cách rõ ràng. Thông tin sẽ được cập nhật từ trên xuống dưới một cách thống nhất giữa các bộ phận với nhau. 

Việc này sẽ đảm bảo các thông tin được truyền tải đến các bộ phận một cách chính xác và đồng nhất, tránh những sai sót và chênh lệch. 

2.2.2. Thực hiện kiểm tra công việc một cách nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả

Thông qua việc quản lý nhân viên bằng phần mềm, nhân viên sẽ có thể xác định được khối lượng công việc mà mình cần làm cũng như thời gian mà mình cần hoàn thành công việc đó như thế nào để có thể triển khai và đo lường thời gian và tiến độ hoàn thành công việc một cách hiệu quả và đúng thời hạn.

2.2.3. Thông tin và dữ liệu được đo lường một cách chính xác  

Bằng cách sử dụng phần mềm quản lý, thông tin của tất cả nhân viên sẽ được cung cấp một cách chính xác, giúp hạn chế mọi vấn đề có thể xuất phát từ việc lưu trữ dữ liệu không đúng cách. 

Xác định được tính hiệu quả của từng chỉ số kinh doanh và từng chương trình là cách giúp Doanh nghiệp đưa ra các quyết định chính xác và mang lại hiệu quả cao.

 2.2.4. Giúp bảo mật thông tin quan trọng cho Doanh nghiệp

Bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu chính là chính là điểm khác biệt vô cùng lớn khi nêu sự khác biệt giữa quản lý thủ công và quản lý phần mềm, đây là điều mà quản lý thủ công không thể nào làm được.

Mặt khác, việc sử dụng phần mềm lại có thể thực hiện được điều này một cách đơn giản và hiệu quả. Việc quản lý dữ liệu qua phần mềm hệ thống là vô cùng đơn giản và hiệu quả, giúp cho dữ liệu được đảm bảo hoàn toàn tuyệt đối. Mỗi nhân viên sẽ được giao nhiệm vụ và có trách nhiệm hoàn thành công việc được giao.

Đối với những công việc khác, họ không có quyền được truy cập, như vậy sẽ có thể bảo đảm tính bảo mật cho Doanh nghiệp của bạn đồng thời nhà quản trị cũng sẽ dễ dàng hơn trong việc nắm được tiến độ của công việc của toàn nhân viên trong công ty.

Như vậy hôm nay, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu và nêu sự khác biệt giữa quản lý thủ công và quản lý phần mềm như thế nào, hy vọng bạn và công ty bạn sẽ có những quyết định sáng suốt và phù hợp để có thể vận hành và đưa Doanh nghiệp của mình phát triển hơn nữa.